Hướng Dẫn Tổng Quan Về Chu Trình Quản Lý Dự Án
Bạn đã sẵn lòng tìm hiểu về chu trình quản lý dự án chưa?
Quản lý dự án là một quá trình dài và phức tạp, thậm chí có thể khiến những người có kinh nghiệm quản lý cũng phải đau đầu!
Để giúp công việc của mọi người trở nên dễ dàng hơn, người ta đã phát triển khái niệm về "chu trình sống của một dự án".
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu xem chu trình sống của dự án là gì, điểm qua từng giai đoạn trong chu trình, và giới thiệu công cụ quản lý dự án tốt nhất để bạn có thể quản lý dự án một cách hiệu quả!
Và bởi vì chu trình này liên quan đến thời gian và không gian, chúng ta sẽ cùng tham khảo ý kiến từ một số chuyên gia để hiểu rõ hơn về khái niệm này.
Chào mừng bạn đến với Rick và Morty!
Cùng đi nào!
Đừng lo, Morty! Bạn sẽ mất ít thời gian hơn 20 phút để đọc xong đấy!
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là quá trình khởi động, lập kế hoạch, triển khai, duy trì và kết thúc một dự án nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Dưới đây là một ví dụ về việc áp dụng kế hoạch quản lý dự án:
Giả sử Rick bắt đầu một dự án cá nhân mới – tập thể hình để tăng cơ bắp, từ đó có thể chiến đấu với người ngoài hành tinh!
Rick muốn hoàn thành dự án của mình, và anh ấy cần đến quản lý dự án để làm điều đó!
Quản lý dự án giúp Rick thực hiện các bước sau:
Bắt đầu: quyết định phương pháp tăng cường sức khỏe
Lên kế hoạch: xây dựng lịch trình tập luyện
Thực hiện: theo dõi lịch trình đã đặt ra
Duy trì: tăng số lần tập nếu cần
Kết thúc: hoàn tất chương trình tập luyện
Trong kinh doanh cũng vậy, dự án là những công việc được thực hiện để đạt được các mục tiêu cụ thể. Nhưng khác với việc tập luyện của Rick, quản lý dự án trong kinh doanh liên quan đến việc sử dụng nguồn lực, phối hợp nhóm làm việc và tuân thủ thời hạn.
Vòng đời sản phẩm giúp bạn sắp xếp mọi nguồn lực và hoạt động để dự án của bạn thành công!
Vòng Đời Dự Án Là Gì?
Cũng giống như cuộc đời con người từ khi sinh ra cho đến khi qua đời, vòng đời dự án là quá trình từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành dự án.
Việc tự mình quản lý một dự án toàn diện có thể rất đáng sợ.
Hãy nghĩ về nó.
Bạn không chỉ quản lý công việc, mà còn phải quản lý đội ngũ, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng, điều hành các quy trình và đảm bảo sản phẩm của dự án.
Điều này có thể khiến bạn cảm thấy quá tải giống như Rick!
Chính vì thế, việc chia nhỏ công việc thành các bước dễ quản lý là rất quan trọng.
Trong quá trình thực hiện một dự án, công việc sẽ được phân chia thành năm giai đoạn khác nhau để giúp việc thực hiện trở nên dễ dàng hơn.
Hầu hết các quản lý dự án đều áp dụng mô hình vòng đời quản lý dự án này để đạt được mục tiêu của dự án - và bạn cũng nên làm theo!
Các Giai Đoạn Chính Trong Vòng Đời Dự Án Là Gì?
Các giai đoạn chính trong vòng đời dự án bao gồm những gì?
Vòng đời dự án bao gồm các giai đoạn sau:
Giai đoạn Bắt đầu
Giai đoạn Lập kế hoạch
Giai đoạn Theo dõi và Đánh giá
Giai đoạn Kết thúc
Dự án của bạn cần phải qua từng giai đoạn của quy trình này để có thể thành công. Hơn nữa, mỗi giai đoạn thường có một hạn chót cụ thể vì bạn không muốn dự án của mình mãi mắc kẹt ở một giai đoạn nào đó.
Giờ hãy cùng xem xét kỹ lưỡng từng giai đoạn:
1. Giai đoạn Bắt đầu
Giai đoạn đầu tiên của vòng đời dự án giải quyết câu hỏi:
"Dự án này cần thiết vì lý do gì?"
Cơ bản, giai đoạn này xác định mục tiêu của dự án bạn đang thực hiện.
