Làm Thế Nào Để Tạo Dấu Ấn Trong Cuộc Họp Mở Đầu Dự Án
Hãy tưởng tượng bạn tham gia cuộc họp với khách hàng lần thứ ba và phát hiện ra dự án của họ hoàn toàn không như bạn đã nghĩ.
Bạn có cảm thấy bất ngờ không?
Bạn có đang cảm thấy hoang mang không? 😱
Việc lấy lại tinh thần sau sự cố này quả là không dễ dàng...đặc biệt khi công ty bạn nổi tiếng với việc chú trọng từng chi tiết nhỏ!
Để tránh tình huống khó xử (và có thể ảnh hưởng đến sự nghiệp) này, một cuộc họp mở đầu dự án là điều cần thiết. Buổi gặp mặt ban đầu này là cơ hội để mọi người liên quan hiểu rõ và thống nhất với nhau ngay từ đầu dự án.
Hãy chuẩn bị cho các dự án của khách hàng thành công bằng cách tìm hiểu về những điều cơ bản của cuộc họp mở đầu trong hướng dẫn này. Chúng tôi sẽ chỉ dẫn bạn hiểu cuộc họp mở đầu dự án là gì, cách tổ chức một cuộc họp như thế nào, và một số tài liệu bạn có thể sử dụng để bắt đầu.
Sẵn sàng chưa? Hãy bắt đầu hướng dẫn này (chút ít hài hước)!
Cuộc Họp Mở Đầu Dự Án Là Gì?
Cuộc họp mở đầu dự án là buổi họp với khách hàng được tổ chức ngay khi bắt đầu mỗi dự án mới. Trong quá trình quản lý dự án, cuộc họp mở đầu diễn ra sau khi lập kế hoạch và đánh dấu sự khởi đầu của giai đoạn thực hiện.
Mục tiêu của cuộc họp này là để đảm bảo mọi người trong đội ngũ của công ty và khách hàng đều hiểu rõ về:
Kế Hoạch Dự Án: Giới thiệu dự án, bao gồm những công việc cần thực hiện và cách thức triển khai
Mục Tiêu Dự Án: Những gì dự án mong muốn đạt được, giúp khách hàng thành công
Các Sản Phẩm Cần Giao: Các sản phẩm hoặc tập hợp sản phẩm mà công ty bạn cần tạo ra và giao cho khách hàng
Lịch Trình: Kế hoạch thời gian mà bạn sẽ cung cấp các sản phẩm cho khách hàng
Nguồn Lực: Cách bạn sẽ phân bổ nhân sự và công cụ cho dự án
Nếu dự án của bạn nhỏ, có thể chỉ cần một cuộc họp mở đầu. Tuy nhiên, một dự án lớn với nhiều giai đoạn thường cần một cuộc họp mở đầu cho mỗi giai đoạn.
Dự án dài hạn, liên tục cũng có thể cần nhiều cuộc họp mở đầu để cập nhật thông tin và hướng dẫn mới từ phía khách hàng.
Ai Cần Tham Dự Cuộc Họp Mở Đầu Dự Án?
Tất cả những người liên quan đến dự án—bao gồm cả đội ngũ của bạn và các điểm liên hệ tại công ty khách hàng—đều cần tham gia cuộc họp mở đầu. Cụ thể bao gồm:
Quản Lý Dự Án: Người sẽ điều phối và chịu trách nhiệm cho dự án
Các Quản Lý Đội: Những người sẽ lãnh đạo các đội tham gia vào dự án
Thành Viên Đội Dự Án: Những người tại công ty bạn sẽ làm việc trên việc sản xuất và xử lý các sản phẩm
Khách Hàng và Nhà Tài Trợ Dự Án: Những người đại diện cho công ty đã giao dự án ngoại vi cho công ty bạn
Ngoài ra, hãy mời bất kỳ bên liên quan dự án khác, như các nhà thầu độc lập và các điểm liên hệ tại các công ty đối tác.
Việc Tổ Chức Cuộc Họp Mở Đầu Dự Án Có Thực Sự Cần Thiết Không?
