Cách Tạo Kế Hoạch Truyền Thông Dự Án Cho Nhóm Của Bạn
Là một quản lý dự án, công việc của bạn là dẫn dắt đội nhóm, quản lý thời hạn và theo dõi cẩn thận ngân sách của mình. Tin tốt là giao tiếp đội nhóm hiệu quả có thể làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều và tạo ra sản phẩm công việc tốt hơn.
Nhưng hầu hết các hiểu lầm trong công việc xảy ra do giao tiếp kém. Ở đâu đó, bằng cách nào đó, thông tin bị sai lệch và đội của bạn dễ dàng bỏ lỡ nhiệm vụ.
Không ai muốn điều đó, đó là lý do tại sao việc tạo ra một kế hoạch truyền thông dự án được tài liệu hóa là rất quan trọng đối với các quản lý dự án ngay từ đầu của bất kỳ dự án lớn nào. Nghe có vẻ như là một bước bổ sung, nhưng chiến lược này là điều cần thiết để tránh nhầm lẫn, tăng cường sự gắn kết của đội và cải thiện chất lượng công việc.
Nếu bạn chưa từng lập một kế hoạch truyền thông hiệu quả trước đây, đừng lo lắng. Hãy xem hướng dẫn này để tìm hiểu kế hoạch truyền thông dự án là gì, tại sao nó quan trọng và cách tạo ra một kế hoạch.
Chúng tôi thậm chí sẽ cung cấp một vài ví dụ—cùng với các mẫu kế hoạch truyền thông dự án—để tăng tốc chiến lược truyền thông của bạn.
Kế Hoạch Truyền Thông Dự Án Là Gì?
Một kế hoạch truyền thông dự án là một tài liệu giải thích cách mà các bên liên quan của dự án sẽ chia sẻ thông tin với nhau. Một kế hoạch truyền thông dự án nên bao gồm:
Danh sách các thành viên trong nhóm dự án hoặc các bên liên quan chính
Loại thông tin bạn sẽ chia sẻ, và với thành viên nào trong nhóm
Phương thức giao tiếp, bao gồm các tình huống khi nào sử dụng mỗi phương thức
Tần suất giao tiếp
Thông tin liên lạc cho từng thành viên trong nhóm
Giao tiếp có thể nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế thì không phải vậy. Không ai dạy chúng ta cách giao tiếp, và việc viết rõ ràng giúp đội ngũ của bạn tránh những sai lầm ngớ ngẩn, có thể phòng tránh được. Ví dụ, nếu một thành viên trong nhóm thích gửi tin nhắn qua Slack, nhưng người khác lại thích gửi email nhanh chóng, có khả năng một trong số họ sẽ bỏ lỡ một cập nhật quan trọng từ người kia. Tạo một kế hoạch truyền thông dự án trước khi làm việc cùng nhau giúp mọi người cùng hiểu và tạo ra các chuẩn mực đã được đồng ý về cách bạn sẽ hợp tác trong tương lai.
Lợi ích của một Kế hoạch Truyền thông Dự án Hiệu quả
Chắc chắn, chất lượng công việc và thời hạn là quan trọng, nhưng thành công của dự án thường phụ thuộc vào giao tiếp tốt. Ngược lại, giao tiếp kém dẫn đến làm lại, thất vọng, và ngân sách bị phá vỡ. Nghe không vui chút nào, phải không? Kế hoạch truyền thông dự án giúp đội ngũ của bạn tránh các vấn đề giao tiếp phổ biến, nhưng chúng cũng giúp bạn đạt được nhiều hơn thế.
Tối ưu hóa quy trình làm việc và thời gian
Kế hoạch truyền thông cung cấp hướng dẫn và kỳ vọng rõ ràng để mọi người biết họ cần làm gì. Điều đó giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn và giữ cho dự án đúng tiến độ.