Trong giai đoạn này của dự án, bạn cần làm hai việc chính:
Tìm ra một cơ hội kinh doanh tiềm năng
Xây dựng một ý tưởng dự án để tận dụng cơ hội đó
Bạn sẽ thực hiện như thế nào?
Dưới đây là các bước cần thực hiện trong giai đoạn này:
A. Lập bản kế hoạch kinh doanh
Bản kế hoạch kinh doanh là một văn bản mô tả lý do tại sao cần khởi xướng một dự án mới. Bản kế hoạch này cần phải rõ ràng, mạch lạc, có liên quan và đầy đủ thông tin.
Mỗi dự án sẽ có một bản kế hoạch kinh doanh riêng biệt, nhưng thông thường chúng sẽ bao gồm các phần sau:
Lời nói đầu
Mục lục
Thông tin chi tiết về dự án
Phân tích chi phí, lợi ích và nhược điểm trong tương lai
Kết luận
B. Tiến hành nghiên cứu khả thi
Sau khi bản kế hoạch kinh doanh được chấp thuận, bạn cần soạn thảo một văn bản trả lời hai câu hỏi quan trọng sau:
Dự án được đề xuất có khả năng thành công không?
Nhóm có nên tiếp tục triển khai dự án không?
Ngoài ra, văn bản này cũng giúp bạn xác định các rủi ro có thể gặp phải và cách bạn sẽ giải quyết chúng.
C. Lập kế hoạch khởi động dự án
Mọi dự án đều cần một kế hoạch khởi động – nếu không, dự án sẽ thiếu đi sự sắp xếp rõ ràng.
Và khi không có sự sắp xếp, mọi thứ sẽ trở nên hỗn độn!
Đừng lo lắng, Rick ơi! Dưới đây là cách bạn có thể tạo ra một bản khởi đầu dự án:
Bản khởi đầu dự án bao gồm:
Tầm nhìn: những gì bạn muốn đạt được với dự án trong tương lai
Phạm vi dự án: công việc sẽ được thực hiện trong dự án
Mục tiêu của dự án: kết quả mong muốn của dự án
Các sản phẩm cuối cùng: mục tiêu và các chỉ số đánh giá thành công
Trách nhiệm của đội ngũ: những gì đội ngũ được kỳ vọng thực hiện
Với tài liệu này, giai đoạn thực thi sẽ diễn ra suôn sẻ không trở ngại!
D. Tập hợp một đội ngũ
Để thực hiện một vụ cướp thành công, Rick cần một đội ngũ với những kỹ năng đặc biệt:
Để thực hiện một dự án, bạn cần có các thành viên trong nhóm với nhiều kỹ năng khác nhau.
Hãy soạn một tài liệu liệt kê các vai trò và trách nhiệm của từng người trong nhóm.
Bạn sẽ tìm kiếm các thành viên này như thế nào?
Tạo một sơ đồ tổ chức ghi rõ:
Những kỹ năng cần thiết cho từng công việc
Kinh nghiệm yêu cầu cho mỗi chức danh
Việc này sẽ giúp bạn lọc ra được những người phù hợp nhất cho đội ngũ thực hiện dự án của mình.
Giờ đây, chúng ta hãy chuyển sang bước tiếp theo.
2. Giai đoạn lập kế hoạch
Yếu tố nào quyết định sự thành công của một dự án?
Đó là việc lập kế hoạch, lập kế hoạch và lập kế hoạch thật chi tiết!
Một dự án không có kế hoạch quản lý giống như một con tàu không gian không có hệ thống phanh!
Dự án này chắc chắn sẽ gặp trục trặc nếu không lập kế hoạch cẩn thận!
Giai đoạn lập kế hoạch dự án rất quan trọng vì nó giúp nhóm của bạn giữ được phạm vi dự án trong tầm kiểm soát, tránh tình trạng "scope creep" - một thuật ngữ trong quản lý dự án chỉ sự mở rộng phạm vi công việc một cách nhanh chóng và không kiểm soát được. Bạn có thể tìm hiểu thêm về scope creep tại đây.
Phạm vi dự án bao gồm tất cả các công việc cần thực hiện trong dự án. Scope creep xảy ra khi phạm vi công việc tăng lên mà không được quản lý chặt chẽ, dẫn đến việc dự án trở nên khó kiểm soát.
