Hướng Dẫn Tối Ưu về Lộ Trình trong Quản Lý Dự Án (2024)
Biết bao cuộc họp, lần chỉnh sửa không đếm xuể, và hàng loạt công việc không ngừng nghỉ.
Quản lý dự án đôi khi giống như một thử thách với khả năng xử lý đa nhiệm của bạn. 🤹
Nhưng may mắn là, bạn có thể điều phối mọi việc một cách tài tình với bản đồ dự án.
Vậy bản đồ dự án là cái gì?
Bản đồ dự án là bản tóm lược kế hoạch của dự án. Nó không làm bạn chìm đắm trong biển thông tin chi tiết, mà giúp bạn theo dõi được lịch trình, những mốc quan trọng và mục tiêu của dự án.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ bàn luận về quản lý dự án qua bản đồ dự án là như thế nào, làm thế nào để tạo ra một bản đồ dự án, cũng như những lợi ích và những thách thức khi áp dụng bản đồ vào việc quản lý dự án.
Cùng xem hành trình này sẽ đưa chúng ta đến đâu nhé!
Khái niệm Roadmap trong Quản lý Dự án
Mỗi dự án luôn đặt ra những thách thức không nhỏ, từ việc phân phối nguồn lực cho đến việc đáp ứng mong đợi của khách hàng.
Nếu bạn không có trí nhớ siêu phàm giống như Sheldon Cooper, rất có thể bạn sẽ quên mất một vài thông tin quan trọng.
Bản đồ chiến lược thật sự rất hữu ích trong quản lý dự án!
Bản đồ chiến lược cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về mục tiêu và kế hoạch thời gian của dự án thông qua hình ảnh.
Nó giúp đội ngũ của bạn theo dõi công việc sắp tới và thông báo cho khách hàng về tiến độ công việc một cách rõ ràng.
Đây là công cụ quản lý dự án hiệu quả, giúp bạn nắm bắt được phạm vi dự án, các mốc quan trọng, kết quả cần đạt được, các yếu tố phụ thuộc và rủi ro.
Giờ đây, khi chúng ta đã hiểu bản đồ chiến lược là gì, hãy xem làm thế nào để sử dụng nó một cách hiệu quả trong quản lý dự án.
Cách sử dụng bản đồ chiến lược trong quản lý dự án
Với một bản đồ chiến lược được thiết kế tỉ mỉ, bạn có thể đạt được cả sự thoải mái và lợi nhuận.
Dưới đây là một số điểm bạn cần tích hợp vào bản đồ chiến lược của mình:
Phạm vi và kết quả cần đạt: Dự án này mong đợi kết quả gì? Bản đồ sẽ hướng dẫn đội nhóm linh hoạt biết họ cần hoàn thành những gì.
Lên lịch trình cho dự án: Việc tuân thủ lịch trình là cực kỳ quan trọng để tránh rối loạn. Điều này giống như việc bạn uống cà phê vào lúc 11:00 AM thay vì 8:00 AM như thường lệ... #thảm_họa
Xác định các mốc quan trọng: Đặt ra các mốc để theo dõi tiến độ, giúp bạn quản lý kỳ vọng của các bên liên quan và giữ cho đội ngũ luôn hứng khởi khi hoàn thành từng mốc.
Nhận diện nguồn lực chính: Ai là thành viên cần thiết cho dự án? Ai sẽ là người làm báo cáo hàng ngày? Ai sẽ phụ trách cà phê? Điều này giúp tăng cường trách nhiệm và cải thiện sự hợp tác trong nhóm.
Nhận diện rủi ro tiềm ẩn: Chuẩn bị sẵn sàng cho những trở ngại có thể làm chậm tiến độ dự án, như sai lệch trong ước lượng ngân sách hay thời hạn không khả thi. Thay vì gặp rắc rối với khách hàng, bạn nên có một kế hoạch chắc chắn để giảm thiểu rủi ro.
