Hướng Dẫn Cách Tổ Chức Cuộc Họp Đứng Hiệu Quả
Căn bệnh "Cuộc họp này có thể gửi email được" đang lan tràn trong giới kinh doanh. Đừng chỉ nghe chúng tôi nói—hãy để số liệu thống kê phản ánh:
Một cuộc khảo sát với 182 quản lý cấp cao cho thấy 71% người được hỏi cảm thấy các cuộc họp không hiệu quả và lãng phí
Hơn một nửa số nhân viên kiểm tra email, nhắn tin hoặc làm việc riêng trong khi họp
Trung bình, 31 giờ bị lãng phí hàng tháng vào những cuộc họp không mang lại kết quả
Nhưng có một tin tốt là, cuộc họp đứng được xem là tiết kiệm thời gian hơn hầu hết, vì vậy việc áp dụng chúng là một cách tuyệt vời để tránh những cuộc họp buồn ngủ. 🥱
Hướng dẫn này sẽ chỉ bạn cách tổ chức những cuộc họp đứng ngắn gọn và súc tích hàng ngày giúp nhóm của bạn đồng bộ mà không tiêu tốn quá nhiều thời gian làm việc quý báu.
Cuộc Họp Đứng Là Gì?
Cuộc họp đứng là một cuộc kiểm điểm nhanh cho phép bạn liên lạc với nhóm và thảo luận về công việc đã hoàn thành và kế hoạch sắp tới cùng với bất kỳ thách thức nào. Nó được phổ biến bởi các nhóm phát triển phần mềm sử dụng phương pháp agile—một bộ nguyên tắc quản lý dự án tập trung vào sự hợp tác đa chức năng và cách tiếp cận lặp đi lặp lại để cải tiến liên tục. 📈
Cuộc họp đứng thường được tổ chức hàng ngày, tuy nhiên bạn có thể điều chỉnh tần suất phù hợp với quy trình làm việc của mình. Cuộc họp có thể kéo dài từ năm đến 15 phút, đủ để nhanh chóng và hiệu quả trải qua các bước cần thiết.
Cách Tổ Chức Cuộc Họp Đứng
Cơ chế của cuộc họp đứng hàng ngày rất đơn giản—bạn tập hợp nhóm và để họ lần lượt trả lời ba câu hỏi:
"Bạn đã làm gì hôm qua?"
"Bạn sẽ làm gì hôm nay?"
"Có điều gì cản trở tiến độ của bạn không?"
Đây là cách tiếp cận gọi là "Round Robin", nhưng bạn cũng có thể sử dụng phương pháp "Walk the Board", nơi toàn bộ nhóm thảo luận về từng nhiệm vụ trên bảng theo một trật tự cụ thể (thường từ trái sang phải).
Hãy coi những câu hỏi trên như là các bước mỗi thành viên nhóm cần thực hiện để cuộc họp đạt được kết quả mong muốn. Chúng ta hãy giải thích từng câu hỏi chi tiết hơn để bạn biết cần tìm kiếm điều gì trong các phản hồi.
Câu Hỏi 1: "Bạn đã làm gì hôm qua?"
Câu hỏi này phục vụ một số mục đích quan trọng ngoài việc kể lại những công việc đã hoàn thành. Nó cho thấy liệu một thành viên có thể ưu tiên những nhiệm vụ cần giải quyết ngay trước những việc có thể chờ đợi, điều này rất quan trọng trong môi trường nhanh nhẹn. 🏃
Xem tải công việc của nhóm qua góc nhìn Timeline để theo dõi tiến độ và điều chỉnh hạn chót của nhiệm vụ
Ở giai đoạn này, bạn cũng có thể phát hiện ra bất kỳ sự không hiệu quả tiềm ẩn và lỗi trong kế hoạch. Chẳng hạn, nếu một thành viên trong nhóm nói rằng họ không làm được nhiều việc trong khi người khác lại quá tải với công việc, đây là dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn cần phải cân đối lại dòng chảy công việc và điều chỉnh khối lượng công việc cho phù hợp.
