Hướng dẫn tích hợp ClickUp và Salesforce

Trước đây, các nhóm bán hàng thường phải đi từng nhà, từng cơ quan để giới thiệu sản phẩm hoặc liên lạc qua điện thoại mà không biết trước thông tin về khách hàng., Ngày nay, quá trình bán hàng đã trở nên tinh vi hơn. Phần lớn các bước trong hành trình bán hàng đều được thực hiện thông qua một công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM), có thể xem chi tiết tại đây.

Khi có thông tin về khách hàng tiềm năng, chúng ta sẽ nhập dữ liệu vào CRM. Tại đây, thông tin sẽ được phân loại theo các giai đoạn và công việc cụ thể, phản ánh từng bước của quy trình bán hàng.

Đây là lúc mà công việc có thể gặp phức tạp.

Bán hàng không chỉ diễn ra riêng lẻ. Công việc này thường liên quan đến sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau trong công ty.

Ví dụ:

• Xem xét hoặc ký kết một biểu mẫu NDA hoặc hợp đồng, cần sự tham gia của đội ngũ pháp lý.

• Thực hiện đánh giá an ninh mạng với sự hỗ trợ của bộ phận IT hoặc đội ngũ an ninh chuyên biệt.

• Đề xuất các giải pháp được cá nhân hóa, đòi hỏi phải được đội ngũ phát triển sản phẩm đánh giá và thiết kế.

• Giải quyết các vấn đề hoặc lỗi phát sinh trong quá trình dùng thử, với sự hỗ trợ của đội ngũ hỗ trợ khách hàng.

Đó chỉ là một số ví dụ về công việc đa ngành trong quá trình bán hàng.

Khám phá những lựa chọn thay thế cho Salesforce!

Tại sao đây lại là một thách thức?

Ngoài những khó khăn trong việc hợp tác thông thường, các bộ phận khác không sử dụng chung CRM. Điều này đòi hỏi phải có một hệ thống để phân công, theo dõi và cộng tác trong các nhiệm vụ chung.

Có một số cách để giải quyết:

Thứ nhất, bạn có thể tự phối hợp, thông qua cuộc họp, trò chuyện và email. Điều này cũng bao gồm việc sao chép và dán nhiệm vụ giữa các công cụ khác nhau. Ai cũng biết rằng đây không phải là cách tốt nhất.

Bạn có thể mất hàng giờ trong cuộc họp chỉ để thu thập thông tin, hoặc tốn nửa ngày để theo dõi các công việc ở nhiều nơi khác nhau. Điều này cản trở đội ngũ bán hàng, vì tốc độ là chìa khóa để kết thúc giao dịch, và bạn muốn quy trình này diễn ra nhanh chóng, trơn tru đối với khách hàng tiềm năng. Chưa kể đến những rắc rối từ việc trao đổi email không ngừng.

Sau đó, là lựa chọn thứ hai: làm mọi thứ trong một công cụ duy nhất.

ClickUp cung cấp hầu hết các tính năng bạn cần từ một CRM.

Bạn có thể tạo một Không gian để chứa CRM và thêm mẫu Thư mục "CRM," là nền tảng tốt để xây dựng lên. ClickUp cho phép bạn kiểm soát toàn bộ cách bạn xem dữ liệu khách hàng thông qua nhiều chế độ xem khác nhau.

Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng chế độ xem Bảng để xem thông tin tài khoản một cách nhanh chóng, hoặc chế độ xem Bảng Kanban để theo dõi khách hàng trong quy trình bán hàng.

Các trường tùy chỉnh của ClickUp giúp bạn theo dõi các thông tin CRM quan trọng như trạng thái khách hàng tiềm năng, quy mô công ty, số điện thoại, email, giá trị suốt đời khách hàng (LTV), và nhiều hơn nữa. Với ClickUp, bạn có đủ mọi thứ cần thiết cho việc liên lạc với khách hàng, báo cáo bán hàng và xây dựng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ.

Nhấn vào đây để xem chi tiết cách sử dụng ClickUp như một CRM

Dù ClickUp là một giải pháp tuyệt vời, nhưng trong một số trường hợp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp lớn, việc sử dụng CRM bên ngoài có thể được ưu tiên. Cũng có thể có những lúc bạn cần làm việc với đối tác, công ty quảng cáo, hoặc khách hàng sử dụng CRM như Salesforce.

Trong những trường hợp đó, chúng ta có lựa chọn thứ ba: tích hợp mạnh mẽ của ClickUp.

Có hai cách để tích hợp ClickUp với Salesforce: Unito và Zapier.

Dưới đây là thông tin chi tiết về cả hai phương thức tích hợp.