Giờ đây, hãy cùng nhìn qua những công việc cần làm trong giai đoạn lập kế hoạch:
A. Xác định mục tiêu và mục đích
Trước khi bạn bắt đầu lên kế hoạch, bạn cần tự hỏi: 'Tôi muốn đạt được điều gì với dự án này?'
Mục tiêu của bạn có thể là:
Làm cho khách hàng cảm thấy hài lòng?
Tăng doanh thu cho công ty?
Giảm chi phí sản xuất?
Chẳng hạn, mục tiêu của dự án của Rick có thể là kiếm tiền từ những phát minh độc đáo của anh ấy.
Bây giờ, bạn cần lập kế hoạch cho dự án của mình để xác định cách thức đạt được mục tiêu đã đề ra.
Bạn cần phân chia mục tiêu đó thành các mục tiêu cụ thể.
Chẳng hạn, mục tiêu chính của Rick có thể là 'Tăng cường sản xuất Súng Cổng' để thực hiện mục tiêu của mình.
B. Soạn thảo bản tuyên bố phạm vi công việc
Một bản tuyên bố phạm vi công việc của dự án sẽ định rõ những gì sẽ được thực hiện và những gì không nằm trong dự án.
Dưới đây là những điểm một bản tuyên bố phạm vi công việc phát triển phần mềm sẽ bao gồm:
Phạm vi Sản phẩm: tất cả mọi thứ liên quan đến việc phát triển phần mềm của bạn
Các Hạng Mục Giao: các thành phần cụ thể của dự án như tính năng phần mềm
Tiêu Chí Chấp Nhận Sản Phẩm: các điều kiện cần thiết để coi là thành công
Rủi Ro: các vấn đề hoặc hạn chế có thể ảnh hưởng đến dự án
Tất cả các bên liên quan, từ khách hàng đến nhà đầu tư, đều phải đồng ý với phạm vi công việc của dự án - nếu không, bạn sẽ phải lên kế hoạch lại từ đầu!
C. Dự toán ngân sách
Theo một nghiên cứu của Viện Quản lý Dự án, khoảng 43% các dự án vượt quá ngân sách ban đầu.
Điều này có nghĩa là bạn có tới một nửa cơ hội sẽ chi tiêu quá mức, dẫn đến:
Giảm lợi tức đầu tư
Thua lỗ tài chính
Nguy cơ thất bại của dự án!
Vậy nên, hãy tập trung khi tính toán ngân sách!
Hãy tiến hành tính toán chi phí dự kiến cho tất cả các nguồn lực, tiền lương và công cụ cần thiết để hoàn thành dự án và nỗ lực tuân thủ ngân sách này một cách chặt chẽ nhất.
D. Tập hợp nguồn lực
Khi bạn đã xác định ngân sách, bạn cần chắc chắn rằng đội ngũ của bạn có đầy đủ mọi thứ cần thiết để thực hiện dự án một cách thành công.
Điều này bao gồm việc bạn cần chuẩn bị:
Các thiết bị cần thiết như máy chủ, máy tính xách tay, máy in, v.v.
Bản quyền phần mềm
Và bất kỳ thứ gì khác mà dự án yêu cầu!
E. Lên kế hoạch thời gian cho dự án
Một kế hoạch thời gian cho dự án sẽ liệt kê ra tất cả các công việc cần thực hiện theo đúng trình tự.
Mỗi công việc cần được gán một thời hạn cụ thể để đảm bảo rằng đội ngũ của bạn không lơ là, trì hoãn công việc giống như nhân vật Morty!
3. Giai đoạn thực hiện
Sau khi bạn đã nhận được sự chấp thuận từ các bên liên quan, thành lập một nhóm và phát triển kế hoạch dự án, đến lúc bắt tay vào công việc thực hiện dự án!
Ông Meeseeks đã sẵn sàng... Bạn cũng đã sẵn sàng chưa?
Trong giai đoạn thực hiện dự án (hay còn gọi là giai đoạn triển khai), người quản lý dự án có một số nhiệm vụ quan trọng như sau:
Quản lý các thành viên trong đội ngũ
Tuân theo lịch trình dự án
Liên lạc và cập nhật thông tin cần thiết cho tất cả các bên liên quan
Giờ hãy cùng nhìn vào chi tiết các quá trình quản lý dự án trong giai đoạn này:
A. Thông tin cho đội ngũ dự án
Trước khi phân công nhiệm vụ cho đội ngũ, bạn cần phải thông báo cho họ biết họ sẽ phải làm những gì.
