Mô Hình Quản Lý Công Việc Hợp Tác: Lộ Trình Đến Năng Suất Tốt Hơn

Chúng ta luôn đối mặt với thách thức làm nhiều hơn với ít hơn. Ngân sách đang thu hẹp, đội ngũ nhỏ hơn, nhưng mục tiêu vẫn cần đạt được.

Vậy làm thế nào để xác định cơ hội nào đáng theo đuổi? Và tại sao một số tổ chức lại xuất sắc trong năng suất và hiệu quả chi phí trong khi những tổ chức khác lại gặp khó khăn?

Chúng tôi đã tìm đến International Data Corporation (IDC), các chuyên gia nổi tiếng với hơn 50 năm kinh nghiệm, để hiểu điều gì làm nên sự khác biệt của các công ty thành công. Với nghiên cứu sâu rộng liên quan đến hơn 600 doanh nghiệp và lãnh đạo toàn cầu, chúng tôi đã khám phá ra những thông tin quý giá về thách thức, thành công và các lĩnh vực cần cải thiện của họ.

Kết hợp với chuyên môn của IDC, chúng tôi đã tạo ra Collaborative Work Management (CWM) Maturity Model—một tài nguyên mạnh mẽ cho các tổ chức đang nỗ lực nâng cao kết quả thông qua làm việc nhóm hiệu quả.

Tải Báo Cáo CWM Maturity Model

CWM Maturity Model là gì?

Để hiểu rõ hơn về CWM Maturity Model, hãy cùng tìm hiểu những điều cơ bản.

Quản lý công việc hợp tác là gì?

Quản lý công việc hợp tác (CWM) đưa các đội ngũ lại với nhau để đạt kết quả tốt hơn. Nó dựa vào công nghệ để cải thiện cách công việc được quản lý, thực hiện và theo dõi.

Phạm vi có thể khác nhau, nhưng nhìn chung, các nền tảng CWM cung cấp các giải pháp quản lý dự án, giao tiếp đội nhóm, hợp tác kỹ thuật số và theo dõi mục tiêu.

CWM Maturity Model là gì?

Dù bạn gọi nó là công cụ, khung hay ma trận, CWM Maturity Model được thiết kế để giúp bạn hiểu bạn đang ở đâu hôm nay để tạo ra kế hoạch tốt hơn để đạt được mục tiêu của mình.

Và chúng tôi cung cấp cho bạn quyền truy cập độc quyền vào nghiên cứu mới nhất của IDC để các đội ngũ của bạn có thể làm việc cùng nhau hiệu quả, tăng năng suất và đạt được thành công. Nó bao gồm bốn giai đoạn riêng biệt:

Beginner
Intermediate
Advanced
Expert

Mỗi giai đoạn đại diện cho một mức độ trưởng thành cao hơn trong quản lý công việc hợp tác. Hãy cùng khám phá bốn giai đoạn sẽ định hình hành trình hợp tác của đội ngũ của bạn.

4 Giai Đoạn Của CWM Maturity Model

Dưới đây là phân tích từng giai đoạn của CWM Maturity Model, những thách thức của chúng và cách các tổ chức tiến bộ, điều hướng và phát triển để trở nên hiệu quả cao.

Giai Đoạn 1: Beginner

Giai đoạn ban đầu này là nơi các nỗ lực năng suất thường được dẫn dắt bởi một đội ngũ duy nhất ở mức độ dự án.

Đội ngũ thí điểm này đang dẫn đầu các quy trình mới và thiết lập các thực hành tốt nhất. Đây là điểm khởi đầu quan trọng nơi những chiến thắng lớn nhất của bạn có thể là tăng cường khả năng hiển thị và cải thiện quy trình làm việc.

Nhưng hãy nhớ rằng, hầu hết công việc—và phần thưởng—vẫn còn ở phía trước.

AI CŨNG BẮT ĐẦU TỪ ĐÂU ĐÓ

Ai muốn nghĩ mình là người mới bắt đầu? Không ai cả. Nhưng trong trường hợp này, một người mới bắt đầu ít liên quan đến sự tinh vi và nhiều hơn về phạm vi. Hầu hết các tổ chức đều bắt đầu từ đây.