Bạn cũng cần liên kết các công việc quan trọng với người chịu trách nhiệm thực hiện để mọi người trong nhóm đều rõ ràng về nhiệm vụ của mình, từ đó xuất hiện chuyên nghiệp và chuẩn bị kỹ lưỡng trong các cuộc họp với khách hàng.
Cuối cùng, hãy đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm và khách hàng đều có thể truy cập vào bản đồ chiến lược để mọi người cùng hiểu và làm việc hiệu quả.
Để hiểu rõ hơn về cách tạo và sử dụng bản đồ chiến lược, hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết về bản đồ chiến lược.
Bây giờ bạn đã biết "vũ khí" bí mật để thành công trong quản lý dự án, hãy xem bạn có thể tận dụng nó như thế nào.
5 Lời Khuyên Thiết Thực Khi Tạo Bản Đồ Chiến Lược Dự Án
Dưới đây là năm lời khuyên để xây dựng một lộ trình quản lý dự án hiệu quả:
A. Sử dụng phần mềm lập kế hoạch dự án để quản lý tổng thể
Phần mềm lập kế hoạch dự án giúp các nhóm đặt ra mục tiêu cho dự án, lên kế hoạch thời gian, và làm việc cùng với tất cả các bên liên quan chủ chốt.
Hơn nữa, phần mềm lập kế hoạch còn hỗ trợ bạn:
Làm cho các bước mất nhiều thời gian như phân công công việc trở nên nhanh chóng và tự động
Trực quan hóa và theo dõi tiến độ công việc
Truy cập vào các báo cáo quan trọng như báo cáo dự án hàng tháng project reports, báo cáo tình hình hàng tuần, và nhiều hơn nữa
Trao đổi về công việc thông qua các tính năng giao tiếp
May mắn là, khi nói đến việc quản lý lộ trình dự án, mọi việc trở nên đơn giản hơn với một công cụ lập kế hoạch chuyên nghiệp như ClickUp.
Đợi đã… ClickUp là cái gì?
ClickUpClickUp là công cụ quản lý dự án và lập kế hoạch sản phẩm được nhiều người đánh giá cao, phổ biến trong cả các doanh nghiệp nhỏ lẫn lớn.
Công cụ này giúp bạn thiết lập các công việc định kỳ để quy trình làm việc trở nên hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể xác định các bước quan trọng nhất của dự án thông qua Biểu đồ Gantt, từ đó theo dõi tiến độ công việc một cách chính xác.
Nhờ vậy, khách hàng của bạn sẽ không cần phải quá khắt khe như Gordon Ramsay khi đánh giá kết quả dự án của bạn.
Dưới đây là một số tính năng nổi bật của ClickUp giúp việc quản lý dự án trở nên thuận tiện:
Cấu trúc Hierarchy: Phân loại công việc thành các Workspaces, Spaces, Folders để dễ dàng quản lý.
Công việc và công việc phụ: Quản lý tất cả các công việc, công việc phụ và thêm vào các yếu tố phụ thuộc.
Theo dõi thời gian: Ghi lại thời gian dành cho từng phần của lộ trình sản phẩm.
Trường tùy chỉnh: Thêm thông tin liên lạc của khách hàng, theo dõi điểm của đội scrum, tùy chỉnh menu thả xuống, v.v.
Milestones: Đánh dấu các công việc quan trọng trên lịch trình dự án để nhóm biết thời hạn hoàn thành.
Giao bình luận: Phân công công việc ngay lập tức thông qua bình luận trong công việc.
Nhiều chế độ xem: Lựa chọn cách hiển thị công việc theo List, Board, Calendar, v.v.
Bảng Kanban: Sử dụng chế độ xem này để hình dung rõ ràng quy trình làm việc và trạng thái dự án.
Chế độ xem Biểu đồ Gantt: Lập kế hoạch, xem toàn bộ nguồn lực và phát hiện vấn đề qua chế độ xem Gantt.
Mẫu: Bắt đầu nhanh chóng với các mẫu dự án sẵn có cho Quản lý Kinh doanh, Quản lý Sản phẩm, v.v.
