Hơn 20 Lời Khuyên Quản Lý Dự Án Dành Cho Những Người Làm Marketing

Nếu bạn là người quản lý dự án trong lĩnh vực marketing, nhiệm vụ của bạn là phải giữ mọi thứ được tổ chức gọn gàng, phân bổ nguồn lực và theo sát mọi hoạt động liên quan đến dự án.

Khi thực hiện việc quản lý những dự án marketing này, bạn sẽ phải học cách cân đối giữa hàng triệu công việc khác nhau... 🤹‍♂️

May mắn thay, chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo quản lý dự án hữu ích từ đội ngũ marketing của ClickUp và các chuyên gia marketing khác.

Họ đã trải qua không ít thử thách trong công việc và rút ra được nhiều bài học quý báu về cách duy trì một quy trình làm việc cân đối. Giờ đây, họ muốn chia sẻ những kinh nghiệm đó với bạn!

Nhưng trước hết, chúng ta hãy xem xét những trách nhiệm chính của một quản lý dự án marketing và những yếu tố cần thiết để bạn có thể làm tốt công việc này.

Chúng ta hãy bắt đầu nào!

Quản lý dự án marketing làm những công việc gì?

Quản lý dự án marketing có nhiệm vụ biến ý tưởng thành hiện thực. Điều này được thực hiện thông qua việc quản lý chuỗi các giai đoạn phức tạp của dự án như khởi động, lập kế hoạch, thực hiện, duy trì và kết thúc dự án để đạt được mục tiêu đề ra.

Bạn cần phải hiểu rõ phạm vi công việc, các chỉ số KPIs, metrics, xác định ngân sách cho chiến dịch và đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.

Bên cạnh việc biết cách xây dựng một dự án xuất sắc, bạn còn phải biết chính xác cần làm gì khi mọi thứ bắt đầu đi sai hướng.

À, và đừng quên rằng bạn còn phải quản lý công việc, đội ngũ, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và các bên liên quan, cùng với việc đảm bảo các sản phẩm của dự án được hoàn thành.

Uff. Thật là nhiều việc phải làm, đúng không? 😅

Công việc quản lý dự án marketing có thể rất bận rộn, nhưng nó cũng mang lại nhiều niềm vui và sự hào hứng.

Để làm tốt hơn trong công việc này, bạn nên dành thời gian để học và thành thạo các kỹ năng quản lý dự án cần thiết. Đồng thời, tìm hiểu xem một quản lý dự án giỏi cần có những phẩm chất gì để bạn biết mình cần phấn đấu như thế nào.

Nếu bạn muốn nâng cao khả năng của mình, hãy thử sử dụng phần mềm quản lý dự án để đạt được mục tiêu dự án nhanh chóng.

Phần mềm quản lý dự án marketing như ClickUp sẽ giúp bạn làm việc mượt mà hơn, nhận diện và đáp ứng nhu cầu đặc biệt của đội ngũ marketing, và giúp bạn tiết kiệm thời gian quý giá!

Thật tuyệt vời, phải không?! 😉

Những tính năng cần có trong phần mềm quản lý dự án

• Lập kế hoạch dự án: để lên kế hoạch cho dự án một cách hiệu quả.

• Phần mềm hợp tác: để đội ngũ của bạn có thể làm việc cùng nhau dễ dàng.

• Theo dõi tiến độ dự án: để theo dõi tiến trình của dự án.

• Lưu trữ tài liệu: để lưu giữ và tạo ra các tài liệu dự án quan trọng một cách cẩn thận.

• Đặt mục tiêu: để định hướng công việc cho đội ngũ.

• Nhắc nhở: để nhắc bạn về các hạn chót.

• Trạng thái cụ thể: để bạn luôn cập nhật với những thông tin mới nhất của dự án.

• Quyền truy cập của khách hàng: để khách hàng cập nhật được tiến độ dự án của họ.

Một công cụ quản lý dự án hiệu quả sẽ giúp bạn quản lý nguồn lực dễ dàng hơn, cải thiện khả năng hợp tác trong nhóm và tăng cường năng suất ngay lập tức!

