Kế Hoạch Đảm Bảo Tiến Độ Dự Án

Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án nào, một trong những điều đầu tiên mà các quản lý đặt ra là hạn chót, tức là ngày mà trước đó dự án cần được hoàn thành. Hạn chót, còn được biết đến với cái tên ngày đến hạn, giống như một điểm kết thúc cho dự án.

Theo một nghiên cứu của các quản lý sản phẩm, Gartner phát hiện ra rằng 45% các lần ra mắt sản phẩm bị trì hoãn ít nhất một tháng! Việc không đáp ứng được hạn chót xảy ra khá phổ biến ở các dự án, bộ phận, tổ chức và địa lý khác nhau vì nhiều lý do.

Trong bài viết blog này, chúng ta sẽ khám phá tầm quan trọng của việc đáp ứng hạn chót, những thách thức bạn gặp phải và cách để cải thiện khả năng đáp ứng hạn chót trong các dự án của mình.

Tầm Quan Trọng Của Việc Đáp ứng Hạn Chót

Khi ký kết hợp đồng, các nhóm dự án cam kết một hạn chót. Chính cam kết này là lý do đủ để phải tuân thủ. Nhưng không chỉ có vậy.

Uy tín: Đáp ứng hạn chót cam kết là dấu hiệu cơ bản của uy tín. Nó cho thấy bạn là người đáng tin cậy và có trách nhiệm.

Xuất sắc về hoạt động: Giao hàng đúng hạn cho thấy kỹ năng, năng lực và sự xuất sắc trong hoạt động của bạn. Nó chứng minh rằng bạn có thể ước lượng, lập lịch và giao hàng một dự án.

Tính toán tài chính: Đôi khi, hợp đồng có các điều khoản phạt cho việc giao hàng trễ, nghĩa là bạn có thể mất tiền nếu không đáp ứng hạn chót dự án. Hoàn thành dự án đúng hạn đảm bảo bạn nhận được số tiền đã thỏa thuận.

Tự do lên kế hoạch cho tương lai: Khi bạn biết một dự án sẽ được hoàn thành đúng hạn, bạn có thể tự tin lên lịch cho dự án tiếp theo. Điều này giúp duy trì hoạt động kinh doanh và từ đó, tăng lợi nhuận.

Dù không cần phải nói ra, việc đáp ứng hạn chót là điều cơ bản nhất trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng.

Những Thách Thức Phổ Biến Khi Đáp Ứng Hạn Chót

Các tổ chức thường xuyên gặp khó khăn trong việc đáp ứng các hạn chót mà họ đã cam kết. Một số thách thức phổ biến bao gồm:

Quá cam kết: Đội ngũ kinh doanh có thể đã cam kết hạn chót quá sớm, khiến các đội ngũ dự án vật lộn để đáp ứng.

Đánh giá thấp: Các đội ngũ dự án thường xuyên đánh giá thấp công sức cần thiết, cam kết vào một hạn chót chật hẹp không tưởng.

Lập lịch không khả thi: Các đội ngũ dự án cần thời gian để hiểu rõ yêu cầu và tăng cường nỗ lực. Bằng cách lập lịch các nhiệm vụ ngay từ ngày đầu tiên, các quản lý dự án đặt bản thân và đội ngũ của họ vào nguy cơ bỏ lỡ hạn chót.

Ưu tiên không đúng: Các nhiệm vụ có hệ thống phân cấp và phụ thuộc. Bằng cách không ưu tiên chúng một cách chính xác, các đội ngũ sẽ bị đẩy vào hỗn loạn và nhầm lẫn, cuối cùng là bỏ lỡ hạn chót.

Thiếu hợp tác: Khi các thành viên trong đội không thường xuyên giao tiếp với nhau, thông tin có khả năng bị lọt kẽ hở. Điều này dẫn đến việc giao hàng không đạt chuẩn, cần phải làm lại, từ đó đẩy lùi hạn chót.

Tin tốt là hàng ngàn tổ chức đã đối mặt với những thách thức này trước đây và đã phát triển các chiến lược và phương pháp hay nhất để vượt qua chúng. Hãy rút kinh nghiệm từ họ!