Cuối cùng, việc trao đổi thông tin về các nhiệm vụ đã hoàn thành có thể giúp nhóm của bạn hợp tác hiệu quả hơn và thu thập những hiểu biết quý giá mà họ sẽ cần cho công việc sắp tới.
Có thể ai đó đã hoàn thành một nhiệm vụ tương tự với nhiệm vụ mà một thành viên khác sẽ làm tiếp theo, vì vậy họ có thể đưa ra sự giúp đỡ.
Câu hỏi 2: “Hôm nay bạn sẽ làm gì?”
Một trong những điểm chính của cuộc họp hàng ngày là thiết lập hướng đi cho ngày làm việc phía trước và đảm bảo rằng các nhiệm vụ sắp tới phải phù hợp với mục tiêu chung. Bước này cho phép bạn chủ động lọc bỏ công việc ít giá trị và nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm.
Giả sử bạn phát hiện ra một lỗ hổng xác thực cần được vá gấp. Nếu một thành viên trong nhóm nói rằng kế hoạch ban đầu của họ trong ngày là hoàn thành một nhiệm vụ ít cấp bách như tái cấu trúc mã nguồn cũ, bạn có thể yêu cầu họ tạm gác lại và tập trung vào vấn đề an ninh.
Xem nhanh, thêm, phân công hoặc bình luận về các mối quan hệ phụ thuộc ngay trong nhiệm vụ ClickUp
Thảo luận về công việc sắp tới cũng giúp ngăn chặn mọi hiểu lầm. Điều này loại bỏ sự chồng chéo nhiệm vụ, làm rõ các mối quan hệ phụ thuộc, và đảm bảo những nhiệm vụ quan trọng được chăm sóc. ✅
Câu hỏi 3: “Có điều gì cản trở tiến độ của bạn không?”
Giai đoạn cuối của cuộc họp stand-up là để nêu lên và giải quyết các vấn đề cản trở, như:
Thành viên trong nhóm không có quyền truy cập vào thông tin hoặc công cụ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ hàng ngày
Họ phải chờ đợi một nhiệm vụ trước đó được giao cho người khác hoàn thành
Một nhiệm vụ cần được phê duyệt trước khi có thể hoàn thành
Khuyến khích nhóm của bạn chủ động về các vấn đề cản trở để mọi giao tiếp cần thiết diễn ra trong cuộc họp stand-up. Điều này giúp bạn tránh được sự qua lại không cần thiết và các cuộc họp thêm, mở đường cho nhóm của bạn đạt được mục tiêu. 🎯
6 Mẹo để Tổ Chức Cuộc Họp Stand-Up Hàng Ngày Hiệu Quả
Khi tổ chức những cuộc họp ngắn như stand-up hàng ngày, bạn nên tận dụng từng phút một cách hiệu quả. ⏱️
Dưới đây là một số mẹo có thể thực hiện để giảm lãng phí và đảm bảo mọi người đều nhận được giá trị từ cuộc họp. Bạn cũng sẽ học cách nâng cao hiệu quả của các cuộc tụ họp với ClickUp—một nền tảng quản lý dự án toàn diện phục vụ cho các đội ngũ linh hoạt mọi kích cỡ.
Mẹo 1: Giữ nó đơn giản
Cuộc họp stand-up nên nhanh chóng và động - tập hợp mọi người tại một nơi, yêu cầu họ trả lời ba câu hỏi chính, và để họ tiếp tục công việc hàng ngày của mình. Để giữ sự linh hoạt, tuân theo một quy trình minh bạch kết hợp với một hoặc hai công cụ quản lý cuộc họp đơn giản.
Bạn không có thời gian để lọc qua tài liệu hoặc bảng tính để đảm bảo không có gì bị bỏ lỡ và theo dõi tiến độ dự án—bạn cần một trung tâm hợp nhất để giữ thông tin quan trọng hiển thị với các thành viên trong nhóm.
