Ideamotive & ClickUp: Từ Gia Công Phần Mềm đến Sàn Cung Cấp Nhân Tài Công Nghệ

Kamil Osiecki, Giám đốc điều hành của Ideamotive, là một nhà lãnh đạo nhiệt huyết với việc lan tỏa cách mạng số khắp internet. Ông đã dẫn dắt Ideamotive giành được Giải thưởng Kim Cương của Forbes và vào danh sách 1000 công ty phát triển nhanh nhất theo Financial Times.

Đây là câu chuyện về quá trình chúng tôi chấm dứt sử dụng Jira - công cụ quản lý dự án tiêu chuẩn trong ngành, và chuyển sang sử dụng ClickUp cho các nhóm trong giai đoạn biến đổi doanh nghiệp mạnh mẽ.

Vậy Tại Sao Jira Tiêu Chuẩn Lại Không Đủ Đáp Ứng Nhu Cầu Của Chúng Tôi?

Chúng tôi là Ideamotive - một sàn giao dịch trực tuyến cung cấp nhân sự cho các nhà phát triển phần mềm, nhà thiết kế và chuyên gia kinh doanh số.

Trước đây, khi còn là một công ty phát triển phần mềm truyền thống, chúng tôi đã thử nghiệm và tích lũy kinh nghiệm từ việc sử dụng nhiều công cụ quản lý dự án và công việc khác nhau. Trong số đó, Jira là công cụ phổ biến nhất, ít nhất là cho đến thời gian gần đây.

Chúng tôi cũng đã từng triển khai Jira vào nhóm làm việc của mình (điều này không có gì là bất ngờ...)

Ngay cả khi đó, chúng tôi nhận ra rằng mặc dù Jira hoạt động tốt cho các nhóm có quy trình làm việc ổn định, nhưng nó lại không thích hợp với các dự án của chúng tôi. Lý do là chúng tôi luôn thử nghiệm và kiểm tra các giải pháp mới, đồng thời tối ưu hóa chúng một cách linh hoạt. Thường xuyên chúng tôi phải xây dựng quy trình trong quá trình nghiên cứu và phát triển, sau đó lại điều chỉnh để phù hợp với các nhóm khác nhau.

Ngoài ra, chúng tôi còn gặp phải một số vấn đề như:

• Thiếu linh hoạt: chúng tôi cần phải nhờ đến quản trị viên Jira để quản lý quyền truy cập và cấu hình luồng công việc hoặc trường dữ liệu tùy chỉnh. Cuối cùng, Jira quá tập trung quyền lực.

• Khó sử dụng: đặc biệt là với những người không thuộc nhóm phát triển.

• Tốc độ và hiệu suất thấp: Jira thường hoạt động chậm ở Ba Lan, nơi chúng tôi đặt trụ sở, và một số quốc gia châu Âu khác nơi các cộng sự của chúng tôi sinh sống và làm việc.

Nhu cầu thay đổi nền tảng quản lý dự án trở nên cấp thiết hơn khi chúng tôi quyết định thay đổi mô hình kinh doanh của mình.

Mô Hình Kinh Doanh Mới = Nhu Cầu Mới

Khi thị trường phát triển phần mềm đang thay đổi và cuộc chiến tranh giành nhân tài ngày càng gay gắt, chúng tôi nhận ra rằng mình cần phải chuyển đổi thành một công ty công nghệ thông tin theo mô hình thị trường.

Giờ đây, Ideamotive hợp tác với hàng trăm chuyên gia công nghệ để xây dựng các đội ngũ kỹ thuật theo yêu cầu hoặc cung cấp sự mở rộng cho các đội ngũ sản phẩm hiện có. Mục tiêu cuối cùng của chúng tôi là giúp khách hàng tìm được những nhà phát triển phần mềm phù hợp với ngành công nghiệp, công nghệ và văn hóa công ty của họ.

Tuy nhiên, sự chuyển đổi này trong mô hình kinh doanh đòi hỏi phải thường xuyên thử nghiệm và liên tục điều chỉnh quy trình. Để hỗ trợ cho sự thay đổi này, chúng tôi đã quyết định tìm kiếm một công cụ toàn diện giúp nhóm kinh doanh của mình dễ dàng mô hình hóa và thử nghiệm quy trình.

