Quản lý Dự án Thiết kế: Hướng dẫn Toàn diện cho Đội ngũ Thiết kế

Nếu bạn muốn hình dung công việc hàng ngày của một quản lý dự án thiết kế chỉ trong 30 giây, hãy nhớ đến tập phim Friends khi Ross cố gắng di chuyển chiếc ghế sofa mới của mình lên lầu. Cảnh tượng anh ấy liên tục hét "Pivot! Pivot! Pivooooooooot!" thật khó quên.

Có vẻ hơi phóng đại, nhưng quản lý dự án thiết kế thực sự yêu cầu sự linh hoạt cao. Không chỉ cần có một quy trình yêu cầu được xác định rõ ràng, lịch trình minh bạch và sự hợp tác không ngừng từ đầu đến cuối, mà một kế hoạch dự án chuẩn xác còn là chìa khóa quyết định sự thành công hay thất bại của dự án thiết kế. 😯

Tuy nhiên, việc tự lập ra một kế hoạch chiến lược không hề đơn giản—quản lý dự án thiết kế là một trong những công việc phức tạp nhất, đòi hỏi sự phối hợp liên tục giữa khách hàng, các phòng ban khác, các thành viên trong nhóm và nhiều hơn nữa.

Thêm vào đó, các yêu cầu thiết kế của bạn thường không giống nhau về phạm vi công việc. Có thể hôm nay bạn thiết kế logo, ngày mai lại là tái thiết kế toàn bộ một trang web! Công việc này liên quan đến hầu hết mọi khía cạnh của doanh nghiệp, và chúng tôi sẽ giúp bạn làm rõ mọi thứ. 🤓

Dù bạn đang cải thiện quy trình quản lý dự án hiện tại hay bắt đầu từ con số không—cuốn cẩm nang này là dành cho bạn. Chúng tôi đã phân tích những yếu tố quan trọng của quản lý dự án thiết kế và đưa ra 10 lời khuyên hàng đầu để giúp các trưởng nhóm thiết kế đạt được thành công.

Quản lý dự án thiết kế là gì?

Quản lý dự án thiết kế là công việc tổ chức và điều hành các dự án liên quan đến thiết kế, từ việc phân chia công việc, quản lý nguồn lực cho đến khi dự án được hoàn thành.

Dù là yêu cầu từ một đồng nghiệp trong công ty hay từ một khách hàng, quá trình quản lý dự án thiết kế thường bắt đầu từ một yêu cầu - có thể coi như một nhiệm vụ sáng tạo nhỏ từ các phòng ban khác hoặc từ các doanh nghiệp.

Sau đó, yêu cầu này thường được ghi vào một bản mô tả thiết kế để định hình các bước tiếp theo của dự án, và đây chính là lúc quản lý dự án sáng tạo quản lý dự án sáng tạo trở nên quan trọng.

Mục tiêu không chỉ là xác định rõ quy trình làm việc của thiết kế đồ họa hay đảm bảo đội ngũ làm việc theo đúng kế hoạch—mà quan trọng hơn, quản lý dự án thiết kế chất lượng cao nhằm mục đích kết nối và cải thiện giao tiếp giữa đội ngũ thiết kế và người đưa ra yêu cầu, dù họ là khách hàng hay là một bộ phận trong công ty.

Việc thêm ghi chú hoặc nhận xét vào các tệp thiết kế giúp cải thiện việc liên lạc và làm việc nhóm với đồng nghiệp, khách hàng hay các đối tác.

Hơn nữa, một yêu cầu thiết kế thường cần nhiều hơn một sản phẩm cuối cùng cho mỗi dự án, điều này dẫn đến việc phải trao đổi ý kiến nhiều lần và cần sự phối hợp liên tục để hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu. Ví dụ, trong một chiến dịch quảng cáo hay marketing, có thể bao gồm nhiều sản phẩm thiết kế khác nhau, mỗi nhóm sáng tạo lại chịu trách nhiệm cho một phần riêng biệt.

