Lý do Cyber-Duck Chuyển Sang Sử Dụng

Gần đây, công ty chúng tôi - Cyber-Duck, một đơn vị cung cấp dịch vụ kỹ thuật số toàn diện tại London, đã quyết định chọn ClickUp làm nền tảng quản lý dự án chính. Đây là bước đi tích cực cho cả chúng tôi và khách hàng trên toàn cầu của mình.

Dưới đây là lý do chúng tôi chuyển đổi và cách thức chúng tôi thực hiện.

Những gì chúng tôi cần từ nền tảng quản lý dự án

Chúng tôi đã sử dụng những công cụ tốt để quản lý công việc và cập nhật tiến độ dự án cho khách hàng. Tuy nhiên, luôn có không gian để cải thiện và chúng tôi đang tìm kiếm một giải pháp với các tính năng sau:

1. Một nền tảng thống nhất (thay vì ba)

Hầu hết công việc của chúng tôi được quản lý trên Teamwork. Chúng tôi có rất nhiều mẫu và danh sách kiểm tra mà chúng tôi liên tục sử dụng.

Chúng tôi cũng sử dụng Jira như một nền tảng gửi yêu cầu và đôi khi là công cụ chính cho các dự án agile. Sau đó, một số dự án nội bộ của chúng tôi được quản lý trên Trello.

Điều chúng tôi mong muốn? Một nền tảng có thể xử lý tất cả những điều này.

2. Tăng cường minh bạch với khách hàng

Khi khách hàng lựa chọn một đơn vị để thực hiện dự án của họ, họ không chỉ muốn biết công việc sẽ được giao như thế nào - họ còn muốn biết chúng tôi sẽ làm việc với họ ra sao.

Chúng tôi đang tìm kiếm một công cụ có thể cung cấp cái nhìn minh bạch hơn vào công việc của chúng tôi - cả ở cấp độ tổng quan và chi tiết. Và chúng tôi muốn có khả năng tùy chỉnh điều đó cho từng khách hàng hoặc bên liên quan.

3. Một trung tâm hỗ trợ toàn diện cho sự hợp tác với khách hàng

Chúng tôi đã sử dụng Teamwork để quản lý dự án ở cấp độ cao, nhưng khách hàng cũng tạo vé trong Jira.

Chúng tôi muốn một công cụ duy nhất để làm cho mọi thứ đơn giản hơn. Chúng tôi đang tìm kiếm một nền tảng có trung tâm hỗ trợ tích hợp sẵn để dễ dàng hợp tác một cửa.

Những công cụ cũ không làm chúng tôi thấy phấn khích.

Lý do chúng tôi muốn chuyển đổi

Mặc dù khoảng cách giữa các công cụ trước đây của Cyber-Duck và nhu cầu của chúng tôi không phải là vấn đề lớn, nhưng chúng tôi biết rằng có thể làm tốt hơn. Chúng tôi đang tìm kiếm một công cụ có thể nâng cao trải nghiệm của khách hàng, tăng cường sự minh bạch và cải thiện khả năng hợp tác.

Đó là khi chúng tôi biết đến ClickUp. Đây là một công cụ quản lý dự án linh hoạt, có thể cấu hình, công cụ quản lý dự án giúp chúng tôi hợp tác với khách hàng. Chúng tôi ấn tượng với các tính năng như:

• Sự tích hợp với nhiều công cụ như Harvest, InVision và BitBucket

• Các loại hiển thị danh sách, lịch, Kanban (Bảng), và tùy chỉnh các góc nhìn cho công việc của chúng tôi

• Trường tùy chỉnh và danh sách trạng thái

•  Add an Embed view từ Airtable, Keynote, mạng xã hội, và nhiều hơn nữa

• Công cụ giao tiếp như phản hồi theo chuỗi, bình luận được gán và thông báo tùy chỉnh

• Góc nhìn Box để theo dõi khối lượng công việc của đội ngũ trong các dự án

• Mẫu cho mọi thứ!

Qua quá trình nghiên cứu, chúng tôi tự tin rằng ClickUp cung cấp đầy đủ mọi thứ chúng tôi cần để quản lý dự án và hợp tác với khách hàng của mình.

Tương lai tươi sáng đã hiện hữu trước mắt chúng ta.

