Quản Lý Danh Mục Dự Án: Những Bước Cơ Bản Trong PPM

Các tổ chức đối mặt với nhiều thách thức. Một trong số đó là làm thế nào để quản lý hiệu quả các dự án khác nhau với nguồn lực hạn chế.

Thách thức càng trở nên khó khăn khi bạn nhận ra rằng mỗi dự án của mình đều có tính độc đáo và cần sự chú ý riêng biệt.

Phạm vi của các dự án sẽ bao gồm sự phát triển chiến lược với nhiều yếu tố rủi ro và bảo trì thường xuyên với những nhiệm vụ đơn giản, khiến quản lý dự án trở thành một nghệ thuật cân bằng. Bạn sẽ liên tục cần xác định dự án nào để đầu tư và phân bổ nguồn lực trong khi đảm bảo các dự án phù hợp với mục tiêu dài hạn của mình.

Nếu không có quy trình rõ ràng cho quản lý danh mục dự án, có thể sẽ xuất hiện tình trạng quyết định vội vàng, lãng phí nguồn lực và bỏ lỡ cơ hội.

Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về các quy trình cần thiết cho việc quản lý danh mục dự án hiệu quả. Khám phá các nguyên tắc cốt lõi, chiến lược và công cụ để nâng cao kỹ năng PPM và tối ưu hóa danh mục dự án của tổ chức bạn.

Quản Lý Danh Mục Dự Án Là Gì?

Quản lý danh mục dự án (PPM) áp dụng một phương pháp từ trên xuống để định hình mục tiêu của từng dự án theo tổ chức. Trọng tâm là lựa chọn chiến lược, ưu tiên và quản lý một loạt các dự án và phân bổ nguồn lực một cách phù hợp.

Mục tiêu chính của nó là tối đa hóa giá trị của toàn bộ danh mục dự án, đảm bảo phân bổ nguồn lực một cách tối ưu và phù hợp với mục tiêu chiến lược. Thường thì một Văn Phòng Quản Lý Dự Án (PMO) bao gồm các quản lý danh mục dự án, quản lý dự án và quản lý chương trình.

Sự khác biệt giữa quản lý danh mục dự án và quản lý dự án là gì?

Quản lý danh mục dự án giám sát toàn bộ danh mục dự án, điều này bao gồm việc điều chỉnh để phù hợp với các ưu tiên tổ chức thay đổi và phát triển qua năm tháng.

Ngược lại, quản lý dự án liên quan đến việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát từng dự án riêng lẻ, tập trung vào việc hoàn thành chúng trong ngân sách, đúng thời gian và với kết quả mong muốn.

Nó đối phó với các chi tiết hướng đến nhiệm vụ, bao gồm phân bổ nguồn lực, lập lịch, quản lý rủi ro và thực hiện nhiệm vụ, tất cả trong khung thời gian hạn chế của dự án.

Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Danh Mục Dự Án

Quản lý danh mục dự án (PPM) cho phép bạn tập trung vào bức tranh lớn và giải quyết những thách thức do nhiều dự án chồng chéo gây ra.

Hãy xem xét những lợi ích của quản lý danh mục dự án:

Sự phù hợp chiến lược

PPM giúp bạn chọn lựa các dự án và chương trình phù hợp với chiến lược kinh doanh và mục tiêu của công ty, đóng góp nhiều nhất vào việc đạt được những mục tiêu này.

Quyết định tốt hơn:

PPM cung cấp một khung sườn cho việc đưa ra các quyết định liên quan đến dự án, giúp bạn chọn lựa đúng dự án để theo đuổi.

Điều này có thể liên quan đến việc ngừng hoặc ưu tiên lại các dự án không còn phù hợp với mục tiêu chiến lược.

Tối ưu hóa nguồn lực:

PPM giúp bạn phân bổ thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả hơn trên tài chính, nhân sự và các khoản đầu tư chiến lược khác.

Nó ngăn chặn việc kéo dài nguồn lực quá mức và đảm bảo rằng nguồn lực của bạn được phân phối nơi chúng tạo ra tác động lớn nhất.

Quản lý rủi ro:

Bằng cách đánh giá và quản lý rủi ro ở cấp độ danh mục, PPM giúp bạn đưa ra quyết định thông minh. 