Kết nối Salesforce và ClickUp thông qua Unito

Unito giúp bạn kết nối chặt chẽ giữa các công cụ làm việc thiết yếu như ClickUp, Salesforce, HubSpot, cùng với hơn 25 ứng dụng khác đang được mở rộng. Điểm nổi bật của các tích hợp này là không yêu cầu lập trình, ai cũng có thể dễ dàng thiết lập một quy trình làm việc mới chỉ trong ít phút.

Nhờ vào tích hợp giữa ClickUp và Salesforce của Unito, bạn có thể tạo ra các luồng công việc hai chiều giữa các nhiệm vụ trong Salesforce và ClickUp, đảm bảo đầy đủ các trường thông tin cần thiết cho sự hợp tác liên ngành một cách trơn tru cross-functional collaboration.

Bạn có thể tùy chỉnh các luồng công việc này để phù hợp với yêu cầu cụ thể của mình, từ việc lọc ra thông tin cần thiết, đến việc điều chỉnh cách ánh xạ dữ liệu giữa các trường thông tin trên các công cụ khác nhau, và nhiều hơn nữa.

Các tích hợp của Unito hoạt động ngay lập tức, giúp thông tin trên cả hai công cụ luôn được cập nhật mới nhất.

Ứng dụng thực tế ra sao

Hãy tưởng tượng bạn đang làm việc với Salesforce nhưng lại muốn tìm một phương pháp tốt hơn để quản lý các công việc bán hàng của mình. Có thể bạn đang phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ liên quan đến nhiều tài khoản khác nhau và bạn muốn gom chúng lại thành một danh sách công việc dễ quản lý hơn.

Thay vì phải tự tay sao chép và dán chúng vào ClickUp, bạn có thể thiết lập một quy trình làm việc đơn giản với Unito.

Để bắt đầu, bạn cần đăng ký Unito và có thể trải nghiệm miễn phí trong hai tuần. Khi đã đăng nhập, bạn có thể tiến hành xây dựng luồng công việc của mình.

Chọn dự án trong Salesforce mà bạn đang quản lý, sau đó chọn dự án "danh sách công việc" trong ClickUp của bạn. Bạn cần phải cấp quyền cho Unito truy cập vào cả hai công cụ này để nó có thể tiến hành cập nhật dữ liệu.

Sau khi bạn hoàn tất bước đầu tiên, bạn cần lựa chọn hướng luồng thông tin. Nếu bạn muốn thông tin được trao đổi liên tục giữa các công cụ, hãy để nguyên thiết lập luồng thông tin hai chiều.

Bước kế tiếp, hãy thiết lập một quy tắc để chỉ có những công việc được giao cho bạn mới được chuyển từ Salesforce vào ClickUp. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh giới hạn hoặc mở rộng luồng thông tin để phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.

Sau khi bạn đã lựa chọn những công việc cần được đồng bộ hóa, giờ đây bạn cần xác định xem thông tin nào trong số đó sẽ được chia sẻ.

Bạn có muốn chuyển toàn bộ dữ liệu hay chỉ một phần nhất định?

Có thể bạn không muốn chia sẻ thông tin khách hàng nhạy cảm ra khỏi Salesforce. Hoặc bạn cũng có thể chọn đồng bộ hóa một số trường cụ thể theo một chiều, dù cho quá trình làm việc chung vẫn diễn ra theo hai chiều.

Sau khi bạn đã thiết lập các trường dữ liệu cần thiết, bạn có thể bắt đầu kích hoạt quy trình làm việc của mình. Khi bạn nhận được một nhiệm vụ mới trong Salesforce liên quan đến tài khoản đó, một nhiệm vụ tương ứng sẽ được tự động tạo ra trong danh sách việc cần làm của bạn trên ClickUp.

Mọi thông tin về nhiệm vụ, bao gồm cả hạn cuối, sẽ được chuyển qua và cập nhật đồng bộ khi có thay đổi trên bất kỳ công cụ nào. Bạn cũng có thể áp dụng quy trình này cho nhiều tài khoản khách hàng khác nhau để tự động tổng hợp công việc Salesforce của bạn vào một nơi duy nhất.

Đây chỉ là một ví dụ cá nhân, nhưng Unito còn phát huy hiệu quả tối đa khi được sử dụng để hợp tác giữa các đội nhóm. Ví dụ, bạn có thể:

• Chuyển một vấn đề hợp đồng hoặc an ninh tiềm năng đến đội ngũ phù hợp trong ClickUp ngay từ Salesforce.

• Tự động tạo một nhiệm vụ cho đội ngũ sản phẩm của bạn trong ClickUp khi có yêu cầu từ khách hàng được ghi nhận trong Salesforce.