Quy trình thiết lập ClickUp của đơn vị chúng tôi

Chúng tôi bắt đầu triển khai ClickUp. Một trong những ưu điểm nổi bật của nó là tính linh hoạt – bạn có thể cấu hình để phù hợp với nhu cầu của mình. Nhưng những công cụ mạnh mẽ cũng đồng nghĩa với việc có đường học hỏi, vì vậy chúng tôi muốn chắc chắn rằng mình bắt đầu đúng cách.

1. Khám phá

Chúng tôi dành thời gian để tìm hiểu các tính năng của ClickUp, đảm bảo rằng nó đáp ứng được nhu cầu của chúng tôi. Chúng tôi khám phá các ứng dụng, plugin và cài đặt của nó. Chúng tôi xem xét cách tổ chức các tài khoản, khách hàng, dự án và đội ngũ, cũng như cách thiết lập quyền lợi phù hợp cho từng vai trò hay cá nhân. Chúng tôi thử nghiệm với các loại hiển thị khác nhau – Danh sách, Lịch và Bảng Kanban – cùng với cài đặt thông báo.

2. Dự án thử nghiệm

Sau khi đã nắm bắt được sản phẩm, chúng tôi thiết lập một dự án giả định. Bây giờ chúng tôi có thể trải nghiệm trực tiếp với các ứng dụng, cách hiển thị, thông báo và chức năng thông qua một dự án thử nghiệm. Chúng tôi tinh chỉnh điều này cho đến khi nó hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của mình. Điều này sau đó trở thành…

3. Mẫu dự án

Chúng tôi lưu lại dự án thử nghiệm này như một mẫu dự án, sẽ là mô hình cho tất cả các dự án của chúng tôi.

Chúng tôi xem việc nâng cấp ban đầu như một khoản đầu tư vào quản lý dự án của mình.

Quá trình chuyển dự án sang ClickUp của chúng tôi

Tại Cyber-Duck, chúng tôi đã quyết định chuyển dự án sang ClickUp thành hai nhóm.

1. Dự án mới

Tất cả các dự án mới của chúng tôi hiện được thiết lập trong ClickUp ngay khi khách hàng mới tham gia, sử dụng mẫu dự án của chúng tôi làm khuôn mẫu.

2. Dự án hiện hữu

Việc di chuyển các dự án hiện tại của chúng tôi phức tạp hơn một chút. Chúng tôi đã tạo ra một kế hoạch di chuyển để chuyển các dự án của khách hàng hiện tại sang ClickUp. Nhiều khách hàng của chúng tôi đến từ lĩnh vực tài chính, công nghệ thông tin và chính phủ/ngành công cộng, do đó họ (và chúng tôi) cần phải chắc chắn rằng chúng tôi di chuyển họ một cách an toàn, bảo mật dự án và dữ liệu của họ, và công cụ này được chứng nhận theo các tiêu chuẩn cao nhất để đạt được sự tuân thủ.

Phản ứng của khách hàng của chúng tôi

Phản ứng từ phía khách hàng của chúng tôi rất tích cực! Công cụ mạnh mẽ như ClickUp có thể gây e ngại cho người mới, và chúng tôi muốn đảm bảo một sự chuyển tiếp suôn sẻ. Chúng tôi đã giúp khách hàng tham gia bằng cách hướng dẫn họ qua quá trình thiết lập.

Khách hàng của chúng tôi yêu thích trải nghiệm mới này. Họ nói với chúng tôi rằng việc theo dõi dự án của họ trở nên dễ dàng và đơn giản nhờ vào các thông báo họ nhận được, và họ thích sự minh bạch mà họ có được trong công việc của chúng tôi!

Điều này cũng tốt cho chúng tôi, bởi vì chúng tôi có thể chia sẻ bất cứ thứ gì trong ClickUp với một URL công khai khi cần thiết, để khách hàng hoặc bên liên quan có thể truy cập chỉ trang đó. Đó là những tính năng linh hoạt như thế này làm cho ClickUp trở nên mượt mà với khách hàng.

Tốt cho khách hàng, tốt cho chúng ta.

Vì Sao Chúng Ta Yêu ClickUp

Những tính năng khiến chúng ta càng thêm yêu mến ClickUp

Đội ngũ quản lý dự án của chúng ta yêu thích …

Không chỉ có các chế độ xem List, Calendar và Board thông thường của ClickUp, mà còn có thêm Box, Form và Activity. Sự tích hợp với các công cụ PM như Harvest và Airtable. Dòng thời gian, biểu đồ Gantt, quản lý công việc kéo và thả, Trường Tùy Chỉnh và trạng thái tùy chỉnh: ClickUp có đủ cả. Và chúng ta có thể đăng biên bản cuộc họp dưới dạng tài liệu cộng tác ngay trong ClickUp.

