Quản lý vi mô trong không gian làm việc hiện đại: Là cái gì, tại sao và như thế nào
Quản lý giống như biển cả. Bạn cần phải điều chỉnh cho phù hợp, nếu không sẽ bị cuốn trôi. 🌊
Quản lý quá mức là khi bạn quản lý quá chi tiết, can thiệp vào mọi công việc của nhân viên. Phong cách này ngày càng bị xem là tiêu cực vì nó có thể gây hại cho sức khỏe và tạo ra bất hòa nơi làm việc.
Một sếp quản lý quá mức có thể nói họ muốn tốt cho nhân viên, nhưng nghiên cứu của Harvard Business Review lại chỉ ra rằng cách quản lý này chỉ làm tăng lo âu cho người lãnh đạo.
Nếu bạn lo sợ mình đang trở thành một người quản lý quá mức hoặc chỉ muốn hiểu rõ hơn để phòng tránh, bạn đã đến đúng chỗ. Chúng ta sẽ xem xét:
Khái niệm quản lý quá mức
Ảnh hưởng của việc quản lý quá mức đến văn hóa nơi làm việc và quản lý dự án
10 cách để xây dựng lòng tin và tránh quản lý quá mức đội ngũ
Hãy cùng bắt đầu!
Quản lý quá mức là gì, và tại sao nó lại không được ưa chuộng?
Quản lý quá mức là khi bạn theo sát mọi hoạt động của đội ngũ đến mức họ cảm thấy bị gò bó và không thể làm việc hiệu quả. Một sếp quản lý quá mức sẽ can thiệp vào từng chi tiết nhỏ nhặt, yêu cầu cập nhật thông tin liên tục và cuối cùng làm giảm chất lượng công việc.
Đây không phải là cách lãnh đạo tốt vì nó cho thấy người quản lý muốn kiểm soát mọi thứ. Nghiên cứu chỉ ra rằng bất kỳ hành vi kiểm soát nào cũng có thể ảnh hưởng xấu đến sức khỏe tinh thần (HealthyPlace).
Quản lý quá mức không chỉ làm hại đến đội ngũ mà còn ảnh hưởng đến môi trường làm việc. Lý do là các sếp quản lý quá mức thường tạo áp lực lớn, khiến mọi công việc đều trở nên cấp bách và không bao giờ đủ tốt, dẫn đến tình trạng kiệt sức và không còn không gian cho ý tưởng mới.
Nhưng còn một loại sếp quản lý quá mức khác thường bị bỏ qua. Nếu bạn thường xuyên nói với đội ngũ rằng "Điều này không đúng! Biết không? Để tôi làm luôn", thì có thể bạn đã rơi vào cái bẫy của việc quản lý quá mức. Bạn có thể không cố ý làm khổ nhân viên, nhưng bạn đang hạn chế họ tự quyết định và thể hiện sự thiếu tin tưởng vào khả năng của họ.
5 Hậu quả của việc quản lý quá mức đối với đội ngũ và tổ chức
Một đội ngũ bị quản lý quá mức sẽ cho thấy dấu hiệu rõ ràng của vấn đề, nhưng làm thế nào để nhận biết? Dưới đây là năm hậu quả tiêu cực:
1. Nhân viên mất động lực
Hậu quả xấu nhất của việc quản lý quá mức là nhân viên luôn bị kiểm tra, khiến họ mất đi cảm xúc trong công việc và giảm sự hài lòng. Khi bạn quản lý quá mức, bạn sẽ làm giảm sự sáng tạo của họ, khiến họ mệt mỏi và không còn hứng thú với công việc.
2. Nhà lãnh đạo và nhân viên căng thẳng
Không ai muốn làm việc trong một môi trường mệt mỏi và căng thẳng, nhất là khi có một sếp luôn theo dõi và sẵn sàng chỉ trích. Khi bạn cố gắng áp đặt ý kiến của mình vào mọi quy trình kinh doanh, bạn sẽ khiến đội ngũ cảm thấy không đủ khả năng và tạo ra sự nghi ngờ và kiệt sức cho cả bạn và họ.
