Cách Xây Dựng Quy Trình Sản Xuất Nội Dung Cho Marketing Nội Dung

Thành công trong marketing nội dung phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng yếu tố then chốt là sự nhất quán.

Sự nhất quán ảnh hưởng đến nhiều phần của nỗ lực marketing của bạn. Chính vì thế, việc xây dựng một quy trình sản xuất nội dung là điều cần thiết cho một chiến lược marketing nội dung.

Các đội ngũ marketing thường xuyên bận rộn với việc tạo nội dung, do đó việc thiết lập một quy trình sản xuất nội dung tốt có thể không được ưu tiên. Không có một quy trình tạo nội dung được lên kế hoạch tốt, đội ngũ của bạn sẽ lãng phí công sức, thời gian và nguồn lực, điều này có tác động tiêu cực đến doanh nghiệp của bạn.

Một quy trình workflow marketing được định nghĩa rõ ràng sẽ đưa ra hướng dẫn cho đội ngũ nội dung của bạn và chuẩn hóa các hoạt động nội dung của bạn. Kết quả cuối cùng là nội dung chất lượng cao, tần suất xuất bản đồng đều và một đội ngũ nội dung hiệu quả hơn.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu được một chiến lược nội dung vững chắc và quản lý workflow nội dung trông như thế nào. Nhưng trước khi chúng ta khám phá nó, đây là lý do tại sao bạn nên xem xét việc xây dựng một quy trình như vậy ngay từ đầu. 🏗️

Quy Trình Nội Dung Là Gì và Tại Sao Bạn Cần Một Quy Trình?

Quy trình tạo nội dung là một tập hợp các nhiệm vụ hoặc bước cần được hoàn thành trước khi nội dung của bạn sẵn sàng để xuất bản. Nó cũng xác định vai trò và trách nhiệm của những người liên quan, các tài liệu và tài sản được sử dụng ở mỗi giai đoạn, và thời gian biểu cho từng nhiệm vụ này.

Dù bạn đang tạo một bài đăng blog, bản sao trang web, hay một bài đăng trên mạng xã hội, tất cả nội dung ideal nên đi qua một quy trình nội dung đã được định nghĩa. Tuy nhiên, bạn có thể có quy trình khác nhau cho các định dạng nội dung khác nhau.

Hầu hết các đội ngũ tiếp thị nội dung đều có quy trình làm việc riêng của mình, dù chúng có thể chưa được thiết lập hoặc ghi chép một cách chính thức. Đó chính là cách bạn làm việc. Vậy tại sao bạn cần phải xác định luồng công việc nội dung của mình? 🤔

Một luồng công việc nội dung được định nghĩa rõ ràng sẽ đảm bảo:

• Quy trình của bạn được chia nhỏ thành từng bước để dễ quản lý và theo dõi hơn

• Vai trò, trách nhiệm và kết quả đầu ra được làm rõ cho tất cả các thành viên trong đội

• Lịch trình xuất bản nội dung đồng nhất có thể được thiết lập

• Các điểm nghẽn trong sản xuất nội dung được loại bỏ

• Mỗi sản phẩm nội dung đều trải qua quy trình kiểm soát chất lượng chuẩn

• Nguyên liệu và thời gian được sử dụng một cách tối ưu

• Bạn có cái nhìn tổng quan về các dự án nội dung và tiến độ của chúng

• Nội dung được phân phối và quảng bá hiệu quả

Nếu không có luồng công việc quản lý nội dung được ghi chép:

• Đội ngũ của bạn bỏ lỡ hạn chót và nội dung bị kẹt trong quá trình sản xuất hàng ngày

• Vai trò không rõ ràng, quy trình làm việc manh mún và thiếu minh bạch về nhiệm vụ cần thực hiện của từng người

• Đội ngũ biên tập gặp khó khăn trong việc sửa chữa lỗi và không hiệu quả trong nội dung, làm chậm quá trình hơn nữa

• Chất lượng nội dung trở nên không nhất quán, giọng điệu và hiệu suất cuối cùng

• Các bước được lặp lại và nguyên liệu được sử dụng quá ít hoặc quá nhiều mà không mang lại tác động tích cực

• Các quản lý dự án vật lộn để theo dõi tiến độ dự án khi không có trạng thái luồng công việc được xác định

• Mục tiêu tiếp thị nội dung không được đáp ứng kịp thời, và ROI bị ảnh hưởng

Luồng công việc nội dung tốt trông như thế nào?

