top of page

Quản lý Thay đổi là gì? 3 Giai đoạn để Chuyển đổi Mượt mà

Là một Quản lý Tương tác trong đội Dịch vụ Chuyên nghiệp tại ClickUp, tôi đã giúp nhiều khách hàng triển khai thành công nền tảng của chúng tôi trong tổ chức của họ. Bạn có thể ngạc nhiên khi biết rằng việc thiết lập ClickUp là phần dễ dàng nhất của bất kỳ dự án nào.


Việc xây dựng một nền tảng vững chắc với một Hệ thống phân cấp được thiết kế tốt và cấu hình các giao diện ý nghĩa là rất quan trọng! Nhưng cách tổ chức của bạn trải qua sự thay đổi có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của bất kỳ chuyển đổi kỹ thuật số nào.


Quản lý thay đổi là việc hỗ trợ thay đổi ở cấp độ cá nhân bằng cách đánh giá nhu cầu của các bên liên quan và chuẩn bị cho sáng kiến thay đổi một cách phù hợp.


Tại sao Quản lý Thay đổi là một Khía cạnh Quan trọng của Hoạt động Kinh doanh


Một số nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể tự hỏi, tại sao phải bận tâm? Hãy đẩy nhanh quá trình quản lý thay đổi và hy vọng điều tốt đẹp nhất.


Tôi ở đây để nói với bạn rằng dành một chút thời gian sẽ giúp mọi người vượt qua các sáng kiến thay đổi và mang lại nhiều lợi ích to lớn.



Trước tiên và có lẽ quan trọng nhất, việc triển khai quản lý thay đổi hiệu quả giúp đảm bảo lợi tức đầu tư của bạn. Nó đảm bảo rằng nhân viên của bạn nhanh chóng tiếp nhận, sử dụng mạnh mẽ và thành thạo sản phẩm để thay đổi thành công. Nó cũng giảm nhu cầu làm lại hoặc xem xét lại các quy trình, vì các bên liên quan của bạn tham gia rất sâu vào dự án từ đầu đến cuối. Cuối cùng, chiến lược quản lý thay đổi của bạn có thể hỗ trợ đạt được các mục tiêu và tiêu chí thành công mà bạn đã đặt ra khi quyết định chọn ClickUp làm sản phẩm. Thực chất, đó chỉ là một hình thức bảo hiểm để nhận ra lợi ích của quản lý thay đổi thành công.


Mô hình Quản lý Thay đổi của Kurt Lewin


Kurt Lewin’s Change Model được xây dựng trong ClickUp Whiteboards


Mô hình quản lý thay đổi của [Kurt Lewin]

(https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S2444569X16300087#:~:text=The%20Kurt%20Lewin's%20model%20(unfreezing,not%20occur%20quickly%20but%20simultaneously.) giả định rằng mỗi thay đổi mà một tổ chức trải qua sẽ đi qua ba giai đoạn:

  1. Unfreeze: Nơi đội ngũ của bạn chuẩn bị cho sự thay đổi và chấp nhận rằng sự thay đổi đang đến. Cách họ thường làm mọi việc đang bắt đầu tan chảy

  2. Change: Nơi các sáng kiến thay đổi đang thực sự diễn ra

  3. Refreeze: Nơi bạn củng cố sự thay đổi và chuyển đổi sang hoạt động kinh doanh như bình thường—đóng băng sự thay đổi tại chỗ


Mục tiêu của việc thực hiện quy trình quản lý thay đổi này là giúp mọi người di chuyển qua đường cong thay đổi nhanh hơn. Cuối cùng, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp muốn giảm thời gian bị dao động và sự không chắc chắn ở đáy của đường cong thay đổi.


Mọi người di chuyển qua đường cong thay đổi với tốc độ khác nhau, vì vậy là một phần của kế hoạch của bạn, bạn sẽ cần xem xét tất cả các loại bên liên quan khác nhau trong tầm nhìn chiến lược của mình. Dưới đây, chúng tôi sẽ đưa bạn qua từng giai đoạn khác nhau để bạn có thể quản lý thay đổi và vượt qua các quy trình của mình hiệu quả hơn.