Dưới đây là một số yêu cầu của chúng tôi:

• Khả năng tạo ra một môi trường quản lý dự án toàn diện cho tất cả các nhóm

• Khả năng quản lý nhiều loại quy trình khác nhau

• Có thể mời cộng tác viên và chia sẻ công việc với freelancer và nhà thầu (điều này rất quan trọng!)

• Cung cấp các cấp độ truy cập khác nhau cho người dùng đối với công cụ và tài sản

• Tích hợp với kho mã nguồn, theo dõi thời gian, Google Suite và các công cụ nâng cao năng suất khác (productivity tools)

• Truy cập thông qua API

• Hỗ trợ quy trình làm việc và tự động hóa công việc dễ dàng thiết lập

• Chuyển giao tiếp liên quan đến dự án từ Slack sang môi trường ít giống chat hơn

  
  

Rất nhiều yêu cầu.

Thực sự, chúng tôi đã cân nhắc việc tạo ra một công cụ riêng biệt cho công ty. Nhưng rồi, ClickUp xuất hiện và mang đến cho chúng tôi mọi thứ chúng tôi cần và thậm chí còn hơn thế nữa.

Sự Ra Đời Của ClickUp

Việc phân loại quy trình

Chúng tôi đã nhận diện ra ba loại quy trình khác nhau trong công ty:

A. Quy trình có thể lặp lại

Mô tả:

Mỗi công ty đều có những quy trình này. Tạo nội dung marketing, đánh giá giá trị cho khách hàng, và mọi công việc hành chính. Đây là phần dễ nhất.

ClickUp hoạt động như thế nào với những quy trình này?

Chúng tôi bắt đầu với việc đào tạo về cách tự động hóa và sử dụng ClickUp. Điều này đã giúp toàn bộ đội ngũ kinh doanh của chúng tôi trở thành những Người Dùng Thạo của ClickUp. Nhờ vậy, hiệu suất làm việc của cả nhóm đã được cải thiện đáng kể, cùng với niềm hứng thú trong việc thử nghiệm mới.

Điểm chúng tôi rất thích ở ClickUp là sự linh hoạt đến không ngờ, đặc biệt là khả năng tạo danh sách với các Trường Tùy Chỉnh. Giao diện của nó rất dễ sử dụng, và chúng tôi còn có thể tích hợp nó một cách dễ dàng với các công cụ khác thông qua API của ClickUp.

Trường Tùy chỉnh và nhiều góc nhìn khác nhau giúp việc quản lý dự án (trong trường hợp này là quản lý nội dung) trở nên rất rõ ràng.

B. Phát triển phần mềm & Quy trình CNTT

Mô tả:

Quá trình phát triển phần mềm của chúng tôi không chỉ thu hút các lập trình viên, mà còn có sự tham gia của các chuyên gia kinh doanh và sản phẩm, nhà thiết kế UX, và nhà phát triển AI. Mọi thứ bắt đầu từ việc nảy sinh ý tưởng và tiếp tục cho đến khi sản phẩm được ra mắt.

ClickUp hoạt động như thế nào trong trường hợp này?

Nhiều đội ngũ công nghệ cảm thấy e ngại khi chuyển từ Jira sang nền tảng khác vì Jira rất chú trọng đến mặt kỹ thuật. Nó được tích hợp sẵn với các kho mã nguồn và phù hợp với các quy trình Agile, điển hình là trong phát triển phần mềm. Nhưng ClickUp cho phép chúng ta có được tất cả những điều đó, thậm chí còn hơn nữa. Với những cải tiến mới nhất như tích hợp kho mã nguồn, chúng tôi đã có thể mô phỏng lại quy trình phát triển và nâng cao hiệu suất của nó.

