Hướng Dẫn Tối Ưu Về Kế Hoạch Quản Lý Yêu Cầu

Mỗi sản phẩm và dịch vụ đều được thúc đẩy bởi nhiều nhu cầu của doanh nghiệp và khách hàng, được biết đến là các yêu cầu.

Nhưng làm thế nào để đảm bảo rằng kết quả cuối cùng phù hợp với tất cả những yêu cầu này?

Đơn giản: thông qua việc lập kế hoạch quản lý yêu cầu một cách hiệu quả.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá kế hoạch quản lý yêu cầu, tầm quan trọng của nó, và cách để tạo ra một kế hoạch quản lý yêu cầu vững chắc.

Psst! Chúng tôi cũng có một ưu đãi không thể bỏ qua: một công cụ sẽ giúp việc lập kế hoạch quản lý yêu cầu trở nên dễ dàng.

Hãy cùng đeo mặt nạ Dalí của chúng ta. 🎭

Kế Hoạch Quản Lý Yêu Cầu Là Gì?

Kế hoạch quản lý yêu cầu bao gồm việc xác định cách bạn sẽ nhận diện, tài liệu hóa, phân tích, triển khai, theo dõi và kiểm soát các yêu cầu dự án.

Chúng ta hãy lấy ví dụ từ kế hoạch không thể sai sót của Giáo Sư trong Money Heist để minh họa.

Giáo Sư sẽ là người lập kế hoạch quản lý yêu cầu của chúng ta. Những thay đổi trong kế hoạch của anh ấy trong khi nhóm của anh ấy thực hiện vụ cướp ngân hàng chính là các yêu cầu. Những yêu cầu này sẽ thay đổi phạm vi của dự án (vụ cướp).

Bonus: Mẫu PRD

Bây giờ kế hoạch quản lý yêu cầu của anh ấy sẽ bao gồm:

• Cách anh ấy sẽ nhận diện các biện pháp cần thiết để giữ cho kế hoạch cướp ngân hàng phù hợp với tầm nhìn của mình

• Cách anh ấy sẽ phân tích và triển khai những biện pháp này

Anh ấy cũng phải suy nghĩ về các cách để theo dõi và kiểm soát các yêu cầu dự án thay đổi liên tục. Cảm ơn những người có tham vọng quá mức như Tokyo trong đội của mình.

Quản lý yêu cầu kế hoạch hóa bao gồm nhiều công việc, bắt đầu từ việc xác định phạm vi dự án và tiếp tục trong suốt chu kỳ sống của dự án.

Nhưng, tại sao nó lại quan trọng?

Kế hoạch quản lý yêu cầu đảm bảo rằng mọi yêu cầu được thu thập, phân tích và giải quyết, bao gồm:

• Ngăn chặn việc bạn mất theo dõi yêu cầu kinh doanh và yêu cầu của các bên liên quan

• Cho phép các nhóm kiểm soát phạm vi dự án

• Vượt qua các nguyên nhân thường gặp của sự thất bại dự án như sự lan rộng phạm vi, sự chậm trễ dự án, vượt quá chi phí, v.v.

Chắc chắn, một kế hoạch quản lý yêu cầu là rất quan trọng cho việc quản lý phạm vi dự án.

Nhưng làm thế nào để bạn tạo ra một cái? Hãy cùng tìm hiểu.

9 Bước Để Tạo Ra Một Kế Hoạch Quản Lý Yêu Cầu Thành Công

Dưới đây là các bước cho việc lập kế hoạch quản lý yêu cầu hiệu quả:

Bước 1: Xác định phạm vi dự án

Phạm vi dự án bao gồm việc xác định và ghi chép mục tiêu dự án, sản phẩm, nhiệm vụ, chi phí và thời hạn.

Bạn sẽ thường xuyên thu thập phạm vi dự án dưới một kế hoạch quản lý phạm vi trong bản kê khai dự án hoặc kế hoạch dự án của bạn. Sau đó, bạn có thể sao chép nó từ đó.

Không có kế hoạch quản lý phạm vi, các bên liên quan sẽ thiếu thông tin quan trọng cần thiết để nhận diện sự thay đổi yêu cầu trong dự án. Nó cũng trở nên khó khăn để xác định liệu bạn có nên triển khai một yêu cầu đề xuất hay không.

Bước 2: Xác định các bên liên quan dự án

Kế hoạch quản lý của bạn nên đề cập đến các hành động bạn sẽ thực hiện để xác định họ.

Chỉ khi đó bạn mới có thể lập bản đồ yêu cầu của các bên liên quan.