Chúng tôi cũng đã chuẩn bị một mẫu Quản lý Thay đổi bao gồm các câu hỏi phỏng vấn bên liên quan, một Kế hoạch Quản lý Thay đổi và Kế hoạch Truyền thông.


Giai đoạn 1: Unfreeze


Giai đoạn này của quy trình quản lý thay đổi của bạn là tất cả về khám phá và lập kế hoạch.


Đánh giá tác động của sự thay đổi


Trước tiên, điều quan trọng là xác định tác động của việc thực hiện thay đổi đối với các bên liên quan của bạn, dù bị ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp. Trong các dự án chuyển đổi số, có ba loại thay đổi chính:


1. Thay đổi hệ thống


Trong trường hợp triển khai ClickUp, hệ thống mới là ClickUp! Hãy xem xét hệ thống sẽ khác biệt như thế nào so với trạng thái hiện tại vì điều này có thể ảnh hưởng đến mức độ và loại hình đào tạo mà đội ngũ của bạn cần.


Template Kế hoạch Triển khai Đào tạo bởi ClickUp


2. Thay đổi quy trình


Khi triển khai một hệ thống mới, việc các quy trình hoặc luồng công việc mà đội ngũ của bạn đang thực hiện thay đổi là điều tự nhiên. Việc tạo ra tài liệu Quy trình Hoạt động Tiêu chuẩn (trong Docs!) có thể là một nguồn tài nguyên tuyệt vời cho đội ngũ của bạn.


Tối ưu hóa quy trình nhân sự của bạn bằng cách sử dụng Mẫu SOP Nhân Sự của ClickUp và Whiteboards.


3. Thay đổi nhân sự


Loại thay đổi này có lẽ là điều mà mọi người lo lắng nhất trong quá trình chuyển đổi số—hệ thống mới có thay thế tôi không? Điều quan trọng là xem xét tác động đối với nhân viên của bạn trong quá trình quản lý thay đổi tổ chức và truyền đạt rõ ràng kỳ vọng.


Khi bạn đã xác định được những lĩnh vực mà bạn cảm thấy đội ngũ của mình sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất, đã đến lúc bạn hỏi họ! Tiến hành phỏng vấn các bên liên quan để hỏi các thành viên trong nhóm về những mối quan tâm chính của họ và xác định các khoảng trống trong thay đổi tổ chức để trở lại trạng thái bình thường.


Đơn giản hóa các yêu cầu nội bộ từ các bên liên quan của bạn để thu thập thông tin chính xác cần thiết trong các Biểu mẫu của bạn.


Ví dụ, nhóm của bạn có thể nghĩ rằng các sáng kiến thay đổi đối với quy trình của họ là tương đối nhỏ, mặc dù đánh giá của bạn là chúng quan trọng. Điều này có nghĩa là trong quá trình dự án, bạn cần đảm bảo rằng bạn bao gồm các buổi đào tạo bổ sung để đưa nhóm của bạn lên tốc độ về cách quản lý sự thay đổi.


Ngoài ra, có thể trong các cuộc phỏng vấn, nhân viên của bạn lo ngại rằng hệ thống mới sẽ dẫn đến dư thừa. Điều này cho thấy bạn cần phải đưa thông điệp mạnh mẽ vào kế hoạch truyền thông của mình để giải quyết những lo ngại này.


Xác định người chống đối, người hoài nghi và người ủng hộ


Nếu bạn thực hiện các cuộc phỏng vấn với các bên liên quan, bạn sẽ sớm có thể xác định được những người chống đối, người hoài nghi và người ủng hộ.


Người ủng hộ là những người đã bị thuyết phục bởi sự thay đổi và sẽ là đại sứ của bạn cho ClickUp. Họ có thể đã sử dụng ClickUp trước đây hoặc họ chỉ là một người rất nhiệt tình trong nhóm của bạn.