Thêm vào đó, chúng tôi đã tạo ra một công cụ theo dõi sự cố phù hợp không chỉ với những người "mọt sách" công nghệ mà còn với cả những người làm việc trong lĩnh vực kinh doanh 😉 Điều này giúp việc giao tiếp nội bộ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

C. Thí nghiệm

Mô tả:

Những thí nghiệm này thường là các dự án nhỏ liên quan đến việc thay đổi mô hình kinh doanh, các bài test tập trung vào sự phát triển có khả năng mở rộng, hoặc do các đội ngũ không chuyên môn kỹ thuật (tiếp thị, bán hàng, nhân sự) thực hiện để cải thiện hiệu suất hoặc tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực.

ClickUp hoạt động như thế nào trong trường hợp này?

Chúng tôi đã rút ngắn quy trình tạo mẫu và xây dựng sản phẩm tối thiểu có thể chấp nhận được (MVP). Chúng tôi thường áp dụng quy trình Xây dựng - Kiểm tra - Lặp lại để cải thiện việc tạo ra MVP cho khách hàng của mình.

Sử dụng ClickUp, tôi có thể dễ dàng thực hiện các thay đổi trong quy trình làm việc để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án. Hơn nữa, việc giao tiếp giữa các đội ngũ làm việc từ xa và trong nội bộ đã trở nên tốt hơn rất nhiều. Mọi thông tin đều ngắn gọn, dễ hiểu và dễ theo dõi.

Những Cải Tiến Khác Được Thực Hiện Nhờ ClickUp

A. Cải thiện giao tiếp giữa các đội ngũ và quản lý dự án chéo đội ngũ

Khi bạn nhìn vào toàn cảnh, bạn sẽ nhận ra tầm quan trọng của việc tạo điều kiện cho giao tiếp và hợp tác giữa các đội ngũ kỹ thuật và phi kỹ thuật. Với ClickUp, chúng tôi cuối cùng đã có một nền tảng giao tiếp dành cho tất cả mọi người: các nhà phát triển, người kiểm thử, bộ phận bán hàng, nhân sự và tiếp thị. Bây giờ họ có thể dễ dàng cùng nhau làm việc trên cùng một dự án mà liên quan đến tất cả các bên.

Chúng tôi đã áp dụng phương thức hợp tác mới này khi xây dựng trang web mới của mình. Gần như tất cả các đội ngũ của chúng tôi đều tham gia vào dự án này vì nó liên quan đến mô hình kinh doanh mới của chúng tôi. Đây cũng là một cơ hội tuyệt vời cho các lãnh đạo cấp cao để quản lý tất cả các đội ngũ một cách dễ dàng.

B. Chuyển giao tiếp dự án từ Slack sang các vấn đề và bình luận theo chủ đề cụ thể

Chắc hẳn ai cũng biết Slack rất tiện lợi và được nhiều lập trình viên ưa chuộng. Tuy nhiên, qua kinh nghiệm của chúng tôi tại Ideamotive, Slack không thực sự hiệu quả cho việc trao đổi thông tin liên quan đến công việc.

Slack có một mô hình kinh doanh xuất sắc và thích hợp cho những cuộc trò chuyện nhẹ nhàng như bàn về bữa tối, chia sẻ hình ảnh vui nhộn hay thảo luận tự do về các trò chơi mới ra mắt. Nhưng để duy trì một cách giao tiếp dự án rõ ràng và đầy đủ, chúng ta cần một giải pháp khác.

Đó là khi tính năng bình luận của ClickUp trở nên cần thiết. Những bình luận này không biến mất theo thời gian. Thậm chí, cách thức hoạt động của chúng khuyến khích một cách giao tiếp có suy nghĩ hơn, liên quan đến ngữ cảnh cụ thể của từng nhiệm vụ. Hơn nữa, ClickUp là một môi trường không xao lãng, giúp bạn dễ dàng tập trung vào công việc hơn.

C. Hỗ trợ quy trình làm việc và tự động hóa

Việc tạo và điều chỉnh các bảng trong ClickUp dễ dàng hơn nhiều so với JIRA. Việc tái tạo quy trình làm việc của bạn trong ClickUp cũng thuận tiện hơn. Đặc biệt, nhóm của chúng tôi rất thích sử dụng tính năng Tự động hóa của ClickUp, một tính năng mới được giới thiệu gần đây.

