Cách Viết Đề Xuất Dự Án ( Ví dụ & Mẫu)
Có bao giờ bạn cảm thấy hoang mang sau khi rời phòng khám mà không hiểu rõ về phác đồ điều trị? Cảm giác đó thật không dễ chịu—chẳng ai muốn bị bỏ lơ trong những chuyện quan trọng cả.
Khách hàng cũng có những băn khoăn tương tự khi họ nhận được thông tin mơ hồ về dự án từ các đơn vị cung cấp dịch vụ. Làm cho khách hàng yên tâm với một bản đề xuất dự án chắc chắn—một văn bản làm rõ công ty bạn sẽ làm gì để hỗ trợ khách hàng đạt được mục tiêu của họ.
Bản đề xuất này giống như là việc "chẩn đoán" và đưa ra "phác đồ điều trị." Nó thể hiện sự hiểu biết của bạn về tình hình của khách hàng và nêu rõ những kết quả dự án mà công ty bạn sẽ thực hiện để giúp khách hàng hoàn thành mục tiêu.
Tăng cường niềm tin của khách hàng vào dự án của bạn với hướng dẫn này. Tài liệu này bao gồm những kinh nghiệm hay nhất trong việc viết đề xuất, cung cấp các ví dụ về đề xuất dự án, và nhiều thông tin hữu ích khác để bạn có thể cải thiện các bản thuyết trình của mình.
Khái Niệm Đề Xuất Dự Án Là Gì?
Đề xuất dự án là một tài liệu trình bày những kết quả cụ thể mà công ty bạn cam kết sẽ thực hiện và các mục tiêu mà bạn hướng tới qua công việc đó. Tài liệu này nên giải thích rõ phương pháp bạn sử dụng để giúp khách hàng đạt được mục tiêu của họ.
Ví Dụ Về Cấu Trúc Một Đề Xuất Dự Án
Một đề xuất dự án chuẩn cần phải nêu rõ ai, cái gì, ở đâu, khi nào và làm thế nào liên quan đến giải pháp bạn mang lại. Cụ thể, đề xuất dự án của bạn cần bao gồm:
Mục Lục: Phần liệt kê nội dung sẽ có trong đề xuất dự án và số trang tương ứng
Tóm Tắt Hành Chính: Phần mô tả ngắn gọn về bối cảnh dự án và tổng quan về nội dung sẽ được trình bày trong đề xuất
Mục Tiêu: Những thành tựu lâu dài mà khách hàng mong muốn
Bản Tuyên Bố Vấn Đề: Phần tóm tắt những trở ngại cản trở khách hàng đạt được mục tiêu
Phát Biểu Giá Trị: Phần nêu rõ giá trị và lợi ích mà dịch vụ và chuyên môn của công ty bạn sẽ mang lại để giải quyết vấn đề cho khách hàng
Chiến Lược: Đề xuất giải pháp tổng thể về cách bạn sẽ giúp khách hàng đạt được mục tiêu
Phạm Vi Dự Án: Các dịch vụ sẽ được cung cấp trong khuôn khổ dự án của bạn
Các Kết Quả Công Việc Của Dự Án: Các công việc cụ thể trong khuôn khổ dịch vụ bạn cung cấp nhằm hỗ trợ mục tiêu dự án
Các Tiêu Chí Thành Công: Các chỉ số sẽ được sử dụng để đánh giá thành công của dự án (KPIs)
Lộ Trình Thời Gian: Kế hoạch chi tiết về thời gian khách hàng có thể mong đợi nhận được sản phẩm và các mốc quan trọng trong quá trình thực hiện dự án
Nghiên Cứu Tình Huống: Các câu chuyện thành công và phản hồi từ khách hàng đã từng hợp tác trong các dự án tương tự
Ngân Sách: Ngân sách cần thiết để hoàn thành đề xuất dự án, bao gồm nhiều gói dịch vụ với mức giá khác nhau để phù hợp với ngân sách và mục tiêu dự án đa dạng.
Tóm Tắt Dự Án: Phần tổng kết nhấn mạnh các thông tin quan trọng của đề xuất dự án.
Các Bước Tiếp Theo: Đừng quên kêu gọi hành động! Hãy chỉ dẫn khách hàng cách thức bắt đầu làm việc với bạn.