Bạn có thể tổ chức các cuộc họp, phỏng vấn hoặc não bộ cùng nhóm của bạn để xác định các bên liên quan dự án của bạn. Bạn thậm chí có thể chọn lọc từng bên liên quan nếu cần, giống như Giáo sư đã làm.

Bước 3: Xác định vai trò và trách nhiệm cho nỗ lực quản lý yêu cầu

Kế hoạch của bạn nên nêu rõ ai sẽ chịu trách nhiệm cho tất cả nỗ lực quản lý yêu cầu.

Đó có thể là người quản lý dự án, một nhà phân tích kinh doanh, hoặc bất kỳ thành viên nào khác trong nhóm của bạn.

Nhớ lại cách mà Giáo sư chỉ định Berlin phụ trách kế hoạch?

Anh ấy có trách nhiệm thu thập phản hồi của nhóm và quyết định xem những ý tưởng đó có phù hợp với kế hoạch dự án hay không.

Tương tự, kế hoạch quản lý của bạn sẽ xác định vai trò và trách nhiệm để giám sát toàn bộ quá trình quản lý yêu cầu.

Bước 4: Quản lý yêu cầu mâu thuẫn

Việc xuất hiện yêu cầu mâu thuẫn từ các bên liên quan và nhóm dự án khác nhau là điều thường gặp.

Chẳng hạn, khách hàng của bạn có thể muốn một ứng dụng có thể truy xuất 1000 bản ghi người dùng cùng một lúc, trong khi đó nhóm phát triển lại thấy điều này không khả thi.

Khi đó, hãy học theo Giáo sư. Anh ấy đã dự đoán mọi xung đột tiềm ẩn giữa nhóm của mình và cảnh sát và lên kế hoạch hành động cho từng tình huống.

Tương tự, bạn cần phải bao gồm trong kế hoạch của mình cách bạn sẽ khiến khách hàng và nhóm phát triển đồng ý về tính năng ứng dụng để giải quyết xung đột yêu cầu này.

Ngoài ra, bạn và nhà phân tích của mình có thể phải tiến hành một số phân tích kinh doanh để xác định những xung đột như vậy và đưa các bên liên quan đến một thỏa thuận.

Bước 5: Lên kế hoạch ưu tiên yêu cầu

Các dự án phức tạp có nhiều yêu cầu.

Đó là lý do tại sao kế hoạch quản lý yêu cầu của bạn nên thiết lập một phương pháp để ưu tiên chúng. Điều này bao gồm việc xác định những yêu cầu nào là cực kỳ quan trọng và những yêu cầu nào bạn có thể giao cho sprint tiếp theo.

Ví dụ, việc giúp nhóm thoát khỏi cảnh sát là một yêu cầu quan trọng hơn nhiều so với việc thu thập tất cả tiền mặt từ hầm bạc của ngân hàng đối với Giáo sư.

Khi ưu tiên một yêu cầu dự án, bạn nên xem xét các yêu cầu kỹ thuật, ảnh hưởng của các bên liên quan, sự chấp thuận của các bên liên quan chủ chốt, v.v., để đưa ra quyết định thông minh.

Bước 6: Xác định ma trận theo dõi yêu cầu

Theo dõi yêu cầu đề cập đến cách bạn sẽ theo dõi các yêu cầu dự án trong suốt chu kỳ sống của dự án. Điều này thường được thực hiện với một ma trận theo dõi.

Ma trận theo dõi là một tài liệu mô tả và theo dõi yêu cầu người dùng với các trường hợp kiểm thử.

Khi xử lý theo dõi yêu cầu, bạn cũng nên có một cơ sở yêu cầu để nhóm của bạn biết những gì đã cam kết với khách hàng.

Ví dụ, một cơ sở yêu cầu trong phát triển phần mềm có thể là một sản phẩm hoàn chỉnh đã được giao với một bộ tính năng đã được phê duyệt.

Hãy xem ma trận theo dõi của ClickUp!

Bước 7: Quản lý yêu cầu thay đổi

Thay đổi là điều không thể tránh khỏi, dù kế hoạch dự án của bạn có chu đáo đến đâu.

Là một người quản lý dự án, bạn nên thiết lập một quy trình để quản lý yêu cầu thay đổi khi chúng xuất hiện.

Đối với điều này, kế hoạch quản lý yêu cầu của bạn có thể có một "quy trình kiểm soát thay đổi".

Ngay cả Giáo sư cũng có một quy trình như vậy, mà chỉ Berlin mới biết.