ClickUp Meetings cho phép bạn tận hưởng sự rõ ràng như vậy và giảm thiểu công việc thủ công trong cuộc họp stand-up của bạn. Bạn có thể tạo danh sách kiểm tra cho mỗi thành viên và giao nhiệm vụ bình luận ngay lập tức để đảm bảo chi tiết quan trọng không bị lọt lưới.
Đảm bảo nhận xét của bạn được chú ý bằng cách gán nhận xét trực tiếp cho người dùng trong các nhiệm vụ, và nhanh chóng xem các nhận xét đã gán trong một Danh sách Kiểm tra
Tính năng Chỉnh sửa Siêu Phong Phú của ClickUp cho phép bạn ghi chép biên bản cuộc họp, làm nổi bật các điểm quan trọng, và nhúng các loại nội dung khác nhau để giữ tất cả ý tưởng chủ chốt ở một nơi. Nếu quy trình làm việc của bạn bao gồm các nhiệm vụ lặp lại như tinh chỉnh danh sách công việc lưu trữ và đánh giá mã nguồn, bạn có thể thiết lập chúng thành định kỳ để chúng tự động xuất hiện trong các cuộc họp đứng của bạn. 🔄
Cài đặt các nhiệm vụ định kỳ để loại bỏ công việc lặp đi lặp lại khi tạo chương trình họp
Mẹo 2: Chọn một khung giờ (và tuân thủ nó)
Hãy dành ra một khung giờ cố định cho các cuộc họp ngắn và duy trì sự nhất quán. Điều này đảm bảo cấu trúc và tính dự đoán được, giúp đội nhóm của bạn duy trì tổ chức và cải thiện sự tham gia.
Về việc khi nào nên tổ chức cuộc họp, điều đó phụ thuộc vào quy trình làm việc của bạn. Lý tưởng nhất, bạn nên tổ chức cuộc họp ngắn vào buổi sáng để đội nhóm của bạn sẵn sàng cho ngày làm việc khi cuộc họp kết thúc. Không nhất thiết phải là việc đầu tiên bạn làm, nhưng hãy chắc chắn rằng cuộc họp được tổ chức trước khi mọi người chuẩn bị "xắn tay áo" vào công việc.
Điều này dễ nói hơn làm trong một môi trường làm việc từ xa, đặc biệt nếu các thành viên trong đội nhóm của bạn phân tán khắp toàn cầu. Buổi sáng của bạn có thể là giữa đêm của người khác, điều này làm phức tạp mọi thứ khá nhiều.
Nếu bạn không thể tìm ra thời gian phù hợp cho tất cả mọi người, một cuộc họp ngắn không đồng bộ có thể là lựa chọn duy nhất của bạn. Nó không hiệu quả như một cuộc họp thực sự, nhưng vẫn tốt hơn là để một thành viên trong đội bị loại khỏi cuộc họp ngắn hoàn toàn.
Mẹo 3: Có cái nhìn tổng quan về các cuộc họp ngắn của bạn
Cho dù đội nhóm của bạn làm việc tại chỗ, theo mô hình lai hay hoàn toàn từ xa, điều cuối cùng bạn muốn là phải nhớ những gì xảy ra trong cuộc họp ngắn - hoặc mong đợi đội nhóm của bạn làm điều đó. Phải có một hồ sơ về mọi thứ được thảo luận để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và cùng một trang.
Ít nhất, bạn sẽ muốn có một bảng tính để theo dõi sự tham gia, nhiệm vụ, vấn đề cản trở và thông tin liên quan khác của từng thành viên trong đội.
Mặc dù không có gì sai khi sử dụng một bảng tính cơ bản, bạn sẽ muốn một giải pháp mạnh mẽ, trực quan hơn mà không yêu cầu phải tạo ra một hệ thống từ đầu. Nếu bạn cần một bàn tay giúp đỡ, Mẫu Cuộc Họp Ngắn Hàng Ngày của ClickUp có thể là một bổ sung vô giá cho các cuộc họp của bạn.