Điều này yêu cầu người quản lý dự án thiết kế phải theo dõi chặt chẽ nhiều lịch trình, quy trình làm việc và quá trình phê duyệt để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành mà không gặp phải sự chậm trễ nào không mong muốn.

Có thể bạn sẽ thấy có vẻ như có quá nhiều người tham gia vào một công việc, đúng không? Chính vì vậy, việc áp dụng một quy trình quản lý dự án thiết kế phù hợp là rất quan trọng!

Tại sao Quản Lý Dự Án Thiết Kế lại Quan Trọng?

Quản lý dự án thiết kế có thể gặp nhiều khó khăn. Mỗi yêu cầu đều mang tính độc đáo và có thể khiến công việc trở nên phức tạp nhanh chóng. Mặc dù nhiều quy trình quản lý dự án khác thường diễn ra theo một khuôn mẫu nhất định từ ngày này qua ngày khác với chỉ một số thay đổi nhỏ.

Nhưng trong lĩnh vực sáng tạo, bạn có thể phải quản lý nhiều dự án thiết kế nhỏ cho một yêu cầu, hoặc thường xuyên thay đổi cách tiếp cận để phục vụ khách hàng đến từ nhiều ngành nghề khác nhau.

Ví dụ về quy trình duyệt thiết kế chi tiết được tạo ra trong ClickUp Mind Maps

Trong trường hợp này, bạn có thể hình dung kế hoạch quản lý dự án thiết kế giống như các rãnh hướng bóng trong trò chơi bowling—nó giúp đảm bảo mọi người trong nhóm làm việc theo đúng hướng nhưng vẫn có không gian để sáng tạo. 🎳

Khi có một quy trình thiết kế cụ thể, đội ngũ thiết kế sẽ biết phải làm gì tiếp theo, kể cả khi yêu cầu từ khách hàng không rõ ràng. Nhưng lợi ích không chỉ dừng lại ở đội ngũ thiết kế!

Một quy trình quản lý dự án chặt chẽ còn giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn bởi nó xây dựng nền tảng cho một mối quan hệ làm việc cởi mở và trung thực. Nó cũng khuyến khích khách hàng suy nghĩ kỹ lưỡng về những gì họ yêu cầu, cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, và cách diễn đạt ý tưởng mà họ đã hình dung cho dự án.

Nhờ đó, người đứng đầu nhóm thiết kế có thể thu thập đầy đủ thông tin cần thiết từ khách hàng ngay từ đầu, tránh được những bất ngờ hay thất vọng không mong muốn trong quá trình thực hiện dự án.

Kết nối và ghép các đối tượng lại với nhau để từ đó xây dựng bản đồ hoặc quy trình làm việc từ những ý tưởng của bạn cùng với đội ngũ trong ClickUp Whiteboards

Quản lý dự án là chất kết dính cho quá trình thiết kế dự án

Người phụ trách dự án của bạn luôn cần phải cân nhắc giữa việc làm hài lòng đội ngũ thiết kế và khách hàng. Mọi thứ đều xoay quanh việc đảm bảo cả hai bên đều hiểu rõ và có thể thoải mái giao tiếp. Dù sao đi nữa, mục tiêu cuối cùng của mọi người đều giống nhau!

Nhưng chỉ xác định quy trình lý tưởng của bạn thôi là chưa đủ. Nếu không có phần mềm quản lý dự án thiết kế phù hợp, bạn sẽ không thể thu được lợi ích tối ưu hay thực hiện công việc một cách hiệu quả. Công cụ quản lý dự án giúp tổ chức quy trình làm việc của bạn và nâng cao hiệu suất với các tính năng như:

• Quản lý khối lượng công việc của đội nhóm, đảm bảo công việc được phân chia đều

• Theo dõi tiến độ công việc ở cả tầm nhìn tổng quát và chi tiết, mang lại lợi ích cho cả đội ngũ và các bên liên quan

• Thảo luận và cộng tác trên các ý tưởng thiết kế

• Trực quan hóa và dễ dàng trình bày công việc trong các cuộc họp

• Tự động hóa các nhiệm vụ thường nhật

Và còn nhiều hơn nữa!

