Chiến Lược Quản Lý Dự Án Giúp Mọi Người Nâng Cao Năng Suất
Ngày nay, khi nhiều công ty cho phép nhân viên làm việc linh hoạt từ xa hoặc kết hợp giữa văn phòng và nhà, việc làm việc hiệu quả trở nên cực kỳ quan trọng.
Theo một báo cáo gần đây, năng suất làm việc đang giảm sút nhanh chóng, là mức giảm mạnh nhất trong nhiều thập niên qua, dù rằng mọi người đang làm việc nhiều hơn. Có nhiều nguyên nhân được chỉ ra, từ áp lực tài chính gia tăng cho đến việc năng suất đã không còn tăng trưởng như giai đoạn đầu thế kỷ 21. Hơn nữa, việc làm việc bị gián đoạn do COVID-19 và các vấn đề sức khỏe khác cũng là điều không thể tránh khỏi.
Một giải pháp để cải thiện tình hình là học hỏi cách thức quản lý dự án từ các tổ chức và áp dụng vào cuộc sống cá nhân hoặc khi bạn làm việc tại nhà. Kỹ năng quản lý thời gian và tư duy phản biện là hai yếu tố quan trọng giúp cải thiện năng suất lao động.
Một quản lý dự án giỏi cũng biết cách hoàn thành công việc với nguồn lực và thời gian có hạn.
Giao tiếp hiệu quả cũng là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án, vì nó giúp ích rất nhiều cho thành công của mọi dự án. Việc xem xét và cải thiện phương pháp giao tiếp có thể giảm thiểu sai lầm và tăng cường trách nhiệm giữa các thành viên.
Áp dụng các kỹ thuật quản lý dự án vào đời sống hàng ngày không chỉ giúp tăng năng suất mà còn mang lại nhiều lợi ích khác, đặc biệt là cho những ai thường xuyên gặp vấn đề trong việc quản lý thời gian. Chính vì vậy, ClickUp đã tổng hợp một danh sách các kỹ thuật quản lý dự án dựa trên nguồn thông tin từ Viện Quản lý Dự án.
Dù những phương pháp này ban đầu được thiết kế cho môi trường kinh doanh, chúng hoàn toàn có thể được áp dụng trong bất kỳ hoàn cảnh nào liên quan đến công việc.
1. Đặt Mục Tiêu và Xác Định 'Thành Công'
Thành công có nghĩa là khác nhau với mỗi người, và các đội quản lý dự án hiệu quả đều nhận thức được điều này. Trước khi triển khai một phương pháp nào đó, cần phải xác định rõ ràng kết quả mong muốn.
Mục tiêu cuối cùng hay cách đánh giá thành công cần phải thực tế, được xây dựng dựa trên ý kiến của tất cả các thành viên trong đội, và không nên cứng nhắc. Đặt ra mục tiêu giúp người quản lý dự án có thể đo lường được sự thành công của họ.
Nếu trong quá trình thực hiện, họ nhận thấy mục tiêu không thể đạt được với tốc độ làm việc hiện tại, họ sẽ điều chỉnh phương pháp làm việc và xem xét lại kế hoạch.
2. Xác định Những Trở Ngại và Rủi Ro
Khi mới khởi đầu một dự án, có thể bạn chỉ nghĩ rằng rủi ro lớn nhất là không hoàn thành được dự án đó.
Tuy nhiên, việc hiểu rõ hơn về rủi ro sẽ giúp bạn tránh được những hậu quả không mong muốn. Định nghĩa rõ ràng rủi ro ngay từ đầu là điều cần thiết.
Nếu bạn làm việc trong một công ty, hãy thảo luận với sếp hoặc khách hàng để biết được mục tiêu của dự án và tình huống tồi tệ nhất có thể xảy ra. Việc hiểu rõ hai điều này sẽ giúp bạn phòng tránh tốt hơn và lập kế hoạch cho sự thành công.
Nếu bạn đang làm dự án tại nhà, chẳng hạn như cải tạo tầng hầm, bạn cần đánh giá xem công việc xây dựng sẽ ảnh hưởng như thế nào đến an toàn của bạn. Trong quản lý dự án, người quản lý sẽ tham khảo ý kiến các bên liên quan để đánh giá rủi ro, do đó, trong trường hợp này, nhà thầu có thể được coi là một bên liên quan. Khi nhà thầu mô tả chi tiết phạm vi công việc, bạn sẽ thấy rõ ràng hơn về những rủi ro có thể gặp phải.
