Cách Tạo Lịch Quản Lý Dự Án (Với Công Cụ & Mẫu)

Lịch quản lý dự án giúp bạn lên kế hoạch và tổ chức các nhiệm vụ dự án một cách nhanh chóng. Đây là công cụ tạo ra một dòng thời gian trực quan cho công việc của nhóm, giữ cho mọi người đều hiểu rõ về hạn chót, trách nhiệm và tiến độ.

Nhưng làm thế nào để bạn tạo ra một cái phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn?

Trong bài viết blog này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để tạo lịch quản lý dự án không chỉ tổ chức nhiệm vụ của bạn mà còn nâng cao sự hợp tác trong nhóm và năng suất. Cho dù bạn là một người quản lý dự án dày dặn kinh nghiệm hay mới bắt đầu, hướng dẫn này sẽ cung cấp những mẹo thực tế và cái nhìn sâu sắc để giúp bạn điều hướng quá trình lập kế hoạch dự án một cách dễ dàng.

Lịch Quản Lý Dự Án Là Gì?

Một lịch dự án hay lịch lập kế hoạch dự án là công cụ giúp bạn tổ chức dòng thời gian của dự án. Nó cho phép bạn lên kế hoạch cho các mốc quan trọng của dự án và đảm bảo bạn giao hàng đúng hạn.

Nhưng lịch lập kế hoạch quản lý chỉ là một trong bốn loại lịch được sử dụng trong quản lý dự án.

Bạn cũng có:

• Lịch cơ sở: mẫu mà tất cả các lịch khác được xây dựng dựa trên. Nó xác định thời gian làm việc chuẩn của dự án, bao gồm mỗi ngày làm việc và ngày không làm việc

• Lịch nguồn lực: nêu bật cách các nguồn lực cụ thể (con người hoặc phi nhân) sẽ được sử dụng trong thời gian dự án

• Lịch nhiệm vụ: cho các nhiệm vụ cụ thể hoặc đơn lẻ nằm ngoài phạm vi của một dự án thông thường

Các Loại Quản Lý Dự Án

Khi điều chỉnh chiến lược quản lý dự án của bạn, việc khám phá các loại lịch dự án khác nhau và chọn loại phù hợp nhất với nhu cầu và hoàn cảnh của nhóm bạn là rất quan trọng. Dưới đây là tổng quan về một số loại chính bạn có thể xem xét:

Lịch Cơ Sở: Đây là lịch chính mà tất cả các lịch khác được xây dựng và chỉnh sửa dựa trên yêu cầu của dự án. Lịch cơ sở mô tả thời gian làm việc chuẩn của bạn, bao gồm những ngày nào được định kỳ xác định là ngày làm việc và ngày không làm việc.

Lịch Nguồn Lực: Trong quản lý dự án, việc phân bổ nguồn lực hiệu quả là rất quan trọng. Lịch nguồn lực được thiết kế theo hướng này và được dùng để theo dõi sự sẵn có của nguồn lực cụ thể (dù là cá nhân, nhóm, hay nguồn lực vật lý) trong suốt dự án.

Lịch Nhiệm Vụ: Như tên gọi, lịch nhiệm vụ tập trung chủ yếu vào các nhiệm vụ dự án. Nó hướng dẫn lịch biểu cho các hoạt động dự án nằm ngoài những ngày làm việc và giờ làm việc bình thường được xác định trong lịch cơ sở, cung cấp cái nhìn chi tiết về hạn chót và tiến độ nhiệm vụ.

Lịch Quản Lý Dự Án: Lịch quản lý dự án là công cụ tích hợp, toàn diện của bạn. Nó kết hợp các yếu tố của lịch cơ sở, nguồn lực và nhiệm vụ và cung cấp cái nhìn tổng quan về dòng thời gian dự án, bao gồm khởi đầu nhiệm vụ, tiến độ, hạn chót và sử dụng nguồn lực.

Lịch Dự Án Agile: Nếu nhóm của bạn sử dụng phương pháp Agile, lịch dự án Agile là lý tưởng. Loại lịch này cho phép điều chỉnh thường xuyên và thay đổi, theo kịp với sự thay đổi ưu tiên và các sprint công việc nhanh chóng.

Lịch Dự Án Kết Hợp: Lịch kết hợp dành cho các nhóm sử dụng sự kết hợp của các phương pháp quản lý dự án. Nó cung cấp một cách tiếp cận linh hoạt và thích nghi hơn đối với lịch biểu và quản lý nhiệm vụ.