Nó bao gồm việc phân tán rủi ro qua nhiều dự án hoặc giảm thiểu rủi ro bằng cách giải quyết các yếu tố phụ thuộc và hạn chế về nguồn lực.

Giao tiếp và minh bạch:

PPM thúc đẩy giao tiếp và sự minh bạch tốt hơn với khả năng nhìn thấy rõ ràng trong quá trình lựa chọn và thực hiện dự án, dẫn đến sự đồng thuận từ các bên liên quan.

Tăng tỷ lệ thành công của dự án:

PPM hiệu quả giúp bạn tìm kiếm và đầu tư vào các dự án được lên kế hoạch, thực hiện và giám sát chặt chẽ, làm tăng khả năng thành công của dự án và tối đa hóa ROI của bạn.

PPM góp phần vào thành công lâu dài của bạn:

PPM nhìn xa hơn các dự án cá nhân và tập trung vào thành công lâu dài của tổ chức bạn.

Nó giúp bạn thích ứng với những thay đổi và đảm bảo danh mục dự án luôn phù hợp với các ưu tiên chiến lược đang phát triển.

Ai Sẽ Hưởng Lợi Từ Việc Quản Lý Danh Mục Dự Án Hiệu Quả?

Lợi ích của quản lý danh mục dự án (PPM) áp dụng cho các tổ chức xử lý nhiều dự án cùng một lúc. Dưới đây là một số ví dụ thực tế:

Ngành Tài Chính:

Các ngân hàng, công ty đầu tư và công ty bảo hiểm thường xuyên tung ra các sản phẩm, dịch vụ và chương trình mới cho khách hàng của họ. PPM hỗ trợ trong việc ra mắt và phát triển những sản phẩm này, quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, xử lý thanh toán và cập nhật với xu hướng thị trường.

Nó cũng giúp các tổ chức tài chính nhận diện, giảm thiểu và phân tán các rủi ro tài chính và quy định lớn mà họ phải đối mặt.

Công Ty Công Nghệ Thông Tin:

Các công ty IT sử dụng quản lý danh mục dự án để chọn lọc và ưu tiên các dự án từ danh mục của họ. PPM giúp kiểm soát các dự án đa dạng, từ phát triển phần mềm đến an ninh mạng và quản lý cơ sở hạ tầng.

PPM giúp theo dõi và kiểm soát chi phí dự án, ngăn chặn việc vượt quá ngân sách và đảm bảo tính hiệu quả về chi phí.

Công Ty Xây Dựng:

Các công ty xây dựng quản lý các dự án lớn, dài hạn nơi đội ngũ có thể đi chệch hướng do điều kiện thay đổi. Họ sử dụng PPM để theo dõi những dự án này, kiểm soát chi phí và đáp ứng các hạn chót.

Ghi chép lại các công việc hàng ngày, vật liệu, thiết bị, lịch trình và nhân công để đảm bảo công ty xây dựng của bạn hoạt động trơn tru với Mẫu Báo Cáo Hàng Ngày Xây Dựng từ ClickUp

PPM cũng giúp các công ty xây dựng ưu tiên cho nhiều dự án khác nhau về quy mô và độ phức tạp. PPM đảm bảo rằng các dự án quan trọng nhận được sự chú ý và nguồn lực cần thiết.

Ngành Công Nghiệp Sản Xuất:

Các ngành công nghiệp sản xuất sử dụng quản lý danh mục dự án (PPM) để xử lý các dự án đa dạng.

Bao gồm phát triển sản phẩm, làm cho quy trình sản xuất hiệu quả hơn, cải thiện chuỗi cung ứng và đảm bảo sản phẩm được giao đúng hạn.

PPM giúp họ điều phối các dự án khác nhau một cách hiệu quả, đảm bảo họ duy trì sự cạnh tranh và đạt được mục tiêu.

Đội Ngũ Quản Lý Dự Án:

Đội ngũ quản lý dự án có vai trò quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào; họ giám sát dự án, quản lý nguồn lực và làm việc chặt chẽ với các quản lý dự án.

Để công việc của họ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, họ sử dụng quản lý danh mục dự án (PPM) để giữ mọi thứ được tổ chức và đảm bảo các dự án phù hợp với mục tiêu của công ty.

Khu Vực Công:

Các cơ quan chính phủ sử dụng PPM để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Điều này bao gồm quản lý cơ sở dữ liệu công cộng và các dự án cơ sở hạ tầng, triển khai chính sách và cải thiện dịch vụ.