10 Chiến Lược Đã Được Chứng Minh Để Đáp Ứng Hạn Chót

Để một hạn chót có thể đạt được, nó cần phải thực tế, tức là công việc có thể hoàn thành hợp lý trong khoảng thời gian đó.

Trước khi bạn giao hạn chót cho dự án, hãy hiểu rõ phạm vi công việc. Liệt kê các nhiệm vụ, lên kế hoạch cho quy mô đội ngũ, ước lượng số giờ làm việc cần thiết, và lập bản đồ lịch trình giao hàng. Chỉ khi nào nó có vẻ khả thi, hãy cam kết với nó.

Bây giờ bạn đã cam kết với một hạn chót thực tế, dưới đây là mười chiến lược đã được chứng minh để đáp ứng nó.

1. Chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ

Rome không được xây dựng trong một ngày; dự án của bạn cũng vậy. Vì vậy, hãy chia nhỏ dự án của bạn thành các phần nhỏ hơn có thể quản lý được.

• Làm rõ mục tiêu dự án

• Thiết lập một hệ thống phân cấp rõ ràng của các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ, đảm bảo mỗi nhiệm vụ liên kết với nhiệm vụ tiếp theo

• Viết các bản tóm tắt/chuyện người dùng chi tiết cho mỗi nhiệm vụ để đảm bảo các thành viên trong đội hiểu họ cần làm gì

• Tạo các cột mốc đánh dấu sự hoàn thành của các giai đoạn cụ thể của dự án

• Giao người dùng và người giám sát cho mỗi nhiệm vụ để đảm bảo phân phối công việc đều đặn

• Bao gồm danh sách kiểm tra để đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành theo tiêu chuẩn mong đợi

• Đặt ngày bắt đầu và hạn chót cho mỗi nhiệm vụ

• Ưu tiên các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ một cách cẩn thận

Đừng quên các nhiệm vụ vận hành của bạn, như cuộc họp đứng, đánh giá lại, báo cáo, v.v.

2. Sử dụng phần mềm quản lý dự án

Dễ dàng điều hướng các dự án với hơn 15 chế độ xem và cấu trúc độc đáo của ClickUp

Mục tiêu chính của phần mềm quản lý công việc là giảm bớt gánh nặng vận hành cho bạn và đội nhóm của mình. Công cụ quản lý dự án như ClickUp có thể hỗ trợ bạn như sau:

Tính hiển thị: Mọi người trong nhóm có thể thấy công việc được lên kế hoạch, đang thực hiện, còn lại gì và nhiều hơn nữa. Điều này giúp mọi người hiểu rõ bối cảnh và đóng góp một cách toàn diện.

Truy cập: Tất cả thông tin liên quan đến dự án được tập hợp tại một nơi để bất kỳ ai cũng có thể truy cập khi cần. Thực sự giữ mọi người cùng một trang.

Hợp tác: Có câu hỏi cho đồng nghiệp? Chỉ cần để lại bình luận dưới nhiệm vụ và gắn thẻ cho họ. Họ sẽ nhận được thông báo và trả lời bạn một cách kịp thời và đúng ngữ cảnh.

Kết nối: Một dự án không chỉ là tập hợp các nhiệm vụ. Nó bao gồm tài liệu, quy trình làm việc, cuộc trò chuyện và kiến thức tổ chức khác. Công cụ như ClickUp có thể làm cho những kết nối này có sẵn cho mỗi thành viên trong nhóm.

Ước lượng: Nếu bạn đã quản lý một dự án tương tự trên ClickUp trước đây, bạn đã có tất cả dữ liệu vận hành cần thiết. Với đó, bạn có thể nhanh chóng ước lượng công sức và lập kế hoạch để đáp ứng hạn chót.

Kế hoạch hàng ngày: ClickUp cũng có thể phục vụ như một ứng dụng lập kế hoạch hàng ngày, cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng về công việc cần được thực hiện hàng ngày bởi bạn và đội nhóm của mình.