Các loại lịch trình quản lý dự án không loại trừ lẫn nhau; thường thì nhiều loại được sử dụng cùng một lúc cho một dự án. Bằng cách xác định đúng loại lịch trình quản lý dự án cho dự án của bạn, bạn có thể giúp đảm bảo một lộ trình suôn sẻ đến với mục tiêu dự án của mình.

Lợi ích của Lịch Trình Quản Lý Dự Án

Nói chung, lịch trình quản lý dự án được sử dụng cho ba mục đích chính:

Lên Kế Hoạch Công Việc Tốt Hơn

Một lịch trình dự án cho phép bạn sắp xếp các nhiệm vụ của dự án theo một chuỗi các sự kiện.

Như vậy bạn luôn biết công việc tiếp theo cần làm là gì.

Một lịch trình dự án đã được thiết lập chặt chẽ có nghĩa là dự án của bạn có thể tự hoạt động mà không cần can thiệp nhiều, trong khi bạn có thể thư giãn với một tách cà phê!

Quản Lý Nguyên Vật Liệu Cải Thiện

Một lịch trình lập kế hoạch dự án cho việc quản lý nhiệm vụ sẽ cho bạn biết nhóm dự án của bạn có những gì trong lịch trình sắp tới, từ ngày này qua tháng khác.

Thông tin này rất quan trọng cho một đề xuất dự án và kế hoạch vì một nhóm cụ thể, giám đốc chủ chốt, hoặc bất kỳ nguồn lực nào khác có thể chỉ có sẵn vào những thời điểm nhất định.

Bây giờ bạn có thể nhanh chóng thấy mỗi người đang làm việc gì và sau đó xây dựng lịch trình dự án của các dự án phức tạp dựa trên khả năng sẵn có của họ.

Như vậy, bạn chỉ giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dự án khi họ sẵn sàng nhận lấy.

Đó mới chính là cách quản lý nguồn nhân lực đoạt giải!

Hãy xem những mẫu kế hoạch nguồn lực_ này!_

Quản Lý Thời Gian

Một lịch trình quản lý dự án ghi lại các cột mốc của dự án ở mỗi giai đoạn và báo cáo khi nào chúng nên được hoàn thành.

Hơn nữa, khi bạn dự đoán rào cản và thách thức trên con đường của mình, bạn có thể chuẩn bị để vượt qua chúng, giúp bạn ước lượng thời hạn giao hàng cuối cùng deadline một cách chính xác hơn.

Bạn không thể bỏ qua khả năng cứu mạng (hay chúng ta nên nói là cứu dự án?) của một lịch trình lập kế hoạch dự án.

Vậy hãy xem bạn có thể sử dụng công cụ nào để tận dụng tối đa thời gian của mình trong dự án.

Cách Tạo Lịch Trình Quản Lý Dự Án

Thiết lập một lịch trình quản lý dự án hiệu quả bao gồm một số bước chính. Hãy xem qua quy trình này:

1. Xác định nhu cầu của dự án: Trước khi tạo lịch trình, điều quan trọng là phải xác định tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án của bạn. Định rõ những gì cần được thực hiện, và ai sẽ chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ khác nhau.

2. Thiết lập các mốc quan trọng và hạn chót dự án: Chia nhỏ dự án của bạn thành các mốc quan trọng và xác định rõ ràng hạn chót cho từng mốc. Điều này sẽ cung cấp một lộ trình rõ ràng cho dự án của bạn.

3. Chọn nền tảng lịch: Quyết định công cụ quản lý dự án để sử dụng cho việc tạo lịch của bạn. ClickUp, ví dụ, là một lựa chọn đáng tin cậy với tính năng lịch mạnh mẽ và các khả năng quản lý dự án khác.

4. Thiết lập lịch cơ bản: Sử dụng nền tảng đã chọn, thiết lập lịch cơ bản của bạn bằng cách cài đặt các ngày và giờ làm việc chuẩn cho dự án của bạn.

5. Tạo lịch công việc: Tạo một lịch công việc chi tiết mô tả trình tự và thời gian biểu của tất cả các nhiệm vụ cần thiết cho dự án.

6. Thiết lập một lịch sử dụng nguồn lực: Đồng thời, thiết lập một lịch sử dụng nguồn lực để theo dõi sự có sẵn và phân bổ nguồn lực của bạn. Điều này sẽ giúp ngăn chặn việc lên lịch quá mức hoặc sử dụng không đủ nguồn lực có sẵn.

7. Kết hợp tất cả các lịch: Tích hợp lịch cơ bản, lịch công việc và lịch nguồn lực để tạo thành lịch quản lý dự án chính của bạn. Điều này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về lộ trình và phân bổ nguồn lực của dự án bạn.

