Edwin Vermaas và Cách Ông Quản Lý Dự Án Khách Hàng với ClickUp

Ngành golf là một thị trường khổng lồ, có giá trị hơn 80 tỷ đô la và thu hút hơn 100 triệu người hàng năm. Sự lớn lao của nó còn vượt qua cả ngành công nghiệp phim ảnh, nghệ thuật biểu diễn, và báo chí.

Trong một ngành công nghiệp to lớn như vậy, luôn tiềm ẩn những cơ hội để phát triển nếu bạn biết cách tạo sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.

Những người muốn làm cho thương hiệu golf của họ nổi bật, dù là sân golf hay sản phẩm, thường tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia như Edwin Vermaas.

Edwin là người sáng lập công ty Approach Golf Marketing tại Rotterdam, nơi ông cùng đội ngũ của mình xây dựng các chiến lược độc đáo để tiếp cận khách hàng mục tiêu và xây dựng thương hiệu đặc sắc, dễ nhận diện.

Chúng tôi đã có dịp trò chuyện (qua mạng) với Edwin để tìm hiểu cách ông sử dụng ClickUp trong việc quản lý công ty marketing và làm việc với các khách hàng.

Approach Golf Marketing là gì?

Chúng tôi là một studio thiết kế và marketing trực tuyến năng động, chuyên về ngành golf.

Khách hàng của chúng tôi bao gồm các sân golf, golfer chuyên nghiệp và các thương hiệu golf. Công việc hàng ngày của chúng tôi bao gồm tổ chức các chiến dịch trên mạng xã hội, chụp ảnh và quay video, cũng như thiết kế website và tư vấn.

Bạn thấy tính năng nào của ClickUp hữu ích nhất trong công việc?

Điều tôi yêu thích không hẳn là một tính năng riêng lẻ, mà là khả năng linh hoạt khi tạo ra các Không Gian Làm Việc của chúng tôi. Có nghĩa là, Cấu trúc ClickUp rất linh hoạt. Ban đầu bạn có thể không nhận ra bạn có thể tùy chỉnh nhiều đến thế nào trong ClickUp. Nhưng sau khi dùng một thời gian, bạn sẽ thấy rằng khả năng tùy biến này thực sự là một lợi thế lớn.

Để tập trung vào một số tính năng đặc biệt, tôi thường xuyên dùng Automations để cập nhật trạng thái công việc. Điều này giúp việc phân công công việc cho đồng nghiệp diễn ra mượt mà mà không cần ai phải quản lý chi tiết từng bước.

Và nói chung, cách thiết lập công việc và các giao diện hỗ trợ quản lý dự án trong ClickUp thực sự rất hiệu quả.

Cụ thể, khi bắt đầu một dự án thiết kế web mới, chúng tôi chia nó thành các giai đoạn và tạo subtasks để theo dõi từng phần: ý tưởng, thiết kế, cài đặt, nội dung, tối ưu hóa và triển khai.

Những subtask cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào dự án, và điều hay là ClickUp cho phép bạn linh hoạt sử dụng theo nhu cầu của mình.

Chúng tôi cũng phân loại khách hàng theo màu sắc khác nhau. Nhờ vậy, khi đặt hạn cho một subtask, chỉ cần nhìn qua Calendar view là có thể nhanh chóng biết được chúng tôi đang làm việc cho dự án của khách hàng nào.

Gần đây, ClickUp đã cập nhật thêm tính năng  Remap Subtask Due Dates, cho phép khi thay đổi ngày hoàn thành của công việc chính hoặc dự án, tất cả các ngày hoàn thành của subtask cũng được điều chỉnh theo. Điều này rất phù hợp với quy trình làm việc của chúng tôi khi chúng tôi thường xuyên làm việc với nhiều subtasks và các giai đoạn khác nhau của dự án.