Hoàn toàn cần thiết! Cuộc họp mở đầu giúp đồng bộ hóa công ty bạn và khách hàng về mọi khía cạnh của dự án, từ đó đặt nền móng cho sự thành công của dự án.
Bạn có thể chia sẻ tất cả thông tin dự án với đội ngũ và khách hàng qua một tài liệu chung, nhưng điều đó có thể khiến một số thông tin không được hiểu rõ và những câu hỏi quan trọng không được giải đáp.
Kết quả là gì? Sự hiểu lầm và rối loạn nội bộ—cuối cùng có thể dẫn đến thất bại của dự án!
Pulse trong ClickUp giúp bạn nắm bắt tình hình làm việc của cả nhóm một cách dễ dàng, cho phép bạn biết ai đang trực tuyến và họ đang thực hiện công việc gì
Cuộc họp khởi động giúp giảm thiểu hiểu lầm khi cho phép mọi người liên quan cùng thảo luận trực tiếp về dự án. Đây là dịp để xác định rõ ràng các kỳ vọng: sản phẩm cuối cùng sẽ như thế nào, khi nào sẽ hoàn thành và quy trình triển khai ra sao.
Sự trao đổi này giúp mọi người hiểu rõ và đồng lòng, từ đó tránh được những khó khăn thường gặp trong quản lý dự án.
Mọi người cùng có lợi!
Làm Thế Nào Để Cuộc Họp Khởi Động Dự Án Diễn Ra Suôn Sẻ
Hiệu quả của cuộc họp khởi động ảnh hưởng lớn đến dự án, vậy nên hãy tổ chức thật chu đáo và sử dụng phần mềm quản lý cuộc họp đáng tin cậy.
Chúng tôi đã soạn sẵn một danh sách các bước để bạn có thể tổ chức cuộc họp khởi động dự án một cách mượt mà như bơ!
Bước 1: Chuẩn bị kỹ càng trước khi họp với các bên liên quan
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố quan trọng cho một cuộc họp khởi động thành công.
Trước khi bạn gửi thư mời, hãy thực hiện những bước sau để chuẩn bị cho cuộc họp khởi động:
Lập danh sách mời: Xác định những người từ phía công ty bạn, khách hàng và các bên liên quan quan trọng khác cần tham gia cuộc họp. Thu thập địa chỉ email của họ nếu bạn chưa có và đảm bảo mọi người có thể truy cập vào các Tài liệu cần thiết.
Tổng hợp thông tin quan trọng: Làm việc cùng khách hàng và các bên liên quan để thu thập mọi thông tin của dự án—mục tiêu, phạm vi, kết quả dự kiến và kế hoạch quản lý—vào một bản kê khai dự án. Như vậy, bạn không cần phải chuyển qua lại giữa các tab trong cuộc họp.
Chọn người ghi chép: Phân công một người trong nhóm bạn để ghi lại biên bản cuộc họp. Sử dụng Notepad trong ClickUp sẽ giúp họ ghi chép một cách dễ dàng và sau đó có thể chuyển ghi chú thành công việc!
Soạn thảo chương trình nghị sự: Liệt kê tất cả các điểm cần thảo luận và dành đủ thời gian cho mỗi chủ đề trong chương trình nghị sự cuộc họp khởi động.
ClickUp Docs cung cấp các công cụ định dạng văn bản đa dạng và lệnh gạch chéo giúp công việc trở nên hiệu quả hơn.
Psst…bạn có thể tạo ra các nghị trình họp chuyên nghiệp một cách dễ dàng thông qua Docs trong ClickUp với những tính năng sau:
Mẫu sẵn có: Sử dụng các mẫu khởi động dự án đã được thiết kế sẵn để tiết kiệm thời gian khi lập nghị trình.
Các tùy chọn chỉnh sửa Rich Text: Làm cho nghị trình của bạn rõ ràng hơn, giảm thiểu hiểu nhầm bằng cách định dạng văn bản. Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ chữ, thêm tiêu đề, thay đổi màu chữ, làm nổi bật thông tin quan trọng, và nhiều hơn nữa.