Mỗi phần mềm quản lý dự án thiết kế đều có những điểm mạnh riêng biệt—có thể là chuyên sâu về một phương pháp quản lý dự án cụ thể, là công cụ thiết kế web, hỗ trợ các kỹ thuật sáng tạo ý tưởng, cung cấp nhiều mẫu quy trình làm việc khác nhau, v.v.—vì vậy bạn chắc chắn sẽ tìm được một công cụ phù hợp nhất cho đội ngũ của mình.

Khi bạn đọc qua hướng dẫn này, hãy lưu ý những tính năng chính được nhắc đến ở đây để xem chúng có thể hỗ trợ như thế nào cho nhu cầu cụ thể và tình huống sử dụng của đội ngũ bạn.

Các Phương pháp Quản lý Dự án Thiết kế

Mỗi dự án đều khác nhau, không có một phương pháp quản lý dự án nào là phù hợp cho tất cả. Việc hiểu rõ bốn phương pháp quản lý dự án chính sẽ giúp bạn xây dựng nền móng vững chắc hơn cho đội ngũ hoặc khách hàng khi bắt đầu từ con số không.

Phương pháp Waterfall

Phương pháp Waterfall tuân theo một quy trình tuần tự với các giai đoạn rõ ràng. Nó phù hợp nhất với những dự án có yêu cầu và kỳ vọng được xác định rõ từ đầu và bạn cần làm việc theo một lịch trình đã định.

Phương pháp Agile

Phương pháp Agile tập trung vào việc thực hiện dự án theo từng chu kỳ lặp lại—chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ để hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn, thường là từ 4-6 tuần. Phương pháp này khuyến khích sự cộng tác giữa tất cả các bên liên quan và rất phù hợp khi phạm vi dự án có thể thay đổi theo thời gian.

Phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban dựa trên việc trực quan hóa quy trình làm việc—hạn chế số lượng công việc trong mỗi giai đoạn để đảm bảo bạn không nhận quá nhiều việc không thể xử lý. Phong cách này thích hợp với các đội ngũ cần phải xử lý nhiều công việc hoặc tệp thiết kế cần được nhiều người xem xét trước khi hoàn thành.

Phương pháp Scrum

Phương pháp Scrum là sự kết hợp giữa hai cách tiếp cận waterfall và agile, rất thích hợp cho các nhóm làm việc trên dự án phức tạp mà cần có những buổi kiểm tra định kỳ ngắn để xác định những công việc ưu tiên giữa các hạn chót. Nó còn mang lại cấu trúc rõ ràng hơn so với phương pháp agile thông thường nhưng vẫn đảm bảo tính linh hoạt cần thiết để đối phó với những thay đổi.

Các Giai Đoạn Quản Lý Dự Án Thiết Kế

Dù mỗi dự án thiết kế đều có những đặc thù riêng, nhưng cách hiệu quả nhất để tiến hành chúng là phân chia thành các giai đoạn chính của quản lý dự án - từ khi bắt đầu nghĩ ý tưởng cho đến khi thực hiện dự án. Chúng tôi sẽ chỉ bạn cách làm. 🤓

Giai Đoạn 1: Nghĩ Ra Ý Tưởng

Thông thường, dự án thiết kế của bạn sẽ khởi đầu từ một yêu cầu - không nên nhầm lẫn với một kế hoạch chi tiết! Yêu cầu này chỉ nêu lên những điểm cơ bản của dự án, nó không phải là mục tiêu cuối cùng mà chỉ là bước đệm cho quá trình quản lý dự án của bạn. Đây chính là nền tảng ban đầu cho bản mô tả thiết kế, và cũng là nguồn gốc cho sự sáng tạo của nhóm bạn.

Chế độ xem Form trong ClickUp giúp bạn tạo ra các bảng khảo sát có thể chia sẻ và thu hút, nhằm thu thập các yêu cầu thiết kế, ý tưởng mới và phản hồi.