Người ủng hộ nên được sử dụng để động viên phần còn lại của nhóm và được bao gồm trong quá trình triển khai ClickUp như những chuyên gia về chủ đề.


Có lẽ rõ ràng rằng Người chống đối là những người rất do dự về một sáng kiến thay đổi hoặc bất kỳ loại thay đổi nào. Điều quan trọng là phải thừa nhận nhưng hạn chế những người này khỏi việc lan truyền cảm xúc tiêu cực để dự án không bị phá hoại. Hãy nhớ rằng thiên kiến tiêu cực—tiêu cực thường lớn hơn tích cực.


Loại người cuối cùng là Người hoài nghi. Đây thực sự là loại người yêu thích của tôi để tham gia vào một hội thảo khi tôi đang thu thập yêu cầu cho việc triển khai ClickUp cho quản lý dự án!


Ở đây bạn có những người đầu tư nhiều nhất vào kết quả của dự án và sẽ đặt câu hỏi về quy trình và thay đổi cho phù hợp. Họ sẽ nghĩ đến những điều mà quản lý sẽ không nghĩ đến.


Xác định các loại người trên và làm việc với họ trong quá trình quản lý dự án hoặc sáng kiến thay đổi, phù hợp!


Lập kế hoạch cho sự thay đổi


Bây giờ bạn đã thu thập tất cả thông tin này, đã đến lúc đưa nó vào công việc! Có hai tài sản tôi khuyên dùng cho bất kỳ dự án thành công nào với chiến lược quản lý thay đổi của nó.


  1. Kế hoạch quy trình quản lý thay đổi

  2. Kế hoạch truyền thông


May mắn thay, ClickUp là một công cụ tuyệt vời để tạo và duy trì các kế hoạch này. Trong mẫu quản lý thay đổi của chúng tôi, đã có sẵn các kế hoạch mẫu để bạn sử dụng. Trong chiến lược quản lý thay đổi của bạn, bạn sẽ muốn bao gồm tất cả các hoạt động mà bạn dự định thực hiện để giúp nhóm của bạn áp dụng ClickUp.


Một số hoạt động đó có thể bao gồm:


  • Xây dựng các quy trình hoạt động tiêu chuẩn mới

  • Phát triển tài sản đào tạo

  • Kiểm tra chấp nhận người dùng

  • Các buổi đào tạo

  • Lễ kỷ niệm ra mắt


Kế hoạch truyền thông là nơi bạn sẽ thiết lập các nhiệm vụ cho các thông tin liên lạc dự kiến sẽ diễn ra trong quá trình thay đổi. Những điều này có thể bao gồm:


  • Thông báo ban đầu

  • Giờ làm việc hàng tuần

  • Thông báo ra mắt

  • Thừa nhận sau khi đi vào hoạt động


Trong mẫu của chúng tôi, có một số ngôn ngữ dự thảo để bạn sử dụng trong nhiều thông tin liên lạc này. Có một số tính năng trong ClickUp có thể giúp thiết lập điều này!


Nhiệm vụ trong nhiều danh sách


Tôi thích thêm tất cả các nhiệm vụ đã lên kế hoạch từ kế hoạch truyền thông của mình vào kế hoạch quản lý thay đổi để tôi có thể thấy cái nhìn toàn diện về mọi thứ.


Nhiệm vụ định kỳ


Đặt nhiệm vụ lặp lại theo thời gian hoặc sự kiện trong ClickUp


Đối với các hoạt động như cập nhật hàng tuần và các cuộc họp ủy ban chỉ đạo, hãy sử dụng tính năng nhiệm vụ lặp lại để dễ dàng nhắc nhở bạn hoàn thành những hoạt động này.


Giai đoạn 2: Thay đổi


Giai đoạn Thay đổi xảy ra khi các thay đổi thực sự diễn ra. Đây có thể là thời điểm hỗn loạn nhất cho đội ngũ của bạn, nhưng nếu bạn đã làm việc chăm chỉ trong giai đoạn Unfreeze, bạn nên có một kế hoạch để vượt qua thời gian này.