Một luồng công việc nội dung tốt cần xác định:

• Các giai đoạn mà nội dung của bạn trải qua trước khi được xuất bản

• Vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong quá trình sản xuất nội dung

• Các nhiệm vụ liên quan tại mỗi giai đoạn của quy trình

• Công cụ và tài sản cần thiết để hoàn thành những nhiệm vụ này

• Thời gian biểu và lịch trình thực tế cho mỗi nhiệm vụ/giai đoạn luồng công việc

Xây dựng một luồng công việc quản lý nội dung vững chắc đòi hỏi sự lên kế hoạch cẩn thận, não bộ đội ngũ và giám sát để đảm bảo quy trình làm việc của bạn mang lại kết quả tốt nhất. Tùy thuộc vào khối lượng và loại nội dung bạn tạo ra, bạn có thể cần nhiều hơn một luồng công việc nội dung.

Một luồng công việc tiếp thị nội dung tốt cho một người có thể không phải là lý tưởng cho toàn bộ đội của bạn. Tất cả đều tùy thuộc vào cách bạn làm việc và mục tiêu cụ thể của bạn. 🏆

Luồng công việc dựa trên nhiệm vụ so với luồng công việc dựa trên trạng thái

Cũng quan trọng là biết đội ngũ của bạn sẽ làm việc tốt hơn với luồng công việc dựa trên nhiệm vụ hay luồng công việc dựa trên trạng thái.

Trong luồng công việc dựa trên nhiệm vụ, các giai đoạn của luồng công việc là nhiệm vụ cần thực hiện tại giai đoạn đó. Tại đây, mỗi bước được định nghĩa một cách chi tiết hơn, và bất kỳ ai làm việc trên dự án đều biết họ cần làm gì.

Dưới đây là ví dụ về một luồng công việc dựa trên nhiệm vụ để tạo ra nội dung hiệu quả:

Quy trình làm việc dựa trên nhiệm vụ thực sự phù hợp với mọi người, nhất là đối với các nhóm nội dung mới. Người được giao nhiệm vụ sẽ rõ ràng biết họ cần làm gì, công việc đã hoàn thành ra sao và bước tiếp theo là gì. Điều này làm cho quá trình tạo nội dung trở nên minh bạch hơn nhiều.

Tuy nhiên, các nhóm có kinh nghiệm hơn thường sử dụng quy trình làm việc dựa trên trạng thái, nơi mà mỗi giai đoạn được xác định bởi trạng thái, như cái tên đã chỉ ra. Các giai đoạn không mô tả chi tiết những việc cần làm như trong quy trình dựa trên nhiệm vụ.

Quy trình làm việc dựa trên trạng thái dễ dàng theo dõi hơn, nhưng để tận dụng tối đa quy trình nội dung này, nhóm của bạn cần phải hiểu rõ quá trình tạo nội dung của mình. Mặt tích cực, quy trình làm việc dựa trên trạng thái có thể được áp dụng rộng rãi hơn và có thể sử dụng cho các loại nội dung khác nhau mà bạn tạo ra.

Dưới đây là ví dụ về quy trình dựa trên trạng thái:

Cách Xây Dựng và Áp Dụng Quy Trình Sáng Tạo Nội Dung Hiệu Quả

Mọi quy trình sản xuất nội dung chất lượng đều cần được xây dựng dựa trên các nguyên tắc sau.