Công việc phụ rất quan trọng đối với chúng tôi và chúng hoạt động hiệu quả khi kết hợp với Chế độ xem Bảng. Việc này giúp chúng tôi dễ dàng kéo và thả các công việc phụ qua lại giữa các giai đoạn khác nhau để theo dõi tiến độ dự án một cách rõ ràng. Điều này giúp tôi và đội ngũ của mình luôn tập trung vào những nhiệm vụ cần ưu tiên.

Chúng tôi cũng thường xuyên sử dụng thẻ đánh dấu để làm nổi bật hoặc tìm kiếm thông tin cần thiết. Ví dụ, chúng tôi dùng thẻ cho các đối tác cung cấp để dễ dàng nhận diện và lọc thông tin theo từng nhà cung cấp cụ thể.

Bạn có sử dụng thêm công cụ nào khác tích hợp với ClickUp không?

Chúng tôi dùng Google Drive để lưu trữ hình ảnh cho các hoạt động truyền thông xã hội, do đó việc kết nối Google Drive với ClickUp giúp công việc trở nên thuận tiện hơn.

Ngoài ra, việc có thể đồng bộ Lịch Google với ClickUp cũng rất hữu ích. Tôi có thể quản lý lịch trình các cuộc họp cùng lúc với việc theo dõi dự án, giúp tôi dễ dàng nắm bắt được tình hình trước khi trao đổi với khách hàng.

Bạn sử dụng ClickUp như thế nào để đẩy nhanh tiến độ dự án?

Như tôi đã nói, khả năng tùy chỉnh Không gian làm việc theo ý muốn của chúng tôi là điểm nổi bật. Việc thiết lập Không gian riêng giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian và chi phí bởi chúng tôi không cần phải thay đổi quy trình làm việc để phù hợp với những giới hạn của nền tảng khác. ClickUp linh hoạt hỗ trợ chúng tôi, giúp xây dựng hệ thống làm việc mà chúng tôi mong muốn một cách chính xác.

Khả năng xem qua thông tin một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng tính năng hiển thị theo Bảng hoặc Lịch trong ClickUp, điều mà tôi luôn kiểm tra đầu tiên mỗi buổi sáng, đã giúp công ty chúng tôi có được trật tự và cái nhìn rõ ràng về những việc cần ưu tiên.

Bạn tiết kiệm được bao nhiêu thời gian mỗi tuần nhờ ClickUp?

Mỗi tuần tôi tiết kiệm được khoảng 8 giờ khi sử dụng ClickUp.

Điều này thực sự tốt vì tôi có thể dành thời gian để sáng tạo hơn trong công việc. Trước khi dùng ClickUp, tôi mất quá nhiều thời gian cho các công việc phức tạp và giấy tờ, nhưng giờ đây tôi có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ chiến lược và cũng có thêm thời gian để chơi golf nữa, thật là không có gì phải phàn nàn cả. 😂

ClickUp đã giúp cải thiện công việc và cuộc sống của bạn như thế nào?

Tôi đã dùng ClickUp hàng ngày trong khoảng một năm rưỡi và giờ đây tôi không muốn làm việc mà thiếu nó.

Cách mà ClickUp liên tục cập nhật và gửi thông báo qua email rất thuận tiện cho tôi. Điều này cho thấy họ không ngừng nâng cấp phần mềm và phát triển dựa trên nhu cầu của khách hàng.

Bạn có lời khuyên nào cho những người muốn cải thiện hiệu suất làm việc của mình không?

Với sự linh hoạt của ClickUp, bạn thường có nhiều cách để đạt được mục tiêu.

Nếu bạn làm việc trong một nhóm, hãy thảo luận và lắng nghe ý kiến từ mọi người để tìm ra cách tốt nhất trong việc thiết lập không gian làm việc và quy trình cho công ty. Điều này sẽ giúp mọi người đều hiểu và đồng lòng với quy trình làm việc.

Nhưng lời khuyên quan trọng nhất của tôi là bạn nên thử sử dụng ClickUp. Tôi bắt đầu với gói miễn phí và ngay lập tức cảm thấy rất hài lòng!