PPM giúp họ phân bổ nguồn lực một cách khôn ngoan và giữ mọi thứ minh bạch để phục vụ công chúng một cách hiệu quả.

Ngành Y Tế và Dược Phẩm:

Các tổ chức y tế và công ty dược phẩm sử dụng PPM để nâng cao hiệu suất của họ.

Nó giúp với các dự án cải thiện chất lượng, phát triển thuốc mới, mở rộng cơ sở vật chất và đảm bảo họ đáp ứng nhu cầu của thị trường. Mục tiêu cuối cùng là cung cấp dịch vụ chăm sóc tốt hơn cho bệnh nhân.

Quy Trình Quản Lý Danh Mục Dự Án

Giờ đây, sau khi chúng ta đã nắm được tầm quan trọng của quản lý danh mục và cách các ngành nghề khác nhau sử dụng PPM, hãy phân tích quy trình PPM từng bước một:

Bước 1: Xác định mục tiêu kinh doanh của bạn

Bắt đầu bằng cách thiết lập mục tiêu và định hướng cho tổ chức của bạn. Xác định các mục tiêu chiến lược mà doanh nghiệp bạn muốn đạt được, và chọn lựa các dự án phù hợp với những mục tiêu đó.

Kết nối với các bên liên quan chủ chốt và lãnh đạo để hiểu rõ mục tiêu của công ty. Điều này có thể là tăng doanh thu, mở rộng thị trường mới, hoặc nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Sau đó, lập bản đồ cách mỗi dự án trong danh mục đóng góp vào những mục tiêu này.

Bước 2: Thu thập và nghiên cứu ý tưởng dự án cho danh mục của bạn

Thu thập ý tưởng dự án từ các bên liên quan chủ chốt và quản lý các bộ phận, nghiên cứu xu hướng trong ngành và phân tích phản hồi từ khách hàng.

Đánh giá các dự án dựa trên các tiêu chí cụ thể như sự phù hợp với mục tiêu công ty, ROI tiềm năng, nhu cầu về nguồn lực và các yếu tố rủi ro trước khi thêm chúng vào danh mục của bạn.

Xem tổng quan về tiến độ của các sáng kiến đang được triển khai thông qua widget Portfolio trong ClickUp

Hãy sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để thiết lập một không gian cho nhóm của bạn trao đổi ý tưởng. Bước tiếp theo, hãy nghiên cứu và kiểm tra tính khả thi của những ý tưởng này để xem chúng có thể trở thành dự án hay không.

Bước 3: Xác nhận tính khả thi của danh mục dự án

Phân tích điều kiện thị trường, yêu cầu kỹ thuật và nguồn lực, khả năng tài chính, rủi ro tiềm ẩn và lợi nhuận dự kiến của từng dự án. Sau đó, so sánh những yếu tố này với nguồn lực và ngân sách có sẵn của bạn.

Các dự án phù hợp với khả năng nguồn lực và mục tiêu chiến lược của bạn sẽ được coi là khả thi. Đánh giá các dự án một cách chặt chẽ để đảm bảo chúng thực tế và có thể đạt được.

Bước 4: Phân bổ nguồn lực của bạn

Xây dựng tổng quan về việc phân bổ nguồn lực cho đội nhóm của bạn trong ClickUp List views để có cái nhìn rõ ràng hơn về công việc đang được thực hiện

Phân bổ nguồn lực là việc phân chia nguồn nhân lực, ngân sách, cơ sở hạ tầng và thời gian một cách hiệu quả cho các dự án của bạn.

Xác định lượng nguồn lực nào sẽ được phân bổ cho từng dự án cụ thể để đảm bảo thành công. Phân chia nguồn lực hạn chế cho các dự án quan trọng dựa trên ưu tiên của bạn.

Bước 5: Thực hiện, quản lý và theo dõi danh mục dự án của bạn

Bước này liên quan đến việc chuyển kế hoạch thành hành động.

Phân công đội ngũ và quản lý dự án, thiết lập khung thời gian và theo dõi tiến độ của các dự án. Việc kiểm tra định kỳ và báo cáo giúp bạn duy trì đúng hướng và điều chỉnh khi cần thiết.