8. Theo dõi và cập nhật lịch của bạn: Việc theo dõi và cập nhật liên tục lịch quản lý dự án là rất quan trọng để theo dõi tiến độ và điều chỉnh lịch trình khi cần thiết.

Việc tạo một lịch quản lý dự án được cấu trúc tốt là một bước thiết yếu cho quản lý dự án thành công. Nó giúp đơn giản hóa việc lên lịch, trách nhiệm và theo dõi nhiệm vụ của bạn, làm cho việc đạt được mục tiêu của nhóm bạn trở nên dễ dàng hơn. Hãy nhớ, các bước có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của dự án bạn hoặc công cụ quản lý dự án bạn chọn.

Các Phương Pháp Hay Nhất Cho Lịch Quản Lý Dự Án

Để tận dụng tối đa lịch quản lý dự án của bạn, hãy xem xét các phương pháp hay nhất sau:

1. Xác định Rõ Ràng Nhiệm Vụ: Đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ đều được xác định rõ ràng và kỹ lưỡng để loại bỏ bất kỳ sự mơ hồ nào. Nhiệm vụ mơ hồ có thể dẫn đến nhầm lẫn và cuối cùng cản trở tiến độ.

2. Đặt Hạn Chót Thực Tế: Gán hạn chót thực tế cho mỗi nhiệm vụ. Thời hạn không thực tế có thể dẫn đến căng thẳng, chất lượng công việc kém và bỏ lỡ các mốc quan trọng.

3. Mã Màu Cho Nhiệm Vụ: Sử dụng mã màu để nhanh chóng xác định các danh mục nhiệm vụ, ưu tiên hoặc nhóm chịu trách nhiệm. Phương pháp này nâng cao tính hấp dẫn về mặt hình ảnh của lịch của bạn và giúp dễ dàng điều hướng hơn.

4. Tận Dụng Công Cụ Tích Hợp: Sử dụng các công cụ tích hợp như ClickUp để đơn giản hóa quản lý lịch của bạn. Không chỉ tiết kiệm thời gian bằng cách kéo dữ liệu từ các phần khác của dự án của bạn, mà nó còn giữ mọi thứ được tổ chức đồng nhất và dễ truy cập tại một nơi trung tâm.

5. Cập Nhật Lịch Định Kỳ: Lịch quản lý dự án của bạn nên là một tài liệu sống, được cập nhật thường xuyên khi nhiệm vụ tiến triển hoặc khi xác định nhiệm vụ mới.

6. Tham Gia Cùng Nhóm Của Bạn: Tham gia cùng nhóm của bạn trong việc tạo và duy trì lịch để mọi người hiểu rõ về lộ trình, trách nhiệm của họ và bất kỳ ảnh hưởng tiềm năng nào đối với hạn chót của dự án.

7. Tránh Lên Lịch Quá Tải: Hãy cẩn thận không lên lịch quá tải cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm. Đảm bảo rằng việc phân bổ nhiệm vụ tính đến các cam kết hiện tại, khả năng và băng thông của họ.

8. Xem Xét Định Kỳ: Xem xét định kỳ lịch quản lý dự án của bạn cùng với nhóm để đảm bảo mọi người đều biết những gì cần được hoàn thành và vào thời điểm nào. Đây cũng là cách tốt để giải quyết bất kỳ vấn đề tiềm năng nào sớm.

Bằng cách tuân theo những phương pháp hay nhất này, bạn có thể tối đa hóa hiệu quả của lịch quản lý dự án và giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng.

Công Cụ Lịch Quản Lý Dự Án

Dưới đây là một số nền tảng lịch quản lý dự án thường được sử dụng:

1. ClickUp

Quản lý và tổ chức dự án, cũng như lên lịch các nhiệm vụ trên giao diện Lịch linh hoạt để đồng bộ hóa nhóm làm việc

Tải Mẫu Này Về

ClickUp không chỉ là một nền tảng năng suất thông thường; đây là giải pháp toàn diện với hơn 15 Giao diện tùy chỉnh, bao gồm Giao diện Lịch của ClickUp! Tính năng này cho phép các nhóm quan sát tất cả các cuộc họp, hoạt động và nhiệm vụ – dù là hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng – tất cả trong một nơi, thuận tiện cho việc lập kế hoạch chi tiết lẫn tổng quan.