Đây là tính năng đã giúp cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc của chúng tôi. Cuối cùng, nếu có tính năng nào đó hữu ích mà ClickUp chưa có, chúng tôi luôn có thể sử dụng tích hợp với Zapier, mang lại vô số khả năng.

Chẳng hạn, Google Drive tự động tạo ra tài liệu và mẫu bảng tính ngay khi chúng tôi bắt đầu làm báo giá cho dự án trong ClickUp. Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng Code by Zapier để thuận tiện lấy dữ liệu cần thiết trực tiếp từ ClickUp.

Mẫu tự động giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và đảm bảo chúng ta không bỏ sót các công việc quan trọng trong quy trình làm việc

D. Chia sẻ dự án và công việc linh hoạt

Chúng tôi cộng tác với hơn 4,000 freelancer trên khắp thế giới. Vì vậy, chúng tôi cần một công cụ an toàn và dễ sử dụng để chia sẻ và theo dõi các thay đổi. Bạn có thể tùy chỉnh cách chia sẻ một nhiệm vụ cụ thể như thế nào. ClickUp cho phép bạn lựa chọn ai có thể xem nhiệm vụ, họ có thể xem những gì cụ thể, và khi nào họ có thể xem những nhiệm vụ này.

Điều chúng tôi thấy thực sự thú vị và hữu ích là khả năng mời khách vào xem, người này có thể hiểu biết một phần về dự án của chúng tôi. Chẳng hạn, chúng tôi có thể dùng tính năng này để cho khách hàng xem tiến độ công việc.

E. Báo cáo và truy cập API

Khi bạn chỉ cần báo cáo chuẩn, ClickUp là công cụ hoàn toàn phù hợp. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm các trường tùy chỉnh vào báo cáo.

Tuy nhiên, nếu bạn cần nhiều hơn thế, ClickUp cung cấp truy cập API và tài liệu kỹ lưỡng. Chúng tôi sử dụng nó để tích hợp ClickUp với các công cụ khác mà chúng tôi dùng cho việc báo cáo và phân tích dữ liệu (ví dụ như Google Data Suite).

Việc áp dụng ClickUp tại Ideamotive đã giúp chúng tôi chuyển đổi một cách linh hoạt và nhanh chóng thành một công ty IT theo mô hình thị trường. ClickUp đã cải thiện đáng kể sự trơn tru trong việc triển khai, kiểm tra và điều chỉnh các quy trình kinh doanh của chúng tôi. Hơn nữa, nó đã mở ra tiềm năng phát triển cho đội ngũ của chúng tôi, giờ đây họ có không gian không giới hạn để thử nghiệm và đưa ra những thay đổi sáng tạo.

Triển khai và đào tạo đội ngũ

Đây là một quá trình phức tạp nhưng mang lại nhiều giá trị, đặc biệt là cho COO của chúng tôi, người đã chịu trách nhiệm nghiên cứu, đánh giá và đưa công cụ mới vào sử dụng tại Ideamotive.

Nghiên cứu

Chúng tôi bắt đầu từ việc nghiên cứu thị trường về các công cụ theo dõi sự cố. Các giải pháp hàng đầu không phù hợp với nhu cầu của chúng tôi. Sau đó, một khách hàng thân thiết đã gợi ý chúng tôi thử ClickUp. Điều này quan trọng vì chúng tôi đã có mối quan hệ lâu dài và chia sẻ các giá trị tương tự.

Quy trình làm việc của chúng tôi cũng tương tự, nên chúng tôi không ngần ngại thử nghiệm.

Thử nghiệm

Chúng tôi đã thử nghiệm ClickUp một cách kỹ lưỡng để có thể thử nghiệm nhiều hơn và xem nó hoạt động như thế nào với chúng tôi. Ban đầu, chúng tôi thử nghiệm ClickUp trong một nhóm nhỏ thuộc PMO. Những người này đã làm việc hàng ngày với các công cụ theo dõi sự cố và có khả năng đánh giá công cụ mới và tìm ra những điểm yếu tiềm ẩn.