Creative briefs là tài liệu chi tiết về yêu cầu, nêu rõ các yêu cầu ban đầu của dự án, mục tiêu và những khó khăn có thể gặp phải. Nó cần tập trung vào người thực hiện, nội dung, địa điểm, lý do và cách thức thực hiện dự án, với mục tiêu chính là đáp ứng yêu cầu đề ra.

Khi đã có bản mô tả thiết kế, nhóm của bạn có thể bắt đầu nghĩ ra ý tưởng, vẽ phác thảo và cùng nhau tìm cách thực hiện yêu cầu. Việc này thường được thực hiện tốt nhất trong các buổi làm việc nhóm để brainstorming session, áp dụng các phương pháp đã được kiểm chứng để kích thích sự sáng tạo trong khuôn khổ đã được định sẵn.

Công cụ quản lý dự án sáng tạo của bạn sẽ trở nên rất hữu ích ở đây, đặc biệt là các công cụ trực quan như phần mềm digital whiteboard để tạo wireframes, phác họa ý tưởng mới và cùng nhau thảo luận trên bảng tâm trạng mood board cùng với nhóm.

Hãy tận dụng Bảng Trắng ClickUp để phân công nhiệm vụ, gắn thẻ cho người được giao việc và mọi điều cần thiết để khởi động sự hợp tác tiếp theo của bạn.

LỜI KHUYÊN HỮU ÍCH

Khi bạn sử dụng bảng trắng số ClickUp để tổ chức ý tưởng, bạn có thể giữ các ý tưởng ấy gần gũi và biến chúng thành hành động một cách nhanh chóng. Bảng Trắng trong ClickUp không chỉ giúp bạn hợp tác mà còn kích thích sự sáng tạo, với tính năng con trỏ hoạt động trực tiếp để bạn có thể vẽ, chỉnh sửa và trình bày ý tưởng cho nhóm mà không lo bị chồng chéo. Đây là công cụ lý tưởng để bạn nắm bắt ngay lập tức những ý tưởng chớp nhoáng của mình. Hơn nữa, bạn còn có thể truy cập vào hàng trăm mẫu bảng trắng đặc biệt cho mọi mục đích từ bảng tầm nhìn đến kế hoạch hành động, giúp định hình mục tiêu, kỳ vọng và nhiều hơn nữa cho nhóm của bạn.

Sau khi bạn đã chọn lọc ra những ý tưởng xuất sắc nhất, có thể đã đến lúc bạn cần chia sẻ chúng với khách hàng. Nếu bạn dùng công cụ bảng trắng hợp tác, bạn có thể dễ dàng trình bày bảng của mình trong cuộc họp đầu tiên để thể hiện một cách chính xác và hiệu quả nhất những thiết kế của bạn.

Cuộc họp đầu tiên này rất quan trọng. Đó là dịp để quản lý dự án thiết lập kỳ vọng về cách thức giao tiếp liên tục, từ phong cách, tần suất đến kênh liên lạc giữa nhóm và khách hàng.

Đây cũng là cơ hội đầu tiên để khách hàng đưa ra phản hồi và là lần đầu tiên nhóm của bạn có thể áp dụng những phản hồi đó - hai yếu tố sẽ có ảnh hưởng quan trọng đến mối quan hệ làm việc của bạn sau này. Khách hàng có thể đã có một ý tưởng rõ ràng về sản phẩm cuối cùng họ mong muốn.

Giờ đây, nhiệm vụ của những người dẫn dắt thiết kế là sử dụng các công cụ có sẵn (như yêu cầu, bản tóm tắt và ý tưởng ban đầu) để hiểu rõ và phát triển ý tưởng đó thành hiện thực.

Chia sẻ bản mô tả thiết kế của bạn cho mọi người hoặc giữ kín thông qua một đường link dễ dàng trong ClickUp Docs

Quan trọng là phải đảm bảo khối lượng công việc cần thực hiện phù hợp với ngân sách và mong đợi của khách hàng. Có thể cần phải điều chỉnh để hai bên cùng hài lòng.