Nhưng đó chỉ là khởi đầu! Với khả năng cá nhân hóa giao diện Lịch cho cả cá nhân và nhóm, bạn có thể:

• Kích hoạt Chế độ Cá Nhân để xem và giải quyết kịp thời tất cả các bình luận, đóng góp vào checklist và công việc phụ được giao cho bạn

• Sử dụng Bộ lọc để nhanh chóng tìm kiếm các nhiệm vụ phù hợp với tiêu chí cụ thể của bạn

• Điều chỉnh cài đặt thẻ nhiệm vụ để bao gồm chi tiết như người được giao nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, thời gian theo dõi, và hơn thế nữa

Mức độ tổ chức này thực sự là bước ngoặt. Mang lại cách lập kế hoạch và phân phối nhiệm vụ lên một tầm cao mới, nó giảm thiểu rối rắm đáng kể và tăng cường năng suất nhóm làm việc.

Những tính năng tốt nhất của ClickUp bao gồm:

• Hơn 1,000 tích hợp với các công cụ làm việc khác nhau như Zoom, Slack, Google Workspace, Microsoft Office, và nhiều hơn nữa để tối ưu hóa công việc của bạn

• Lên lịch chính xác cho các hạn chót và Cột mốc thông qua Ngày bắt đầu chi tiết, Ngày đến hạn và Thời gian cụ thể

• Phân loại màu sắc cho các nhiệm vụ để phân loại lịch trình theo dự án, ưu tiên và các biến số khác

• Bộ lọc cho phép bạn xem các nhiệm vụ, công việc phụ, ưu tiên và thời gian dành cho từng nhiệm vụ theo sở thích của bạn

• Giao nhiệm vụ cho nhiều người để đảm bảo minh bạch và theo dõi tiến độ tốt nhất

• Một loạt các công cụ hợp tác trực quan công cụ hợp tác trực quan có sẵn trên tất cả các mức giá

• Trạng thái nhiệm vụ tùy chỉnh để cập nhật tiến độ nhanh chóng và hiệu quả

• Mẫu lịch sẵn sàng sử dụng hoàn hảo cho việc quản lý nội dung, lên lịch sự kiện, và hơn thế nữa

Nâng cao khả năng hợp tác của nhóm và đơn giản hóa việc lên lịch bằng cách sử dụng Mẫu Lịch Hàng Tuần của ClickUp. Với lịch chung của ClickUp, việc phối hợp và đồng bộ lịch trình với các thành viên trong nhóm và khách hàng chưa bao giờ dễ dàng đến thế.

Khám phá năng suất làm việc bằng cách chinh phục tuần mới với Bản mẫu Lịch Tuần từ ClickUp

Tải Bản Mẫu Ngay

2. Microsoft Excel

Nhiều đội ngũ sử dụng Excel làm công cụ quản lý dự án, vậy nên việc dùng Excel làm lịch mặc định có vẻ hợp lý, phải không?

Đúng là bạn có thể tạo lịch trong Excel, nhưng không phải vì thế mà bạn nên làm vậy.

Excel có thể phù hợp cho việc lập kế hoạch dài hạn hoặc dự án đơn giản.

Nhưng để hoàn thành công việc hàng ngày? Điều đó khó xảy ra.

Đầu tiên, bạn phải tự tạo lịch trong bảng tính Excel (giống như tạo lịch trong Google Sheets hay Google Doc).

Và ngay cả khi đã tạo xong, chức năng sắp xếp ô của Excel không phải lúc nào cũng trực quan cho mọi loại dự án.

Việc này liên quan đến các ribbon, module và mã lệnh.

Vâng, đúng là phải viết code đấy!

Thêm vào đó, phiên bản di động hạn chế của Excel hay Google Sheet có nghĩa là chúng không bao giờ thực sự được coi là ứng dụng lịch dự án.

Tại sao lại gây khó dễ cho các thành viên trong đội bằng cách duy trì việc sử dụng Excel?

Người kỹ sư phần mềm nào muốn cập nhật Excel? Người thiết kế nào muốn cập nhật Excel?

Sự thật khó chấp nhận về Excel là các quản lý dự án thích Excel vì nó quen thuộc. Điều này được truyền lại cho nhân viên của họ, khiến họ cảm thấy rằng họ cũng phải làm việc trong Excel.

Liên quan: Hãy xem qua 6 Lựa Chọn Thay Thế Excel Tốt Nhất và Cách Tạo Lịch Trong Microsoft Word! 😊

3. Google Calendar

Ví dụ về chế độ xem ba ngày trên Lịch của Google

Nếu bạn đã sử dụng Lịch của Google để quản lý các cuộc họp và hẹn làm việc cùng đội nhóm, có thể bạn sẽ muốn biến nó thành một lịch nhóm cho các dự án của mình.