3. Năng suất kinh doanh thấp
Có thể không thấy ngay lập tức, nhưng việc quản lý quá mức sẽ cản trở quyền tự chủ của nhân viên, khiến họ không thể tối ưu hóa quy trình và làm việc nhanh hơn. Nhân viên phải liên tục kiểm tra lại các quy trình quá chi tiết và mất nhiều giờ vào công việc không mang lại hiệu quả.
4. Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao
Nhân viên thường không chịu đựng được việc bị quản lý quá mức và sẽ tìm kiếm công việc khác. Theo một nghiên cứu từ Trinity Solutions. Inc., gần 70% nhân viên (không phải là quản lý) cho biết họ đang tìm việc mới vì bị quản lý quá mức.
5. Không gian làm việc như máy móc: sự giết chết sự sáng tạo
Bạn có thể tưởng tượng một văn phòng mà mọi người chỉ làm việc lặp đi lặp lại mỗi ngày mà không có đam mê? Họ đến công ty, ngồi vào bàn làm việc, trải qua ngày dài và rời đi. Điều này nghe có vẻ buồn chán, và đúng là như vậy. Một không gian làm việc đơn điệu không có những nhân viên đầy đam mê sẽ không bao giờ là môi trường sáng tạo nơi có thể xuất hiện những công việc đột phá.
3 Lý Do Nên Tránh Quản Lý Chi Li
Sau khi hiểu rõ về những hậu quả của việc quản lý chi li đối với không gian làm việc, dưới đây là ba lý do bạn nên tránh phong cách quản lý này bằng mọi giá.
1. Không có lợi cho doanh nghiệp
Mỗi quyết định trong công ty đều phải mang lại lợi ích lâu dài. Các giám đốc cấp cao luôn tìm kiếm những điều tốt nhất cho doanh nghiệp, từ đầu tư, thuê nhân sự xuất sắc, đến áp dụng các phương pháp làm việc hiệu quả để tăng năng suất.
Điều này chính là thứ mà quản lý chi li làm hỏng. Khi bạn bắt đầu soi mói nhân viên, bạn tạo ra một môi trường làm việc đầy căng thẳng. Nhân viên sẽ chán nản và bỏ việc. Hơn nữa, tỷ lệ thay đổi nhân sự cao sẽ làm xấu đi hình ảnh của công ty bạn, buộc phải thuê freelancer đắt đỏ hoặc nhà thầu, làm ảnh hưởng đến dòng tiền.
Là một người quản lý, bạn không thể làm những việc làm giảm lợi nhuận hay hiệu suất của công ty. Vì vậy, quản lý chi li cần được loại bỏ vì nó cản trở sự phát triển! ↘️
2. Sự phụ thuộc của nhân viên
Điều cuối cùng mà môi trường làm việc hiện đại nào cũng không mong muốn là nhân viên luôn phụ thuộc vào quản lý. Nếu bạn liên tục can thiệp sâu vào công việc và chỉ bảo từng chút một, nhân viên sẽ tự nhiên trở nên phụ thuộc vào bạn.
Phong cách quản lý này không cho phép nhân viên phát triển kỹ năng chuyên môn, và khả năng của họ có thể không được nhận ra. Hậu quả là bạn càng ngày càng mệt mỏi, còn nhân viên không học được đủ để làm ra sản phẩm chất lượng.
Tuy nhiên, việc tổ chức định kỳ các cuộc họp về cải tiến quy trình kinh doanh có thể giúp lãnh đạo nhận diện được vấn đề quản lý chi li và tìm ra giải pháp.
3. Thiếu đổi mới trong quy trình
Nối tiếp ý trên, quản lý chi li thường xóa bỏ nhu cầu sáng tạo. Biết rằng sếp luôn theo sát để đảm bảo mọi dự án đều chuẩn mực, nhân viên sẽ có xu hướng làm việc một cách thụ động. Không có đổi mới, doanh nghiệp của bạn có thể bỏ lỡ cơ hội để phát triển.
