Mẹo Quản Lý Dự Án Cần Biết Dành Cho Sinh Viên

Dù bạn mới bắt đầu cấp ba hay đang hoàn tất luận án tiến sĩ, cuộc sống học đường luôn mang lại những trải nghiệm không thể lẫn vào đâu được.

Là sinh viên, bạn không chỉ có cơ hội mở mang kiến thức mà còn được kết bạn mới và có thể du lịch khắp nơi! Đó chính là lý do vì sao chú bạn luôn nhắc nhở rằng thời gian đại học là quãng đời đáng nhớ nhất.

Nhưng, việc giữ vững phong độ học tập và đối mặt với áp lực không phải là chuyện dễ dàng.

Chẳng hạn, sinh viên rất dễ bị phân tâm bởi sự phụ thuộc vào internet, điện thoại di động và công nghệ. Nghiên cứu của Viện Công Nghệ Massachusetts đã chỉ ra rằng việc giảm thiểu sử dụng điện thoại có thể giúp cải thiện điểm số.

Để giúp bạn vượt qua những thách thức và xao nhãng này, bài viết này sẽ chia sẻ một số bí quyết giúp bạn giữ được tâm trạng ổn định và đạt được mục tiêu của mình.

Ghi chú: Tìm hiểu xem ClickUp dành cho Sinh Viên giúp bạn làm thế nào để xuất sắc trong các dự án học tập!

1. Phân chia và chinh phục bài vở

Bài tập về nhà liên tục, ghi chép từ bài giảng và các hoạt động ngoại khóa có thể khiến bạn bỏ sót một số việc.

Mặc dù sổ tay và giấy nhớ Post-it có thể giúp bạn nhớ việc trong thời gian ngắn, nhưng để đạt được mục tiêu lâu dài, bạn cần một hệ thống đảm bảo thành công cho sinh viên.

Với cấu trúc Phân cấp của ClickUp, bạn có thể dễ dàng làm được điều này.

Sử dụng Mẫu Dự Án Sinh Viên của chúng tôi, bạn có thể chia công việc theo từng môn học để dễ dàng nhìn thấy công việc cần làm:

• Dự án: Tên của bạn (hoặc tên dự án lớp học)

• Danh sách: Mỗi danh sách tương ứng với một môn học

• Nhiệm vụ: Những việc cần làm trong từng môn (chuẩn bị thi, làm bài tập, v.v.)

Bạn cũng có thể sắp xếp và/hoặc lọc các nhiệm vụ để tập trung vào những điều quan trọng!

Ưu điểm: Mục Tiêu SMART Dành Cho Sinh Viên

Tổ Chức Dự Án Nhóm

Khi bạn đã thiết lập được cấu trúc, bạn cần tìm cách làm việc nhóm hiệu quả. Điều quan trọng là phải có một nơi chung để trao đổi với bạn bè và cùng nhau sử dụng các công cụ giúp phân công công việc cho từng người.

Bạn có thể dễ dàng duy trì sự ngăn nắp và liên kết trong công việc với tính năng nhiệm vụ của ClickUp.

Trong mỗi nhiệm vụ, bạn có thể trao đổi với các thành viên trong nhóm qua phần bình luận, và sử dụng @ để nhắc đến ai đó, đảm bảo họ nhận được thông báo cần thiết. Bạn còn có thể phân công bình luận cho người khác để giao các công việc cụ thể.

Bên cạnh đó, bạn có thể thêm thông tin chi tiết vào mô tả nhiệm vụ ở phía bên phải, giúp mọi người trong nhóm hiểu rõ tình hình, và thậm chí là chèn video và hình ảnh để làm rõ hơn.

2. Duy trì trách nhiệm

Bạn đã lên kế hoạch cụ thể khi nào sẽ soạn tài liệu ôn tập cho lớp Văn học Tây Ban Nha của bạn chưa? Hay việc sắp xếp các nhiệm vụ quan trọng trong ngày đã được bạn quan tâm? Bạn đã tận dụng các tài nguyên học tập miễn phí dành cho sinh viên chưa?

Những câu hỏi này có thể khiến bạn lo lắng và trì hoãn. Nhưng không sao, ClickUp có những tính năng đơn giản giúp bạn giải quyết vấn đề!