1. Xác định mục tiêu nội dung và đối tượng mục tiêu

Nội dung marketing có thể nhằm vào các mục tiêu khác nhau tùy thuộc vào việc nó thuộc phần đầu (TOFU), giữa (MOFU), hay cuối (BOFU) của quy trình bán hàng.

Đối với nội dung TOFU, mục tiêu của bạn là tạo ra nhận thức về thương hiệu, điều này đòi hỏi nhiều nội dung dẫn dắt bởi sản phẩm cho các bài đăng blog, bài đăng trên mạng xã hội hấp dẫn, v.v. Đối với nội dung MOFU, bạn sẽ cần các nghiên cứu tình huống, đánh giá sản phẩm, hoặc báo cáo nghiên cứu có thể hướng dẫn người đọc tiếp tục đi sâu vào quy trình.

Những mục tiêu này giúp bạn quyết định quy trình tạo nội dung tùy chỉnh của mình như thế nào cho tất cả các loại nội dung khác nhau. Một điều quan trọng khác cần ghi nhớ là đối tượng mục tiêu của bạn.

Biết bạn đang tạo nội dung cho ai và họ muốn xem điều gì cũng sẽ giúp bạn quyết định nên tạo nội dung gì. Điều này, theo thời gian, sẽ ảnh hưởng đến quy trình của bạn.

2. Định rõ vai trò và trách nhiệm của đội ngũ

Bước quan trọng tiếp theo là quyết định ai trong đội ngũ marketing của bạn sẽ tham gia vào quy trình này. Đối với quy trình làm việc sản xuất nội dung, bạn cần phải bao gồm các nhà sản xuất nội dung, biên tập viên, biên tập viên cấp cao, quản lý dự án, và bất kỳ bên liên quan nào có tiếng nói trong việc tạo nội dung.

Pulse trong ClickUp cho phép bạn quan sát toàn bộ đội ngũ một cách nhanh chóng, từ đó bạn có thể biết ai đang trực tuyến và họ đang làm việc gì

Vai trò của từng thành viên trong nhóm cần được xác định rõ ràng để làm rõ ai sẽ chịu trách nhiệm về công việc ở từng giai đoạn của quy trình làm việc. Chẳng hạn, khi nội dung đang ở giai đoạn soạn thảo, người tạo nội dung sẽ là người chịu trách nhiệm. Khi nội dung đang được xem xét, biên tập viên sẽ được giao nhiệm vụ cho giai đoạn này.

Và đối với việc phê duyệt cuối cùng, đây sẽ là trách nhiệm của biên tập viên cao cấp. Quy trình làm việc này tăng cường tính chịu trách nhiệm và cấu trúc.

3. Quyết định các loại nội dung và tần suất sản xuất

Bạn cũng cần quyết định bạn dự định tạo ra những loại nội dung nào và với tần suất như thế nào. Việc có một lịch trình tiếp thị nội dung là ý kiến hay để bạn có thể theo dõi trạng thái của tất cả các dự án nội dung của mình. Lịch trình nội dung sẽ giúp bạn đảm bảo rằng các dự án được lên kế hoạch từ trước và hoàn thành đúng hạn.

Để xây dựng lịch trình nội dung và tiếp thị, bạn có thể sử dụng một mẫu lịch trình làm việc như mẫu lịch trình nội dung của ClickUp. Điều này cung cấp các góc nhìn khác nhau để giám sát các dự án của bạn.

Bạn cũng có thể thêm Trường Tùy Chỉnh và Trạng Thái Tùy Chỉnh để giúp đội ngũ của bạn hiểu rõ công việc đang ở giai đoạn nào.