Nếu bạn chưa biết cách kết hợp tất cả những phần trên, đừng lo lắng; chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn sau!
Các Loại Đề Xuất Dự Án
Có một số hoàn cảnh bạn có thể cần gửi đề xuất dự án cho khách hàng:
Đề xuất dự án được yêu cầu: Khi một khách hàng tiềm năng gửi cho bạn một Yêu Cầu Đề Xuất Dự Án (RFP), bạn sẽ phản hồi bằng cách gửi lại một đề xuất.
Đề xuất dự án tự nguyện: Bạn tìm ra một khách hàng tiềm năng trong hệ thống ClickUp Help Center của mình, phù hợp với những gì bạn mong muốn ở một khách hàng lý tưởng và gửi cho họ một đề xuất dự án mà không cần họ liên hệ trước.
Đề xuất dự án không chính thức: Một cách tiếp cận tự nhiên và thoải mái hơn khi đưa ra đề xuất, hoặc khi đề xuất không được yêu cầu một cách rõ ràng.
Đề xuất dự án gia hạn: Khi hợp đồng với một khách hàng hiện tại sắp hết hạn, bạn gửi đề xuất này để chuẩn bị cho việc ký kết lại, đồng thời xem xét lại mối quan hệ hiện tại và đặt ra mục tiêu mới.
Đề xuất dự án tiếp tục: Nhằm nhắc nhở hoặc thuyết phục khách hàng hiện tại tiếp tục dự án, hoặc thông báo cho họ về các công việc còn dang dở hoặc mới cần thực hiện để hoàn thành dự án.
Đề xuất dự án bổ sung: Khi bạn nhận thấy cần thiết phải mở rộng phạm vi công việc của dự án hiện tại scope of work và cần xác định lại mối quan hệ với khách hàng.
Xem thêm: Mẫu Đề Xuất Kinh Doanh
Những lợi ích khi viết đề xuất dự án
Một đề xuất dự án được soạn thảo kỹ lưỡng là công cụ hữu ích giúp bạn thuyết phục khách hàng rằng chọn công ty bạn là quyết định đúng đắn.
Cụ thể, việc viết đề xuất dự án mang lại một số ích lợi sau:
Uy tín: Giúp bạn thiết lập vị thế chuyên môn của mình với khách hàng tiềm năng.
Khác biệt: Cung cấp cho khách hàng cái nhìn cụ thể để họ có thể so sánh dịch vụ của bạn với các đối thủ cạnh tranh và thuyết phục những người quyết định trong công ty họ.
Phối hợp: Đảm bảo mọi người trong và ngoài nhóm đều hiểu rõ mục tiêu và ý tưởng chung cho dự án ngay từ đầu.
Bảy Bước Để Viết Đề Xuất Dự Án
Một đề xuất dự án có thể giúp bạn ghi điểm lớn hoặc là một cơ hội bị bỏ qua; tất cả phụ thuộc vào cách bạn xây dựng nó. Trước khi bạn bắt tay vào viết đề xuất dự án, hãy chắc chắn rằng bạn đã tổ chức thông tin liên lạc trong nhóm một cách hiệu quả tại đây. Bạn sẽ cần thiết lập một quy trình lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo không sót bất kỳ điểm nào quan trọng.
Gợi ý: Công cụ Hỗ Trợ Lập Kế Hoạch Dự Án
Bước 1: Tìm hiểu về sản phẩm và ngành công nghiệp của khách hàng tiềm năng
Khách hàng tiềm năng của bạn không mong muốn nhận được một đề xuất dự án mà thiếu tính cá nhân. Họ cần thấy rằng bạn đã hiểu rõ về lịch sử, thương hiệu, ngành nghề và đối tượng khách hàng của họ. Hãy thể hiện sự am hiểu này qua việc nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi bạn đưa ra đề xuất dự án.
Trong quá trình nghiên cứu, bạn cần lưu ý các điểm sau:
Nền tảng nghiên cứu:
Điều gì là mục tiêu chính mà khách hàng muốn đạt được thông qua dự án này?
Công ty bạn có những thiếu sót nào về kiến thức ngành cần được bổ sung qua nghiên cứu thị trường?