Với việc 'quản lý dự án' được ClickUp chăm sóc, các thành viên trong nhóm của bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ của họ.

3. Lưu ý đến các phụ thuộc

Cách chắc chắn để bỏ lỡ hạn chót là giả định rằng các nhiệm vụ hoạt động độc lập và có thể hoàn thành mà không phụ thuộc vào nhau. Trên thực tế, hầu hết các nhiệm vụ trong bất kỳ dự án nào cũng phụ thuộc vào những nhiệm vụ khác.

Chẳng hạn, nhóm phát triển chỉ có thể bắt đầu làm việc trên trang chủ khi nhóm thiết kế đã hoàn thành giao diện người dùng (UI). Để UI được thiết kế, người viết cần phải hoàn thành bản sao. Họ chỉ có thể làm điều đó khi nhóm kinh doanh đã cung cấp cho họ một bản tóm tắt.

Sự chậm trễ ở bất kỳ giai đoạn nào cũng sẽ đẩy hạn chót cuối cùng hoặc gây áp lực không cần thiết cho những người làm việc ở các bước cuối cùng. Mặc dù có một lịch trình chi tiết giúp ích, nhưng quản lý nó lại là một chuyện khác.

Hãy lưu ý đến các phụ thuộc khi bạn thiết lập nhiệm vụ. Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn gán hạn chót cho từng nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ. Tập hợp nhóm và thảo luận về các phụ thuộc với họ. Nhận cam kết của họ trong việc đáp ứng hạn chót vì lợi ích của dự án.

Ánh xạ những phụ thuộc này sử dụng ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để mọi người trong nhóm biết hậu quả của sự chậm trễ của họ.

Nếu bạn không chắc chắn về cách ưu tiên nhiệm vụ và phụ thuộc, hãy xem mẫu ưu tiên của ClickUp để được giúp đỡ.

Hãy chú ý đến các mối phụ thuộc và ưu tiên công việc một cách đúng đắn với ClickUp

4. Sử dụng đồ thị S-curve

Đồ thị S-curve là một biểu đồ toán học thể hiện dữ liệu tích lũy trên trục X và Y. Một dự án điển hình sẽ có hình dạng giống như chữ S, do đó mới có tên gọi này.

Giả sử bạn đang xây dựng phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM). Trước khi bạn bắt đầu viết mã, bạn cần phải hiểu rõ ngành nghề, loại khách hàng mà bạn sẽ phục vụ, thông tin cần thu thập, v.v. Điều này đòi hỏi thời gian ban đầu.

Nếu bạn lên lịch cho các công việc lập trình ngay từ ngày đầu tiên, bạn sẽ không thể đáp ứng kịp thời hạn của các nhiệm vụ và tạo ra sự chậm trễ xuyên suốt dự án.

Biểu đồ thời gian và tiến độ dưới dạng S-curve giúp bạn bắt đầu chậm rãi và tăng tốc độ hoàn thành công việc theo thời gian.

Sử dụng ngày bắt đầu và ngày kết thúc của ClickUp cho từng nhiệm vụ để đảm bảo bạn xếp lịch một cách hợp lý. Như vậy, bạn sẽ có khoảng thời gian để thở ở giai đoạn đầu của dự án và có thể tăng tốc khi bạn cảm thấy tự tin.

5. Lên lịch thời gian dự phòng

Một trong những sai lầm lớn nhất mà các quản lý dự án mắc phải là cam kết với các thời hạn chặt chẽ và sau đó sắp xếp các nhiệm vụ quan trọng quá sát nhau. Điều này tạo ra hai vấn đề cụ thể:

1. Nó tạo ra một cảm giác khẩn cấp, loại bỏ mọi không gian để sáng tạo hoặc tập trung vào chất lượng

2. Không để lại không gian cho những tình huống không thể tránh khỏi, như trường hợp khẩn cấp cá nhân của một thành viên trong nhóm

Trong quá trình lập kế hoạch cho bất kỳ dự án nào, hãy dành ra một ít thời gian dự phòng trong ứng dụng lên lịch công việc của bạn. Cho phép các thành viên trong nhóm có không gian để sáng tạo chứ không chỉ là theo đuổi việc hoàn thành nhiệm vụ.