• Đồng bộ hóa các nhiệm vụ tái ký hợp đồng khách hàng quan trọng giữa bạn và đội ngũ thanh toán, để luôn duy trì liên lạc và tránh những trở ngại có thể dẫn đến việc mất khách hàng.

• Yêu cầu hỗ trợ tài liệu từ đội ngũ marketing trong ClickUp mà không cần phải rời Salesforce.

Những điểm trên chỉ là một số cách mà Unito có thể giúp tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận, giảm bớt thời gian cho các cuộc họp kéo dài và công việc sao chép thông tin mất thời gian. Thông tin nhiệm vụ quan trọng sẽ được tự động chuyển giữa các đội nhóm và công cụ, giúp bạn rút ngắn chu kỳ bán hàng.

Kết hợp Salesforce + ClickUp với Zapier

Nếu Unito phù hợp cho việc chia sẻ thông tin hai chiều giữa các công cụ, thì Zapier lại là một giải pháp đơn giản để tự động hóa những công việc lặt vặt mất thời gian trong ngày của bạn.

Zapier là một nền tảng tự động hóa với hàng nghìn kết nối, điều này có nghĩa là ClickUp và Salesforce chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Zapier hoạt động theo nguyên tắc kích hoạt và phản ứng đơn giản, tức là "nếu xảy ra sự kiện X, thì thực hiện hành động Y".

Nếu bạn muốn tập trung vào việc gọi điện và tiếp cận khách hàng hơn là tạo ra các công việc mới, Zapier có thể giúp bạn.

Ứng dụng thực tế như thế nào

Zapier rất dễ để thiết lập vì nó sử dụng các "Zaps" - những công thức đã được người khác tạo sẵn.

Ví dụ, với ClickUp và Salesforce, có một Zap phổ biến có thể tự động tạo nhiệm vụ mới trong ClickUp cho mỗi cơ hội kinh doanh được tạo trong Salesforce.

Bạn chỉ cần đăng ký Zapier và liên kết ClickUp và Salesforce.

Sau đó, chọn điều kiện kích hoạt từ Salesforce cho quy trình tự động của bạn.

Tiếp theo, chọn hành động bạn muốn xảy ra trong ClickUp.

Cuối cùng, chọn thông tin bạn muốn chuyển giữa hai ứng dụng nếu cần.

Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn chỉ việc kích hoạt Zap và quan sát các công việc được tự động tạo ra. Bạn cũng có thể tạo ra các Zap tương tự dựa trên các điều kiện kích hoạt khác.

• Khi có bản ghi mới trong Salesforce, đăng một bình luận công việc trong ClickUp

• Khi nhận được tin nhắn đi ra mới trong Salesforce, tạo một danh sách kiểm tra trong công việc ClickUp

• Khi có trường bản ghi cụ thể nào đó được cập nhật trong Salesforce, tạo một công việc phụ trong ClickUp

Hãy để Zapier đảm nhận những công việc nhỏ và lặp lại để bạn có thể tập trung vào công việc chính của mình.

Khi nào nên sử dụng Unito và Zapier

Dùng Unito khi:

• Bạn muốn thông tin được chuyển qua lại giữa ClickUp và Salesforce

• Bạn muốn thúc đẩy sự hợp tác giữa các đội ngũ khác nhau

• Bạn muốn đồng bộ hóa nhiều trường thông tin cùng một lúc và thiết lập ánh xạ trường thông tin theo cách riêng biệt

Dùng Zapier khi:

• Bạn muốn khách hàng tiềm năng hoặc cơ hội mới tự động kích hoạt việc tạo nhiệm vụ trong ClickUp

• Bạn muốn loại bỏ những công việc cá nhân không cần thiết làm chậm tiến độ công việc hàng ngày của bạn

• Bạn muốn một giải pháp đã được xây dựng sẵn, không cần tùy chỉnh

Sức Mạnh Của ClickUp Khi Kết Hợp Với Salesforce

Nếu bạn cần CRM của mình có khả năng vượt trội hơn so với những gì ClickUp có thể cung cấp, tích hợp Salesforce của Unito và Zapier mang lại giải pháp mạnh mẽ để bạn có thể hợp tác hoặc tự động hóa công việc giữa các nhóm và công cụ khác nhau.

Chúng tôi đã phân tích chi tiết về khả năng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mạnh mẽ của ClickUp và tích hợp Salesforce mượt mà của Unito trong một hội thảo trực tuyến gần đây.

Xem webinar "Tối Ưu Hóa Chu Trình Bán Hàng Với ClickUp và Unito" ngay tại đây!