Thách thức lớn nhất của bạn trong thời gian này là đưa mọi người qua đường cong thay đổi và ngăn chặn bất kỳ ai bị mắc kẹt. Hãy chuẩn bị để điều chỉnh kế hoạch của bạn khi đối mặt với những vấn đề phát sinh trong dự án.


Nếu bạn muốn có cái nhìn khác về mẫu biểu mẫu phản hồi nhân viên, hãy sử dụng chế độ xem Bảng để có tính năng kéo và thả đơn giản.


Nếu bạn đã thiết lập một số quy trình phản hồi như biểu mẫu ClickUp hoặc kênh Slack, bạn nên bắt đầu nghe thấy một số vấn đề có thể phát sinh. Đội ngũ lãnh đạo của bạn cũng rất quan trọng trong việc giám sát tinh thần của nhóm và cung cấp các quan sát.


Họ đang làm việc trực tiếp với các đội của họ và sẽ có cái nhìn sâu sắc về tình hình chung. Dưới đây là một số lý do khiến mọi người có thể bị mắc kẹt trong quá trình thay đổi và cách khắc phục chúng:


Không hiểu lý do


Nếu ai đó không hiểu mục đích của việc đưa ClickUp hoặc bất kỳ hệ thống mới nào vào tổ chức của bạn, họ có thể thiếu sự tham gia trong dự án và chậm chạp trong việc chấp nhận nó. Hãy đảm bảo rằng bạn dành thời gian giải thích 'tại sao' cho nhóm của mình và nhờ những người ủng hộ truyền bá giá trị của sự thay đổi thành công.


Sợ hãi điều chưa biết


Thay đổi có thể đáng sợ!


Đối với những người lo sợ về sáng kiến thay đổi sắp tới, hãy tăng cường giao tiếp của bạn và đảm bảo rằng quy trình rất minh bạch. Tham gia các bên liên quan vào quá trình quản lý thay đổi để giúp xóa bỏ những nghi ngờ đó—và cuối cùng đảm bảo mọi thứ sẽ trở lại bình thường.


Lo ngại về năng lực bản thân


Khi học một hệ thống mới, mọi người có thể lo lắng về việc liệu họ có đủ khả năng kỹ thuật để bắt đầu sử dụng nó hay không. Đảm bảo rằng các buổi đào tạo được lên lịch không chỉ cho ngày ra mắt mà còn cho các tuần và tháng sau đó. Sự nhất quán là rất quan trọng trong việc quản lý thay đổi.


Áp lực từ đồng nghiệp (thiên kiến tiêu cực)


Nhớ những người chống đối mà chúng ta đã xác định trước đó chứ? Nếu tiếng nói của những người chống đối trở nên quá lớn, nó có thể kéo cả đội xuống khi quản lý thay đổi. Giảm thiểu sự gián đoạn bằng cách cung cấp các kênh phản hồi riêng tư cho những người này thông qua quản lý của họ.


Mất mục đích và quyền lực


Nếu bạn là chuyên gia JIRA trong nhóm của mình và đột nhiên JIRA biến mất, điều đó có thể khiến người đó rất lo lắng về mục đích và tầm quan trọng của họ trong nhóm. Tham gia bất kỳ ai có những lo ngại này nhiều hơn vào việc triển khai ClickUp để xoa dịu những lo ngại này.


Lo lắng về kinh nghiệm trong quá khứ


Nếu nhóm của bạn đã trải qua thay đổi trước đây trong tổ chức của bạn và nó gây ra rất nhiều xáo trộn và đau đớn, nhóm của bạn có thể lo lắng về ý nghĩa của thay đổi tiếp theo này. Bạn sẽ muốn thừa nhận các vấn đề trong quá khứ và nói về các biện pháp đang được thực hiện để áp dụng các bài học từ các dự án trước.