Nâng cao sự hợp tác trong nhóm
Phát hiện Cộng tác cho phép các nhóm làm việc và chỉnh sửa đồng thời trên ClickUp Whiteboards
Thúc đẩy làm việc nhóm tốt hơn bằng cách cung cấp cho mọi người sự hiểu biết rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của họ. Sự rõ ràng cũng tăng cường sự tham gia bằng cách giữ cho nhóm được thông báo về tiến độ và thay đổi của dự án.
Ngăn chặn hiểu lầm
Hiểu lầm có thể biến một dự án tưởng chừng đơn giản thành một vở kịch bi hài của Shakespeare. Nhưng một kế hoạch truyền thông dự án vững chắc sẽ giảm đáng kể sự hiểu lầm và nhầm lẫn, ngăn chặn sự chậm trễ và sai sót làm gián đoạn nhóm của bạn.
Giữ tất cả các cuộc trò chuyện của bạn trong nhiệm vụ và gán nhận xét để dễ dàng biến suy nghĩ của bạn thành các mục hành động
Xây dựng niềm tin
Giao tiếp là nền tảng của niềm tin. Sự minh bạch của dự án và giao tiếp cởi mở khiến mọi người cảm thấy như họ là một phần của đội. Và khi đội ngũ của bạn tin tưởng lẫn nhau, giao tiếp lành mạnh diễn ra một cách tự nhiên hơn.
Giảm thiểu xung đột
Là một quản lý dự án, bạn biết dự án có thể căng thẳng như thế nào. Một kế hoạch giao tiếp bao gồm một khung giải quyết xung đột tích hợp để bạn có một sổ tay giải quyết bất kỳ vấn đề nào xuất hiện trong quá trình dự án.
Quản lý rủi ro
Trách nhiệm pháp lý và tài chính luôn là mối quan tâm. Rốt cuộc, không ai muốn nhận được thư từ phòng pháp lý. May mắn thay, các kế hoạch giao tiếp hoạt động cùng với quản lý rủi ro để xác định và khắc phục các vấn đề tiềm ẩn càng sớm càng tốt.
Thật dễ dàng để xem các phụ thuộc nhiệm vụ của bạn trong Chế độ xem Danh sách của ClickUp và nhanh chóng biết điều gì cần sự chú ý của bạn trước tiên.
Cuối cùng, một kế hoạch truyền thông dự án được thực hiện tốt là điều cần thiết cho sự thành công của dự án. Nếu bạn muốn mọi người cùng hướng về một phía, một kế hoạch truyền thông sẽ giúp mọi người làm việc hướng tới cùng mục tiêu dự án.
Cách Tạo Kế Hoạch Truyền Thông Dự Án
Bạn mới làm quen với các kế hoạch truyền thông quản lý dự án? Đừng lo lắng. Hãy làm theo hướng dẫn từng bước này để tạo ra một kế hoạch truyền thông dự án vững chắc cho nhóm của bạn.
Quyết định chiến lược truyền thông tổng quát trước
Trước tiên, hãy quyết định cách tiếp cận tổng quát cho kế hoạch truyền thông dự án của bạn. Hãy đưa ra quyết định về:
Các chiến lược truyền thông mà nhóm sẽ tuân theo
Những thành viên nào trong nhóm sẽ tham gia dự án
Tần suất nhóm sẽ họp, và ai sẽ dẫn dắt các cuộc họp
Cách bạn sẽ lên lịch cho các cuộc họp
Trong bước đầu tiên này, bạn nên quyết định loại và tần suất giao tiếp. Ví dụ, bạn muốn cập nhật trạng thái hàng ngày hay hàng tuần? Bạn sẽ cung cấp cập nhật dự án bằng lời nói, hay nhóm mong đợi các báo cáo trạng thái chính thức?
Là một quản lý dự án, bạn có quyền quyết định cuối cùng về kế hoạch truyền thông, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên xây dựng nó một mình. Hãy tổ chức một cuộc họp khởi động với nhóm để nhận được sự đồng thuận từ mọi người.