Bạn đã sẵn sàng chưa? Hay là bạn đã sẵn sàng rồi?! 🙋🏼‍♀️

Hãy cùng xem qua một số kinh nghiệm hay từ các chuyên gia marketing về cách họ quản lý công việc và đẩy nhanh tiến độ dự án. 👨🏻‍💻🚀

Bí quyết quản lý dự án từ các chuyên gia marketing

Khi bạn chuẩn bị ra mắt một sản phẩm mới, hãy kết hợp với nhiều bên liên quan để họ giúp bạn xác định vị trí sản phẩm và thông điệp quảng cáo. Những bên liên quan này có thể từ bên trong hoặc bên ngoài công ty.

Trong khi tôi chuẩn bị các tài liệu marketing, tôi phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người trong nhóm.

Chẳng hạn, tôi có thể nhờ một kỹ sư dữ liệu kiểm tra một điểm mạnh của sản phẩm để thu hút sự chú ý của các kỹ sư dữ liệu khác.

Sau đó, tôi có thể yêu cầu một nhà tiếp thị sản phẩm khác xem xét cách diễn đạt điểm mạnh đó để đảm bảo nó rõ ràng và dễ hiểu.

Anna Shutko, Supermetrics – Quản lý Marketing Sản phẩm/ Người dẫn Podcast

Hãy tạo một bảng tổng hợp trung tâm hiển thị tất cả các công việc cần hoàn thành trong tuần để cả nhóm có thể cùng hướng đến những mục tiêu sắp đến hạn hoặc đã được lên kế hoạch thực hiện trong khoảng thời gian đó.

Amara Omoregie, amaraREPs – Tổng Giám đốc

Tìm hiểu thêm về Cách Amara sử dụng ClickUp để quản lý dự án cho các đại lý.

Trong bất kỳ dự án marketing nào, nếu bạn muốn dự án thành công, điều quan trọng là phải xác định mục tiêu cụ thể.

Việc xác định rõ mục đích của dự án là yếu tố then chốt để đánh giá sự thành công của dự án.

Nhưng lợi ích lớn nhất khi xác định mục tiêu dự án là bạn đã tạo ra một hướng đi cho đội ngũ sáng tạo của mình.

Jesse Ringer, Công ty SEO Method and Metric – Người sáng lập

Hãy kết nối khách hàng của bạn vào công việc bằng cách mời họ tham gia miễn phí qua các slot dành cho khách!

Việc giao tiếp một cách minh bạch và rõ ràng là điều cần thiết đối với mọi công ty, bởi vì sự phát triển của công việc bạn đang làm phụ thuộc vào sự đồng ý của khách hàng.

Thay vì phải gửi đi gửi lại hàng chục email và không theo kịp được nội dung thảo luận, bạn và khách hàng có thể cùng nhau theo dõi tiến trình dự án và toàn bộ lịch sử giao tiếp tại một nơi duy nhất.

Andy Dosev, Vonazon– Quản lý dự án

Mẹo quan trọng nhất giúp chúng tôi cải thiện hiệu suất tiếp thị là tổ chức công việc theo từng đợt và dành riêng thời gian trong lịch làm việc cho những nhiệm vụ cụ thể.

Chúng tôi đã phát triển công ty đầu tiên từ 600 lượt xem/tháng lên đến 15.000 lượt trong 8 tháng nhờ vào việc tổ chức "ngày làm việc theo đợt" cho nội dung tiếp thị của mình.

Mỗi sáng thứ Tư, chúng tôi dành ra thời gian để viết và quảng bá nội dung. Chúng tôi luôn bắt đầu với những công việc quan trọng nhất và cố gắng hoàn thành nhiều nhất có thể trong khoảng 2 giờ. Ban đầu chỉ là những bước nhỏ, nhưng qua thời gian, những bước nhỏ này đã mang lại sự thay đổi lớn cho toàn bộ công ty.

Hiện nay, chúng tôi vẫn áp dụng nguyên tắc này cho công việc nội bộ và khi hỗ trợ các công ty khác cải thiện quy trình làm việc của họ thông qua ClickUp.

Gray MacKenzie, ZenPilot– Đồng sáng lập

Với mọi đội ngũ làm marketing, việc duy trì một dòng thông tin liên lạc minh bạch là điều cực kỳ quan trọng.

Dù bạn sử dụng công cụ cực kỳ hiện đại hay chỉ là những bảng tính Excel 'giản đơn', mỗi thành viên trong nhóm đều cần biết rõ về quyền sở hữu, trách nhiệm và sự đóng góp của mình vào các dự án. Trong ngành marketing, bạn không thể làm việc một mình, do đó việc phân chia nhiệm vụ cần được làm rõ!