Hãy xem video hướng dẫn này để biết cách sử dụng mẫu quản lý nội dung một cách hiệu quả nhất

Tải xuống Mẫu Quản Lý Nội Dung ClickUp

Việc có một lịch trình nội dung và một lịch trình sản xuất hoặc xuất bản nội dung cố định giúp bạn quyết định thời gian cần phân bổ cho từng giai đoạn trong quy trình làm việc với nội dung. Hãy cố gắng đặt ra các hạn chót chính xác và quản lý kỳ vọng ngay khi quy trình tiếp thị nội dung được triển khai.

4. Phát triển quy trình tạo nội dung

Với tất cả công việc nghiên cứu và lập kế hoạch ban đầu đã hoàn thành, đã đến lúc xác định quy trình của bạn. Hãy tổ chức ý tưởng cùng đội ngũ của bạn để hiểu rõ các bước mà nội dung của bạn cần trải qua để đạt được kết quả tốt nhất.

Đối với các định dạng nội dung khác nhau, có thể có các bước khác nhau cần thực hiện. Chẳng hạn, bài đăng trên mạng xã hội có thể chỉ cần một giai đoạn duyệt và chỉnh sửa trước khi xuất bản, trong khi bài viết trên blog hoặc nội dung dài hơn có thể yêu cầu hai giai đoạn duyệt để kiểm soát chất lượng chặt chẽ hơn.

Dễ dàng sắp xếp các nhiệm vụ trong Giao diện Danh sách để theo dõi quá trình phát triển của nội dung trên mạng xã hội qua từng giai đoạn

Hãy thiết lập những thời hạn và lịch trình thực tế cho từng bước, tùy thuộc vào thời gian hợp lý có thể cần để hoàn thành. Điều này giúp đội ngũ của bạn lên kế hoạch tốt hơn và đảm bảo rằng lịch trình xuất bản được tuân thủ.

5. Tự động hóa và tổ chức luồng công việc của bạn

Việc tạo ra luồng công việc nội dung chỉ là bước đầu tiên. Để thực hiện nó một cách thành công và duy trì lâu dài, bạn sẽ cần sự hỗ trợ từ những công cụ công nghệ phù hợp—phần mềm quản lý luồng công việc nội dung và một nền tảng quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp là cần thiết cho việc triển khai thành công luồng công việc nội dung của bạn. 🤝

Tại sao bạn cần công cụ quản lý luồng công việc?

Khi sử dụng phần mềm quản lý luồng công việc, bạn không chỉ có thể xây dựng các luồng công việc tùy chỉnh cho nỗ lực tiếp thị nội dung của mình mà còn có thể tự động hóa chúng. Với tự động hóa luồng công việc, bạn có thể thiết lập các hành động tự động diễn ra ở mỗi giai đoạn của luồng công việc—tiết kiệm cho đội ngũ của bạn rất nhiều thời gian cho các hoạt động lặp đi lặp lại dựa trên quy tắc.

Phần mềm quản lý luồng công việc nội dung như Narrato rất hữu ích cho những việc này. Narrato cho phép bạn tạo ra các bước luồng công việc nội dung tùy chỉnh và cũng tự động hóa chúng. Nó còn cho phép bạn tạo nội dung ngay trên nền tảng và cung cấp các công cụ như kiểm tra ngữ pháp, trình viết AI, tối ưu hóa SEO và tạo brief để tổng hợp quy trình sản xuất nội dung của bạn tại cùng một nơi.

Tiện ích bổ sung: Tạo nội dung với trình tạo nội dung AI

Sử dụng ClickUp, bạn sẽ tìm thấy nhiều mẫu quy trình nội dung đã được tạo sẵn, giúp bạn tiến xa hơn trong công việc. Việc áp dụng một mẫu quy trình nội dung sẽ tiết kiệm thời gian và cung cấp cho đội ngũ nội dung một khuôn khổ ban đầu. Phần lớn công việc đã được hoàn thành—bạn chỉ cần thêm vào những chi tiết phù hợp với quy trình của mình.