10 MẪU ĐÁNH GIÁ RỦI RO MIỄN PHÍ
Hãy nâng cao hiệu suất làm việc trong năm 2023 bằng cách xác định các rủi ro tiềm ẩn trước khi đội ngũ của bạn bắt đầu công việc. Khởi động kế hoạch của bạn với những mẫu đánh giá rủi ro miễn phí và các ví dụ đã được chuẩn bị sẵn.
3. Đánh giá các bên liên quan
Những người có liên quan đến việc ra mắt một sản phẩm hoặc sự kiện bao gồm cả những người không trực tiếp tham gia nhưng vẫn chịu ảnh hưởng từ nó. Họ cũng có thể là nhóm người đang làm việc trên dự án, cũng như khách hàng hoặc người tiêu dùng cuối cùng mà sản phẩm đó hướng đến.
Đội ngũ quản lý dự án chuyên nghiệp sẽ xem xét kỳ vọng của từng người có liên quan đối với dự án, chẳng hạn như thời gian hoàn thành và các sản phẩm cần giao. Những người đầu tư vào việc tạo ra sản phẩm phải cảm thấy hài lòng với lịch trình sản xuất, chất lượng và quy trình làm việc.
Họ cũng cần được thông báo rằng sản phẩm sẽ đáp ứng được nhu cầu của người dùng cuối. Người dùng cuối cũng phải được biết rằng sản phẩm cuối cùng sẽ đáp ứng được mong đợi của họ về việc mua hoặc nhận được lợi ích từ sản phẩm.
Nếu chỉ đoán mò về những gì mà các bên liên quan mong đợi, điều này có thể dẫn đến sự thất vọng và bất đồng. Vì vậy, việc dành thời gian để hiểu rõ kỳ vọng của họ ngay từ khi dự án bắt đầu sẽ giúp dự án sau này được quản lý mượt mà và hiệu quả hơn. Việc nắm bắt được cảm nhận của mọi người về ảnh hưởng của từng giai đoạn trong dự án sẽ giúp tránh được xung đột.
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VỀ CÁCH THỨC HỢP TÁC CHO ĐỘI NGŨ LÀM VIỆC TẠI VĂN PHÒNG VÀ TỪ XA
Sự hợp tác là yếu tố quan trọng giúp duy trì sự gắn kết trong đội ngũ. Dù đội của bạn làm việc trực tiếp tại văn phòng hay hoàn toàn từ xa, ClickUp đã soạn ra một hướng dẫn chi tiết về cách thức hợp tác nhóm.
4. Sử dụng Đúng Công Cụ
Nếu bạn đã từng nghe câu "chuẩn bị sẵn sàng cho thành công", bạn sẽ hiểu rằng việc có những công cụ đúng đắn là rất quan trọng.
Trong quản lý dự án, việc sử dụng các công cụ phù hợp để theo dõi kết quả và xây dựng các phương pháp mới là điều cần thiết. Một số công cụ giúp việc liên lạc giữa các thành viên trong nhóm trở nên thuận tiện hơn, do đó, việc tìm kiếm những công cụ thích hợp với mình sẽ giúp cải thiện đáng kể năng suất làm việc. Bạn cần đánh giá quy trình làm việc của nhóm mình và tìm ra những chỗ chưa hiệu quả để chọn được công cụ mang lại giải pháp tốt nhất. Đối với nhiều nhóm, điều này thường liên quan đến việc sử dụng một hệ thống quản lý nội dung hoặc dự án để theo dõi tiến trình công việc, một phương pháp tổ chức email hiệu quả hơn, hoặc một ứng dụng nhắn tin để thuận lợi cho việc giao tiếp.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN TIẾT KIỆM THỜI GIAN
Hoàn thành các dự án mới một cách hiệu quả hơn với phần mềm quản lý dự án miễn phí giúp tiết kiệm thời gian, được thiết kế để lập kế hoạch và phối hợp công việc dễ dàng hơn.
5. Đánh giá Tác động
Một người quản lý dự án giàu kinh nghiệm sẽ hiểu rõ ảnh hưởng của một sự kiện hoặc việc ra mắt sản phẩm mới đối với tổ chức. Họ có khả năng dự báo những tác động này đến từng ngành nghề cụ thể.
Họ cũng nhận thức được rằng các yếu tố ngoại cảnh như tình hình kinh tế hay xu hướng tiêu dùng có thể làm thay đổi kết quả dự án. Việc phân tích tác động là cần thiết trong bất kỳ hoạt động nào liên quan đến nhiều người tham gia.