Chế độ Offline: Tạo công việc và tiếp tục làm việc ngay cả khi không có Wi-Fi.
Xem toàn bộ danh sách các tính năng của ClickUp để nâng cao hiệu quả quản lý dự án của bạn.
Bạn chỉ cần trình bày những yếu tố quan trọng của dự án như mục tiêu, rủi ro và hạn chót trong lộ trình dự án của mình.
Như vậy, ban điều hành – những người giữ vai trò then chốt – có thể nắm bắt được ý chính của kế hoạch dự án chỉ qua một cái nhìn vào lộ trình mẫu của bạn.
Dù sao, không ai muốn mất cả tiếng để xem lộ trình dự án khi họ có thể sử dụng khoảng thời gian đó để làm việc trực tiếp cho dự án. 🤷♂️
C. Đặt ra mục tiêu có thể đạt được
Đặt ra những mục tiêu quá sức trong lộ trình dự án giống như lập kế hoạch ăn kiêng không tưởng. Chúng có thể gây ra nhiều hậu quả xấu hơn là mang lại lợi ích.
Đặt mục tiêu và thời hạn không tưởng sẽ chỉ làm tăng căng thẳng và khiến nhóm dự án của bạn không hài lòng.
Chính vì vậy, việc đề ra những mục tiêu khả thi, có thể đạt được trong một khoảng thời gian nhất định là rất quan trọng.
Đừng lo lắng. Sử dụng công cụ lập kế hoạch sản phẩm như ClickUp, bạn có thể ấn định các ngày bắt đầu và kết thúc công việc một cách hợp lý cho đội ngũ của mình. Như vậy, họ có thể chuẩn bị sẵn sàng cho các hạn chót và tránh việc trì hoãn công việc.
Thêm vào đó, bạn có thể phân chia mục tiêu lớn thành nhiều mục tiêu nhỏ hơn, dễ quản lý hơn thông qua tính năng Mục Tiêu của ClickUp.
Điều này giúp nhóm của bạn dễ dàng hoàn thành mục tiêu một cách thường xuyên. Mỗi khi một mục tiêu nhỏ được hoàn thành, ClickUp sẽ tự động cập nhật tiến trình, giúp bạn biết mình đã tiến gần đến mục tiêu chung đến đâu.
Bạn đang tìm kiếm một công cụ giúp đặt mục tiêu hiệu quả?
Hãy tham khảo những phần mềm đặt mục tiêu tốt nhất cho năm 2021.
D. Mời các bên liên quan cùng hợp tác
Thật không vui khi thấy công sức của bạn trong vài tuần hay vài tháng trở nên công cốc.
Việc hợp tác với các bên liên quan trong quá trình lập kế hoạch sẽ giúp bạn biết được liệu nhóm của bạn có đang đi đúng hướng để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng hay không. Bạn cũng có thể giải quyết mọi hiểu lầm hoặc thảo luận cách giải quyết các vấn đề có thể phát sinh ngay lập tức.
May mắn là, với các công cụ quản lý dự án lộ trình như ClickUp, bạn có thể mời khách hàng cùng hợp tác chỉ trong vài giây.
ClickUp cho phép bạn làm điều này thông qua quyền truy cập dành cho Khách mời và các Quyền hạn đặc biệt.
Bạn có thể quản lý ai có quyền truy cập vào Không gian làm việc của mình, và mời các bên liên quan tham gia với tư cách Khách mời để họ có thể chỉnh sửa và để lại bình luận.
Ngoài ra, cài đặt Quyền hạn sẽ giúp bạn quy định những gì được phép và không được phép trong Không gian làm việc của bạn. Ví dụ, Khách mời sẽ chỉ có quyền truy cập hạn chế và không thể xem các công việc, Danh sách hoặc Thư mục mà bạn không chia sẻ với họ.