Phương pháp luận:
Bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian để thực hiện nghiên cứu?
Bạn sẽ sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu nào?
Bạn có kế hoạch kiểm tra đối thủ cạnh tranh, khảo sát ý kiến khách hàng, hay phân tích khoảng trống tổ chức không?
Sau khi thu thập dữ liệu, bạn sẽ phân tích nó như thế nào?
Có những hạn chế nào trong nghiên cứu của bạn cần được xem xét khi lập kế hoạch?
Những phát hiện chính:
Có những vấn đề nào nổi bật khi bạn tiến hành nghiên cứu?
Tài liệu tham khảo:
Bạn đã sử dụng những nguồn thông tin nào để phát triển nghiên cứu của mình?
Những nguồn thông tin này có đáng tin cậy không?
Liệu bạn đã sử dụng đủ các nguồn thông tin đa dạng để phản ánh chính xác ngành nghề?
Hãy tải mẫu kế hoạch nghiên cứu này về để sử dụng như một bản vẽ chi tiết, giúp bạn thực hiện phân tích và xác định lộ trình công việc một cách có hiệu quả.
Đừng quên ghi lại tất cả những phát hiện của bạn trong Mẫu Kế Hoạch Nghiên Cứu Người Dùng của ClickUp để bạn có thể thuận tiện tham khảo lại khi làm việc với các bước tiếp theo trong kế hoạch đề xuất dự án!
Tải Mẫu Kế Hoạch Nghiên Cứu Người Dùng
Bước 2: Trao đổi ý kiến với đội ngũ của bạn
Sau khi đã có thông tin từ việc nghiên cứu, hãy tụ họp đội ngũ của bạn lại! Đã đến lúc cùng nhau bàn bạc để tìm ra cách giải quyết những yêu cầu của khách hàng trước khi chuyển những ý tưởng đó vào bản văn.
Hãy cùng nhau suy nghĩ và đưa ra ý tưởng thông qua phương pháp lập bản đồ tư duy - đây là một sơ đồ trực quan liên kết các ý tưởng xung quanh một chủ đề chính. Phương pháp này giúp mọi người trong nhóm dễ dàng trình bày ý tưởng và thảo luận từ nhiều góc nhìn khác nhau về dự án, từ đó tìm ra những giải pháp tốt nhất.
Chẳng hạn, khi phát triển ý tưởng cho một chiến dịch marketing, cần có sự đóng góp từ nhiều bộ phận khác nhau trong công ty. Sử dụng Bản đồ tư duy của ClickUp sẽ giúp các chuyên gia từ nhiều lĩnh vực cùng đóng góp ý kiến và tìm ra hướng đi tốt nhất, đồng thời đảm bảo mục tiêu của khách hàng luôn được đặt ở vị trí trung tâm.
Hãy tổ chức tất cả những ý tưởng sáng tạo đó trong một không gian chung với Mẫu bản đồ dự án của ClickUp! Với công cụ này, bạn có thể dễ dàng tổ chức và sắp xếp ý tưởng một cách trực quan, giúp nhanh chóng nhận diện mối liên hệ giữa chúng.
Hãy dễ dàng thêm các điểm chính, công việc và mối liên kết vào Sơ đồ Tư duy trực quan của ClickUp
Tải xuống Mẫu Lập Kế hoạch Dự án
Bước 3: Định rõ sản phẩm cần giao và xác định nguồn lực cần có
Sau khi nhóm của bạn đã tìm ra cách tiếp cận dự án phù hợp nhất, bây giờ là lúc để vạch ra cụ thể từng chi tiết của giải pháp trong một kế hoạch dự án. Điều này bao gồm việc liệt kê các giai đoạn của dự án, định rõ các sản phẩm cần giao và mô tả chi tiết từng công việc.
Dùng công cụ quản lý dự án, cùng nhóm của bạn phân công thời gian biểu, ngân sách dự án, và người phụ trách cho từng sản phẩm cần giao để xác định được phạm vi tổng thể của dự án. Dưới đây là một số công cụ quản lý dự án của ClickUp quản lý dự án sẽ giúp bạn thông tin chi tiết từng phần này:
Tìm kiếm các con số chính xác một cách nhanh chóng thông qua việc sử dụng các công thức đơn giản hoặc phức tạp trong Trường Tùy chỉnh của ClickUp
Trường Tùy chỉnh: Các trường tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn thiết lập các giá trị cụ thể cho từng nhiệm vụ, như ngân sách, người phụ trách nhiệm vụ, hạn chót và nhiều thông tin khác.