10 Cách Để Chấm Dứt Quản Lý Chi Li và Tạo Môi Trường Làm Việc Cân Bằng
Biết được tại sao nên ngừng quản lý chi li, giờ hãy xem xét 10 cách được chuyên gia đề xuất để tránh xa lối quản lý này và nâng cao năng suất nhóm!
Lưu ý: Bạn cần một công cụ quản lý dự án tốt để giảm bớt việc quản lý chi li. Chúng tôi đã tích hợp một số chức năng trong ClickUp, một công cụ uy tín dành cho quản lý, để áp dụng những cách này một cách hiệu quả.
1. Tạo sự minh bạch trong nhiệm vụ
Chúng ta không cần phải bàn về việc một nhiệm vụ cụ thể thất bại do thiếu minh bạch. Chúng ta đang nói về việc xây dựng một hệ thống nhiệm vụ rõ ràng, nơi mọi người đều biết rõ trách nhiệm và quy trình làm việc. Nếu nhân viên:
Biết họ cần làm gì
Hiểu rõ mục tiêu dự án và yêu cầu cần đạt
Biết rõ hạn chót
Thì việc quản lý chi li sẽ không cần thiết. May mắn thay, bạn có thể dễ dàng tạo ra một hệ thống nhiệm vụ minh bạch cho đội ngũ của mình thông qua ClickUp. Với bộ công cụ quản lý dự án toàn diện, ClickUp giúp tạo ra các quy trình làm việc phức tạp, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để nhân viên có thể cân nhắc và đưa ra quyết định một cách độc lập!
Thêm nhiều người phụ trách, phân công bình luận và tạo các phép tính với trường Custom Fields trong ClickUp tasks của bạn.
Quản lý nhiệm vụ trở nên đơn giản với Công Việc ClickUp. Bạn có thể thiết lập quy trình làm việc linh hoạt cho nhóm của mình, xác định rõ ràng người chịu trách nhiệm và theo dõi tiến độ công việc mà không cần phải kiểm soát từng chi tiết. Giao diện thân thiện của ClickUp cho phép bạn gán nhiệm vụ cho một hoặc nhiều người chỉ với một cú click chuột.
Thiết lập hạn cuối cho từng nhiệm vụ và tùy chỉnh thông báo để mọi người trong nhóm có thể sắp xếp lịch làm việc hợp lý. Nền tảng còn cung cấp tính năng tạo danh sách kiểm tra nhiệm vụ, giúp bạn liệt kê các công việc nhỏ hơn trong một nhiệm vụ lớn và đánh dấu hoàn thành từng mục một. Bạn có thể nhanh chóng bắt đầu với các mẫu danh sách nhiệm vụ sẵn có của ClickUp để tiết kiệm thời gian.
Tạo một danh sách chi tiết về tất cả các nhiệm vụ sắp tới của nhóm với Mẫu Làm Việc To Do của ClickUp
2. Hiểu rõ phong cách làm việc của từng thành viên trong đội
Biết được cách thức làm việc của từng nhân viên sẽ giúp bạn áp dụng các kỹ thuật quản lý dự án hiệu quả, từ đó giảm bớt việc phải kiểm soát chi tiết và chỉ ra lỗi một cách không cần thiết. Bạn cần biết cách giao tiếp với những nhân viên có phong cách làm việc khác nhau. Có người lại làm việc hiệu quả khi một mình, trong khi một số khác lại phát huy tốt khi cùng hợp tác với nhiều người.
ClickUp cung cấp nhiều công cụ để bạn có thể quản lý hiệu quả với mọi phong cách làm việc. Chẳng hạn, bạn có thể dùng công cụ theo dõi thời gian dự án của ClickUp để xem xét thời điểm nào các nhân viên làm việc hiệu quả nhất hoặc họ cần bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ. Như vậy, bạn có thể giao việc cho họ một cách linh hoạt và phù hợp với từng người.
Xem thời gian theo dõi trên các nhiệm vụ và địa điểm để dễ dàng nhìn nhận tiến độ tổng thể của nhóm
Bạn có thể sử dụng các công cụ làm việc nhóm như Bảng trắng ClickUp và Sơ đồ Tư duy ClickUp để tạo điều kiện cho nhân viên thảo luận sôi nổi và phát triển ý tưởng.