Các bước bạn cần thực hiện:
Giải thích cách thức hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể
Tạo các tài liệu hướng dẫn Docs của công ty để mô tả các quy trình
Nếu cần, tổ chức các buổi huấn luyện
Và khi bạn phân công công việc, đừng giao quá nhiều việc một lúc vì điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của dự án.
Điều này có thể khiến họ cảm thấy quá tải giống như Rick và Morty sau những chuyến phiêu lưu không gian căng thẳng!
B. Báo cáo tiến độ
Khi nhóm của bạn đang tiến hành theo kế hoạch dự án, có thể các người quan tâm đến dự án sẽ đều đặn yêu cầu nhóm báo cáo tiến độ công việc.
Vậy nhóm dự án của bạn báo cáo tiến độ công việc như thế nào?
Mỗi tuần, nhóm của bạn cần phải gửi các báo cáo về những nhiệm vụ đã hoàn thành và các sản phẩm, kết quả của dự án đã đạt được.
C. Quản lý các vấn đề phát sinh
Trong quá trình thực hiện dự án, chắc chắn sẽ có những vấn đề xuất hiện.
Nhóm của bạn có thể gặp phải các rắc rối liên quan đến quản lý thời gian, ngân sách, lỗi phần mềm, tinh thần làm việc của nhóm, và nhiều điều khác nữa.
Dưới đây là cách bạn có thể giải quyết những vấn đề này:
Tạo một tài liệu để ghi lại danh sách các vấn đề.
Yêu cầu thành viên trong nhóm ghi chép các vấn đề vào tài liệu này.
Giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm để họ giải quyết những vấn đề này.
Theo dõi tiến trình giải quyết vấn đề.
Đánh dấu vấn đề là đã giải quyết khi nó được xử lý xong.
Lưu ý: Càng để lâu một vấn đề không được giải quyết, nó càng có thể gây ra nhiều rắc rối hơn. Vì vậy, bạn nên ưu tiên giải quyết những vấn đề này, coi chúng là công việc quan trọng.
D. Tổ chức cuộc họp hàng tuần
Cuối tuần, quản lý dự án và các thành viên trong nhóm cần tổ chức cuộc họp để thảo luận về:
Những công việc họ đã làm trong tuần.
Những khó khăn và vấn đề họ đã gặp phải.
Những cuộc họp này giúp đảm bảo rằng không có nhiệm vụ nào bị bỏ qua và công việc dự án đang tiến triển tốt.
Chẳng hạn, mỗi buổi sáng, các nhóm Scrum lại tổ chức cuộc họp gọi là daily standups để bàn về công việc họ sẽ thực hiện trong ngày.
4. Giai đoạn theo dõi
Dù là giai đoạn thứ tư trong chu trình sống của dự án, giai đoạn theo dõi lại diễn ra song song với giai đoạn thực hiện.
Vậy điểm khác biệt là gì?
Giai đoạn này tập trung vào việc đánh giá và theo dõi hiệu suất làm việc của nhóm bạn trong quá trình thực hiện kế hoạch dự án.
Điều này giúp các quản lý như Rick có thể nói:
Hãy cùng tìm hiểu ba quá trình quản lý dự án trong giai đoạn theo dõi dự án:
A. Chọn ra các chỉ số KPI
Làm sao để biết dự án đang tiến triển đúng hướng?
Qua các chỉ số KPI.
KPI (viết tắt của "chỉ số đánh giá hiệu suất chính") là những chỉ số giúp đo lường hiệu quả làm việc của nhóm qua các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Một người quản lý dự án thường chọn một số KPI như sau:
Chất lượng sản phẩm bàn giao: kiểm tra xem sản phẩm của dự án có được tạo ra không
Chi phí: đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách đề ra
Giải quyết sự cố: theo dõi các vấn đề nảy sinh và tốc độ giải quyết chúng
B. Đo lường tiến độ
Sau khi đã xác định các KPI, bạn cần phương pháp để đo lường chúng.
May mắn là có các công cụ quản lý dự án giúp bạn làm việc này!
Một công cụ quản lý dự án tốt sẽ có các bảng điều khiển cập nhật dữ liệu dự án theo thời gian thực (như nhiệm vụ đã hoàn thành, thời gian làm việc, v.v.), và theo dõi các chỉ số của bạn. Chỉ cần nhìn vào bảng điều khiển, bạn sẽ hiểu rõ tình hình tổng thể của dự án!