Trong nhóm của tôi, chúng tôi đã tiếp nhận một số phần tử của phương pháp linh hoạt (agile) như cuộc họp kiểm tra đầu giờ và cuối giờ, cập nhật tình hình nhanh chóng, sprint hàng tuần và đặt mục tiêu hàng tháng. Nhờ vậy, chúng tôi có thể nhanh chóng thích ứng với những thay đổi và cùng nhau hợp tác mỗi ngày, kể cả khi làm việc từ xa.

Kasia Zielosko, Delante – Trưởng Bộ Phận Marketing

Những người quản lý dự án số hóa giỏi là những người hiểu rõ từng bước tạo nên sản phẩm.

Nếu bạn chưa từng làm thiết kế, lập trình, lên kế hoạch chiến lược, viết lách, v.v., trong công việc trước đây của mình, thì lời khuyên quan trọng nhất mà tôi muốn bạn biết là hãy tìm hiểu cách những người này làm việc. Nói chuyện với họ, đọc blog/sách điện tử, hoặc theo dõi các podcast về lĩnh vực đó - thậm chí là tham gia vào cuộc họp của họ.

Ericka Lewis, Adhere Creative – Quản lý Dự án

Tìm hiểu thêm về cách Erika áp dụng Quản lý Dự án linh hoạt tại Adhere Creative tại đây.

Hãy xây dựng một hệ thống quản lý dự án chắc chắn và sử dụng nó một cách thông minh.

Mandy McEwen, Mod Girl Marketing– Nhà Sáng Lập và Giám Đốc Điều Hành

Gustavo Paniagua, Slidebean– Trưởng Bộ Phận Marketing

Tôi nhận thấy các dự án được quản lý tốt nhất là những dự án có mục tiêu cụ thể, chi tiết và được định hình rõ ràng, cùng với đó là sự giám sát tổng quan liên tục. Trong lĩnh vực marketing, những tiểu tiết nhỏ có thể quyết định thành công hoặc thất bại của một chiến dịch. Chính vì vậy, những người thực hiện không thường xuyên có dịp để tạm dừng, lùi lại một bước và kiểm tra xem họ có còn theo đúng hướng mục tiêu ban đầu của dự án hay không. Trong những trường hợp như vậy, việc tổ chức một cuộc họp hàng ngày hoặc hàng tuần để rà soát tiến độ sẽ giúp mọi người cập nhật và điều chỉnh kịp thời.

Siddharth Deswal, Fyle– Giám đốc Marketing

Khi bắt đầu lên kế hoạch cho dự án, hãy mời cả nhóm của bạn tham gia vào quá trình này.

Dự án của bạn có thể sẽ liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau và cần sự phối hợp chặt chẽ, vì thế việc này nên được thực hiện ngay từ khi lập kế hoạch. Mọi người sẽ có cơ hội góp ý về lịch trình thực hiện, trình tự các công việc cần làm, và những khó khăn có thể gặp phải.

Việc đưa nhóm vào cuộc từ sớm giúp bạn lập kế hoạch một cách thực tế, tránh tình trạng hứa hẹn quá mức nhưng lại không thực hiện được.

Matt Janaway, Marketing Labs– Giám đốc điều hành

Lời khuyên hay nhất mà tôi từng nhận được khi quản lý các dự án marketing là không bao giờ để phản hồi của mình trở thành rào cản cản trở tiến độ dự án.

Trong vai trò quản lý dự án marketing, công việc của tôi chủ yếu là xây dựng chiến lược và giám sát đội ngũ marketing nội bộ cùng các nhà thầu thực hiện "công việc thực tế". Điều này có nghĩa là tôi liên tục nhận được yêu cầu phản hồi về thiết kế này, bài viết kia hoặc các trang đích nọ.

Việc đưa ra phản hồi có suy nghĩ không mất nhiều thời gian, nhưng lại là điều mà họ cần tôi làm – tức là tôi không thể giao cho người khác.

Nếu như tôi chần chừ trong việc phản hồi, thường chỉ là vài lời như "trông rất tốt, hãy thực hiện thay đổi nhỏ này và tiếp tục", thì tôi chính là người đang làm chậm trễ dự án, đôi khi là vài ngày, chỉ vì tôi không dành ra 15 phút để xem xét nó.

Nếu cộng dồn qua thời gian của một dự án, việc trì hoãn này có thể khiến ngày hoàn thành dự án bị lùi lại một hoặc hai tuần chỉ vì vài lần chần chừ trong việc đưa ra phản hồi nhanh chóng.