Trang con lồng nhau: Tổ chức các trang con (như bản kê khai dự án) ngay trong tài liệu chính để mọi thông tin được thuận tiện tại một nơi.
Chức năng Nhúng: Nhúng các liên kết đến nội dung tương tác từ các nền tảng khác như video YouTube, Google Sheets vào tài liệu của bạn.
Khi đã chuẩn bị xong, bạn có thể chia sẻ nghị trình trực tiếp hoặc gắn vào email thông qua Email ClickApp để gửi cho những người tham gia.
Bước 2: Giới thiệu mọi người
Mọi sự chuẩn bị đã hoàn tất. Đã đến lúc bắt đầu cuộc họp!
Hãy mở đầu bằng việc giới thiệu đội ngũ của bạn cho khách hàng (và các nhà tài trợ, nếu có), cùng với thông tin ngắn gọn về trách nhiệm của họ trong dự án. Khách hàng cũng có dịp tự giới thiệu với đội ngũ của bạn và nói về vai trò của họ trong dự án.
Bạn có thể đặt một câu hỏi làm quen để giảm căng thẳng và giúp mọi người cảm thấy thoải mái ngay từ đầu. Câu hỏi này cũng giúp đội ngũ của bạn và khách hàng tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp.
Bước 3: Thảo luận về mục tiêu của dự án
Một dự án không có mục tiêu rõ ràng sẽ dẫn đến thất bại. Vì vậy, bước tiếp theo là làm rõ mục đích khách hàng đầu tư thời gian và nguồn lực vào dự án này.
Yêu cầu khách hàng trình bày mục tiêu chính của dự án—điều này là phần quan trọng của phạm vi dự án của bạn. Họ cần nêu cụ thể dự án sẽ đạt được gì và nó sẽ giúp ích như thế nào trong việc thúc đẩy mục tiêu của họ.
Tạo bảng tổng quan tùy chỉnh trong ClickUp để nắm bắt toàn cảnh công việc của bạn
Hãy thúc giục mọi người đặt ra các mục tiêu chi tiết, kèm theo việc chia sẻ các chỉ số KPI hoặc các tiêu chuẩn doanh nghiệp giúp xác định hình ảnh của thành công. Điều không mong muốn là đặt ra những mục tiêu chung chung, dễ gây hiểu lầm.
Ví dụ, một mục tiêu cụ thể cho chiến dịch tiếp thị qua email có thể là tăng tỷ lệ chuyển đổi lên 5% trước khi quý 1 kết thúc.
Đó là một mục tiêu đầy thách thức nhưng lại rất rõ ràng (tăng tỷ lệ chuyển đổi) và cụ thể (5% trước quý 2)!
Ghi chú: Bạn sẽ cần phương pháp hiệu quả để ghi lại và theo dõi mục tiêu sau này. Hãy từ bỏ bảng tính và nhập dữ liệu vào ClickUp. Phần mềm quản lý dự án này project management software giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và đạt được mục tiêu khi dự án khởi động.
Làm thế nào để thực hiện? Sử dụng ClickUp Goals!
Bạn có thể thiết lập Mục tiêu bao gồm nhiều Tiêu chí khác nhau, như:
Số liệu: giá trị số như tăng tỷ lệ phần trăm
Tiền tệ: mục tiêu về tài chính như tăng doanh thu
Đúng/Sai: đã hoàn thành hay chưa, có hay không
Khi bạn hoàn thành các Tiêu chí, ClickUp sẽ tự động cập nhật tỷ lệ tiến độ của bạn. Nhờ đó, bạn có thể biết mình còn cách xa mục tiêu bao nhiêu.
Theo dõi tỷ lệ đạt mục tiêu thông qua tiến trình của các mục tiêu đã hoàn thành trong ClickUp
Bước 4: Thảo luận về kết quả cần giao
Đến giờ, mọi người tham gia đều đã hiểu rõ dự án và mục tiêu mà nó hướng tới. Bước tiếp theo là xác định cụ thể những gì công ty bạn sẽ tạo ra và bàn giao cho khách hàng để hỗ trợ họ thành công.