C. Cải thiện quy trình
Bảng điều khiển cũng sẽ cho bạn biết nhóm dự án của bạn đang làm tốt ở đâu và gặp khó khăn ở đâu. Dùng thông tin này để tìm ra các điểm nghẽn và cách khắc phục chúng.
5. Giai đoạn kết thúc dự án
Vì đã bỏ nhiều thời gian và công sức vào giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện, nên nhiều công ty thường nhanh chóng kết thúc giai đoạn cuối cùng của chu trình dự án.
Tuy nhiên, giai đoạn này cũng rất quan trọng!
Còn nhiều công việc cần làm sau khi dự án kết thúc.
Dưới đây là những việc cần làm trong giai đoạn kết thúc dự án:
A. Phân tích hiệu suất
Kiểm tra xem các mục tiêu dự án đã đặt ra từ trước có được đạt đủ hay không.
Bạn cũng cần đánh giá hiệu suất của từng thành viên trong nhóm.
Các báo cáo và đánh giá sẽ cho bạn biết liệu họ có đạt được mục tiêu không, chất lượng công việc ra sao, và họ có tuân thủ thời hạn hay không.
Sau khi phân tích những dữ liệu này, bạn có thể (hy vọng là) đưa ra nhận xét cho nhóm dự án của mình.
B. Hoàn tất các tài liệu cuối cùng
Bạn đã hoàn thành dự án của mình rồi đấy!
Xin chúc mừng.
Nhưng công việc của bạn vẫn chưa kết thúc.
Khi bạn chuẩn bị chia tay với những người liên quan đến dự án, bạn sẽ cần phải hoàn thiện khá nhiều giấy tờ!
Công việc này gồm có:
Kết thúc hợp đồng
Lập hóa đơn
Lập báo cáo
Sau khi bạn đã gửi những giấy tờ này cho khách hàng, bạn nên làm một bản sao và lưu giữ nó trong hồ sơ lưu trữ của mình để sau này có thể tham khảo lại khi cần.
C. Thu hồi nguồn lực
Sau khi đội ngũ thực hiện dự án đã hoàn thành xong nhiệm vụ của mình, bạn cần phải sắp xếp lại, phân công họ vào những dự án mới.
Và nếu còn tiền dư (mà ít khi xảy ra!), bạn có thể chuyển số tiền đó sang dự án kế tiếp.
D. Tổ chức ăn mừng thành công!
Khi dự án đã hoàn thành mỹ mãn, bạn cần phải biểu dương và cảm ơn đội ngũ của mình vì đã làm việc xuất sắc!
Hãy cân nhắc trao thưởng cho nhóm dự án sau khi dự án kết thúc. Việc này không chỉ giúp tăng cường tinh thần làm việc của nhóm, mà còn gây dựng lòng trung thành. Điều này sẽ khích lệ nhóm của bạn làm việc với nhiều nỗ lực hơn trong các dự án sắp tới.
Nhưng bây giờ, đã đến lúc thả lỏng và thư giãn. Hay nói theo cách của Rick và Morty - đã đến lúc "Get Schwifty"!
Quản lý Quy Trình Dự án Như Thế Nào?
Việc quản lý dự án sẽ trở nên cực kỳ đơn giản khi bạn áp dụng một phần mềm như ClickUp. Những công cụ quản lý hàng đầu bao gồm đầy đủ các tính năng cần thiết để bạn có thể quản lý mọi giai đoạn của dự án.
May mắn là ClickUp được tạo ra đúng với mục đích đó:
ClickUp là cái gì?
ClickUp là công cụ quản lý dự án được nhiều người đánh giá cao, phổ biến với các đội nhóm từ nhỏ đến lớn trên khắp thế giới. Dù bạn áp dụng Agile, Scrum hay bất kỳ kỹ thuật quản lý dự án nào khác, ClickUp có đủ các tính năng để bạn quản lý từng giai đoạn của dự án.
Cùng xem qua cách ClickUp giúp bạn quản lý quy trình vòng đời dự án:
1. Giai đoạn khởi đầu
Dù bạn có thích hay không, giai đoạn khởi đầu thường liên quan đến rất nhiều giấy tờ!
Bạn cần phải tạo và lưu giữ các tài liệu như báo cáo nghiên cứu khả thi, sổ sách dự án.