Thêm: Xem 10 Mẫu Cuộc Họp Khởi Động Dự Án trong Docs & PPT
Trong cuộc họp, đặt mục tiêu truyền thông và thu thập ý kiến phản hồi từ nhóm. Ví dụ, bạn có thể đặt mục tiêu gặp gỡ nhóm dự án của mình mỗi sáng thứ Hai để xem xét các nhiệm vụ trong tuần, cùng với một buổi theo dõi vào thứ Sáu để theo dõi tiến độ của bạn.
Lên kế hoạch cho các kênh giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ
Lựa chọn nhiều phương thức giao tiếp trên ClickUp: Trò chuyện ngay lập tức trong chế độ Chat, để lại bình luận trên Docs, gắn thẻ thành viên nhóm vào các nhiệm vụ cụ thể, và nhiều hơn nữa.
Tiếp theo, quyết định các hình thức giao tiếp bạn sẽ sử dụng cho dự án này. Nói chung, kế hoạch của bạn nên bao gồm giao tiếp đồng bộ (diễn ra trong thời gian thực, như chat) và giao tiếp không đồng bộ (bị trễ hơn, như email).
Trừ khi bạn làm việc trong lĩnh vực có tình huống khẩn cấp xảy ra 24/7, nhóm của bạn sẽ sử dụng kết hợp các phương pháp giao tiếp ngay lập tức và bị trễ.
Kế hoạch giao tiếp dự án của bạn nên chỉ rõ tất cả các kênh tiềm năng mà nhóm của bạn có thể sử dụng và khi nào nên sử dụng từng kênh. Mỗi nhóm đều khác nhau, nhưng kế hoạch của bạn có thể bao gồm:
Cuộc họp trực tiếp: Điều này phụ thuộc vào việc nhóm của bạn làm việc từ xa hay tại văn phòng. Xác định khi nào nên tổ chức cuộc họp trực tiếp. Điều này có thể chỉ dành cho các cuộc gọi khách hàng chính thức đối với một số nhóm hoặc là thực hành tiêu chuẩn đối với những nhóm khác.
Cuộc gọi điện thoại: Đôi khi một cuộc gọi điện thoại có ý nghĩa hơn là một tin nhắn chat hay email. Nếu bạn thấy mình đang viết một tiểu thuyết dài, hãy gọi điện thoại để tiết kiệm thời gian. Nếu bạn cần ghi lại cuộc trò chuyện bằng văn bản, hãy gửi email cho mọi người sau cuộc gọi để tóm tắt những gì bạn đã thảo luận.
Chat thời gian thực: Phương pháp giao tiếp này lý tưởng cho các tin nhắn nhanh hoặc các vấn đề rất nhạy cảm về thời gian. Vì chúng hoạt động tương tự như tin nhắn SMS, công cụ chat cũng giúp nhóm của bạn kết nối khi đang di chuyển.
Email: Dường như ai cũng có mối quan hệ yêu-ghét với email. Đây là cách tuyệt vời để lưu trữ các chuỗi tin nhắn và giữ lại hồ sơ các cuộc trò chuyện, nhưng cũng là một hố sâu không đáy nơi tin nhắn bị lãng quên. Nếu bạn muốn một thứ gì đó giống email mà không gặp phiền toái của email, hãy cân nhắc các lựa chọn thay thế email như phần mềm quản lý dự án.
Thêm vào: Mẫu kế hoạch dự phòng!
Xác định chuẩn mực cho các loại giao tiếp khác nhau
Có sự khác biệt lớn giữa thông tin chia sẻ trong cuộc họp nhóm và thông tin bạn chia sẻ với cấp quản lý cao cấp hoặc khách hàng của bạn.
Ví dụ, có thể bạn không muốn chia sẻ chi tiết tỉ mỉ của một dự án—hoặc những chuyện hậu trường—với khách hàng. Trong trường hợp này, bạn có thể giữ lại những chi tiết nhỏ nhặt cho giao tiếp nội bộ.