Tuy nhiên, việc xác định rõ ràng các giới hạn trong công việc từ đầu sẽ giúp mọi người trong nhóm và khách hàng hiểu được những gì có thể thực hiện với những nguồn lực hiện có. Khi mọi thành viên trong nhóm và các bên liên quan đã thống nhất, bạn sẽ bắt đầu lập kế hoạch cho dự án!

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch và chuẩn bị cho dự án

Một giai đoạn lập kế hoạch tỉ mỉ sẽ giúp nhóm của bạn chuẩn bị tốt nhất cho thành công của dự án. Đây là lúc bạn xem xét ý tưởng thiết kế để tìm ra những khó khăn hoặc vấn đề có thể gặp phải, và chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành.

Thông tin này rất cần thiết để xây dựng lộ trình dự án thiết kế và danh sách công việc cần làm! Chúng ta không chỉ nói về công việc thiết kế mà còn bao gồm mọi công việc liên quan đến dự án. Một danh sách đầy đủ các công việc quan trọng sẽ giúp bạn nhận ra các mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng và giúp bạn xác định các hạn chót trong tương lai.

Chế độ Xem Dòng Thời Gian trong ClickUp cung cấp cái nhìn toàn cảnh về các nguồn lực và công việc của bạn

Từ đây, bạn có thể tiến hành lập kế hoạch cho các cuộc họp định kỳ, đánh giá nguồn lực và xác định một lộ trình dự án sơ bộ. Lúc này, lộ trình dự án của bạn đã bắt đầu hình thành và không lâu sau bạn sẽ chuẩn bị triển khai dự án ra khỏi bảng kế hoạch.

Với kế hoạch tổng quát của dự án, bạn có thể đi sâu vào chi tiết để xác định các mốc quan trọng của dự án, các hạn chót chính và bắt đầu giao nhiệm vụ để xây dựng quy trình làm việc. Khi các nhiệm vụ đã được giao, mốc quan trọng đã được đặt và hạn chót đã được xác định, bạn sẽ sẵn lòng bước vào giai đoạn tiếp theo.

LỜI KHUYÊN HỮU ÍCH

Nếu bạn sử dụng Bảng Trắng trong ClickUp, bạn có thể chuyển đổi các hình dạng từ bảng của mình thành các công việc cụ thể và bắt đầu triển khai quy trình làm việc chỉ trong vài giây. Các tính năng như phân công nhiều người, người theo dõi, bình luận được phân công, và tùy chỉnh trạng thái công việc sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ công việc một cách minh bạch ngay từ đầu và giữ cho mọi thành viên cập nhật với tiến trình của dự án.

Giai đoạn 3: Khởi động kế hoạch của bạn

Đã đến lúc hành động—bạn đã sẵn sàng để thực hiện! Tại thời điểm này, bạn sẽ rất háo hức muốn bắt tay vào việc. Và việc lên kế hoạch cẩn thận sẽ giúp việc này trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Bản lộ trình của bạn chính là bản vẽ chi tiết cho dự án, nhưng khi nhóm bắt đầu thực hiện, các công cụ như biểu đồ Gantt, Bảng Kanban, và lịch sẽ giúp người quản lý theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực và từ mọi góc độ. Chúng cũng giúp bạn dự kiến trước các sự kiện quan trọng của dự án như các mốc chính và các cuộc họp với các bên liên quan sắp tới!

Sử dụng tính năng biểu đồ Gantt trong ClickUp để lập kế hoạch cho các công việc, theo sát tiến độ của dự án, quản lý hạn chót và giải quyết những vấn đề phát sinh.

Hãy chắc chắn rằng bạn thường xuyên kiểm tra tình hình với khách hàng và tổ chức đủ các cuộc họp với đội ngũ cũng như các bên liên quan khác để mọi người được cập nhật về những thay đổi quan trọng. Việc theo dõi định kỳ với đội ngũ không nên làm giảm thời gian thiết yếu cho công việc thiết kế, nhưng dành ra khoảng 10 phút mỗi tuần để trao đổi thông tin sẽ giúp bạn cảm thấy an tâm khi phải báo cáo lại với các bên liên quan.