Giải pháp từ ClickUp: Tài liệu
Chức năng Tài liệu trong ClickUp là nơi lý tưởng để bạn lưu giữ mọi tài liệu liên quan đến giai đoạn khởi đầu của dự án.
Không chỉ giúp bạn tạo ra những tài liệu có cấu trúc rõ ràng, Tài liệu trên ClickUp còn hỗ trợ bạn làm việc cùng đồng nghiệp từ xa, cùng lúc và thực sự hiệu quả!
Và chưa kể đến điều tốt nhất đâu nhé!
ClickUp giúp bạn thu thập và lưu giữ tất cả các tài liệu dự án của bạn, từ trước giờ bị phân tán khắp nơi, vào một chỗ để bạn tiếp cận dễ dàng hơn.
Nếu như bạn có các tài liệu công ty trên Evernote, Notion, hoặc Google Docs – bạn có thể chuyển chúng vào ClickUp cực kỳ nhanh chóng, thậm chí nhanh hơn cả việc Rick nói câu khẩu hiệu của anh ấy đấy!
2. Giai đoạn lập kế hoạch
Bạn đã đề ra một số mục tiêu cho dự án của mình. Nhưng những mục tiêu này chỉ thực sự có ích khi bạn biết cách lên kế hoạch chi tiết và bài bản!
Đừng lo, ClickUp sẽ giúp bạn làm điều đó:
Giải pháp từ ClickUp: Mục Tiêu
Trong ClickUp, "Mục Tiêu" là những phần lớn chung, bạn có thể chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn gọi là "Đích".
Hãy tạo "Mục Tiêu" cho dự án của bạn, rồi xác định các "Đích" cần đạt để hoàn thành mục tiêu đó!
Ví dụ:
"Mục Tiêu" của dự án Rick là - 'Kiếm tiền từ việc phát minh'.
Anh ấy đã đặt ra hai "Đích" cụ thể cho nhóm của mình:
Làm ra 50 cổng thông tin
Sản xuất 20 bộ thiết bị truyền hình cáp qua nhiều chiều không gian
Khi anh ấy tiến bộ, anh ấy có thể cập nhật các mục tiêu của mình trong ClickUp.
Và đây chính là điều kỳ diệu...
ClickUp sẽ tự động tính toán tiến trình của dự án một cách nhanh chóng ngay lập tức!
Điều này sẽ giúp anh ấy có thêm động lực để tiếp tục nỗ lực cho đến khi hoàn thành mục tiêu.
Chú ý: Nếu bạn đang áp dụng phương pháp quản lý dự án Agile, bạn có thể dùng tính năng Mục tiêu để tạo ra các mục tiêu cho từng sprint và theo dõi tiến độ của chúng.
3. Trong giai đoạn thi hành
Nếu so sánh quản lý dự án với một bộ phim, thì giai đoạn thi hành dự án chính là phần hành động gay cấn nhất!
Bạn cần phân công công việc, quản lý dòng chảy công việc và đội ngũ - tất cả phải hoàn thành trong thời hạn gấp!
Hơn nữa, việc duy trì giao tiếp hiệu quả là điều cực kỳ quan trọng trong quá trình triển khai dự án. Ngay cả những dự án được lập kế hoạch tỉ mỉ cũng có thể bị lệch hướng do sự hiểu lầm trong giao tiếp!
Dưới đây là cách ClickUp giúp bạn quản lý giai đoạn triển khai:
Các giải pháp của ClickUp
A. Phân Công Nhiệm Vụ
Việc phân công nhiệm vụ trong ClickUp rất đơn giản, chỉ cần vài thao tác là xong!
Bạn chỉ cần lập một công việc mới và thêm vào đó những người trong nhóm dự án mà bạn muốn họ cùng tham gia. Mọi thành viên sẽ nhận được thông báo ngay tức khắc để có thể nhanh chóng bắt tay vào công việc!
B. Ghi lại thời gian làm các nhiệm vụ
Bạn muốn nhóm của mình tăng tốc độ làm việc?
Hãy đặt ra một dự kiến thời gian cho từng nhiệm vụ để mọi người trong nhóm biết họ cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc đó.
Để đảm bảo rằng đội của bạn tuân thủ đúng lịch trình dự án, mỗi thành viên trong đội có thể theo dõi thời gian đã dành cho từng công việc với tiện ích Chrome của ClickUp.
Bạn đã dùng công cụ theo dõi thời gian chưa?
Nếu chưa thì không sao cả!