Nếu bạn muốn tăng cường lòng tin trong nhóm, hãy cân nhắc giảm bớt việc gửi email cho từng thông tin nhỏ lẻ và thay vào đó, sử dụng tính năng Chat trong ClickUp để trò chuyện một cách tự nhiên về công việc hoặc những chủ đề khác. Bạn cũng có thể dùng tính năng Gán Bình luận để đưa ra gợi ý chỉnh sửa công việc mà không cần quá chú trọng vào những chi tiết nhỏ.
3. Ưu tiên công việc là yếu tố quan trọng
Khi nhóm của bạn hiểu được mức độ quan trọng của một công việc, họ sẽ đặt việc đó lên hàng đầu và hoàn thành nó một cách tốt nhất. Tuy nhiên, việc giúp họ nhận thức được điều này là nhiệm vụ của bạn.
Với tính năng Mức độ Ưu tiên Công việc của ClickUp, bạn có thể phân loại các công việc theo mức độ ưu tiên khác nhau, được biểu thị bằng màu sắc như Cấp bách, Cao, Trung bình và Thấp. Như vậy, bạn có thể cho người nhận biết được mức độ quan trọng của công việc mà không cần phải nói ra. 🤫
Hãy nhanh chóng xác định mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ để làm rõ công việc nào cần được giải quyết trước.
Giờ đây, bạn không cần phải liên tục nhắc nhở mọi người về việc quan trọng cần làm và không cần quản lý từng chi tiết nhỏ.
Mẹo hay: Hãy thử sử dụng ma trận Eisenhower để cải thiện cách bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách hình ảnh, dễ nhìn.
4. Nghỉ ngơi một chút và phân công công việc
Jennifer Chatman, giáo sư tại Trường Kinh doanh Haas của Đại học California, Berkeley, đã khuyên rằng – Bài kiểm tra cuối cùng của khả năng lãnh đạo là xem nhóm của bạn làm việc hiệu quả ra sao khi bạn không có mặt.
Bạn không thể làm hết mọi việc một mình. Vậy nên, hãy bớt căng thẳng và phân công công việc cho người khác. Để nhân viên của bạn tự chịu trách nhiệm và xem mọi việc diễn ra thế nào. Cố gắng không yêu cầu cập nhật liên tục từ đồng nghiệp và khích lệ họ phát triển kỹ năng của mình.
Nếu bạn đang dùng ClickUp, hãy thử chức năng Xem theo Nhóm để giao việc dựa vào khả năng của từng nhân viên.
ClickUp 3.0 mang đến một giao diện trực quan, giúp bạn dễ dàng theo dõi khối lượng công việc của cả nhóm hoặc từng thành viên, nhằm đảm bảo công việc được tiếp tục thực hiện một cách hiệu quả.
Hãy xem xét việc áp dụng phần mềm tự động hóa công việc và các công cụ khác để giảm bớt sự can thiệp của con người trong các quy trình làm việc hàng ngày. Chẳng hạn, Tự động hóa trong ClickUp có thể giúp bạn tự động thực hiện các tác vụ hành chính thường xuyên, duy trì tiến độ công việc mà không cần quá nhiều giao tiếp phức tạp, và tránh tình trạng quản lý bị quá tải.
5. Theo dõi công việc của nhân viên từ xa
Bạn không thể ngừng quản lý hoàn toàn! Nếu bạn buông lỏng mọi thứ, bạn có thể tạo ra tình trạng hỗn loạn tại nơi làm việc, nơi mà mọi người không lắng nghe nhau và chỉ đổ lỗi cho nhau trong các cuộc họp.
Bạn không cần phải luôn theo sát và hỏi han đội ngũ của mình mỗi lúc một chốc. Thỉnh thoảng, bạn chỉ cần quan sát công việc họ đang làm, yêu cầu cập nhật thông tin khi cần thiết, rồi tiếp tục công việc của mình. Tuy nhiên, để làm được điều này một cách tự tin, bạn cần có công cụ theo dõi dự án.