Một kế hoạch giao tiếp tốt chi tiết hóa loại giao tiếp bạn có với từng đối tượng. Điều này nên bao gồm:
Tên của bên liên quan
Thông điệp chính
Kênh giao tiếp
Định dạng của sản phẩm giao hàng (Excel, PDF, v.v.)
Tạo các phần riêng biệt trong kế hoạch giao tiếp của bạn cho giao tiếp với khách hàng, kiểm tra với quản lý, và giao tiếp nội bộ để mọi người đồng ý về thông tin bạn sẽ chia sẻ—bao gồm nơi và cách bạn sẽ chia sẻ nó.
Chọn công cụ và phần mềm yêu thích của bạn
Tích hợp các công cụ bạn cần vào ClickUp để có một vị trí trung tâm cho tất cả giao tiếp dự án của bạn
Khi bạn đã xác định kênh nào sẽ sử dụng và ai sẽ sử dụng chúng, đã đến lúc xác định các công cụ giao tiếp mà nhóm của bạn sẽ sử dụng. Một số lựa chọn phổ biến bao gồm:
Cuộc họp trực tiếp: Cuộc họp trực tiếp khá đơn giản, nhưng bạn vẫn cần phần
mềm để tìm thời gian gặp mặt. Sử dụng các lựa chọn như Google Workspace và Calendly để nhanh chóng tìm thời gian cho mọi người gặp mặt.
Cuộc họp ảo: Zoom rõ ràng là một lựa chọn phổ biến từ thời #COVIDdays, nhưng Microsoft Teams cũng là một lựa chọn tốt cho cuộc trò chuyện video.
Cuộc gọi điện thoại: Không cần chia sẻ số điện thoại cá nhân của mọi người. Sử dụng các công cụ như RingCentral để gán cho mọi người một số điện thoại công việc mà họ có thể sử dụng từ điện thoại thông minh cá nhân.
Chat: Slack, Google Workspace, Pumble, và Troop Messenger là lý tưởng cho các cuộc trò chuyện đồng bộ giữa các nhóm.
Email: Điều này phụ thuộc vào loại tổ chức bạn làm việc. Nếu bạn là người dùng Google, hãy chọn Google Workspace. Nếu bạn hoàn toàn sử dụng Microsoft, hãy chọn Microsoft Teams.
Nhưng đó chỉ là phần nổi của tảng băng. Bạn cũng cần các công cụ quy trình làm việc vững chắc để ghi lại tất cả các nhiệm vụ, dự án, cuộc trò chuyện và ghi chú cuộc họp của bạn ở một nơi.
Không phải khoe khoang, nhưng ClickUp làm tất cả những điều đó và còn nhiều hơn thế. Phần mềm quản lý dự án của ClickUp cung cấp cho bạn một bảng điều khiển trực quan để theo dõi tiến độ dự án, cùng với các mẫu dự án tiết kiệm thời gian, hơn 1,000 tích hợp với các ứng dụng khác, và nhiều hơn nữa.
Hỗ trợ hợp tác giữa các nhóm
Dù nhóm của bạn có chặt chẽ đến đâu, bạn vẫn cần hợp tác với các nhóm khác, cả trong và ngoài công ty của bạn. Nếu dự án của bạn có phạm vi lớn, bạn có khả năng làm việc với một nhóm đa chức năng bao gồm các thành viên từ IT, kế toán, marketing, và nhiều hơn nữa.
Tính năng Nhiệm vụ trong Nhiều Danh sách (TIML) của ClickUp cho phép các nhà phát triển kết nối nhiệm vụ với các nhóm khác trong toàn tổ chức.