Mẫu Biểu Mẫu Họp Đứng Hàng Ngày của ClickUp giúp bạn tổ chức cuộc họp với các tùy chọn như Trạng Thái Tùy Chỉnh, Trường Tùy Chỉnh và Giao Diện Tùy Chỉnh
Nó được trang bị đầy đủ mọi thứ bạn cần để hệ thống hóa các cuộc họp và giữ cho chúng được tổ chức gọn gàng. Bạn có thể liệt kê nhiệm vụ với Trạng Thái Tùy Chỉnh và gán nhãn ưu tiên để xác định rõ ràng thứ tự ưu tiên và giải quyết công việc khẩn cấp một cách kịp thời. ⚡
Giao diện Bảng mạnh mẽ cho phép bạn điểm danh và dễ dàng theo dõi nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm, giúp bạn luôn nắm bắt được tiến độ dự án. Chia sẻ cái nhìn tổng quan này với nhóm của bạn, và bạn sẽ không phải lo lắng về việc tách biệt dự án hay hiểu lầm.
Bạn cũng có thể khuyến khích nhóm tự điền vào các trường của họ, điều này phần nào giải quyết được hạn chế của các cuộc họp đứng ở các múi giờ khác nhau.
Những người không thể tham dự hãy yêu cầu họ làm điều đó ngay khi họ bắt đầu ngày mới của mình, và họ sẽ không bị lạc lõng.
Mẹo 4: Duy trì một người lãnh đạo rõ ràng và cấu trúc
Trước khi bạn bắt đầu tiến hành các cuộc họp đứng, bạn nên chỉ định một người lãnh đạo sẽ tạo ra các chương trình nghị sự và điều hành các cuộc họp. Nếu bạn sử dụng phương pháp Scrum—như nhiều đội ngũ linh hoạt khác—thì đây có thể sẽ là Scrum Master.
Nếu không, đó có thể là một quản lý sản phẩm hoặc một người lãnh đạo khác có vai trò tương tự.
Về chương trình nghị sự, thông thường nó sẽ trông như sau:
Một trò chơi làm nóng không khí hoặc cuộc trò chuyện ngắn nhẹ nhàng để tạo không khí
Ba câu hỏi họp đứng (nếu bạn sử dụng phương pháp Round Robin)
Các cập nhật dự án khác
Mục tiêu và hành động cần thực hiện
Tất nhiên, đây chỉ là một gợi ý, và bạn hoàn toàn tự do tổ chức cuộc họp theo cách phù hợp với nhóm và quy trình làm việc của bạn.
Nếu bạn cần một nền tảng để phát triển một chương trình nghị sự hiệu quả, bạn có thể sử dụng ClickUp Docs—một công cụ hỗ trợ bởi AI cho phép bạn tạo ra mọi loại tài liệu, từ ghi chú cuộc họp đơn giản đến wiki toàn diện. 📃
ClickUp Docs đi kèm với vô số tùy chọn tùy chỉnh và định dạng. Bạn có thể sử dụng các Lệnh /Slash để thêm khối mã, widget, nút có thể nhấp và các yếu tố tương tác khác góp phần vào việc tạo ra chương trình nghị sự động.
Sử dụng Lệnh Gạch Chéo trong ClickUp Docs để định dạng và chỉnh sửa nghị trình mà không gặp rắc rối
ClickUp Docs cũng cho phép bạn giao việc, tóm tắt cuộc họp, và hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác, mà bạn có thể tự động hóa với ClickUp AI. Công cụ AI mạnh mẽ này có thể giảm bớt công việc tẻ nhạt, giúp bạn có thêm thời gian để tập trung vào chính cuộc họp.
Mẹo 5: Tập trung vào mục tiêu của bạn
Các cuộc họp đứng hiệu quả không chỉ là kiểm tra đơn giản—chúng giúp bạn theo dõi mục tiêu sprint và đảm bảo nhóm của bạn không lạc hướng. Mỗi cuộc họp đứng cần cho bạn biết chính xác bạn cách mục tiêu bao xa và liệu có điều gì bạn có thể làm để tối ưu hóa quy trình làm việc hay không.