Hãy thiết lập trạng thái tùy chỉnh để phân biệt các giai đoạn trong quy trình làm việc của bạn.

Bạn chỉ cần di chuyển nhiệm vụ sang trạng thái mới theo tiến độ, từ đó có thể dễ dàng theo dõi sự tiến triển. Đừng lo lắng, chúng tôi đã chuẩn bị sẵn các trạng thái hữu ích trong mẫu dành cho sinh viên!

Để tìm nguồn cảm hứng cho các trạng thái, bạn có thể tham khảo Bốn Giai Đoạn Vòng Đời Dự Án từ mẫu của Venngage.

Hãy bổ sung ngày tháng. Thêm  ClickUp Help Center cho công việc của bạn bằng cách kéo và thả chúng vào lịch ClickUp Calendar của bạn.

Bạn cũng có thể làm những điều thú vị như tô màu công việc theo Danh sách hoặc trạng thái, hoặc thậm chí đồng bộ hóa công việc của mình trực tiếp với  ClickUp Help Center yêu thích của bạn.

Đặt ra các ưu tiên. Ưu tiên là tính năng cực kỳ hữu ích giúp bạn đối mặt với những công việc cần giải quyết gấp nhất. Phân loại các nhiệm vụ thành “khẩn cấp”, “cao”, “bình thường” hoặc “thấp”, sau đó sắp xếp chúng trong Chế độ Xem Danh Sách để thấy chúng được xếp đặt từ trên xuống dưới. Việc ưu tiên là yếu tố quan trọng khi xây dựng các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả.

Bạn có thể lưu lại giao diện sắp xếp của mình thành một Yêu thích để quay lại bất cứ lúc nào!

3. Đừng lo lắng về những việc nhỏ nhặt

Chúng ta đều đã từng cảm nhận được sự hoảng sợ len lỏi khi mùa thi cận kề.

Không chỉ bạn phải chuẩn bị cho 37 kỳ thi cuối kỳ, mà bạn còn hứa với Joey rằng bạn sẽ cùng anh ấy tổ chức buổi dạ hội mùa Xuân.

Và Melissa đang trông chờ bạn gửi cho cô ấy tài liệu ôn tập môn Sinh học. Ồ, và còn sinh nhật mẹ bạn nữa.

Trong những thời điểm căng thẳng ấy tại trường, hãy nhớ rằng không phải mọi nhiệm vụ đều yêu cầu cùng một mức độ công sức và chuẩn bị. Và bạn không cần phải nhớ tất cả mọi thứ trong đầu. Với hệ thống phù hợp, bạn có thể chia nhỏ mọi thứ thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

Hai tính năng dành cho bạn: công việc con và danh sách kiểm tra.

Công việc con phản ánh nội dung của công việc chính và do đó cho phép bạn thêm nhiều chi tiết. Bạn có thể có các trạng thái riêng biệt, chuỗi trò chuyện và thậm chí là danh sách kiểm tra trong một công việc con.

Mặt khác, danh sách kiểm tra tập trung vào việc các mục được "hoàn thành" hay "chưa hoàn thành". Những mục này dành cho các hành động đơn giản mà bạn có thể đánh dấu hoàn thành ngay khi thực hiện!

Kết luận

Kỷ luật bản thân mạnh mẽ không phải là chìa khóa duy nhất để trở thành một sinh viên xuất sắc. Thực tế, thành công học thuật cũng liên quan mật thiết đến việc bạn thiết lập môi trường như thế nào để đạt được mục tiêu của mình. Việc nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi cam kết sử dụng bất kỳ phần mềm mới nào là rất đáng giá. Chúng tôi rất khuyến khích bạn xem qua biểu đồ Phần Mềm Quản Lý Dự Án Tốt Nhất của G2Crowd để nhanh chóng xác định công cụ bạn cần cho dự án tiếp theo của mình.

Bằng cách tạo ra một hệ thống quản lý dự án đáng tin cậy mà bạn thực sự muốn sử dụng, bạn sẽ giảm bớt căng thẳng và tiết kiệm thời gian để tận hưởng cuộc sống sinh viên của mình!