Đội ngũ phục vụ khách hàng của chúng ta yêu thích …

Khả năng chia sẻ của ClickUp, trải nghiệm khách hàng mượt mà và các bình luận theo chuỗi, giúp cuộc trò chuyện gọn gàng. Việc kiểm tra trạng thái của bất kỳ công việc nào đối với khách hàng rất nhanh chóng và dễ dàng, và họ có thể nhận được bản cập nhật tổng quan hoặc chi tiết hơn về các công việc phụ. Chúng ta có thể đăng cập nhật cho khách hàng, họ có thể đặt câu hỏi – điều này mang chúng ta lại gần nhau hơn để cùng nhau hợp tác.

Đội ngũ thiết kế của chúng ta yêu thích …

Sự tích hợp InVision! Họ có thể xây dựng một nguyên mẫu trong InVision, nhúng nó trực tiếp vào ClickUp, và tạo ra một chế độ xem chỉ dành riêng cho điều đó. Những tích hợp khác mà chúng ta thấy hữu ích bao gồm YouTube, Twitter, bảng tính, Zoom và Miro.

Đội ngũ phát triển của chúng ta yêu thích …

Chức năng chi tiết của ClickUp, tích hợp BitBucket, cùng với mức độ chi tiết và các tính năng mạnh mẽ, có thể tùy chỉnh mà ClickUp cung cấp.

Và TẤT CẢ MỌI NGƯỜI đều yêu thích …

Bây giờ chúng ta có một công cụ linh hoạt, thống nhất giúp tất cả mọi người và khách hàng của chúng ta đều hiểu rõ mọi việc. Nó hỗ trợ làm việc từ xa, cho phép chúng ta quản lý dự án theo cách phù hợp với chúng ta và làm cho giao tiếp với khách hàng trở nên dễ dàng.

Bắt tay nào!

Kết luận: Lý do ClickUp tuyệt vời đối với chúng tôi (& và cũng có thể là cho bạn)

Chúng tôi có thể nói cả ngày về niềm đam mê của chúng tôi dành cho ClickUp, nhưng chúng tôi chỉ muốn chia sẻ một số lợi ích mà chúng tôi đã trải nghiệm khi chuyển sang nền tảng này.

Đây không chỉ là công cụ quản lý dự án

ClickUp vượt ra ngoài việc quản lý dự án. Chúng tôi coi đó như một nền tảng hợp tác. Nó giữ cho đội ngũ toàn cầu của chúng tôi đồng bộ, giúp khách hàng quốc tế theo dõi và phản hồi về công việc của chúng tôi, và tích hợp mọi công việc vào một nơi.

ClickUp giúp chúng tôi giao tiếp

ClickUp làm cho việc hợp tác trở nên dễ dàng. Với tính năng nhắn tin tích hợp, bình luận theo chuỗi, thông báo tùy chỉnh và tích hợp phần mềm, việc hợp tác từ xa trở nên nhanh chóng và liền mạch.

Nó giữ cho mọi người được cập nhật

Hơn nữa, chức năng chia sẻ mạnh mẽ của ClickUp giúp dễ dàng cung cấp thông tin cho khách hàng, nhân viên và các bên liên quan khi và ở nơi họ cần. Tổng quan cấp cao? Chi tiết cụ thể về một nhiệm vụ? Việc này trở nên dễ dàng với ClickUp.

Nó tối ưu hóa quy trình làm việc của chúng tôi

Bây giờ chúng tôi có một nơi trung tâm để quản lý các dự án. Mọi công việc của chúng tôi đều được theo dõi ở đó. Khách hàng của chúng tôi có một giao diện để tương tác với chúng tôi.

Nhờ ClickUp, giờ đây chúng ta đã thực sự bình tâm.

ClickUp hiện là một phần không thể thiếu trong bộ công cụ làm việc từ xa của chúng tôi, và chúng tôi rất khuyên bạn nên sử dụng!

Tham gia webinar miễn phí sắp tới của chúng tôi về workshop từ xa và tìm hiểu về những công cụ khác mà chúng tôi sử dụng