Các tính năng quản lý thời gian của ClickUp có thể giúp bạn! Sau khi bạn đã thiết lập các nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và các mối phụ thuộc, hãy sử dụng Chế độ Xem Lịch của ClickUp để nhìn nhận bức tranh lớn.

Nhìn nhận toàn cảnh với Tính năng Lịch của ClickUp

Nếu thấy hạn chót quá gần, hãy kéo và thả chúng sang ngày khác. Việc này sẽ tự động lên lịch lại cho các công việc phụ thuộc theo sau.

Nhưng đừng quên Định luật Parkinson, nói rằng công việc sẽ mở rộng để chiếm đủ thời gian dành cho việc hoàn thành nó. Hãy tránh đặt quá nhiều thời gian dự phòng để không chần chừ. Hạn chót truyền đạt tính cấp bách trong việc hoàn thành dự án.

6. Tránh sự gia tăng phạm vi công việc

Sự gia tăng phạm vi công việc xảy ra khi khách hàng/người bảo trợ dự án đưa ra những thay đổi hoặc bổ sung so với mục tiêu ban đầu của dự án. Thường thì điều này sẽ làm tăng khối lượng công việc cần thực hiện, thêm nhiệm vụ mới vào giữa chừng và làm lệch hướng tiếp cận các hạn chót.

Là một người quản lý dự án, bạn có trách nhiệm tránh sự gia tăng phạm vi công việc. Bạn có thể làm điều này bằng cách thu thập yêu cầu rõ ràng ngay từ đầu. Mẫu tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) của ClickUp là một điểm xuất phát tốt.

Tránh việc mở rộng phạm vi không kiểm soát với ClickUp

Ngoài ra, bạn có thể lên lịch lại dự án với hạn chót mới để phù hợp với phạm vi công việc đã được mở rộng.

7. Theo dõi tiến độ

Hãy luôn nắm bắt mọi dự án và không bao giờ bỏ lỡ hạn chót nào

Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống hạn chót là hôm nay, nhưng bạn lại chưa hoàn thành được dự án? Điều này thường xảy ra khi bạn quản lý nhiều dự án cùng một lúc.

Để tránh cảm giác quá tải vào ngày cuối cùng, hãy thường xuyên theo dõi tiến độ công việc.

• Xem Dashboard của ClickUp để kiểm tra biểu đồ burn-up và burn-down

• Xem Workload View để biết ai đang đi trước hoặc chậm tiến độ. Hỗ trợ những người gặp khó khăn

• Sử dụng Kanban View để phân loại công việc theo trạng thái

• Sử dụng biểu đồ Gantt để hình dung các công việc sắp tới và mối quan hệ phụ thuộc của chúng

• Sử dụng chế độ xem lịch để xem các công việc tương lai theo ngày, tuần hoặc tháng

Khám phá chế độ xem lịch của ClickUp

8. Quản lý thời gian hiệu quả

Một trong những yếu tố quan trọng của việc giao hàng dự án thành công là quản lý thời gian. Bạn có thể đảm bảo mình luôn đi đúng hướng bằng cách giám sát, theo dõi và quản lý thời gian của đội nhóm. Hơn nữa, bạn cũng có thể chắc chắn rằng không ai làm việc quá sức, làm việc không ngừng nghỉ. Và bạn không đặt họ vào tình thế không thể hoàn thành công việc trong thời hạn gấp gáp.

Trong khi có nhiều công cụ quản lý thời gian trên thị trường, bạn sẽ được phục vụ tốt nhất bởi một công cụ được thiết kế để tận dụng việc theo dõi thời gian cho thành công của dự án.

Tính năng theo dõi thời gian của ClickUp làm chính xác điều đó. Đội nhóm của bạn có thể sử dụng ClickUp để theo dõi thời gian từ bất kỳ thiết bị nào. Họ có thể bắt đầu và dừng bộ hẹn giờ trong khi thực hiện một nhiệm vụ hoặc thêm thời gian theo cách thủ công sau đó.