Mỗi kết quả cần giao phải liên quan trực tiếp đến mục đích của dự án. Nếu không thể kết nối được, nhiệm vụ đó có thể không thuộc phạm vi dự án và không nên xem xét.
Hãy mô tả rõ ràng những kết quả cần giao và yêu cầu khách hàng chấp thuận từng nhiệm vụ. Lấy ví dụ chiến dịch email marketing đã nêu trên, một số kết quả cần giao có thể bao gồm:
Bản phân tích chi tiết chiến dịch với trình tự và tần suất gửi email
Nội dung quảng cáo đi kèm với các email
Báo cáo đánh giá hiệu suất chiến dịch
Việc xác định rõ ràng các kết quả cần giao sẽ giúp công ty bạn tránh tình trạng làm thêm mà không tăng lợi nhuận. Đồng thời, nó cũng giúp đội ngũ của bạn biết chính xác họ cần làm gì để đạt được thành công.
Nhớ lại: Đặt ra kỳ vọng từ đầu luôn tốt hơn là phải điều chỉnh sau này!
Bước 5: Phân công vai trò cho các thành viên đội ngũ
Mọi người đều đã hiểu rõ về dự án. Bây giờ là lúc phân công ai làm gì.
Có nghĩa là đã đến lúc xác định vai trò và trách nhiệm chủ chốt cho các thành viên trong nhóm dự án.
Có thể một số hoặc tất cả các thành viên trong công ty bạn đã biết trách nhiệm của mình. Tuy nhiên, việc nhắc lại trong cuộc họp khởi động dự án sẽ giúp mọi người—khách hàng, những người bảo trợ của họ, và đội ngũ của bạn— hiểu rõ ai chịu trách nhiệm cho công việc nào, và biết ai là người có thẩm quyền giải đáp thắc mắc.
Bước 6: Xác định lịch trình dự án và các mốc quan trọng
Bạn đã giải thích tại sao (mục đích/mục tiêu), cái gì (kết quả cần giao), và ai (vai trò) cho dự án. Bây giờ, hãy làm rõ khi nào—nghĩa là lịch trình dự án.
Chia sẻ kế hoạch của bạn trong việc phân bổ các kết quả cần giao của dự án theo lịch trình với các hạn chót cụ thể, và xin sự đồng ý của khách hàng.
Đây là cơ hội để bạn thảo luận về bất kỳ yêu cầu không khả thi nào từ phía khách hàng liên quan đến thời hạn. Hãy giải thích quy trình làm việc nội bộ của bạn và dựa vào các chuẩn mực của ngành để hướng dẫn khách hàng.
Cung cấp cái nhìn tổng quan về các mốc quan trọng của dự án cũng rất quan trọng. Như vậy, mọi người tham gia sẽ biết cách đánh giá tiến độ của dự án trong quá trình thực hiện.
Nói về việc đặt mốc, bạn có thể thiết lập và theo dõi chúng trong biểu đồ Gantt của ClickUp. Đây là công cụ giúp bạn dễ dàng:
Sắp xếp lịch làm việc cho các nhiệm vụ
Tính toán đường dẫn quan trọng
Quản lý sự phụ thuộc
Và nhiều hơn nữa!
Hiển thị mối quan hệ giữa các công việc và Công việc Mốc trong Gantt view trên ClickUp
Chế độ xem Dòng thời gian là một lựa chọn khác để hình dung dòng thời gian dự án của bạn. Hãy tưởng tượng nó như một biểu đồ Gantt, chỉ là theo định dạng tuyến tính.
Bạn có thể xây dựng và sắp xếp lại dòng thời gian một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng tính năng kéo và thả. Đọc so sánh Gantt chart vs. Timeline của chúng tôi để xem chúng khác biệt như thế nào.
Kéo và thả nhiệm vụ vào Chế độ Xem Lịch của ClickUp
Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập ngày hết hạn cho các nhiệm vụ để Người được giao biết khi nào họ cần hoàn thành công việc. Đối với những sự kiện quan trọng trong dòng thời gian của bạn, bạn có thể tạo nhắc nhở.
Bạn thậm chí có thể ủy quyền chúng cho người khác, để họ không quên một hạng mục hành động thiết yếu.