Kế hoạch này sẽ trình bày quy trình ghi chép mọi sự thay đổi. Nó sẽ bao gồm một số điểm chính như:

• Cách một yêu cầu cụ thể đã thay đổi

• Lý do cho quyết định thực hiện thay đổi

• Người sẽ phê duyệt sự thay đổi

• Ảnh hưởng (nếu có) đối với dự án

Bước 8: Truyền đạt yêu cầu của dự án

Kế hoạch quản lý yêu cầu của bạn cũng cần xác định cơ chế để truyền đạt yêu cầu người dùng cho đội ngũ dự án và các bên liên quan.

Trong kế hoạch của bạn, bạn cần nêu rõ:

• Ai sẽ thông báo cho người khác về những yêu cầu thay đổi

• Ai cần được thông báo về những thay đổi

• Khi nào họ cần được thông báo

• Làm thế nào họ được thông báo

Giáo sư đã sử dụng cáp điện thoại để liên lạc với Berlin sau khi đạt được mỗi cột mốc. Berlin, ngược lại, đã thông báo cho phần còn lại của đội.

Bước 9: Xác định công cụ quản lý yêu cầu

Cuối cùng, bạn nên mô tả bất kỳ công cụ quản lý yêu cầu nào mà bạn sẽ sử dụng để ghi chép, theo dõi và quản lý yêu cầu.

Nếu bạn muốn theo dõi tất cả yêu cầu và giám sát tiến độ dự án, bạn cần một công cụ quản lý yêu cầu như ClickUp!

ClickUp là phần mềm quản lý dự án được đánh giá cao và được các đội ngũ làm việc hiệu quả trên toàn thế giới sử dụng để quản lý chu trình dự án và kế hoạch quản lý yêu cầu.

Là phần mềm quản lý yêu cầu, ClickUp giúp nhóm của bạn cùng nhau lập kế hoạch và hợp tác theo thời gian thực. Hãy cùng xem qua:

A. Theo dõi tiến độ với các góc nhìn

Với ClickUp, bạn có thể theo dõi các dự án và kế hoạch quản lý yêu cầu từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành thông qua nhiều góc nhìn khác nhau.

Hãy hình dung các nhiệm vụ của bạn qua hơn 15 giao diện khác nhau trong ClickUp bao gồm Danh sách, Bảng và Lịch

Bạn có thể xem các nhiệm vụ dưới dạng Danh sách, Bảng hoặc Lịch.

Bạn cũng có thể theo dõi các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau hoặc các bước kế hoạch quản lý yêu cầu trên Biểu đồ Gantt của chúng tôi và theo dõi tiến độ kế hoạch của bạn.

Để lập kế hoạch quản lý yêu cầu một cách dễ dàng, bạn còn có các giao diện khác như:

• Giao diện Chat: thảo luận kế hoạch quản lý yêu cầu của bạn với đội ngũ một cách nhanh chóng

•  Add an Embed view: tiết kiệm thời gian cho quá trình quản lý của bạn bằng cách nhúng tất cả ứng dụng và website yêu thích ngay trong ClickUp

• Sơ đồ Tư duy: lên kế hoạch và tổ chức các vai trò và trách nhiệm trong kế hoạch quản lý yêu cầu của bạn với sơ đồ tư duy linh hoạt

• Giao diện Khối lượng công việc: quản lý trực quan khả năng và khối lượng công việc của đội ngũ để họ biết họ cần làm gì trong quá trình quản lý yêu cầu

• Giao diện Tài liệu: tạo các tài liệu phân tích yêu cầu, kế hoạch quản lý yêu cầu, tài liệu nội bộ và bên ngoài, và nhiều hơn nữa!

• Mẫu: Sử dụng mẫu lập kế hoạch khả năng để quản lý yêu cầu và quy trình

B. Đừng bỏ lỡ bất kỳ mục công việc nào với Bình luận được Giao

Giữ trách nhiệm cho đồng nghiệp về các mục công việc nhỏ trong quá trình quản lý của bạn với Bình luận được Giao của ClickUp.

ClickUp cho phép bạn tạo ra một mục công việc trực tiếp trong bất kỳ bình luận nào để những điều quan trọng không bị lọt lưới. Người được giao nhiệm vụ có thể giải quyết những bình luận này ngay sau khi họ thực hiện hành động.