Tin rằng thay đổi sẽ chỉ là tạm thời


Tương tự, nếu tổ chức của bạn liên tục trải qua thay đổi, mọi người có thể tin rằng hệ thống mới chỉ là một xu hướng tạm thời sẽ sớm lỗi thời. Nhấn mạnh các kế hoạch dài hạn cho ClickUp để mọi người biết rằng nó không chỉ là một điều mới mẻ.


Hãy sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch của bạn cho bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh và tham gia nhóm của bạn càng nhiều càng tốt khi bạn quản lý thay đổi trong giai đoạn này. Bạn sẽ vượt qua phía bên kia với nụ cười!


Giai đoạn 3: Đóng băng lại


Giai đoạn cuối cùng là tất cả về việc 'đóng băng' sự thay đổi tại chỗ để ClickUp trở thành hoạt động kinh doanh mới như bình thường. Đây thường là giai đoạn bị bỏ qua nhiều nhất vì khi ra mắt xong, dự án được đóng lại và mọi người chuyển sang việc tiếp theo.


Tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của giai đoạn này trong việc khuyến khích việc chấp nhận ClickUp. Nhóm của bạn vừa trải qua một cuộc biến đổi lớn và đã nỗ lực rất nhiều—đã đến lúc công nhận điều đó!


Một số hoạt động duy trì bạn nên bao gồm được liệt kê dưới đây. Thế giới thực sự là của bạn ở đây và chỉ bạn mới biết điều gì phù hợp nhất với văn hóa tổ chức của bạn và chiến lược kinh doanh tổng thể.


Lễ kỷ niệm ra mắt


Để kết thúc sự thay đổi, hãy cân nhắc tổ chức một lễ kỷ niệm sau khi ra mắt. Đây có thể là một cách tuyệt vời để thông báo cho nhóm của bạn rằng giai đoạn thay đổi đã kết thúc và cũng củng cố việc chuyển đổi sang ClickUp.


Lễ kỷ niệm có thể có nhiều hình thức, như cung cấp bữa trưa cho nhóm của bạn hoặc tặng mỗi người một chiếc bánh cupcake. Ngay cả những chiến thắng ngắn hạn xuất hiện ngay lập tức cũng rất tuyệt vời để quảng bá khi bạn quản lý thay đổi.


Cuộc thi điểm không gian làm việc


ClickUp cũng có một tiện ích báo cáo rất hữu ích có sẵn trong Bảng điều khiển của chúng tôi gọi là ClickUp Help Center. Tiện ích này sẽ phân bổ điểm cho mọi người dựa trên số lượng nhiệm vụ họ đang làm, nhiệm vụ đã hoàn thành và bình luận đã thêm.. 


The Sprint Velocity Card in ClickUp cho bạn cái nhìn nhanh về công việc đã hoàn thành và điểm không gian làm việc được phân bổ cho các nhiệm vụ trong toàn đội. 


Tôi đã thấy một số khách hàng thành công của mình tạo ra một cuộc thi nội bộ cho nhân viên của họ, với người có nhiều Điểm Không Gian Làm Việc nhất sẽ nhận được phiếu quà tặng. Thực hiện điều này ngay từ khi ra mắt là một bước đi thông minh vì nó khuyến khích mọi người tham gia vào ClickUp sớm và cũng chuyển tất cả công việc hiện tại của họ vào hệ thống.


Đánh giá sau khi triển khai


Cách dễ nhất để biết liệu mọi người có đón nhận sự thay đổi hay không là hỏi họ! Vài tuần sau khi ra mắt, khảo sát mọi người một lần nữa để nghe cảm nhận của họ về ClickUp, phản hồi và đề xuất cải tiến.


Đây mẫu đánh giá dự án giúp đánh giá tổng thể sự thành công hay thất bại của dự án đồng thời xác định các cải tiến để ngăn ngừa sai lầm trong tương lai.