Bước 7: Thống nhất kế hoạch giao tiếp và báo cáo với khách hàng của bạn
Khách hàng muốn biết cơ quan của bạn sẽ cập nhật thông tin tiến độ và hiệu suất dự án như thế nào. Việc làm rõ điều này từ bây giờ hoặc trong quá trình tiếp nhận khách hàng là rất quan trọng. Điều này bao gồm việc trả lời các câu hỏi như:
Tiến độ sẽ được thông báo cho khách hàng với tần suất như thế nào? Liệu có phải hàng tuần, hai lần một tháng, hay mỗi tháng một lần?
Giao tiếp sẽ diễn ra ở đâu? Khách hàng của bạn có sẵn lòng tham gia vào nền tảng mà cơ quan bạn sử dụng không?
Ai sẽ là những người liên lạc chính đại diện cho cơ quan của bạn? Còn về phía khách hàng thì sao?
Hãy thống nhất một kế hoạch phù hợp nhất với đội ngũ của bạn và khách hàng. Với ClickUp, bạn có thể sử dụng Chế độ Xem Lịch để lên lịch các cuộc họp định kỳ. Các đội ngũ làm việc từ xa có thể tận dụng tích hợp Zoom của chúng tôi để thuận tiện tham gia cuộc họp ngay trong nhiệm vụ.
Xem xét những công cụ tiếp nhận khách hàng_ này!_
Không luôn có thời gian cho các cuộc họp đồng bộ? Không vấn đề gì!
Chia sẻ bản mô tả thiết kế của bạn một cách công khai hoặc riêng tư thông qua một liên kết đơn giản trong ClickUp Docs
Với ClickUp Help Center, bạn có thể chia sẻ tất cả các giao diện, bao gồm Lịch, Gantt và Danh Sách, dưới dạng chỉ đọc với chỉ một liên kết đơn giản hoặc mã nhúng. Tuy nhiên, bạn luôn có thể thay đổi cấp độ truy cập để mọi người có thể chỉnh sửa nó.
Như vậy, ngay cả khi bạn không thể tổ chức một cuộc họp, các cập nhật dự án vẫn hiển thị rõ ràng cho mọi người.
Bước 8: Bắt đầu phần Hỏi & Đáp
Hãy chắc chắn để lại không gian cho câu hỏi.
Đây là cơ hội để tất cả các thành viên tham gia làm rõ mọi thứ đã được thảo luận trong cuộc họp khởi động dự án của bạn. Khuyến khích mọi người tận dụng cơ hội này, đặc biệt là khách hàng.
Sau khi bạn trả lời một câu hỏi, hãy tiếp tục hỏi xem điều đó có làm rõ mọi thứ không. Bạn không muốn ai rời khỏi cuộc họp với những nghi ngờ!
Bước 9: Tạo và phân công việc cho các thành viên trong nhóm của bạn
Trước khi cảm ơn mọi người vì đã dành thời gian và kết thúc cuộc họp, nhắc nhở mọi người về nhiệm vụ đầu tiên trong giai đoạn thực hiện. Sau khi cuộc họp kết thúc, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của bạn trong phần mềm quản lý dự án để bắt đầu công việc.
ClickUp giúp việc ClickUp Help Center cho một người hoặc nhiều người được giao việc trở nên dễ dàng. Bạn có một nhóm cần làm việc trên một nhiệm vụ? Không vấn đề gì. Chỉ cần giao nhiệm vụ cho cả một Nhóm trong ClickUp.
Tuy nhiên, việc theo dõi tất cả các nhiệm vụ có thể khiến mọi người tham gia cảm thấy quá tải. May mắn thay, các giao diện trong ClickUp thực sự hữu ích.
Nó cho phép bạn hình dung không chỉ các nhiệm vụ và dự án đang hoạt động mà còn toàn bộ quy trình làm việc.