Giai Đoạn 2: Trung Cấp

Xây dựng từ những thành công và tiến bộ của giai đoạn Người Mới Bắt Đầu, giai đoạn Trung Cấp mở rộng để bao gồm nhiều đội nhóm, áp dụng những bài học đã học vào một phạm vi rộng hơn.

Để hỗ trợ sự chuyển đổi này, một đội nhóm cố định được thành lập—vẫn còn nhỏ vào thời điểm này—dành riêng cho việc cải thiện quy trình và hiệu quả trên toàn tổ chức. Và họ bắt đầu thấy tiến bộ đo lường được trên mọi khía cạnh, với những lợi ích đáng kể nhất vẫn tập trung vào một hoặc hai lĩnh vực.

CÔNG CỤ TỐT NHẤT CHO CÔNG VIỆC

Mang lại các công cụ phù hợp cho công việc là một trọng tâm lớn ở giai đoạn này. Nơi mà các ngăn xếp công nghệ hiện có đủ cho một POC, có một nhu cầu thực sự cho các đội nhóm để áp dụng các công cụ được thiết kế riêng.

Giai Đoạn 3: Nâng Cao

Các đội nhóm trong các tổ chức nâng cao làm việc xuyên suốt các phòng ban và thúc đẩy mức độ kỷ luật tổ chức cao hơn. Lợi ích và ROI trở nên rõ ràng và rộng rãi hơn.

Phạm vi đã mở rộng từ các đội nhóm trong một phòng ban đến nhiều phòng ban trong một dòng kinh doanh. Các đội nhóm trở nên thành thạo trong việc xử lý các quy trình làm việc liên chức năng và liên phòng ban, dẫn đến cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng cường đổi mới và rút ngắn thời gian ra thị trường.

HỢP TÁC LIÊN PHÒNG BAN

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, đây là mục tiêu. Các đội nhóm đã học cách làm việc cùng nhau qua các phòng ban và dòng kinh doanh. Quy trình làm việc đã được tinh chỉnh và trọng tâm là điều chỉnh hơn là xây dựng từ đầu. Có động lực. Mức độ hợp tác tại nơi làm việc và hoạt động kỹ thuật số này ngày càng cần thiết trong môi trường làm việc sau đại dịch.

Giai Đoạn 4: Chuyên Gia

Trong giai đoạn thách thức nhất—nhưng cũng đầy phần thưởng—các đội nhóm ở mức độ trưởng thành cao nhất của tổ chức đã giải quyết “trái cây thấp” và còn lại những sáng kiến khó khăn và tốn kém nhất.

Tại sao một doanh nghiệp lại cố gắng đạt đến giai đoạn này?

Thông thường, vì có một động lực bên ngoài, chẳng hạn như tuân thủ quy định. Những gì các công ty còn lại là các đội nhóm chuyên môn nhất với các quy trình làm việc phức tạp nhất. Đưa họ vào các quy trình làm việc toàn công ty có nghĩa là đảo ngược nhiều lợi ích mà họ đã đạt được cho đến thời điểm này.

MỘT THÀNH TỰU KHÓ KHĂN—VÀ ĐÔI KHI KHÔNG CẦN THIẾT—CHO NHIỀU NGƯỜI

Giờ đây, chuyên gia là một nhãn hiệu mà tất cả chúng ta đều muốn gắn vào mình. Nhưng trong trường hợp của sự trưởng thành CWM, ít tổ chức sẽ hoặc nên. Nghiên cứu cho thấy nhiều kết quả ấn tượng ở giai đoạn này có thể không đáng với công sức bỏ ra. Các công ty sẽ phải đầu tư nhiều tiền và thời gian vào mỗi kết quả.

Điều Gì Xác Định Sự Trưởng Thành Của Tổ Chức?

Theo Nghiên cứu Phân đoạn Mức độ Trưởng thành của ClickUp của IDC

Bốn giai đoạn trên dựa trên năm khía cạnh để xác định vị trí của các công ty, những gì họ nên tập trung và cách họ có thể cải thiện. Hãy cùng tìm hiểu từng khía cạnh.

1. Khả năng hiển thị

Lãnh đạo và đội ngũ có thể nhìn thấy công việc đang diễn ra, xác định trạng thái và phát hiện các trở ngại tiềm ẩn tốt đến mức nào?