E. Luôn cập nhật lộ trình dự án
Trong quá trình thực hiện dự án, các mục tiêu cụ thể, hạn chót và sự ưu tiên có thể thay đổi. Vì vậy, việc cập nhật những thay đổi này vào lộ trình dự án là điều cần thiết.
Điều này giúp cho đội ngũ của bạn luôn làm việc theo những yêu cầu và hướng dẫn mới nhất.
Tham khảo một lộ trình không còn cập nhật giống như bạn đang sử dụng lịch năm 2012 để xem ngày tháng hiện tại.
Những khó khăn khi sử dụng lộ trình so với các phương pháp quản lý dự án khác
Một lộ trình linh hoạt có thể hỗ trợ cả nhóm trong công ty và các đối tác bên ngoài.
Tuy nhiên, chỉ có một lộ trình dự án thôi là không đủ để quản lý hiệu quả các dự án phức tạp và đội ngũ làm việc đa chức năng.
Điều này giống như bạn không thể đi tìm kho báu chỉ với một tấm bản đồ; bạn cũng cần có những trang bị và công cụ cần thiết khác!
Để hiểu rõ hơn về những hạn chế của việc quản lý dự án bằng lộ trình, dưới đây là bảng so sánh giữa nó và các phương pháp quản lý dự án khác:
Phương pháp quản lý dự án | Làm thế nào nó hoạt động | Nó khác với quản lý dự án lộ trình như thế nào |
Quản lý dự án Lean | Tập trung cao độ vào việc mang lại giá trị cho khách hàng nhanh hơn và tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách loại bỏ những lãng phí như thời gian chờ đợi lâu và sai sót. | Quản lý lộ trình dự án bao gồm rất nhiều vòng phản hồi và cập nhật, điều này có thể làm trì hoãn dự án. Mặt khác, quản lý dự án tinh gọn giúp loại bỏ các quy trình tốn thời gian và lãng phí. |
Quản lý dự án Scrum | Chia các dự án phức tạp thành các giai đoạn phát triển khác nhau được gọi là chạy nước rút. Nhóm Scrum được khuyến khích tự tổ chức và theo dõi tiến độ dự án bằng các công cụ như burndown charts. | Lộ trình chỉ đưa ra các ước tính về mốc thời gian cơ bản, cấp cao. Tuy nhiên, quản lý dự án Scrum khuyến khích các nhóm tạo ra các ước tính chạy nước rút chính xác để giúp họ đặt ra thời hạn ở cấp độ nhiệm vụ. |
Quản lý dự án Kanban | Dựa trên phương pháp linh hoạt, phương pháp Kanban giúp các nhóm theo dõi tiến độ dự án bằng cách di chuyển thẻ qua các giai đoạn khác nhau trên bảng (Kanban board). | Lộ trình cần được cập nhật ngay lập tức bất cứ khi nào có bất kỳ thay đổi nào xảy ra vì đây là đường cơ sở duy nhất của dự án và không được chia thành các giai đoạn. Nhưng trong quản lý dự án Kanban, bạn có thể kết hợp phản hồi khi dự án tiến triển, vì dự án được chia thành các chu kỳ phát triển nhỏ hơn, giống như |
Quản lý dự án Waterfall | Cách tiếp cận này khuyến khích các nhóm hoàn thành một giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn khác. Không có sự chồng chéo trong các giai đoạn. | Quản lý dự án lộ trình đưa ra cái nhìn tổng quan cơ bản về kế hoạch mà không đi sâu vào chi tiết chi tiết về từng bước. Tuy nhiên, quản lý dự án Waterfall yêu cầu tài liệu phong phú cho từng giai đoạn của dự án, điều này giúp các nhóm hiểu rõ hơn về vai trò và nhiệm vụ của mình. |
Psst… Mẫu lập kế hoạch dự án của ClickUp ở đây sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề bạn có thể gặp phải khi quản lý dự án, không chỉ là bản đồ dự án. 🥊
Dù việc lập bản đồ dự án có những khó khăn riêng, nhưng nó vẫn rất hữu ích trong việc giúp bạn thành công trong quản lý dự án. Và điều này dẫn chúng ta đến…
4 Lợi Ích Chính Khi Sử Dụng Bản Đồ Quản Lý Dự Án
Việc mở nhiều tab trên internet, lướt Instagram (đương nhiên là để nghiên cứu), và cuối cùng là tìm hiểu cách sử dụng Excel có thể chấp nhận được khi bạn chỉ làm ra vẻ mình đang làm việc.