Hiểu rõ hơn về khối lượng công việc của đội nhóm với tính năng theo dõi thời gian của ClickUp

Họ có thể thêm ghi chú vào các mục thời gian để chỉ rõ họ đã sử dụng thời gian cho công việc gì. Họ cũng có thể ưu tiên các nhiệm vụ sử dụng ma trận quản lý thời gian ngay trong ClickUp.

Là một người quản lý dự án, bạn có thể truy cập vào bảng thời gian chi tiết và thời gian được ước lượng cũng như theo dõi. Sử dụng thông tin này để hiểu rõ về hiệu suất làm việc của từng thành viên trong nhóm và hỗ trợ họ khi cần thiết.

9. Tự động hóa những gì bạn có thể

Tự động hóa tùy chỉnh trong ClickUp

Hàng tá công việc quản lý dự án nhỏ và lặp đi lặp lại cần được hoàn thành hàng ngày. Các quản lý dự án thường sử dụng ứng dụng checklist hàng ngày để đảm bảo mọi việc được thực hiện.

Tuy nhiên, bạn không cần phải tự mình thực hiện tất cả chúng. Hãy tự động hóa càng nhiều càng tốt để giải phóng thời gian cho việc giải quyết vấn đề và hỗ trợ đội nhóm của bạn. Tự động hóa ClickUp có hơn 100 luồng công việc được xây dựng sẵn cho mọi kịch bản dự án, ví dụ:

• Thêm người được giao khi trạng thái thay đổi

• Gửi thông báo cho người dùng khi độ ưu tiên thay đổi

• Tạo nhiệm vụ định kỳ vào các ngày cụ thể

• Thêm người theo dõi khi hạn chót qua

• Thông báo cho quản lý khi thời gian theo dõi vượt quá thời gian ước tính

Mới làm quen với tự động hóa? Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn cho bạn. Đây là hướng dẫn tự động hóa với các ví dụ!

10. Giao tiếp chủ động với tất cả các bên liên quan

Dù bạn đã cố gắng hết sức, đôi khi bạn không thể đáp ứng được hạn chót do những yếu tố ngoài tầm kiểm soát. Ví dụ, đại dịch toàn cầu hay chiến tranh ở Ukraine đã tạo ra những vấn đề không thể giải quyết trong chuỗi cung ứng khiến nhiều tổ chức không thể hoàn thành công việc đúng hạn.

Khi một hạn chót sắp bị lỡ, hãy thông báo cho các bên liên quan. Hãy cho nhà tài trợ dự án hoặc khách hàng biết rằng sự chậm trễ là dự kiến. Nói chuyện với đội dự án để xem liệu có gì bạn có thể làm để hoàn thành dự án gần hạn chót hơn không.

Không Bao Giờ Lỡ Hạn Chót Nữa

Đưa ra lời hứa và giữ lời hứa là những dấu hiệu của sự chuyên nghiệp. Như một lời hứa, hạn chót rất quan trọng.

Mặc dù việc lỡ hạn chót đôi khi được chấp nhận, nhưng việc chạy đua với thời gian không phản ánh tốt về kỹ năng quản lý dự án của bạn.

Cải thiện kỹ năng quản lý dự án và không bao giờ lỡ hạn chót với ClickUp. Bạn cần lập kế hoạch cho dự án? Sử dụng nhiệm vụ. Cần lên lịch? Sử dụng ngày và giờ. Lo lắng về sự phụ thuộc nhiệm vụ? Kết nối nhiệm vụ một cách dễ dàng.

Không chắc liệu hạn chót của bạn có thực tế không? Sử dụng chế độ xem lịch hoặc tải công việc để xem điều gì là khả thi. Muốn theo dõi tiến độ? Sử dụng bảng điều khiển. Quản lý nhiều dự án cùng một lúc? Không vấn đề gì!

ClickUp được thiết kế với mọi công cụ bạn cần để giữ hướng đi đúng đắn. Chưa thuyết phục? Hãy tự mình xem.

Thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!