Để làm được điều này, bạn cần một cách thức để trình bày tiến độ không chỉ qua con số thô và cập nhật tình hình. Để có cái nhìn tổng quan, hấp dẫn về mặt hình ảnh, bạn có thể sử dụng ClickUp Goals.
Cho dù bạn cần theo dõi OKRs (Mục tiêu và Kết quả Chủ chốt), chu kỳ sprint, hay bất kỳ mục tiêu cụ thể nào, ClickUp Goals mang đến cho bạn một bảng điều khiển tương tác kết hợp với tất cả các tính năng bạn cần để nắm bắt tiến độ của mình.
Theo dõi chu kỳ sprint, các mốc quan trọng và tiến độ tổng thể của dự án một cách dễ dàng với ClickUp Goals.
Ví dụ, bạn có thể liên kết tất cả các nhiệm vụ trong một sprint với một mục tiêu chung, và thanh tiến trình sẽ tự động được điền khi nhóm của bạn đánh dấu hoàn thành các nhiệm vụ. Bạn cũng có thể tạo các báo cáo tổng hợp tiến độ cho các mốc quan trọng trong mục tiêu và có cái nhìn chi tiết về những cập nhật mới nhất. 🔔
Với ClickUp Goals, không còn chỗ cho sự phỏng đoán và nhầm lẫn. Đặt mục tiêu của bạn, giao nhiệm vụ và thời hạn, và bạn sẽ có một sự hiểu biết vững chắc về danh sách công việc cần làm để đảm bảo rằng nó không trở nên quá tải.
Mẹo 6: Gác lại những vấn đề phức tạp
Hôm qua > hôm nay > vướng mắc > đã xong!
Đây là những gì cuộc họp stand-up nên diễn ra—không hơn, không kém. Tuy nhiên, có thể xuất hiện nhiều chủ đề cần thảo luận kỹ lưỡng hơn. Điều cuối cùng bạn muốn là mắc kẹt trong chúng, vì làm như vậy chắc chắn sẽ khiến cuộc họp kéo dài. 🐌
Thay vào đó, đặt vấn đề sang một bên và thông báo cho một thành viên trong nhóm của bạn rằng bạn có thể thảo luận riêng sau khi cuộc họp stand-up kết thúc. Như vậy, mọi người sẽ có cơ hội để trải qua tất cả các câu hỏi cần thiết, và cuộc họp sẽ tiếp tục diễn ra nhanh chóng.
Những Thách Thức Thường Gặp Trong Cuộc Họp Stand-Up (Và Cách Khắc Phục)
Dù bạn có lên kế hoạch và tổ chức cẩn thận đến đâu, cuộc họp stand-up của bạn không phải lúc nào cũng diễn ra theo ý muốn. Hãy cùng xem xét một số vấn đề thường gặp và chiến lược để đối phó với chúng. 💡
Sự tham gia không đều đặn
Mặc dù việc một thành viên trong nhóm bỏ lỡ một cuộc họp stand-up là chuyện bình thường nếu họ không thể tham gia, nhưng điều này không nên trở thành thói quen. Nó làm mất đi mục đích chính của các cuộc họp hàng ngày, vì bạn không thể đảm bảo nhóm của bạn được đồng bộ hóa mà không có cái nhìn sâu sắc vào nhiệm vụ, tiến độ và các vấn đề tiềm ẩn của mọi người.
Để giảm thiểu việc không tham gia, hãy chắc chắn rằng nhóm của bạn hiểu được tầm quan trọng của các cuộc họp stand-up. Truyền đạt giá trị của chúng một cách rõ ràng, và chỉ ra rằng đây không phải là một chính sách nhàm chán khác mà là điều có lợi trực tiếp cho nhóm và có thể đơn giản hóa quy trình làm việc của họ.