Thường có những trường hợp đặc biệt mà chúng ta chưa nghĩ đến trong giai đoạn khám phá, xuất hiện ở đây và có thể thúc đẩy cảm giác cải tiến liên tục với sản phẩm. Bạn cũng sẽ phát hiện ra nếu có bất kỳ khoảng trống kiến thức nào cần được giải quyết bằng đào tạo thêm.


Đào tạo thêm, giờ làm việc và các buổi học hỏi


Nếu đội ngũ của bạn cần thêm đào tạo, hãy cung cấp cho họ! Ngay cả khi họ không nói ra, việc cung cấp thêm cơ hội để đặt câu hỏi và học hỏi thêm là điều đáng giá.


Phương pháp thành công nhất mà tôi đã thấy là những buổi như Giờ Làm Việc nơi mọi người có thể mang đến những câu hỏi cụ thể về ClickUp mà có thể không được giải quyết trong một buổi đào tạo. 


Ngoài ra, nếu bạn có thể mời những người giỏi ClickUp trình bày cách họ sử dụng ClickUp trong các cuộc họp và buổi học hỏi như Lunch and Learns, bạn sẽ thấy mọi người tiếp thu các mẹo và thủ thuật từ đồng nghiệp của họ.


Phần thưởng và sự công nhận


Để đảm bảo rằng trải nghiệm thay đổi là tích cực, hãy công nhận những người giỏi và chuyên gia đã đóng góp vào dự án. Việc trải qua một sáng kiến thay đổi là điều lớn lao, vì vậy hãy thưởng cho mọi người một cách xứng đáng. 


Ai Hưởng Lợi Từ Kế Hoạch Quản Lý Thay Đổi?


Tổ chức: Thay đổi là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh. Thực tế, đó là điều duy nhất không thay đổi. Đối với các tổ chức, một kế hoạch quản lý thay đổi là chìa khóa để điều hướng qua các giai đoạn chuyển tiếp một cách suôn sẻ. Nó bảo vệ công ty khỏi những gián đoạn tiềm tàng và giảm thiểu tổn thất có thể gây ra bởi những điều chỉnh không được quản lý. Kế hoạch này có thể giúp thúc đẩy cải tiến, đổi mới và tăng trưởng trong tổ chức.



Nhân viên: Không chỉ các tổ chức, mà cả nhân viên cũng được hưởng lợi rất nhiều từ một kế hoạch quản lý thay đổi toàn diện. Sự lạ lẫm và lo lắng đi kèm với thay đổi thường có thể dẫn đến giảm tinh thần và năng suất trong đội ngũ. Với một kế hoạch quản lý thay đổi phù hợp, nhân viên nhận được sự hỗ trợ và hướng dẫn cần thiết trong quá trình chuyển đổi, giảm sự kháng cự và cải thiện sự chấp nhận của bối cảnh mới.




Di chuyển Qua Đường Cong Thay Đổi Nhanh Hơn Với Quản Lý Thay Đổi


Quản lý Thay đổi đảm bảo rằng đội ngũ của bạn vượt qua giai đoạn triển khai ClickUp mà không bị ảnh hưởng. Nó cũng khuyến khích sự chấp nhận và đảm bảo bạn nhận được lợi tức đầu tư nhanh nhất có thể. 


Đừng bỏ qua bất kỳ giai đoạn nào trong ba giai đoạn—Unfreeze, Change, và Refreeze. Chuẩn bị cho mỗi giai đoạn sẽ đảm bảo rằng bạn tận dụng tối đa nhân viên của mình và ClickUp.

ClickUp Việt Nam
Công nghệ Quản trị Vận hành

Quản lý Thay đổi là gì? 3 Giai đoạn để Chuyển đổi Mượt mà

Tác giả

Jessica Blake

July 25, 2023

12 phút

Questions? Comments? Just contact ZenGlobal for support

Similar Articles

Receive the latest Z-Blogs Newsletter updates.

Thanks for submitting!

  • Facebook
  • LinkedIn
  • YouTube
bottom of page