Khi một thành viên trong nhóm cần phải góp sức vào dự án, hoặc khi cần phải điều chỉnh lịch trình sản xuất để giải quyết các vấn đề phát sinh, người quản lý dự án sẽ đánh giá xem điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến kết quả ngắn hạn. Họ sẽ xác định chi phí về mặt tài chính và ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức, cũng như xem xét các hậu quả khác nhau từ những phương án giải quyết vấn đề khác nhau.
6. Áp dụng Phương pháp Agile
Phương pháp Agile nhấn mạnh việc không ngừng tìm kiếm các cách thức hiệu quả để đạt được mục tiêu của tổ chức, đồng thời đảm bảo lợi ích cho các thành viên trong nhóm. Trong quản lý dự án, điều này đòi hỏi sự liên tục cập nhật và điều chỉnh hệ thống hoặc quy trình dựa trên phản hồi từ các bên liên quan và thành viên trong nhóm thông qua quản lý các bên liên quan.
Khi quản lý một nhóm, phương pháp Agile sẽ kết hợp ý kiến đóng góp từ cả đồng nghiệp và quản lý. Mỗi lần có sự góp ý, phương pháp Agile yêu cầu phải có sự điều chỉnh phù hợp. Do Agile đặc biệt chú trọng đến sự hợp tác và giao tiếp, nó rất hữu ích trong việc tăng cường năng suất làm việc khi thực hiện các dự án nhóm.
7. Triển khai Cấu trúc Six Sigma
Sigma là thuật ngữ trong thống kê, chỉ sự chênh lệch so với giá trị trung tâm.
Khi kế hoạch không diễn ra như dự định, điều quan trọng là phải xác định được sự chênh lệch so với kết quả mong muốn. Đó là lý do mà phương pháp Six Sigma rất được các nhà quản lý dự án ưa chuộng. Phương pháp này giúp xác định nguyên nhân của sự sai lệch và nhận diện các lỗi.
Sau khi kiểm tra chuỗi giá trị và hợp tác với các bên liên quan, Six Sigma đề xuất các giải pháp để doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn. Việc nhận biết được điểm yếu trong dự án có thể giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự khó chịu.
Hãy Trở Thành Phiên Bản Làm Việc Hiệu Quả Hơn Của Bạn Ngay Hôm Nay
Việc duy trì năng suất và cân bằng mọi mặt của cuộc sống có thể khó khăn, nhất là trong môi trường làm việc từ xa hoặc kết hợp hiện nay. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng đúng kỹ thuật và công cụ, bạn sẽ quản lý thời gian, năng lượng và ưu tiên của mình một cách hiệu quả hơn.
Để hỗ trợ bạn, bạn có thể áp dụng các chiến lược quản lý dự án cùng với công cụ quản lý dự án như ClickUp, giúp bạn tổ chức công việc, phối hợp với đội nhóm, theo dõi tiến độ và tập trung vào mục tiêu của mình.
Phần mềm quản lý dự án toàn diện này cho phép bạn tùy chỉnh nền tảng, bao gồm hàng trăm tính năng để tự động hóa quy trình làm việc, quản lý công việc một cách dễ dàng và tận dụng tối đa thời gian của bạn. Với hơn 15+ giao diện làm việc có thể tùy chỉnh, bạn có thể xem công việc theo cách riêng của mình, có cái nhìn rõ ràng hơn về dự án và áp dụng bất kỳ phương pháp quản lý dự án nào. Nó còn được thiết kế với các công cụ hợp tác để hỗ trợ làm việc không cùng thời gian, tăng tốc quá trình phản hồi và nhanh chóng hoàn thành công việc.
Thêm vào đó, ClickUp còn có thể tích hợp với hơn 1.000 công cụ làm việc khác, bao gồm những ứng dụng bạn thường xuyên sử dụng như Gmail, Zoom và Slack. Kết nối các ứng dụng lại với nhau giúp bạn tập trung mọi công việc vào một nơi, làm cho quy trình làm việc của bạn trở nên mượt mà hơn và nâng cao năng suất làm việc.
Hãy để ClickUp giúp bạn kiểm soát thời gian hàng ngày và trở thành phiên bản làm việc hiệu quả hơn của chính bạn ngay hôm nay. 🙌
Thử ClickUp Miễn Phí
Similar Articles