Giai đoạn 4: Đảm bảo tiến độ

Trong quá trình dự án diễn ra, bạn sẽ nhận được ít nhất một lượt phản hồi quan trọng từ phía khách hàng. Nếu như các buổi kiểm tra trước đó đã giúp bạn không gặp phải những bất ngờ lớn, và chỉ cần điều chỉnh nhỏ thì đó là điều lý tưởng! Tuy nhiên, việc dành đủ thời gian để sửa đổi cẩn thận luôn là điều cần thiết.

Dù việc nhận phản hồi và thực hiện nhiều lần chỉnh sửa có thể khiến bạn cảm thấy lo lắng về việc giữ lịch trình, nhưng có nhiều cách để bạn có thể duy trì tiến độ và luôn đi trước thời hạn cuối cùng, như:

• Tự động hóa các nhiệm vụ để giảm bớt công việc lặp đi lặp lại cho đội ngũ của bạn

• Duy trì một thư mục thiết kế chung để dễ dàng tham khảo các công việc trước đây, chứa các thiết kế hiện tại và nói chung là quản lý công việc quan trọng một cách có tổ chức

• Xây dựng một quy trình chuẩn hóa cho việc đặt tên và xuất khẩu công việc của bạn để bạn không mất thời gian tìm kiếm các tài nguyên cần thiết

  
  

LỜI KHUYÊN HỮU ÍCH

 Bảng điều khiển cung cấp cho người quản lý cái nhìn tổng quan có thể tùy chỉnh để theo dõi hiệu suất của dự án. Bạn có thể kiểm tra tiến độ hoàn thành qua số lượng Mốc quan trọng đã vượt qua, tính toán thời gian làm việc trên từng nhiệm vụ, đánh giá khối lượng công việc của nhóm và nhiều hơn thế nữa! Như vậy, bạn sẽ không bao giờ cảm thấy bất ngờ trước lịch trình dự án.

Giai đoạn 5: Kết thúc và đánh giá dự án

Dự án có thể đang tiến đến hồi kết, nhưng công việc vẫn chưa hoàn toàn xong, đặc biệt là trong việc duy trì mối quan hệ với khách hàng. Trong giai đoạn này, bạn sẽ bàn giao các sản phẩm cuối cùng đã được chấp thuận cho khách hàng hoặc các bên liên quan và đảm bảo rằng bạn đã đáp ứng được mọi yêu cầu của họ. Đối với người quản lý dự án, đây cũng là lúc để kiểm tra lại xem tất cả các nhiệm vụ đã được hoàn thành và các bản sao nội bộ hay tài sản đã được sắp xếp và phân loại một cách chính xác.

Giai đoạn cuối cùng của quá trình quản lý dự án cũng là dịp để bạn liên hệ lại với khách hàng và cùng nhau nhìn lại quá trình làm việc. Hãy coi đây là cơ hội để rút kinh nghiệm từ những sai sót.

Có bất kỳ phần nào trong quy trình thiết kế của bạn diễn ra không như bạn mong đợi không?

Bản mẫu tổng kết dự án này giúp đánh giá xem dự án đã thành công hay thất bại như thế nào, đồng thời chỉ ra những điểm cần cải thiện để tránh lặp lại sai sót trong tương lai.

Hãy dành chút thời gian suy ngẫm về những gì đã diễn ra suôn sẻ và những gì không hiệu quả. Để việc này trở nên thuận tiện hơn cho đội ngũ của bạn, hãy sử dụng Mẫu Tổng Kết Dự Án của ClickUp. Nó sẽ giúp bạn không mắc phải những lỗi lầm tương tự và từ đó nâng cao khả năng quản lý dự án của mình.