ClickUp có thể kết nối với rất nhiều công cụ theo dõi thời gian khác nhau, như Toggl, Everhour, Time Doctor và nhiều hơn nữa. Nhờ đó, nhóm của bạn có thể tiếp tục làm việc hiệu quả, kể cả khi họ đang làm việc từ xa!
C. Bình luận
Vì thời gian của bạn rất quý giá - bạn cần một phương thức giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả với nhóm.
Đó là lý do tại sao mỗi nhiệm vụ trong ClickUp đều có một khu vực để bình luận, nơi mà nhóm của bạn có thể:
Làm rõ bất kỳ điều gì chưa chắc chắn
Cảnh báo nhóm về các vấn đề họ gặp phải
Chia sẻ tài liệu liên quan đến nhiệm vụ
Bạn còn có thể phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm thông qua tính năng Bình luận được gán.
Với một bình luận được gán, bạn có thể biến một bình luận thành một nhiệm vụ cụ thể, sau đó giao nhiệm vụ đó cho thành viên trong nhóm để họ bắt tay vào thực hiện ngay lập tức!
4. Giai đoạn theo dõi
Trong giai đoạn theo dõi dự án, bạn cần phải theo sát tiến trình của dự án.
Yup – thậm chí Rick cũng cần sự hỗ trợ giám sát để thực hiện một dự án thành công!
Dưới đây là cách ClickUp có thể giúp bạn:
Giải pháp của ClickUp – Bảng điều khiển
Bảng điều khiển của ClickUp có rất nhiều Widget để theo dõi tiến độ dự án của bạn:
Biểu đồ Burn-Up: xác định mức độ gần kết thúc của toàn bộ dự án
Biểu đồ Burndown: minh họa lượng công việc còn lại trong một dự án
Biểu đồ Velocity: xác định số lượng công việc mà nhóm của bạn có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định
Chú ý: Những công cụ này hoạt động tốt nhất khi bạn sử dụng kỹ thuật Scrum và quản lý dự án theo phong cách Agile.
5. Đối với giai đoạn kết thúc
Giống như giai đoạn khởi đầu, giai đoạn kết thúc dự án cũng đòi hỏi nhiều công việc văn bản!
Đừng lo lắng, lần này sẽ dễ dàng hơn rất nhiều!
Với phần mềm quản lý dự án như ClickUp, bạn có thể nhanh chóng tạo ra và chia sẻ các báo cáo để nhận được cái nhìn tổng quan chi tiết về hiệu suất công việc.
Giải pháp từ ClickUp – Báo cáo Nhóm
Báo cáo Nhiệm Vụ Đã Hoàn Thành
Báo cáo này cho bạn biết số lượng nhiệm vụ mà mỗi thành viên trong nhóm đã hoàn thành.
Báo Cáo Công Việc Đã Thực Hiện
Báo cáo này thể hiện số lượng nhiệm vụ mà từng thành viên trong nhóm đã đảm nhận.
Báo cáo Theo Dõi Thời Gian Làm Việc
Bản báo cáo này ghi lại tổng số thời gian mà nhóm của bạn đã bỏ ra để thực hiện các công việc trong dự án.
Bạn lo ngại báo cáo của mình có thể lọt vào tay những người không đáng tin cậy?
ClickUp cho phép bạn thiết lập các quyền truy cập cho từng loại báo cáo, để chắc chắn rằng chỉ những người liên quan cần thiết mới có thể xem chúng.
Kết luận
Quy trình vòng đời dự án giúp bạn phân chia công việc của dự án thành từng phần nhỏ hơn, qua đó làm cho việc thực hiện dự án trở nên dễ dàng hơn cho đội ngũ của bạn.
Tuy nhiên, việc chỉ xác định vòng đời dự án thôi là chưa đủ.
Bạn còn cần một công cụ quản lý dự án để hỗ trợ bạn trong mỗi bước đi của dự án.
May mắn là ClickUp được thiết kế đúng cho nhu cầu này.
Nó sẽ như người bạn đồng hành không thể thiếu, giúp bạn dễ dàng vượt qua mỗi giai đoạn của quy trình quản lý dự án!
Hãy đăng ký ClickUp để quản lý dự án của bạn một cách trôi chảy như điệu nhạc Snake Jazz bằng cách liên lạc với ZenGlobal để trải nghiệm ClickUp tốt nhất!
.jpg){kind=small}
Similar Articles