Dùng ClickUp và Calendly tạo chương trình podcast ấn tượng

Với con số 850.000 chương trình podcast đang hoạt động và hơn 30 triệu tập podcast để người nghe lựa chọn, việc nổi bật giữa "rừng" thông tin và thu hút khán giả mới không phải là điều dễ dàng.

Điều này càng trở nên khó khăn với các huấn luyện viên và diễn giả công chúng khi họ không chỉ cạnh tranh trong những lĩnh vực đã sẵn có mà việc sản xuất podcast chất lượng cũng chỉ là một phần trong công việc kinh doanh của họ.

Nhưng may mắn thay, có những người như Alesia Galati, người đảm bảo rằng podcast của khách hàng mang đến thông điệp đúng đắn, được định dạng một cách thích hợp để tiếp cận đúng đối tượng nghe. Alesia đã dành nhiều năm để nghiên cứu và hiểu biết sâu sắc về quá trình sản xuất podcast chất lượng, và cô áp dụng những kinh nghiệm đó để tạo ra những chương trình podcast thú vị và liên quan cho khách hàng của mình.

Chúng tôi đã có cơ hội (qua mạng) trò chuyện với cô ấy để tìm hiểu về công ty quản lý podcast Galati Media của cô, cũng như học hỏi một số mẹo và kỹ thuật về cách cô sử dụng ClickUp để quản lý khách hàng và tăng cường hiệu suất công việc.

Hãy giới thiệu về Galati Media!

Galati Media là một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý podcast trọn gói. Chúng tôi hỗ trợ các huấn luyện viên khởi xướng những chương trình podcast có chiến lược, giúp họ thu hút khách hàng tiềm năng, có được cơ hội tham gia các sự kiện nói chuyện và kết nối với đối tượng nghe của họ.

Khách hàng của chúng tôi biết họ muốn phát hành podcast chất lượng để tiếp cận người nghe mới, nhưng họ có thể gặp khó khăn trong việc quản lý tất cả các công việc cùng một lúc. Đó là lúc Galati Media vào cuộc.

Có vẻ như bạn đang quản lý nhiều dự án phức tạp cho khách hàng. Bạn thích tính năng nào nhất trong ClickUp để hỗ trợ công việc này?

Tôi đặc biệt thích tính năng điều chỉnh lại ngày đáo hạn cho các công việc phụ trong ClickApp. Nó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi bạn chỉ cần thay đổi ngày hoàn thành của một nhiệm vụ chính, sau đó tất cả các ngày hoàn thành của các nhiệm vụ phụ liên quan cũng sẽ tự động được cập nhật theo.

Khi chúng tôi bắt đầu sử dụng ClickUp, mục tiêu của tôi là đảm bảo mọi hạn chót công việc đều được tuân thủ nghiêm ngặt. Điều này cực kỳ quan trọng vì mỗi thành viên trong nhóm đều đảm nhận những phần việc riêng biệt trong quá trình sản xuất podcast.

Nhờ vào tính năng điều chỉnh lại ngày hoàn thành cho các công việc phụ, chúng tôi có thể linh hoạt thay đổi ngày hoàn thành cho từng tập podcast, và mọi thứ liên quan đến nhóm làm việc và khách hàng cũng tự động được cập nhật theo. Đây là một bước tiến lớn so với khi sử dụng các công cụ quản lý dự án khác.

Với những nền tảng khác, việc ước lượng ngày hoàn thành cho các công việc phụ thường khá phức tạp. Tuy nhiên, với ClickUp, tôi có thể thiết lập lịch trình làm việc cho mỗi công việc cụ thể mà không lo lắng liệu mọi người có hoàn thành kịp phần việc của mình để chúng ta có thể kết thúc mọi thứ một cách trọn vẹn hay không. Không còn cảnh phải nhắc nhở liên tục các thành viên trong nhóm hoặc yêu cầu khách hàng phê duyệt nữa.

👉 Hãy tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về 15 podcast về năng suất hàng đầu!

Bạn đã kết hợp những công cụ nào với ClickUp?

Tôi đã tích hợp Calendly để giúp quản lý các cuộc hẹn với khách hàng một cách gọn gàng ngay trong ClickUp.

Mình cảm thấy rất tiện lợi khi mỗi khi có người đặt lịch hẹn trong Calendly của mình, một công việc sẽ được tự động tạo ra. Nhờ vậy, mọi thứ từ cuộc họp cho đến dự án đều được sắp xếp gọn gàng và dễ theo dõi trong ClickUp.

Bạn sử dụng ClickUp như thế nào để thúc đẩy các dự án của mình?

Chúng tôi dùng ClickUp để quản lý toàn bộ quy trình làm việc cho hơn 10 khách hàng quản lý podcast, từ việc quản lý khách mời đến sản xuất chương trình.

Ngoài ra, chúng tôi cũng dùng ClickUp để điều hành công ty, liên lạc nội bộ và theo dõi thời gian làm việc cho các dự án.

Mỗi tuần bạn tiết kiệm được bao nhiêu giờ khi sử dụng ClickUp?

Mình ước tính mình tiết kiệm được khoảng 8 giờ mỗi tuần nhờ ClickUp. Nhưng nếu tính cả đội ngũ của mình thì Galati Media chắc chắn tiết kiệm được nhiều hơn thế, vì tất cả mọi người đều làm việc trên ClickUp.

Bạn dùng thời gian tiết kiệm được để làm gì?

ClickUp giúp mình giảm bớt thời gian cho các công việc lặp lại như điều chỉnh hạn chót hay ước lượng khối lượng công việc. Vì vậy, mình chủ yếu dùng thời gian này để cải thiện quy trình làm việc cho khách hàng, thực hiện cuộc gọi bán hàng và lập kế hoạch kinh doanh chiến lược.

Và quan trọng không kém, mình dành thời gian này bên gia đình mình nữa!

ClickUp đã cải thiện công việc và cuộc sống của bạn như thế nào?

Trước khi sử dụng ClickUp, chúng tôi quản lý các dự án podcast cho khách hàng thông qua các hệ thống quản lý khác nhau mà khách hàng sử dụng. Điều này đồng nghĩa với việc đội ngũ của chúng tôi phải làm việc với cả Asana và Trello để theo dõi công việc. Tuy nhiên, vẫn có những việc bị sót.

Khi chuyển sang ClickUp, chúng tôi có thể quản lý mọi nhiệm vụ của khách hàng trong một nơi duy nhất, và mọi người trong đội đều biết chính xác công việc cần làm vào thời điểm nào. Điều này làm cho cuộc sống của mình trở nên dễ dàng hơn vì mình không cần phải kiểm tra trên nhiều nền tảng khác nhau để biết tiến độ công việc với khách hàng. Nó còn giúp giảm lượng email cần trao đổi.

Đối với công ty của chúng tôi, việc sử dụng ClickUp là một quyết định đúng đắn.

Bạn có lời khuyên nào cho những người muốn tăng cường hiệu suất làm việc của họ?

Nếu đội ngũ của bạn đang mất thời gian với các công cụ quản lý dự án, công cụ giao tiếp nhóm và công cụ chia sẻ tài liệu, thì bạn thực sự nên thử ClickUp. Đây là nền tảng tuyệt vời để giữ mọi thứ được tổ chức một cách chặt chẽ khi làm việc nhóm.

Nếu bạn muốn cập nhật thông tin về hành trình của Alesia, hãy theo dõi những tin tức mới nhất về Galati Media tại đây và đăng ký ClickUp với ZenGlobal ngay hôm nay để khám phá cách bạn có thể tối ưu hóa công việc nhóm và kết nối với khách hàng! 🤹‍♀️