Biểu Đồ Gantt: Việc xác định mốc thời gian cho các nhiệm vụ trở nên thuận tiện khi bạn sử dụng chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp, giúp bạn liên kết các nhiệm vụ với nhau và sắp xếp các mục tiêu dự án theo trình tự cần thực hiện.
Danh Sách Kiểm Tra: Có những lúc bạn chỉ cần một danh sách công việc đơn giản để kiểm tra xem mỗi phần của dự án đã được phân công chưa; ClickUp Help Center sẽ giúp ích rất nhiều! Bạn có thể dễ dàng gán người phụ trách, đặt hạn chót và thông báo cho đội ngũ dự án về tiến độ hoàn thành chỉ với một cú click chuột.
Sắp xếp lại danh sách kiểm tra trên ClickUp của bạn bằng cách kéo và thả các mục
Bước 4: Soạn thảo đề xuất dự án
Sau khi thu thập đủ thông tin chi tiết về dự án, bạn cần tổ chức và biên soạn chúng thành một bản đề xuất dự án ngắn gọn và phù hợp. Việc sử dụng một bảng trắng để thảo luận và phát triển ý tưởng giúp việc xác định nội dung đề xuất trở nên thuận tiện hơn.
Khi đã lên kế hoạch cho những điểm chính trên Bảng trắng của ClickUp, bạn cần liên hệ với đội ngũ viết lách để họ hoàn thiện và soạn thảo một tài liệu đề xuất mạch lạc. Đội ngũ này cần tham khảo Bảng trắng, sơ đồ dự án và tài liệu nghiên cứu trong quá trình viết để đảm bảo tài liệu được cá nhân hóa theo yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
Nội dung cần rõ ràng, súc tích và có thể đánh giá được. Khi công việc viết lách hoàn tất, hãy để đội ngũ dự án nội bộ của bạn xem xét và đề xuất những chỉnh sửa cần thiết trước khi chuyển bản đề xuất dự án sang giai đoạn tiếp theo.
Bạn cũng cần xác định rõ ràng ngân sách dự án. Khách hàng không muốn gặp phải sự chênh lệch về chi phí so với những thảo luận ban đầu.
Bước 5: Bổ sung yếu tố thiết kế vào bản đề xuất dự án
Đến phần thú vị! Hãy nhờ đội ngũ thiết kế của bạn chuyển đổi tài liệu nền của dự án thành một bản đề xuất dự án có thiết kế đẹp mắt và cuốn hút (hay còn gọi là "làm đẹp" bản đề xuất). Nếu bạn không có đội ngũ thiết kế riêng, bạn có thể sử dụng các mẫu thiết kế sẵn có từ các dịch vụ như Pitch và Canva.
Dù có đội ngũ thiết kế hay không, bạn nên cân nhắc việc sử dụng một mẫu thiết kế chuẩn cho các đề xuất để đảm bảo sự nhất quán về thương hiệu và tiết kiệm thời gian.
Mẫu thiết kế này có thể được điều chỉnh từ Mẫu Bảng trắng Đề xuất Dự án của ClickUp cho phù hợp với từng khách hàng mới.
Sử dụng mẫu Bảng trắng của ClickUp để thiết kế những đề xuất dự án nổi bật, gây ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng
Tải xuống Mẫu Bảng trắng Đề xuất Dự án
Bước 6: Trình bày cho khách hàng tiềm năng
Bạn đã sẵn sàng!
Đã đến lúc bạn thể hiện sự thông minh của mình với khách hàng. Dù là gặp mặt trực tiếp hay qua Zoom, hãy gửi trước cho khách hàng một chương trình nghị sự cuộc họp cùng với bản sao đề xuất dự án qua email trước khi bạn trình bày đề xuất.
Việc cung cấp thông tin về dự án đề xuất và lịch trình cuộc họp từ trước sẽ giúp khách hàng có thời gian để suy nghĩ về đề xuất, chuẩn bị các câu hỏi và có thể ghi chú thêm vào chương trình nghị sự.