Nhưng khi cả khách hàng và đồng nghiệp đều trông chờ vào bạn, bạn cần phải thực sự làm việc!
May mắn thay, với bản đồ dự án, bạn sẽ biết rõ khách hàng mong đợi điều gì từ bạn và công việc của bạn góp phần như thế nào vào mục tiêu chung.
Dưới đây là một số lợi ích khác khi áp dụng bản đồ quản lý dự án cho đội ngũ của bạn và các bên liên quan:
1. Hỗ trợ tổ chức buổi khởi động dự án hiệu quả
Tương tự như một hồ sơ dự án, bản đồ dự án cung cấp cho đội ngũ một kế hoạch chi tiết, giúp họ dự đoán được công việc sắp tới. Nhờ đó, nhân viên sẽ chuẩn bị tốt hơn để đối mặt với thử thách và hoàn thành mục tiêu dự án một cách thành công.
2. Truyền đạt mục tiêu và kế hoạch dự án một cách rõ ràng
Bản đồ dự án bao gồm tất cả các nhiệm vụ cụ thể, trách nhiệm cá nhân và kết quả mong đợi, giúp đội ngũ luôn có thể tham khảo để đảm bảo họ đang làm việc hướng tới những mục tiêu đã đề ra.
Và không phải để theo đuổi những trào lưu mới trên mạng xã hội!
Hơn nữa, việc truyền đạt mục tiêu thông qua bản đồ dự án còn tăng cường tính minh bạch, giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng giữ nhân viên không rõ ràng về công việc.
3. Hỗ trợ các nhóm xác định công việc ưu tiên và ra quyết định dựa trên thông tin
Bản lộ trình thể hiện các mục tiêu và mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng qua hình ảnh, giúp các nhóm tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.
Hơn nữa, việc xác định rõ ràng các ưu tiên giúp nhóm của bạn chú ý nhiều hơn đến những mốc quan trọng của dự án thay vì những mốc cá nhân không liên quan đến công việc.
4. Giữ cho các bên liên quan được cập nhật thông tin
Lộ trình giúp bạn trình bày mục tiêu và chiến lược sản phẩm của tổ chức cho các bên liên quan một cách dễ dàng.
Chỉ cần nhìn vào lộ trình, họ có thể nắm bắt được mục tiêu và kế hoạch thời gian của bạn.
Ngoài ra, với khả năng truy cập lộ trình cập nhật theo thời gian thực, các bên liên quan có thể theo dõi tiến độ và nhận biết các vấn đề phát sinh trong dự án.
Điều này còn giúp bạn giảm thiểu những cuộc gọi làm phiền từ khách hàng ngoài giờ làm việc.
Hãy Bước Đi Trên Con Đường Dẫn Đến Thành Công!
Quản lý dự án thông qua lộ trình là yếu tố then chốt để dự án thành công.
Lộ trình dự án vững chắc như ngôi sao dẫn đường, giúp nhóm của bạn không đi lạc.
Với ClickUp, bạn có thể kết hợp các phần khác nhau của quản lý dự án một cách hiệu quả. 🧩
Từ việc cập nhật công việc với Trạng thái Công việc Tùy chỉnh cho đến việc tự động hóa các tác vụ thường nhật với Tự động hóa, ClickUp giúp bạn cải thiện sự phối hợp trong nhóm và nâng cao hiệu suất công việc.
Hãy chuyển sang sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay để quản lý công việc một cách tự tin như người điều khiển màn trình diễn!
Similar Articles