Mẫu Dành Cho Đội Ngũ Marketing của ClickUp là một ví dụ điển hình. Nó cho phép bạn xây dựng biểu đồ tổ chức hoặc quy trình làm việc cho đội nhóm trên tính năng Whiteboard, hoặc quản lý tài sản marketing qua các đội ngũ trong chế độ xem Board và List.

Tổ chức công việc cho đội ngũ marketing của bạn thông qua quy trình làm việc phối hợp và chia sẻ tài liệu

Tải xuống Mẫu Đội Ngũ Marketing ClickUp

Phần mềm và mẫu quy trình làm việc nội dung có thể giảm đáng kể công sức cần thiết để xây dựng một quy trình làm việc nội dung hiệu quả. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn đầu tư vào chúng ngay từ ban đầu.

6. Tiến hành kiểm tra nội dung định kỳ

Cuối cùng, điều quan trọng cần nhớ là xây dựng quy trình tạo nội dung không phải là một sự kiện chỉ diễn ra một lần. Thế giới marketing nội dung không ngừng thay đổi, và công thức thành công cũng vậy.

Chính vì thế, việc theo dõi hiệu suất nội dung một cách định kỳ và xác định liệu quy trình hiện tại có đang phát huy hiệu quả là điều cần thiết. Nếu bạn không thấy có tác động tích cực nào đối với hiệu suất nội dung, hoặc thấy hiệu suất giảm sút, có thể bạn cần phải xem xét lại chiến lược và định nghĩa lại quy trình.

Quy trình làm việc nội dung, giống như tất cả các quy trình khác, cần được cải tiến liên tục nếu bạn muốn thấy kết quả lâu dài.

Sử dụng Biểu đồ Burndown của ClickUp để đo lường tốc độ hoàn thành nội dung

Ứng dụng Công cụ và Mẫu để Thiết lập Quy trình Nội dung của Bạn

ClickUp cho quản lý quy trình nội dung và mẫu có sẵn

Nếu bạn đang tìm kiếm những mẫu hoàn hảo để quản lý các dự án tiếp thị nội dung một cách linh hoạt hơn, ClickUp cung cấp một thư viện phong phú các mẫu sản xuất và tiếp thị nội dung. Mẫu của ClickUp có thể giúp tiết kiệm thời gian và cung cấp cho bạn một khung cơ bản vững chắc để bắt đầu và cấu trúc cho quản lý dự án nội dung của bạn.

Mẫu kiểm tra quản lý nội dung A/B trên ClickUp, ví dụ, cho phép bạn theo dõi trực quan các chiến dịch nội dung của mình, thử nghiệm các biến thể khác nhau của chiến dịch, và nhiều hơn nữa. Mẫu bao gồm 5 trạng thái quy trình làm việc khác nhau cho chiến dịch nội dung của bạn và 8 trường tùy chỉnh mà bạn có thể điền thông tin dựa trên những gì bạn muốn kiểm tra.

Có 7 giao diện khác nhau, bao gồm lịch trình, ưu tiên, dòng thời gian, chuyển đổi, và nhiều hơn nữa. Mỗi giao diện này mang lại cho bạn một cái nhìn khác biệt về các chiến dịch nội dung của bạn. Những mẫu tiếp thị nội dung như thế này có thể là một cách tuyệt vời để quản lý quy trình nội dung của bạn một cách hiệu quả.

Mẫu Sáng tạo và Thiết kế của ClickUp là một lựa chọn tuyệt vời khác cho việc quản lý các dự án nội dung của bạn. Mẫu này cho phép bạn theo dõi tất cả các dự án tiếp thị và thiết kế trong một không gian duy nhất. Bạn có thể xem ai được giao nhiệm vụ gì, tài sản nào cần được cập nhật, công việc nào đang tiến triển, và như thế nào.

Xây dựng quy trình làm việc toàn diện cho đội ngũ sáng tạo và thiết kế của bạn với mẫu ClickUp hữu ích này

Tải xuống Mẫu Sáng tạo & Thiết kế ClickUp

Nếu bạn khám phá sâu hơn vào thư viện mẫu của ClickUp, đội ngũ nội dung của bạn chắc chắn sẽ tìm thấy điều gì đó phù hợp với nhu cầu quy trình làm việc của mình.