Kế hoạch truyền thông dự án của bạn cần phải làm rõ, không có bất kỳ sự mơ hồ nào, cách mà nhóm của bạn sẽ tương tác với nhau, cũng như với các phòng ban khác. Ví dụ, chuẩn mực của nhóm bạn có thể là giao tiếp qua cuộc gọi Zoom, nhưng có thể bộ phận kế toán chỉ chấp nhận tài liệu viết.
Đó là lý do tại sao việc tham gia với tất cả các bên liên quan từ sớm trong quá trình viết kế hoạch truyền thông là rất quan trọng. Khi bạn hiểu được những sắc thái—và, hãy thực tế, những điểm kỳ quặc—của tất cả các nhóm mà bạn sẽ hợp tác, bạn có thể tính đ ến điều đó trong kế hoạch truyền thông.
Kết quả? Một đội ngũ gắn kết và ít nút thắt cổ chai hơn.
Gán chỉ số hiệu suất chính (KPIs)
Giống như bất kỳ kế hoạch nào, kế hoạch truyền thông dự án của bạn cũng cần bao gồm các chỉ số và KPIs để đo lường thành công. Các chỉ số là cách duy nhất để biết chắc chắn liệu kế hoạch truyền thông của bạn có thực sự hiệu quả hay không.
Sử dụng tính năng Mục tiêu của ClickUp để theo dõi tiến độ hướng tới nhiều KPI liên quan bằng cách nhóm chúng vào Thư mục, nơi bạn có thể hình dung tỷ lệ phần trăm tiến độ.
Trước khi hoàn thiện kế hoạch, hãy chọn các chỉ số định lượng để đánh giá mức độ giao tiếp của nhóm bạn. Điều đó có thể bao gồm các chỉ số như:
Thời gian phản hồi trung bình
Tỷ lệ sử dụng di động
Tỷ lệ tham gia của nhân viên
Tỷ lệ mở
Biên nhận đã đọc
Chúng tôi biết có thể bạn có nhiều việc quan trọng hơn cần làm, nhưng việc kiểm tra các KPI của kế hoạch giao tiếp của bạn thỉnh thoảng sẽ cho bạn biết rất nhiều về cách nhóm của bạn làm việc cùng nhau. Đó là cách tốt nhất để chứng minh, một cách rõ ràng, liệu giao tiếp dự án của bạn có thành công hay không.
Ví dụ & Mẫu Kế Hoạch Truyền Thông Dự Án
Điều tuyệt vời về kế hoạch truyền thông dự án là không có cách nào đúng hay sai để viết một kế hoạch cho nhóm của bạn. Dù vậy, chúng tôi biết rằng việc viết một kế hoạch truyền thông quản lý dự án sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn có thể xem một ví dụ để lấy cảm hứng.
Để bắt đầu nghiên cứu của bạn, hãy lấy một ví dụ về kế hoạch truyền thông dự án mà bạn có thể học hỏi và sao chép cho dự án của riêng bạn. Mẫu kế hoạch truyền thông dự án của ClickUp bao gồm các phần hữu ích cho:
Mục tiêu dự án
Các cột mốc
Trạng thái dự án
Quản lý sản phẩm giao hàng
Lịch trình họp
Cài đặt thông báo
1. Mẫu Kế Hoạch Truyền Thông của ClickUp
Sử dụng nhiều công cụ định dạng của ClickUp để tạo hình ảnh kế hoạch và tổ chức thông tin một cách nhanh chóng
Sử dụng mẫu Kế hoạch Truyền thông miễn phí của ClickUp để khởi động kế hoạch truyền thông dự án của bạn. Dễ dàng thêm vào cấu trúc tổ chức của bạn, thực hiện phân tích PEST và phân tích SWOT, và liệt kê các công cụ của nhóm bạn trong mẫu này. Nó thậm chí còn bao gồm một phần đánh giá để thu thập phản hồi từ nhóm của bạn và cải thiện kế hoạch truyền thông theo thời gian.