Quá trình này sẽ trở nên dễ dàng hơn với Chức năng Theo dõi trong ClickUp. Tính năng này cho phép người quản lý thêm một thành viên vào vai trò người theo dõi (watcher) cho bất kỳ nhiệm vụ nào - họ sẽ giúp bạn theo dõi công việc, giúp bạn không cần phải quản lý quá chi tiết. Người theo dõi sẽ tự động nhận được thông báo khi có các hoạt động liên quan đến nhiệm vụ như:
Phân công
Chỉnh sửa tên hoặc mô tả công việc
Bình luận
Thay đổi hạn chót
Thay đổi trạng thái hoặc mức độ ưu tiên
Assignees và Watchers Automations trong ClickUp
Để theo dõi công việc từ xa một cách hiệu quả, hãy sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để cập nhật tình hình của từng dự án qua các biểu đồ và báo cáo được thể hiện dưới hình thức Thẻ thông tin. Bạn không cần phải liên tục nhắn tin để yêu cầu cập nhật tiến độ và lo lắng về việc bị coi là quản lý quá chi tiết, vì giờ đây bạn có thể xem toàn bộ công việc đã hoàn thành ngay trên Bảng điều khiển của mình.
Bạn cũng sẽ thấy thú vị với Các kiểu xem trong ClickUp, nơi bạn có thể quan sát trạng thái của tất cả công việc chỉ trong một cái nhìn. Chẳng hạn, kiểu xem Bảng Kanban giúp bạn theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ một cách trực quan. Kiểu xem Danh sách mang lại cái nhìn tổng quan chi tiết như một bảng tính, còn kiểu xem Lịch giúp bạn dễ dàng hình dung lịch trình và các hạn cuối cùng một cách chính xác.
Xem 15+ cách thức trong ClickUp để tùy chỉnh luồng làm việc theo nhu cầu của bạn.
6. Tạo dựng một môi trường làm việc dựa trên sự tin tưởng và trung thực
Nếu trước đây bạn từng quản lý mọi việc quá chi tiết, có thể các thành viên trong nhóm của bạn sẽ cảm thấy cần phải xin ý kiến của bạn cho từng nhiệm vụ. Đây là lúc bạn cần thể hiện sự tin tưởng và để họ tự ra quyết định trong một số tình huống.
Nhưng cũng không nên để mọi thứ tự do quá mức. Bạn cần tìm điểm cân bằng giữa việc giao quyền và việc đảm bảo công việc được hoàn thành đúng cách. Nếu bạn mới bắt đầu, hãy thử không yêu cầu được gửi CC trong mọi email hay thông báo trong mỗi cuộc trò chuyện trực tuyến.
Thực hiện các cuộc họp định kỳ với nhân viên để tái tạo lại niềm tin và mối liên kết cá nhân. Mẫu "ClickUp Employee & Manager 1-on-1 Template" cung cấp một cách thức hiệu quả để cải thiện các buổi làm việc giữa người quản lý và nhân viên.
7. Suy nghĩ lại về cách bạn quản lý thời gian và công việc cá nhân
Quản lý quá chi tiết không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc của người khác mà còn cả của bạn. Việc dành quá nhiều thời gian cho các công việc quản trị là một cách lãng phí thời gian thực sự.
Đừng để mất hết thời gian vào việc kiểm tra tình trạng công việc hay đọc các bình luận về quy trình làm việc. Hãy chỉ dành ra một khoảng thời gian cố định mỗi ngày hoặc mỗi tuần để theo dõi tiến độ dự án. Một cách làm hiệu quả là sử dụng "ClickUp Reminders" để đặt lời nhắc theo dõi các nhiệm vụ cần thiết và để nhân viên khác tự chịu trách nhiệm.