Dễ dàng giao việc cho đội nhóm thông qua việc chỉ định bình luận trong nhiệm vụ ClickUp để biến suy nghĩ của bạn thành hành động cụ thể

C. Tiết kiệm thời gian với Mẫu

Nếu bạn là người quản lý dự án và cần phải quản lý nhiều dự án, hãy sử dụng Mẫu của ClickUp để tạo một mẫu kế hoạch quản lý yêu cầu và tái sử dụng nó cho các dự án sau này để tiết kiệm thời gian.

Bạn có thể dễ dàng truy cập Trung tâm Mẫu từ không gian làm việc, Thư mục, Danh sách hoặc nhiệm vụ. 

Tạo mẫu quản lý yêu cầu của riêng bạn trong ClickUp hoặc sử dụng một mẫu có sẵn từ Trung tâm Mẫu.

Bạn cũng có thể tạo hoặc tùy chỉnh các mẫu cho không gian làm việc của mình.

Nhưng không chỉ có vậy.

ClickUp cung cấp đa dạng tính năng quản lý dự án như:

• Docs: ghi lại kế hoạch quản lý và tài liệu tất cả yêu cầu của các bên liên quan, để đội ngũ dự án của bạn có thể dễ dàng truy cập từ một nơi

• Recurring Tasks: tạo các nhiệm vụ hàng tuần hoặc hai tuần một lần để phân công yêu cầu cho đội ngũ của bạn cho sprint tiếp theo hoặc tổ chức cuộc họp với các bên liên quan để thảo luận về bộ yêu cầu tiếp theo

• Dashboards: có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý của bạn và các nhiệm vụ liên quan

• Priorities: khi xảy ra xung đột, sử dụng ưu tiên để thông báo cho đội ngũ của bạn biết họ cần làm việc trước tiên vào quy trình nào

• Task Dependencies: thiết lập trật tự rõ ràng cho quy trình quản lý của bạn. Thêm các phụ thuộc "chặn" hoặc "đang chờ" cho các yêu cầu quan trọng

• Multiple Assignees: tạo nhiệm vụ chung và phân công yêu cầu cho nhiều thành viên trong đội

• Integrations: chọn từ hơn 1,000 ứng dụng để tự động hóa quy trình quản lý yêu cầu theo cách bạn muốn

Thêm vào đó, Kế hoạch Miễn Phí Mãi Mãi của ClickUp hỗ trợ đa dạng tính năng mạnh mẽ cho việc lập kế hoạch quản lý yêu cầu một cách dễ dàng.

Và nếu những tính năng này vẫn chưa đủ thuyết phục bạn sử dụng ClickUp, hãy xem tại sao ClickUp là công cụ quản lý doanh nghiệp số 1 dành cho đội nhóm của bạn.

Khi bạn đã có một kế hoạch quản lý yêu cầu vững chắc, bạn có thể thực hiện nó, điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Cần hướng dẫn để viết kế hoạch quản lý đầu tiên của bạn?

Đừng lo. Chúng tôi đã chuẩn bị sẵn một số mẫu hữu ích.

3 Mẫu Kế Hoạch Quản Lý Yêu Cầu

Dưới đây là ba mẫu kế hoạch quản lý yêu cầu dành cho các quản lý dự án:

1. Mẫu kế hoạch quản lý yêu cầu

2. Mẫu tài liệu phân tích yêu cầu

3. Kế hoạch mẫu quản lý yêu cầu

Quý vị có thể sử dụng một trong những mẫu này như là ví dụ cho kế hoạch quản lý yêu cầu của mình.

Nếu quý vị cần thêm các mẫu quản lý sản phẩm khác, hãy tham khảo bài viết này.

Tuy nhiên, khi quý vị soạn thảo kế hoạch, quý vị nên tránh một số sai lầm phổ biến trong quá trình lập kế hoạch yêu cầu.

4 Sai Lầm Cần Tránh Khi Lập Kế Hoạch Quản Lý Yêu Cầu

Việc lập kế hoạch quản lý yêu cầu có thể gặp khó khăn, đặc biệt là khi đối mặt với dự án phức tạp. Rất có thể xảy ra lỗi ở các giai đoạn khác nhau.

Dưới đây là bốn sai lầm phổ biến mà quý vị có thể tránh được khi làm quản lý dự án:

1. Phân loại các bên liên quan không chính xác

Nếu quý vị không phân loại các bên liên quan của dự án một cách chính xác, đội ngũ của quý vị có thể sẽ làm việc trên những yêu cầu không đúng của các bên liên quan.

Việc xác định đúng các bên liên quan là hết sức quan trọng, vì nhiều yêu cầu kinh doanh sẽ xuất phát từ họ.