Chọn giao diện phù hợp với nhu cầu của bạn:
Giao diện nhiệm vụ cốt lõi: Tổng quan nhanh về các nhiệm vụ
Giao diện nâng cao: Cái nhìn sâu rộng hơn, cao cấp hơn với các dòng thời gian, tiến độ và hơn thế nữa
Giao diện trang: Hợp tác thời gian thực trên Docs cho phép bạn biến văn bản thành nhiệm vụ đang hoạt động
Bây giờ, việc còn lại chỉ là bắt tay vào công việc và hoàn thành một dự án tuyệt vời.
Chúc may mắn!
5 Mẫu Cuộc Họp Khởi Động Dự Án Để Bảo Đảm Mọi Việc Được Chuẩn Bị Kỹ Lưỡng
Việc lên kế hoạch và tiến hành một cuộc họp khởi động dự án nghe có vẻ mệt mỏi, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Thực hiện như một chuyên gia (nhưng chỉ với nửa công sức) với các mẫu cuộc họp khởi động dự án miễn phí của chúng tôi!
1. Mẫu Cuộc Họp Khởi Động Dự Án ClickUp
Sử dụng danh sách kiểm tra khởi động dự án này để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ điều gì
Việc chuẩn bị một danh sách kiểm tra trước cuộc họp khởi động dự án nội bộ hoặc bên ngoài giúp bạn theo dõi sát sao và đảm bảo tất cả các điểm quan trọng được thảo luận. Tuy nhiên, việc tạo ra một danh sách như vậy đòi hỏi thời gian.
May mắn thay, bạn có thể sử dụng mẫu cuộc họp khởi động dự án của ClickUp để thiết lập ngay lập tức.
Mẫu này bao gồm một danh sách kiểm tra sẵn có, bao gồm các điểm nói chuyện quan trọng thường được bao gồm trong một buổi khởi động, như:
Phân công nhiệm vụ cần thiết cho tất cả các thành viên trong nhóm và khách hàng trước cuộc họp
Giới thiệu các thành viên trong nhóm với khách hàng và ngược lại
Cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án
Điểm nổi bật các sản phẩm chính
Và nhiều hơn nữa!
Bạn có thể tùy chỉnh danh sách kiểm tra dựa trên cách bạn muốn cuộc họp diễn ra và bất kỳ chủ đề bổ sung nào bạn cần thảo luận.
Tải Xuống Mẫu Này
2. Mẫu Biên Bản Cuộc Họp ClickUp
Hãy lập biên bản cuộc họp nhanh chóng, chi tiết và hiệu quả với Mẫu Biên Bản Cuộc Họp của ClickUp
Chúng ta phải thừa nhận rằng: các ứng dụng lịch truyền thống không hiệu quả!
Chúng không cung cấp đủ thông tin về các cuộc họp sắp tới chỉ qua một cái nhìn. Bạn cần phải nhấp vào một thẻ hoặc làm phiền người tổ chức cuộc họp để có thêm thông tin.
Mẫu Biên Bản Cuộc Họp của ClickUp cho bạn cái nhìn tổng quan về tất cả các cuộc họp sắp tới cùng với danh sách người tham gia. Họ có thể xem tất cả các chi tiết quan trọng một cách có tổ chức.
Ngoài ra, mẫu biên bản cuộc họp này còn cho phép bạn giao các công việc quan trọng cho các thành viên trong nhóm kèm theo hạn chót.
Tải Mẫu Này Xuống
3. Mẫu Biên Bản Cuộc Họp Quản Lý Dự Án của ClickUp
Ghi chú cuộc họp của bạn và sử dụng các nhiệm vụ phụ để nhấn mạnh những điểm quan trọng
Biên bản cuộc họp khởi động cần cung cấp thông tin thiết yếu một cách ngắn gọn và có tổ chức. Tuy nhiên, việc cấu trúc chúng trong lúc cuộc gọi diễn ra có thể rất khó khăn, nhất là khi người ghi chép phải theo kịp người trình bày nhanh!
Hãy sử dụng mẫu biên bản cuộc họp quản lý dự án của ClickUp để vượt qua thách thức này. Mẫu này đi kèm với các bảng được tạo sẵn để ghi chép công việc, vấn đề, và thông tin quan trọng khác cho các mục trong chương trình nghị sự. Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh chúng cho cuộc họp khởi động của mình.