Sam Malony, Mailshake– Chuyên viên Marketing

Các dự án Marketing thường bao gồm nhiều phần tử khác nhau đến nỗi việc giữ tập trung vào mục tiêu chính trở nên khó khăn.

Chính vì vậy, mỗi khi bắt đầu dự án mới ở Userback, chúng tôi luôn đặt ra một câu hỏi đơn giản nhưng quan trọng – Thành công sẽ trông như thế nào?

Matthew Johnson, Userback – Quản lý chung

Tại Marker.io, chúng tôi luôn ưu tiên phát triển sản phẩm, do đó chúng tôi chuẩn bị những thông số kỹ thuật cặn kẽ cho từng tính năng mới mà chúng tôi phát triển.

Cách tiếp cận của chúng tôi đối với việc tạo ra nội dung cũng tương tự như vậy!

Trước khi bắt đầu viết bất kỳ nội dung nào, chúng tôi sẽ lập một bản mô tả chi tiết: điểm đau là gì, đối tượng mục tiêu là ai, loại và hình thức nội dung ra sao?

Lili van Belle, Marker.io– Trưởng phòng Marketing

Khám phá thêm về Cách Marker.io theo dõi và quản lý lỗi thông qua ClickUp.

Hãy xem xét lại cách thức làm việc của bạn mỗi tháng một lần và điều chỉnh hệ thống quản lý dự án cho phù hợp.

Nhớ rằng, các quy trình bạn đặt ra là để hỗ trợ công việc diễn ra nhanh chóng hơn, không phải để gây cản trở.

Trong một môi trường làm việc năng động, các dự án và tinh thần làm việc nhóm thay đổi liên tục.

Vlad Shvets, Paperform – Chuyên viên Phát triển Marketing

Katheriin Liibert, Outfunnel– Trưởng Bộ Phận Marketing

ClickUp là công cụ rất hay giúp bạn quản lý mọi khách hàng của mình chỉ trong một nơi.

Là người cần theo dõi tổng quan về công việc kinh doanh, nhất là các dự án lớn, tôi có một lời khuyên hữu ích đó là sử dụng tính năng 'Nhãn' và chế độ xem 'Dòng thời gian' cho mục 'Tất cả' trong không gian làm việc.

Chúng tôi yêu cầu nhóm của mình gắn 'Nhãn' cho các dự án, ví dụ như khi phát triển một trang web mới, chúng tôi sẽ dùng nhãn 'Projectdev.' Rồi chúng tôi sẽ thiết lập chế độ xem dòng thời gian trong mục 'Tất cả' để hiển thị tất cả các dự án có gắn nhãn 'Projectdev.'

Matthew Carter, Atomic Digital Marketing– Người sáng lập và Giám đốc điều hành

Hãy cố gắng tổ chức tất cả công việc quản lý dự án của bạn một cách thống nhất.

Khi bạn sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau cho việc quản lý dự án và làm việc nhóm, các thành viên trong nhóm có thể sẽ rất khó để theo kịp với tất cả chúng.

Selman Gokce, UserGuiding – Chuyên viên Marketing Nội dung

Có lẽ hơi buồn khi nói điều này, nhưng dự án bạn coi là quan trọng nhất không chắc đã được mọi người trong nhóm đánh giá cao như vậy.

Các chuyên gia trong lĩnh vực của bạn có thể chỉ muốn lắc đầu thay vì dành thời gian để cung cấp thông tin hoặc phản hồi cho bạn.

Nhiệm vụ hàng đầu của bạn là làm cho mọi người cảm thấy hào hứng.

Hãy thu hút sự chú ý của họ và cho họ thấy được tầm quan trọng chung: tăng lượng truy cập, tăng số khách hàng tiềm năng, và thúc đẩy sự phát triển của công ty.

Khiến họ cảm thấy mình thật tuyệt vời và có ích khi hỗ trợ bạn.

Jakub Grajcar, STX Next – Trưởng Bộ Phận Nội Dung Marketing

Xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã đóng góp vào bộ sưu tập lời khuyên quản lý dự án này! 🙏🏽

Bây giờ, chúng ta hãy lắng nghe ý kiến từ đội ClickUp của chúng tôi nhé!