Trong quản lý danh mục dự án, vai trò của bạn là đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Hướng dẫn đội ngũ hoàn thành đúng hạn, xử lý xung đột, điều chỉnh danh mục khi xu hướng thay đổi và theo dõi tiến độ dự án.

Việc đánh giá định kỳ giúp bạn tinh chỉnh và cải thiện quy trình dựa trên dữ liệu thu thập được.

Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng trung tâm để lập kế hoạch, ưu tiên, theo dõi và kiểm soát các dự án và sáng kiến của mình, phần mềm quản lý danh mục dự án chính là thứ bạn cần.

Phần mềm Quản lý Danh mục Dự án là gì?

Phần mềm Quản lý Danh mục Dự án (PPM) là một giải pháp giúp bạn có cái nhìn toàn diện về tính bền vững và tiến độ của nhiều dự án.

Nó giúp các quản lý danh mục dự án như bạn xử lý các dự án phức tạp một cách hiệu quả để đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan.

Các tính năng cần có của phần mềm quản lý danh mục dự án

Kỳ vọng đối với phần mềm quản lý danh mục dự án (PPM) có thể khác nhau giữa các tổ chức, vì vậy hãy chọn phần mềm dựa trên nhu cầu đặc thù của bạn.

Phần mềm PPM thường bao gồm các tính năng như:

• Kế hoạch và Lập lịch Dự án: Tính năng này rất quan trọng để xác định phạm vi, ưu tiên công việc và thiết lập thời gian biểu nhằm cải thiện hiệu suất dự án.

• Quản lý Nguồn lực: Phần mềm PPM giúp đơn giản hóa việc phân tích, phân bổ và theo dõi nguồn lực, đảm bảo chúng được sử dụng một cách hiệu quả.

• Quản lý Tài chính: Việc lập ngân sách và theo dõi chi phí dự án là yếu tố quan trọng để giữ chi phí trong khuôn khổ ngân sách đã lên kế hoạch.

• Hợp tác và Giao tiếp: Sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan là cần thiết để chia sẻ ý tưởng, cung cấp phản hồi và đảm bảo giao tiếp không gián đoạn là một yếu tố khác cần xem xét.

• Tùy chỉnh và Khả năng Mở rộng: Một phần mềm PPM có khả năng thích ứng để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của công ty bạn, cho phép linh hoạt khi nhu cầu thay đổi là cần thiết để quản lý danh mục dự án của bạn.

Các loại phần mềm quản lý danh mục dự án

Phần mềm PPM được chia thành hai loại: máy tính để bàn và dựa trên đám mây. Chọn loại phù hợp nhất với nhu cầu và sở thích của tổ chức bạn.

Phần mềm PPM máy tính để bàn

Phần mềm PPM máy tính để bàn là phần mềm quản lý danh mục dự án hoạt động ngoại tuyến. Bạn có thể sử dụng nó mà không cần kết nối internet, rất tiện lợi cho các công ty có dự án ở khu vực hẻo lánh.

Một ưu điểm chính là mức độ an ninh và kiểm soát mà nó mang lại. Bạn có toàn quyền sở hữu và kiểm soát dữ liệu của mình, giảm bớt lo ngại về quyền riêng tư và an ninh dữ liệu.

Phần mềm PPM dựa trên đám mây

Phần mềm PPM dựa trên đám mây là công cụ quản lý danh mục dự án có thể truy cập từ bất cứ đâu với kết nối internet. Điều này rất phù hợp với các đội ngũ dịch vụ chuyên nghiệp, vì bạn có thể truy cập dữ liệu dự án theo thời gian thực.

Các thành viên trong nhóm có thể hợp tác và chia sẻ cập nhật ngay lập tức. Hơn nữa, nó thường sử dụng mô hình đăng ký, vì vậy bạn trả tiền theo từng kỳ, mang lại sự linh hoạt về chi phí so với việc trả một khoản phí lớn một lần.

Làm thế nào để sử dụng Phần mềm Quản lý Danh mục Dự án?

Các tính năng của phần mềm PPM và các bước cần thiết để sử dụng nó sẽ thay đổi tùy thuộc vào lựa chọn của bạn.

Chúng ta sẽ lấy ClickUp làm ví dụ trong phần này bởi vì nó cung cấp những công cụ quản lý danh mục dự án đa năng và thân thiện với người dùng, mang lại các giải pháp quản lý dự án xuất sắc.