Thêm vào đó, bạn có thể giao việc ngay trên ghi chú của mình bằng cách tag người liên quan, thay vì phải tạo mới từ đầu trong một giao diện khác. Nếu bạn là một quản lý dự án, chúng tôi tin rằng bạn sẽ thích nó.
Hãy xem qua những công cụ biên bản cuộc họp này!
Tải Xuống Mẫu Này
4. Mẫu Dịch Vụ Chuyên Nghiệp ClickUp
Hợp tác với khách hàng một cách tự tin và giữ họ luôn hài lòng với mẫu độc đáo này dành cho các đội ngũ cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp
Chúc mừng bạn đã khởi đầu dự án thành công. Bây giờ, hãy tiếp tục công việc để đảm bảo rằng khách hàng của bạn không chỉ cảm thấy hài lòng mà còn có thể hợp tác hiệu quả với bạn.
Tuy nhiên, điều này không hề đơn giản khi công ty của bạn đang quản lý hàng loạt dự án cần sự chú ý từ bạn. Việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục khi nhảy từ khách hàng này sang khách hàng khác chắc chắn sẽ khiến bạn mệt mỏi— đó là lý do tại sao bạn cần một cái nhìn tổ chức cho các dự án của mình.
Mẫu ClickUp Dành Cho Dịch Vụ Chuyên Nghiệp giúp việc này trở nên dễ dàng hơn chỉ với một cú click! Chỉ cần tạo một danh sách tùy chỉnh toàn diện và tổ chức tất cả các thành phần của dự án khách hàng trong khi theo dõi tiến độ của họ theo thời gian thực.
Và điều tốt nhất? Việc tái sử dụng định dạng bạn đã tùy chỉnh cho các khách hàng khác cũng rất đơn giản.
Tải Xuống Mẫu Này
5. Mẫu Tài Liệu Khám Phá Khách Hàng/Cơ Quan của ClickUp
Ghi chép mọi thứ trong mẫu ClickUp Docs chi tiết này để tạo ấn tượng với khách hàng ngay từ cuộc gọi đầu tiên
Việc tổ chức buổi khởi động là cực kỳ quan trọng, nó giúp bạn gặp gỡ khách hàng lần đầu trước khi bắt đầu thảo luận về cách thức giao tiếp và làm việc cùng nhau. Chính vì vậy, việc ghi chép lại mọi thông tin trong cuộc gọi đầu tiên là rất cần thiết, để bạn có đủ dữ liệu phục vụ cho việc đề xuất hợp đồng hoặc cung cấp các bước tiếp theo.
Sử dụng mẫu tài liệu khám phá ClickUp sẽ giúp bạn ghi chép và theo dõi mọi thông tin cần thiết để bắt đầu một cuộc họp với khách hàng mới hoặc tiềm năng. Bạn có thể tùy chỉnh tài liệu này để chứa những quy trình, câu hỏi và điểm bán hàng then chốt nhất của công ty bạn, giúp bạn không bị lúng túng khi khách hàng đặt câu hỏi về ROI, chi phí, hay tỷ lệ thành công.
Đây là một tài liệu tuyệt vời cho cuộc họp khởi động dự án nội bộ hoặc dành cho người quản lý dự án chuyên nghiệp.
Tải Mẫu Này
Bắt Đầu Với ClickUp
Không có gì đảm bảo rằng dự án của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ sau buổi khởi động. Nhưng việc có một kế hoạch sẽ tăng cơ hội cho một buổi khởi động dự án thành công, giảm thiểu những hiểu lầm và tắc nghẽn.
Và với công cụ họp như ClickUp, quá trình đó trở nên dễ dàng như ăn một miếng bánh.
Và không chỉ có thế…
Hãy tưởng tượng xem ClickUp có thể làm gì cho toàn bộ dự án của bạn với khả năng quản lý nhiệm vụ, quy trình làm việc, nguồn lực, thời gian và tài liệu. Đó chính là công cụ quản lý dự án lý tưởng cho các đơn vị marketing!
Biến buổi khởi động dự án của bạn thành một cú hit lớn khi bạn bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
.png){kind=small}
Similar Articles