Nếu điều này không hiệu quả, bạn có thể khích lệ nhóm của mình bằng cách giới thiệu phần thưởng và/hoặc biện pháp răn đe. Không cần phải là gì quá lớn lao—hãy nghĩ đến điều gì đó đơn giản như một quỹ phạt không tham gia hoặc một biểu tượng nhỏ của sự đánh giá cao cho việc tham gia đều đặn. 🎖️
Hiệu quả thời gian không cao
Có nhiều lý do khiến cuộc họp của bạn có thể kéo dài hơn dự kiến, đáng chú ý nhất là:
Một số thành viên nhóm chiếm quá nhiều thời gian
Quá nhiều tập trung vào giải quyết vấn đề
Bạn đang sử dụng một nền tảng quản lý cuộc họp hoặc nền tảng giao tiếp nhóm không hiệu quả
Tránh hoặc giải quyết những vấn đề như vậy là trách nhiệm của người điều hành. Họ không nên ngần ngại ngăn chặn các thành viên nhóm nếu họ đi vào quá nhiều chi tiết và cướp đi thời gian của người khác. Hãy cho mỗi thành viên nhóm biết rằng họ có một khoảng thời gian cố định để trả lời các câu hỏi cần thiết và rằng họ nên trình bày một cách ngắn gọn. ⏲️
Tạo bảng chấm công để thu thập và xem thời gian theo dõi trên các nhiệm vụ và địa điểm, giúp bạn nhanh chóng nắm bắt tiến độ công việc
Ban đầu, có thể sẽ xuất hiện một số sai lệch so với khung thời gian đã phân bổ khi nhóm còn đang làm quen với các cuộc họp đứng. Hãy chú ý đến những nguyên nhân chính gây lãng phí thời gian và điều chỉnh cuộc họp của bạn theo thời gian để làm cho chúng trở nên hiệu quả hơn.
Khối u cản trở giao tiếp
Không phải ai cũng thoải mái khi phải nói trước nhóm. Điều này càng trở nên rõ ràng khi một thành viên trong nhóm gặp khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ, họ có thể cảm thấy xấu hổ hoặc sợ sẽ bị coi là không đủ năng lực nếu họ yêu cầu giúp đỡ hoặc nói về những vấn đề cản trở.
Có một số cách để giải quyết vấn đề này. Những trò chơi làm tan băng mà tôi đã đề cập ở trên có thể giúp không khí trở nên nhẹ nhàng hơn và khiến các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái hơn. Nếu bạn nhận thấy bất kỳ ai vẫn còn e ngại, bạn có thể cho họ nói sau cùng để những người khác có thể đặt ra tông điệu và làm cho việc nói ra dễ dàng hơn.
Nếu bạn không nhận được đầy đủ thông tin cần thiết, hãy yêu cầu chúng một cách rõ ràng để thúc đẩy thành viên nhóm lên tiếng. Thông qua việc luyện tập và lặp lại, họ sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc đóng góp và chia sẻ tất cả các thông tin liên quan. 🗣️
Đứng lên, nói lên!
Thành thạo cuộc họp hàng ngày đứng là một khoản đầu tư đáng giá, vì nó có thể làm chặt chẽ quy trình làm việc của bạn và tăng cường sức mạnh cho các sprint của toàn đội. Một cuộc họp đứng được thực hiện tốt cũng có thể kích thích tinh thần làm việc của nhóm cho cả ngày phía trước, giúp họ duy trì sự sản xuất và động lực—cho đến cuộc họp đứng tiếp theo. 🤩
Như bạn đã thấy, ClickUp có thể giúp bạn thu được những lợi ích này bằng cách hỗ trợ bạn cấu trúc và tổ chức các cuộc họp hàng ngày một cách dễ dàng.
Nếu bạn muốn tận dụng tối đa các tính năng của nó và đảm bảo không có thời gian nào bị lãng phí trong các cuộc tụ họp, đăng ký ClickUp ngay hôm nay!
.png){kind=small}
Similar Articles