1. Tạo một Không gian làm việc ClickUp

Bắt đầu bằng cách đăng ký ClickUp miễn phí và tạo một Không gian làm việc ClickUp cho danh mục dự án của bạn.

2. Thêm mẫu quản lý danh mục dự án

Mẫu quản lý danh mục dự án giúp bạn dễ dàng theo dõi các dự án trong tất cả các phòng ban và chương trình, đồng thời giám sát tình hình và tiến độ của chúng.

Sau khi tạo Workspace của bạn, hãy thêm Mẫu Quản Lý Danh Mục Dự Án của ClickUp. Mẫu này cung cấp chín trạng thái: đang tiến hành, sẵn sàng, hoàn thành, và nhiều hơn nữa.

Mẫu Quản Lý Danh Mục Dự Án còn cung cấp ba loại hiển thị (Báo cáo Tình hình Hàng tuần, Nhóm, và Lộ trình PMO) để rõ ràng thể hiện tiến độ và thành công của dự án của bạn.

3. Tùy chỉnh mẫu

Quản lý nhiệm vụ và dự án, cùng hợp tác hiệu quả với đội nhóm của bạn thông qua ClickUp

Tùy chỉnh cấu trúc mẫu sử dụng Không gian, Thư mục và Danh sách.

ClickUp’s Tasks giúp bạn quản lý các nhiệm vụ dự án. Bạn có thể phân loại dự án thành các nhiệm vụ dễ quản lý trong các dự án hiện hữu, đang tiến hành, mới và tương lai.

4. Sử dụng Chế độ Xem Bảng của ClickUp để có cái nhìn tổng quan về danh mục dự án của bạn

Chuyển đổi linh hoạt giữa Chế độ xem Bảng và Chế độ xem Lịch trong ClickUp 3.0 để hình dung tốt nhất công việc của bạn

Bạn cần có một cái nhìn rõ ràng về các dự án cùng với việc lập kế hoạch và khởi xướng. Chế độ xem Bảng của ClickUp mang lại một số tính năng tiện ích:

Trực quan Hóa Dữ liệu: Trình bày dữ liệu dự án dưới dạng bảng để bạn có thể tổ chức và cấu trúc chúng, giúp nhìn nhận tiến độ một cách tốt hơn.

Kéo và Thả: Sắp xếp lại các công việc để phân loại chúng theo các tiêu chí khác nhau.

Xuất và Chia sẻ: Chia sẻ thông tin dự án với các bên liên quan ngay lập tức.

5. Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để có cái nhìn chi tiết về các dự án của bạn

ClickUp’s Dashboards là không gian làm việc trực quan hàng đầu của bạn để có cái nhìn chi tiết về dự án, từ đó quản lý tập trung hiệu quả.

Chọn từ hơn 50 widget để thêm và sắp xếp trên bảng điều khiển quản lý chương trình của bạn, tạo ra một cái nhìn rõ ràng và đầy thông tin về dữ liệu PPM.

Lấy ví dụ về một công ty quảng cáo, quản lý nhiều chiến dịch cho khách hàng. Họ có thể tối ưu hóa quy trình PPM của mình với Bảng Điều Khiển ClickUp. Bằng cách tạo các bố cục bảng điều khiển, họ nhận được:

• Widget tổng quan dự án hiển thị các chỉ số dự án khác nhau

• Widget theo dõi tiến độ để hình dung mức độ hoàn thành của từng dự án

• Widget theo dõi thời gian cho biểu đồ thời gian dự án, giúp lập kế hoạch dự án hiệu quả

Giữ Cho Tổ Chức Của Bạn Trên Đường Đúng Hướng Với Quản Lý Danh Mục Dự Án

Phần mềm Quản Lý Danh Mục Dự Án (PPM) là công cụ định hướng giúp tổ chức của bạn tiến gần hơn đến mục tiêu và đối tượng kinh doanh.

Nó giúp bạn xác định điểm gì làm cho mỗi dự án trong danh mục của bạn khác biệt và cách tạo sự cân bằng khi lựa chọn và thực hiện các dự án.

Cho dù bạn chọn nhiều nền tảng hay toàn tâm toàn ý với ClickUp, hãy chắc chắn rằng bạn đã thiết lập mọi thứ để đạt được kết quả dự án thành công. Bắt đầu với ClickUp MIỄN PHÍ và nắm quyền kiểm soát danh mục dự án của bạn!