Không ngạc nhiên khi đây là một trong những ứng dụng Google được sử dụng rộng rãi nhất!

Nhưng Lịch của Google chỉ phát huy tối đa hiệu quả khi nhắc nhở tự động về các dự án sắp tới - không phải là kênh chính để quản lý công việc.

Vậy thiếu sót ở điểm nào?

Một ví dụ là tính phụ thuộc. 

Lịch của Google không có cách tốt để liên kết các nhiệm vụ và dự án với nhau. Chúng chỉ có thể cho bạn biết hạn chót là khi nào. Hơn nữa, bạn không thể xem chi tiết cụ thể của bất kỳ nhiệm vụ nào.

Cũng khá khó khăn để theo dõi chi tiết dự án, tệp đính kèm và danh sách công việc trong Lịch của Google.

Bạn thậm chí không thể thêm một lịch mới cho mỗi dự án mới.

Hãy tưởng tượng bạn chỉ có một chế độ xem lịch mặc định!

Ồ, không.

Chính vì lý do đó quản lý dự án Google không thực sự là một lựa chọn cho những người hợp tác nghiêm túc.

Nhưng, nếu Lịch của Google phù hợp với đội nhóm của bạn, hãy tích hợp nó với ClickUp! Tích hợp Lịch của Google trong ClickUp cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi sự kiện thành nhiệm vụ và xem trực tiếp nhiệm vụ trong Lịch của Google, giúp mọi người cập nhật công việc của mình một cách dễ dàng.

Bạn cũng có thể liên kết nhiệm vụ và sự kiện với nhau để tối ưu hóa quy trình làm việc. Với tích hợp này, bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong ClickUp sẽ được phản ánh trong Lịch của Google, đảm bảo rằng toàn bộ đội nhóm của bạn sẽ

Xem các sự kiện đã đồng bộ từ Lịch Google trong chế độ xem Lịch của ClickUp

Đồng Bộ Lịch Google Của Bạn Với ClickUp

4. Microsoft Project

Microsoft Project MS Project từng là người tiên phong trong lĩnh vực quản lý dự án, truyền cảm hứng cho thế hệ phần mềm quản lý dự án mới. Nó gần như đã trở thành một phần không thể thiếu trong lịch sử quản lý dự án. Tuy nhiên, những điều này không thể bù đắp cho các tùy chọn lịch phức tạp và lỗi thời của nó.

Đầu tiên, MS Project yêu cầu quá trình đào tạo nghiêm ngặt. Chỉ có các giám đốc cấp cao với kinh nghiệm đầy đủ mới có thể sử dụng nó. Thứ hai, bạn chỉ có thể mua phiên bản dành cho máy tính để bàn hoặc phiên bản dựa trên đám mây, nhưng không thể sở hữu cả hai cùng một lúc. Và ngay cả khi mua, nó cũng khá đắt đỏ đối với các chuyên gia làm việc tự do hoặc doanh nghiệp nhỏ.

Hãy xem danh sách của chúng tôi về các lựa chọn thay thế Microsoft Project.

Vậy nếu Excel quá kỹ thuật, Google Calendar quá cơ bản, và MS Project quá phức tạp (và đắt đỏ), bạn sẽ sử dụng cái gì? Công cụ quản lý dự án tốt nhất đang hiện diện ngay trước mắt bạn.

Tạo Lịch Quản Lý Dự Án Cho Đội Nhóm Của Bạn Với ClickUp

Không có cách nào tốt hơn để tối ưu hóa quy trình làm việc của đội nhóm bạn hơn là thông qua một lịch quản lý dự án toàn diện. Với các công cụ lịch quản lý dự án như ClickUp, bạn có thể dễ dàng tạo ra một lịch lập kế hoạch dự án giúp tăng cường năng suất lao động đồng thời thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm.

Nhưng hãy nhớ, dù hệ thống của bạn có hiệu quả đến đâu, yếu tố thực sự làm thay đổi cuộc chơi chính là việc thực thi. Tuân theo hướng dẫn của lịch, tiếp tục công việc, và duy trì các kênh giao tiếp mở. Và để tăng thêm động lực sản xuất, hãy coi ClickUp là đồng minh của bạn!

Hãy loại bỏ những lịch trên máy tính để bàn riêng lẻ và chào đón tương lai của quản lý dự án với ClickUp ngày hôm nay. Đã đến lúc nâng cao hiệu suất làm việc của đội nhóm bạn lên một tầm cao mới!