Đánh giá

Sau vài tuần, chúng tôi nhận ra ClickUp rất phù hợp với nhu cầu của mình. Tuy nhiên, nó vẫn thiếu một số tính năng mà chúng tôi muốn sử dụng trong tương lai. May mắn thay, theo kế hoạch phát triển, hầu hết các tính năng này sẽ sớm được bổ sung. Sau giai đoạn này, nhóm thử nghiệm đã trở thành những người ủng hộ ClickUp tại Ideamotive.

Chuyển đổi

Kết quả thử nghiệm tích cực đã thúc đẩy chúng tôi chuyển toàn bộ hoạt động của Ideamotive sang ClickUp. Việc chuyển đổi từ JIRA mất chưa đầy hai tháng và diễn ra suôn sẻ. Quá trình được chia thành từng giai đoạn nhỏ. Chúng tôi chuyển đổi từng bộ phận một. Mỗi bộ phận đều được đào tạo riêng.

Chúng tôi cũng hướng dẫn các thành viên trong nhóm cách tận dụng ClickUp một cách hiệu quả nhất tại công ty. Ngày nay, để hỗ trợ đội ngũ và đảm bảo họ cập nhật với các thay đổi, chúng tôi thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo về tất cả các tính năng mới.

Hiện tại

Hiện tại, phần lớn quy trình làm việc của chúng tôi đã được tái hiện trong ClickUp. Đây là nơi chúng tôi thường xuyên thử nghiệm với các quy trình mới và điều chỉnh. Sự linh hoạt của nó giúp việc này trở nên dễ dàng.

Chúng tôi đánh giá cao việc ClickUp dễ dàng triển khai và có thể sử dụng ngay từ ngày đầu tiên. Chúng tôi rất hài lòng với việc chuyển đổi sang ClickUp. Đây là một công cụ mạnh mẽ, và chúng tôi vẫn đang khám phá thêm nhiều cách sử dụng có ích cho công ty Ideamotive.

Cuối cùng tôi cũng đã tích hợp được tất cả công cụ, quy trình và giao tiếp nhóm vào một công cụ mạnh mẽ. Điều tuyệt vời nhất là quá trình này diễn ra một cách tự nhiên, không hề gượng ép! Là một phần thưởng, việc thiết lập không gian làm việc và nhập dữ liệu đã giúp tôi có cái nhìn rõ ràng và kiểm soát tốt hơn trên tất cả các dự án của mình. Thực sự rất đáng giá!

ClickUp + Ideamotive: Một Tương Lai Sáng Lạn

Bây giờ, mỗi khi có khách hàng cần công cụ quản lý dự án, chúng tôi luôn sẵn lòng giới thiệu ClickUp. Chúng tôi đã thấy hiệu quả của nó qua việc sử dụng trực tiếp và nhận thấy sự phát triển mạnh mẽ ở khách hàng của mình. Chúng tôi cũng đã xây dựng các sản phẩm MVP cho khách hàng thông qua ClickUp và kết quả thật tuyệt vời. ClickUp còn giúp chúng tôi phát triển một sản phẩm đã thu hút được niềm tin và vốn đầu tư cho đối tác doanh nghiệp của mình.

Mỗi tuần, ClickUp lại cập nhật thêm tính năng mới. Chúng tôi liên tục chứng kiến sự tiến bộ và giá trị ngày càng cao của công cụ này đối với đội ngũ của mình.

Theo thời gian, chúng tôi cảm nhận rõ rệt sự cải thiện trong năng suất làm việc. Nhưng không chỉ có vậy, chúng tôi còn rất hài lòng vì nhận được nhiều đánh giá tích cực từ các chuyên gia thuộc mọi bộ phận. Việc áp dụng ClickUp đã giúp Ideamotive trở nên nhanh nhẹn và linh hoạt hơn.

Nhờ đó, chúng tôi mang lại giá trị nhanh chóng hơn bởi quy trình làm việc đã trở nên hiệu quả hơn hẳn. Điều này dẫn đến sự hài lòng cao hơn từ phía khách hàng, vì chúng tôi giúp họ kiếm được nhiều tiền hơn mà không phải vất vả nhiều.

Đừng chỉ nghe lời chúng tôi, hãy trải nghiệm trực tiếp bằng cách đăng ký sử dụng ClickUp ngay hôm nay!