8. Chấp nhận sai sót và xử lý chúng một cách tinh tế
Những người quản lý quá chi tiết thường là những người cầu toàn, nhưng không ai là không mắc lỗi. Đừng mong đợi mọi việc luôn diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch. Hãy cho phép nhân viên của bạn mắc lỗi và sau đó hướng dẫn họ cách khắc phục và tránh lặp lại lỗi đó trong tương lai, có thể thông qua việc cung cấp thêm đào tạo.
Bạn có thể tạo video hướng dẫn sử dụng công cụ quay màn hình miễn phí của ClickUp, "Clip", để giúp nhân viên hiểu rõ hơn về quy trình làm việc. Điều này giúp giảm thiểu việc bạn phải liên tục nhận các thông báo trên Slack mỗi ngày!
Trong một công ClickUp Task, bạn có thể dễ dàng chia sẻ màn hình và ghi lại nó để truyền đạt thông tin cho người dùng khác một cách nhanh chóng mà không cần chuyển sang các công cụ ghi màn hình khác.
Bạn có thể tận dụng các biểu mẫu cải tiến quy trình để tìm ra cách làm cho các quy trình hiện tại hoạt động tốt hơn. Nếu như có nhân viên nào hay mắc lỗi, thì Biểu mẫu Kế Hoạch Hành Động Khắc Phục của ClickUp sẽ giúp họ nhận ra và sửa chữa một cách rõ ràng.
9. Luôn giữ thông tin trong tầm tay
Các nhà quản lý thường mất quá nhiều thời gian chỉ để tìm hiểu xem một dự án đang ở giai đoạn nào. Đừng để việc quản lý chi tiết làm bạn mất thời gian; đó không phải là cách quản lý hiệu quả. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn giữ các tài liệu liên quan đến dự án ở nơi dễ tìm kiếm, để khi cần có thể tra cứu ngay lập tức.
Hãy định dạng và làm việc cùng nhau trên các tài liệu một cách thuận tiện, tránh sự chồng chéo công việc với đồng nghiệp thông qua ClickUp.
Bạn có thể bắt đầu áp dụng cách làm này ngay từ hôm nay thông qua ClickUp Docs, công cụ giúp bạn tạo ra một kho thông tin đầy đủ về dữ liệu, quy trình và hướng dẫn liên quan đến dự án. Với khả năng chỉnh sửa cùng lúc và theo dõi thời gian thực, bạn có thể biết được ai đang chỉnh sửa phần nào và cùng nhau thực hiện các thay đổi. Bạn còn có thể tự tạo ra các tài liệu dự án mới từ đầu với sự hỗ trợ của công nghệ AI.
10. Tổ chức các hoạt động xây dựng tinh thần đồng đội
Cảm giác bị gò bó thường xuất hiện trong những nhóm làm việc bị quản lý quá mức chi tiết. Nếu bạn muốn tạo ra một không gian làm việc thoải mái hơn, hãy tìm hiểu và tham gia vào các hoạt động xây dựng tinh thần đồng đội để nhân viên có thể gặp gỡ và giao lưu mà không chịu áp lực từ công việc hàng ngày.
Những hoạt động này giúp tăng cường lòng tin và sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm, khiến mọi người cảm thấy được động viên và làm việc với niềm đam mê thay vì chỉ làm theo thói quen hay nghĩa vụ.
Ngừng quản lý vi mô và áp dụng phong cách lãnh đạo cân bằng với ClickUp
Quản lý chi tiết không chỉ gây hại cho nhân viên mà còn ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp và người quản lý - nói chung là không có lợi cho bất kỳ ai. Điều này làm giảm năng suất và tạo ra nhiều rắc rối hơn là giải quyết vấn đề. Hãy thử áp dụng một hoặc nhiều chiến lược mà chúng tôi đã đề cập để cải thiện cách bạn quản lý các dự án. ClickUp có thể hỗ trợ bạn đáng kể trong quá trình này, giúp bạn tìm ra phong cách quản lý phù hợp.
Để xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả mà không cần phải kiểm soát mọi thứ liên tục, đăng ký sử dụng ClickUp và tận dụng những công cụ tiên tiến để mãi mãi thoát khỏi việc quản lý chi tiết! 🥳
.jpeg){kind=small}
Similar Articles