Mặc dù mẫu này cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu tốt, ClickUp cho phép bạn tự do điều chỉnh mẫu để phù hợp với các kênh truyền thông, mục tiêu và nhiều hơn nữa của nhóm bạn. Hãy coi nó như một công cụ miễn phí để tăng tốc độ định dạng, giúp bạn tập trung vào phần cốt lõi của kế hoạch truyền thông quản lý dự án của mình.
Tải Mẫu Này
2. Mẫu Báo cáo Ma trận Truyền thông của ClickUp
Tính năng bảng của ClickUp cho phép bạn tạo ma trận truyền thông mà không cần rời khỏi bảng điều khiển.
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng để giữ cho đội nhóm của mình cùng chung một hướng, Mẫu Báo cáo Ma trận Truyền thông của ClickUp là một kế hoạch truyền thông tuyệt vời để giữ cho các bên liên quan chính được thông báo.
Báo cáo chi tiết này giúp bạn lập bản đồ ai chịu trách nhiệm giao tiếp với bên nào và đảm bảo mọi người biết vai trò của họ. Mẫu này bao gồm các phần để ghi lại hoạt động giao tiếp, mục đích và bối cảnh, điều này rất hữu ích cho các đội nhóm ảo.
Tải Mẫu Này
3. Mẫu Kế Hoạch Kiểm Tra Danh Sách Ra Mắt Sản Phẩm của ClickUp
Quản lý nhiệm vụ, theo dõi trạng thái dự án, và gán ngày đến hạn
Mẫu Kế Hoạch Kiểm Tra Danh Sách Ra Mắt Sản Phẩm của ClickUp được thiết kế để đảm bảo lập kế hoạch truyền thông hoàn hảo, không bỏ sót bước nào. Với tính chất phức tạp của quy trình ra mắt sản phẩm, việc giám sát liên tục là rất quan trọng.
Nếu nhóm của bạn hoạt động không đồng bộ và không luôn cộng tác theo thời gian thực, danh sách kiểm tra này, tập hợp các nhiệm vụ quan trọng tại một nơi, có thể loại bỏ mọi sự mơ hồ cho tất cả các thành viên trong nhóm.
Tải Mẫu Này
Ai Hưởng Lợi Từ Việc Sử Dụng Kế Hoạch Truyền Thông Dự Án?
Các Công Ty: Các công ty thường phải quản lý nhiều dự án và cần đảm bảo rằng mọi người liên quan đều hiểu rõ. Một kế hoạch truyền thông dự án giúp các công ty phối hợp nỗ lực và đảm bảo tất cả các bên liên quan đều có cùng thông tin.
Các Phòng Ban: Các phòng ban với mọi quy mô đều có thể hưởng lợi từ việc có một kế hoạch truyền thông dự án. Điều này cho phép các thành viên trong nhóm cập nhật những thay đổi mới nhất và nhận được thông tin cần thiết kịp thời.
Chia Sẻ Thông Tin Dự Án Nhanh Hơn Với Các Mẫu
Giao tiếp trong nhóm có ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý dự án thành công. Giao tiếp vững chắc là điều cần thiết dù bạn đang làm việc trong phòng ban của mình, trong một nhóm từ xa, hay là một nhóm đa chức năng.
Trước khi bạn gửi một email dự án, hãy tạo một kế hoạch truyền thông dự án trước để đưa nhóm của bạn vào cùng một hướng. May mắn thay, bạn không cần phải mất hàng giờ để tạo ra một kế hoạch truyền thông hoàn hảo.
ClickUp mang kế hoạch truyền thông, nhiệm vụ, trò chuyện và nhóm của bạn vào một nền tảng trực quan duy nhất. Tiết kiệm thời gian, đẩy nhanh quy trình làm việc và đơn giản hóa giao tiếp nhóm với một nền tảng được xây dựng cho các nhóm bận rộn. Hãy thử ngay: Đăng ký ClickUp miễn phí.
.png){kind=small}
Similar Articles