Lời khuyên quản lý dự án từ đội Marketing của ClickUp

Đội ngũ tiếp thị của chúng tôi có nhiều kinh nghiệm về việc áp dụng phần mềm quản lý dự án miễn phí vào công việc. 😉🧙🏻‍♀️

Họ sử dụng ClickUp để đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của mình, từ việc sản xuất nội dung và quản lý mạng xã hội cho đến chiến dịch quảng cáo trả phí và nhiều hơn nữa.

ClickUp là công cụ tuyệt vời để theo dõi mục tiêu, giúp nhóm tổ chức công việc một cách nhanh chóng, phối hợp các dự án liên ngành và quản lý các chiến dịch Marketing hiệu quả.

Điều tốt nhất là họ có thể thực hiện tất cả những điều này và nhiều hơn nữa chỉ trong MỘT nền tảng duy nhất.

Hãy cùng nghe những chia sẻ từ các thành viên đội Marketing của chúng tôi về cách họ sử dụng ClickUp hàng ngày, có thể bạn cũng sẽ áp dụng được những cách làm này vào quy trình Marketing của mình!

ClickUp trong Quản lý Nội Dung thực sự mang lại sự khác biệt.

Chúng tôi có thể tạo ra các mẫu nhiệm vụ cho từng trang đích một cách dễ dàng, xác định các điểm tắc nghẽn thông qua bảng theo dõi trạng thái, và biết được công việc tiếp theo cần làm thông qua việc sử dụng thẻ và đặt ưu tiên.

Quy trình duyệt Blog được tự động hóa nhờ tính năng tự động hóa, và luồng email có thể được trực quan hóa dễ dàng trên Sơ đồ Tư duy.

Erica Chappell, Tổng Biên tập

Đừng xem nhẹ giá trị của những công việc thường xuyên lặp lại.

Mỗi ngày trong công việc tiếp thị đều mang những điều mới mẻ. Các ưu tiên có thể thay đổi chóng mặt, và chúng ta cần phải linh hoạt thích nghi ngay tức khắc.

Dẫu vậy, có rất nhiều nhiệm vụ hàng ngày theo quy trình mà lại rất cần thiết trong công việc của chúng ta. Chúng ta theo dõi số liệu, kiểm tra định kỳ, phân tích đối thủ cạnh tranh, vân vân. Những công việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại hay bị lãng quên.

Jeremy Galante, Trưởng phòng SEO

Hãy xác định mục tiêu cụ thể của dự án và hiểu rõ về phạm vi công việc trước khi bắt tay vào thực hiện.

Với một kế hoạch chi tiết mô tả lịch trình dự án, các mục tiêu và chiến lược, bạn sẽ sử dụng thời gian và nguồn lực của công ty một cách hiệu quả nhất.

Sarah Gordon, Quản lý Dự án Sáng tạo

Là những người làm trong lĩnh vực Marketing, chúng ta luôn phải đối mặt với việc xử lý nhiều loại công việc liên quan đến nội dung khác nhau hàng ngày.

Để có thể tập trung cao độ vào những công việc cần thiết, tôi sử dụng sự kết hợp giữa Trang Chủ và Khay Nhiệm Vụ.

Tôi bắt đầu từ Trang Chủ để xác định các nhiệm vụ cần ưu tiên trong ngày, rồi sau đó chuyển chúng sang Khay Nhiệm Vụ. Tôi còn sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định, để biết được cần tiến hành công việc nào trước, công việc nào sau.

Greg Swan, Trưởng phòng Nội dung

Lời khuyên hàng đầu của tôi về Quản lý Dự án dành cho những người làm Marketing là đừng bao giờ xem nhẹ việc sắp xếp công việc một cách có tổ chức!

Madison Leonard, Trưởng Phòng Marketing Sản Phẩm

Kết Luận

Quản lý dự án Marketing không nhất thiết phải là việc quá phức tạp.

Thực ra, công việc này có thể trở nên thú vị hơn khi bạn sử dụng phần mềm quản lý dự án như ClickUp!

Hãy xác định mục tiêu cụ thể, lập kế hoạch thời gian hợp lý, tăng cường sự phối hợp trong nhóm, vượt qua các dự án và hạn chót một cách suôn sẻ, và tiết kiệm thời gian để bạn có thêm thời gian làm những điều bạn yêu thích.

Đăng ký tài khoản miễn phí ngay hôm nay và nhanh chóng trở thành một người quản lý dự án tiếp thị hiệu quả! 😉 🚀