2. Thiếu giao tiếp

Nếu bạn không giao tiếp tốt với đội ngũ dự án, khách hàng và các bên liên quan, bạn có thể gặp khó khăn trong việc xác định yêu cầu.

Giao tiếp trong nhóm cũng có thể giúp phát hiện vấn đề sớm để tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Thêm vào đó, ngay cả khi bạn không có gì để nói, hãy thông báo điều đó.

Đừng để khách hàng cho rằng không có gì diễn ra trong dự án.

3. Không duy trì kế hoạch linh hoạt

Chúng ta đã biết rằng yêu cầu thay đổi nhiều lần trong suốt chu kỳ sống của dự án.

Nếu những thay đổi này không được tích hợp, kết quả cuối cùng sẽ không như mong đợi của các bên liên quan.

Tuy nhiên, nếu kế hoạch không theo một phương pháp linh hoạt như agile, nhóm dự án có thể chỉ bám vào bộ yêu cầu ban đầu.

4. Sử dụng MS Word và MS Excel để lập kế hoạch

Word và Excel có lẽ là những công cụ phổ biến nhất mà các nhóm sử dụng để ghi lại yêu cầu.

Tuy nhiên, với những công cụ này, việc quản lý phiên bản tài liệu có thể trở thành một cơn đau đầu thực sự.

Bảng ma trận truy xuất tạo ra trong một bảng Excel cũng có thể trở thành một mạng lưới các cột tham chiếu đến những tài liệu không có hồi kết. 😰

Gợi ý: Mẫu Ma Trận

3 Câu Hỏi Thường Gặp Về Quản Lý Yêu Cầu

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến quá trình quản lý yêu cầu:

1. Yêu cầu là gì?

Yêu cầu là bất cứ thứ gì được cần hoặc muốn.

Nó cần phải cần thiết, cụ thể, dễ hiểu, chính xác, khả thi và có thể kiểm tra được.

Ví dụ, nếu đội ngũ phát triển phần mềm của bạn xây dựng một ứng dụng sắp xếp thời gian làm việc, tính năng theo dõi thời gian có thể là một yêu cầu cần thiết.

2. Tại sao tôi nên quản lý yêu cầu?

Quản lý yêu cầu không chỉ giúp cải thiện chiến lược tổ chức và hoạt động của dự án mà còn giúp:

• Nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng

• Giảm thời gian hoàn thành dự án

• Ngăn chặn việc vượt quá chi phí

• Giảm rủi ro

• Kích hoạt quản lý phạm vi hiệu quả

3. Quy trình quản lý yêu cầu là gì?

Quy trình quản lý yêu cầu bao gồm:

• Mẫu thu thập yêu cầu: thu thập phản hồi và nhu cầu từ các bên liên quan

• Phân tích: xác định xem yêu cầu chức năng đề xuất có phù hợp với phạm vi dự án hay không

• Định nghĩa: ghi lại yêu cầu từ góc nhìn của người dùng và nắm bắt yêu cầu chức năng hoặc kỹ thuật

• Ưu tiên: lên kế hoạch cho các phiên bản hoặc sprints sắp tới và các yêu cầu cần thiết

• Xác nhận và bảo trì: định nghĩa điều gì được coi là “hoàn thành yêu cầu” và lên kế hoạch cải tiến liên tục

Sẵn Sàng Để Tạo Ra Kế Hoạch Quản Lý Yêu Cầu Chắc Chắn?

Chắc chắn, việc viết một kế hoạch quản lý yêu cầu hoàn hảo sẽ mất thời gian. Giáo sư đã lên kế hoạch cho vụ cướp từ khi ông ấy 19 tuổi. Và đó quả thực là một kế hoạch đáng kể! 😎

Dù mất bao lâu, kế hoạch quản lý yêu cầu của bạn cần đáp ứng tất cả các bước mà chúng tôi đã đề cập trước đây.

Một công cụ quản lý yêu cầu thông minh như ClickUp có thể giúp bạn thực hiện điều này một cách nhanh chóng.

Với ClickUp, bạn có thể cộng tác và chỉnh sửa tài liệu yêu cầu hoặc kế hoạch quản lý dự án, sắp xếp các xung đột yêu cầu và tự động hóa công việc hàng ngày một cách dễ dàng.

Đó thực sự là người chơi đồng đội tuyệt vời luôn hỗ trợ bạn ở mọi bước.

Tại sao phải chờ đợi?

Hãy thử ClickUp miễn phí để tạo ra một kế hoạch quản lý yêu cầu vững chắc như Giáo sư, và chúng tôi cá rằng các bên liên quan sẽ chỉ có một từ để nói…