Narrato cho Tối ưu hóa quy trình làm việc nội dung

Narrato là công cụ quy trình làm việc sáng tạo nội dung, tổng hợp toàn bộ quá trình nội dung của bạn vào một nơi với các công cụ lập kế hoạch, tạo lập, tối ưu hóa nội dung mạnh mẽ và tính năng hợp tác.

Công cụ này được thiết kế cho các đội ngũ tạo nội dung, do đó nó đã được tích hợp sẵn các mẫu nhiệm vụ và quy trình nội dung, các kiểu xem và công cụ mà đội ngũ nội dung cần. Việc tạo và tối ưu hóa nội dung có thể được thực hiện ngay trong ứng dụng.

Các công cụ như máy phát sinh bản brief nội dung SEO tự động (từ khóa SEO, câu hỏi/chủ đề cần bao gồm và các khuyến nghị khác), kiểm tra ngữ pháp/đọc hiểu, trợ lý viết AI, máy phát sinh ý tưởng nội dung, tìm kiếm hình ảnh miễn phí, v.v... giúp việc tạo nội dung chất lượng trở nên dễ dàng. Bạn cũng có thể sử dụng API của họ để xuất bản nội dung lên bất kỳ CMS nào.

Narrato, như một phần mềm quy trình làm việc nội dung, có thể tùy chỉnh và cho phép bạn định nghĩa các bước quy trình làm việc của riêng mình.

Bạn cũng có thể thiết lập tự động hóa dựa trên các bước làm trigger. Chẳng hạn, bạn có thể cài đặt thông báo tùy chỉnh và tự động giao nhiệm vụ khi di chuyển nhiệm vụ đến bước tiếp theo trong quy trình làm việc.

Sự tùy chỉnh này thật sự rất hữu ích, bởi mỗi đội nhóm và quy trình làm việc của họ đều có những đặc thù riêng biệt.

📌 TL;DR: ClickUp là một nơi tuyệt vời để theo dõi và quản lý toàn diện tất cả các hoạt động marketing nội dung của bạn, trong khi Narrato lại rất phù hợp cho việc quản lý sản xuất nội dung ở quy mô lớn.

Thiết Lập Đội Ngũ Nội Dung Cho Sự Thành Công

Việc thiết lập một quy trình marketing nội dung tốt là yếu tố cần thiết để tối ưu hóa công việc nội dung của bạn. Quy trình nội dung của bạn giống như một danh sách kiểm tra cho tất cả những gì bạn cần làm để tạo ra nội dung chất lượng cao, mang lại kết quả.

Nó cũng giúp bạn theo dõi các dự án nội dung và đảm bảo mọi người trong đội nhóm của bạn đều hiểu rõ tiến độ công việc. Vậy nên, nếu bạn chưa có một quy trình marketing nội dung vững chắc, đã đến lúc bạn nên xem xét việc xây dựng một quy trình như vậy.

Việc chọn lựa và triển khai các công cụ phần mềm phù hợp để vận hành quy trình nội dung của bạn cũng quan trọng không kém, nếu không việc mở rộng quy mô công việc sẽ trở thành một nhiệm vụ khổng lồ.

ClickUp là một công cụ quản lý dự án project management tool tuyệt vời để tổ chức tất cả các nỗ lực marketing nội dung của bạn với những tính năng đáng kinh ngạc như Board view, Calendar view, và các mẫu sẵn có cho mọi trường hợp sử dụng.

Và Narrato có thể làm việc cùng lúc để giúp bạn tổng hợp sản xuất nội dung và lên kế hoạch cũng như tối ưu hóa hiệu suất nội dung.

Đã đến lúc áp dụng những mẹo và công cụ này vào thực tế! 🙌