LỜI KHUYÊN CHUYÊN NGHIỆP TỪ CLICKUP
Hãy làm cho bước này trở nên nhanh chóng, thuận tiện và đồng nhất trong mọi nhóm bằng cách xây dựng một mẫu email tiêu chuẩn trong ClickUp.
Trong cuộc họp, hãy ghi lại chi tiết và phân công nhiệm vụ cần thực hiện ngay để đảm bảo không có điều gì bị bỏ qua sau cuộc họp. Bạn có thể dễ dàng ghi chú và phân công công việc cần làm ngay lập tức với Mẫu Biên Bản Cuộc Họp ClickUp để chuẩn bị một đề xuất dự án hoàn hảo.
Tải Mẫu Ghi Chú Cuộc Họp
Hãy cố gắng giữ cho bài thuyết trình đề xuất của bạn trực tiếp và ngắn gọn nhất có thể để không làm mất hứng thú của người nghe trước khi kết thúc.
Khi kết thúc bài thuyết trình, hãy nhắc lại các bước tiếp theo đã được đề ra trong đề xuất và thông báo thời gian chuẩn bị mà đội ngũ của bạn cần nếu khách hàng quyết định hợp tác. Sau khi trình bày đề xuất dự án, hãy cố gắng trả lời hết mọi câu hỏi và nếu có câu hỏi nào chưa thể trả lời ngay, hãy tiếp tục trao đổi qua email sau đó.
Bước 7: Liên Hệ Lại với Khách Hàng Tiềm Năng
Chúng ta đều biết cảm giác khi một công ty hứa hẹn rất nhiều điều nhưng sau đó lại không liên lạc nữa khi họ tìm được khách hàng khác tốt hơn. Đừng để mất cơ hội với khách hàng tiềm năng.
Theo dõi từng bước của quá trình đề xuất dự án để biết ai là người cần liên hệ với khách hàng tiềm năng và đội ngũ của bạn đã liên hệ với họ lần cuối vào thời điểm nào.
Việc theo dõi quá trình làm việc với khách hàng một cách thời gian thực rất thuận tiện trong ClickUp nhờ vào các trường dữ liệu tùy chỉnh. Bạn có thể định nghĩa các giai đoạn của đề xuất dự án, phân công vai trò, thiết lập hạn chót cho các cuộc liên hệ định kỳ và gắn thẻ cho các thành viên trong nhóm. Bạn cũng có thể gửi email và nhận xét trực tiếp từ cửa sổ công việc, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về mỗi lần liên lạc với khách hàng.
Các Tài Nguyên Liên Quan Đến Đề Xuất Dự Án:
Sử Dụng ClickUp Cho Đề Xuất Dự Án Kế Tiếp Của Bạn
Ở trọng tâm của những đề xuất dự án thành công luôn là sự hợp tác hiệu quả giữa các thành viên trong đội ngũ. Đó chính xác là điều mà ClickUp giúp cho doanh nghiệp của bạn thực hiện được.
Chúng tôi kết hợp tất cả công cụ, tài liệu, nhóm làm việc, bảng theo dõi, ngân sách và quy trình vào một phần mềm quản lý dự án duy nhất. Mục tiêu là để chấm dứt tình trạng phải liên tục chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau, gây ra sự phân tán và không hiệu quả trong công việc, thông qua việc truy cập link này đặt dấu chấm hết cho việc chuyển đổi ngữ cảnh.
Điều gì làm cho ClickUp trở nên nổi bật?
Chúng tôi cung cấp hơn 1,000 tích hợp ứng dụng và một kho mẫu mẫu miễn phí do các chuyên gia quản lý dự án thiết kế, giúp việc xây dựng và triển khai quy trình làm việc trở nên thuận tiện hơn. Bạn không cần phải mất công sức để xây dựng từng quy trình hay thủ tục từ đầu.
Tất cả đã sẵn sàng và chỉ chờ bạn khám phá trong ClickUp. Hãy bắt đầu ngay hôm nay—hoàn toàn miễn phí—và khám phá lý do vì sao nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng ClickUp.
.png){kind=small}
Similar Articles