Thêm vào đó, khách hàng của bạn sẽ thấy hài lòng với điều này—và có thể họ sẽ tiếp tục tìm đến đội của bạn cho các dự án thiết kế sau này!

Tải Mẫu Này Về

10 Lời Khuyên Dành Cho Quản Lý Dự Án Thiết Kế

Chúng tôi đã trình bày những yếu tố chính ảnh hưởng đến từng giai đoạn của quản lý dự án. Nhưng những điều quan trọng nhất trong quản lý dự án thiết kế lại nằm ở những chi tiết nhỏ!

Trước khi bắt đầu cuộc họp đầu tiên, hãy tham khảo những lời khuyên dưới đây - những bí quyết đã được kiểm nghiệm qua thực tế, để công việc của bạn mang lại hiệu quả cao hơn cho cả đội.

1. Liên tục cập nhật biểu mẫu yêu cầu thiết kế của bạn

Khi bạn thực hiện nhiều dự án thiết kế hơn, hãy tìm cách thu thập thông tin chính xác từ khách hàng ngay từ bước đầu tiên. Bạn cần bao gồm những thông tin cơ bản nhưng cũng phải đặt câu hỏi cụ thể, và sử dụng phản hồi từ khách hàng cũ cùng với kinh nghiệm cá nhân để hoàn thiện quy trình tiếp nhận thông tin của mình.

Tối ưu hóa việc thu thập thông tin cần thiết từ các yêu cầu nội bộ dành cho đội ngũ thiết kế hoặc đội ngũ IT

Với Chức năng Biểu mẫu trong ClickUp, việc này trở nên đơn giản, tiện lợi và có thể trình bày một cách chuyên nghiệp chỉ qua một URL để bạn có thể chia sẻ với khách hàng. Khi họ điền xong, Biểu mẫu của bạn sẽ tự động chuyển thành một công việc cụ thể trong ClickUp, giúp nhóm của bạn không mất thời gian trong việc xem xét, lên ý tưởng và lập kế hoạch chiến lược cho dự án.

2. Đưa toàn bộ nhóm vào cuộc

Trước khi bạn nghĩ đến việc mời khách hàng tham gia, hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người trong nhóm đã được kết nối và đồng thuận với những sản phẩm cuối cùng. Nhóm của bạn cần phải xem xét lại dự án một cách nội bộ để phát biểu mọi quan ngại cuối cùng và chỉnh sửa những chi tiết nhỏ nhưng quan trọng, nhằm mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

3. Xác định mục tiêu dự án một cách minh bạch

Dù mục tiêu hay kỳ vọng dự án là gì, bạn cần phải tránh những hiểu lầm và tình huống khó xử khi trò chuyện với khách hàng ngay từ cuộc họp đầu tiên. Cách tốt nhất để làm điều này là chuẩn bị sẵn ghi chú cuộc họp hoặc đặt ra mục tiêu dự án cụ thể để cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ.

4. Tận dụng công cụ hợp tác của bạn

Sự phân tách là kẻ thù của bất kỳ dự án thiết kế nào. Hãy khích lệ nhóm của bạn cộng tác và giao tiếp liên tục. Chúng tôi hiểu rằng thường thì vấn đề xuất phát từ việc thông tin bị lạc lõng trong email.

Chat view giúp bạn lưu giữ mọi bình luận trong ClickUp để dễ dàng tìm lại các cuộc trò chuyện.

Việc này không cần thiết phải rắc rối. Với công cụ như Chat view của ClickUp, bạn có thể tập hợp mọi cuộc thảo luận liên quan đến dự án và kết nối mọi thành viên trong nhóm mà không lo ngại sự theo dõi từ những người liên quan bên ngoài.

5. Hạn chế giao tiếp quá mức

Cần biết điểm dừng! Quản lý nếu giao tiếp quá nhiều có thể vô tình tạo ra cảm giác "quản lý chi tiết" ở nhân viên. Việc sử dụng các trạng thái công việc được tùy chỉnh giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc cá nhân mà không cần phải kiểm tra hàng ngày.

6. Tận dụng Custom Fields

Thêm thông tin vào mỗi lần xem để bạn không mất thời gian lục lọi qua hàng đống công việc chỉ để tìm một cập nhật. Nếu bạn dùng Custom Fields của ClickUp, bạn còn có thể theo dõi thời gian làm việc có tính phí, ghi chú, các phiên bản chỉnh sửa và cập nhật mà không cần phải rời khỏi danh sách công việc của mình.

Tìm kiếm số liệu chính xác ngay tức thì bằng cách sử dụng các công thức đơn giản hoặc phức tạp trong Trường Tùy Chỉnh ClickUp

Bạn còn có thể lọc và phân loại các nhiệm vụ theo Trường Tùy Chỉnh để rà soát nhanh chóng các công việc chỉ trong vài giây, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc chung.

7. Linh hoạt

Hãy dành ra nhiều thời gian hơn bạn nghĩ là cần thiết. Khoảng thời gian dự trữ này sẽ giúp giảm bớt áp lực cho nhóm và đảm bảo tiến độ dự án không bị chậm trễ, kể cả khi có những sự cố không lường trước.

8. Tôn trọng giới hạn của nhóm bạn

Không nên sắp xếp cuộc họp vào thời gian mà nhóm bạn cần tập trung làm việc, và không nên nhận tất cả yêu cầu gấp gáp từ khách hàng về việc tổ chức thêm cuộc họp. Việc này cũng giúp nhóm bạn duy trì được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, qua đó tạo ra thái độ tích cực hơn đối với dự án.

9. Ưu tiên sự sáng tạo và cơ cấu

Quản lý dự án thiết kế đòi hỏi sự cân nhắc liên tục! Đặt ra những ranh giới rõ ràng cho các nhà thiết kế sẽ giúp họ hướng sự sáng tạo vào những công việc mang lại hiệu quả cao nhất.

10. Lấy ý kiến phản hồi từ nhóm

Như việc tổ chức buổi tổng kết nhóm, hãy hỏi ý kiến từ các nhà thiết kế về những điều đã diễn ra tốt đẹp và những vấn đề đã xuất hiện để bạn có thể cải thiện môi trường làm việc của họ. Hiểu biết về kỹ năng, phong cách làm việc, phương tiện giao tiếp ưa chuộng và điểm mạnh của họ.\

Hãy nắm bắt ngay tình hình làm việc của nhóm bạn, ai đang quá tải và ai còn dư sức để bạn có thể phân công công việc một cách hợp lý.

Đừng ngần ngại tiến hành thêm một cuộc khảo sát - có vẻ hơi sáo rỗng nhưng thực tế nhóm của bạn sẽ cảm thấy rất trân trọng. Tính năng  Use Workload view sẽ giúp bạn hiểu được ai trong nhóm đang quá tải, ai còn khả năng nhận thêm việc, và tổng quan tình hình công việc của cả nhóm ra sao!

Phần Mềm Quản Lý Dự Án Thiết Kế

Muốn các trưởng nhóm thiết kế thành công trong từng dự án? Hãy chọn những công cụ quản lý dự án sáng tạo phù hợp từ đầu!

Xem qua hơn 15 giao diện khác nhau trong ClickUp để bạn có thể tùy chỉnh quy trình công việc cho phù hợp với yêu cầu của mình.

ClickUp là công cụ quản lý dự án toàn diện, giúp bạn tổ chức mọi công việc trên một nền tảng hợp tác và động. Với hàng nghìn mẫu có thể tùy biến, hàng trăm tính năng quản lý dự án và hơn 1.000 tích hợp khác nhau, ClickUp rất thích hợp cho các đội ngũ thiết kế ở mọi giai đoạn quản lý dự án.

Hãy áp dụng các mẹo chuyên nghiệp được đề cập trong bài viết này để cải thiện quy trình quản lý dự án của bạn khi bạn đăng ký gói Miễn phí Mãi mãi của ClickUp hoặc nâng cấp gói dịch vụ của bạn với chi phí chỉ từ $7!