Cách Tính Thời Gian Dẫn Để Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc Của Bạn
Cách Tính Thời Gian Dẫn Để Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc Của Bạn
“Bao lâu thì xong?” và “Chi phí bao nhiêu?” là hai câu hỏi mà mọi người mua đều hỏi, dù đó là một bộ vest may đo hay triển khai phần mềm.
Trong bài viết này, chúng ta hãy khám phá cách trả lời câu hỏi đầu tiên, sử dụng một khái niệm gọi là thời gian dẫn.
Thời Gian Dẫn Là Gì?
Thời gian dẫn đề cập đến tổng thời gian cần thiết để hoàn thành một quy trình từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Đó là độ trễ giữa việc khách hàng đặt hàng và nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ của họ.
Khái niệm thời gian dẫn có nguồn gốc từ thời kỳ công nghiệp đầu tiên, nổi bật với sự phát triển của các thực hành quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng. Trong sản xuất, đó là thời gian mà đơn vị sản xuất cần để sản xuất một sản phẩm. Điều này có thể kéo dài vài tuần.
Từ sản xuất, giờ đây nó là một chỉ số phổ biến trong nhiều ngành công nghiệp. Khi bạn đến nhà hàng và gọi món, họ có thể nói, “xin vui lòng đợi 20 phút để chuẩn bị món ăn của bạn.” 20 phút đó là thời gian dẫn.
Trong phát triển phần mềm agile, các nhà quản lý dự án sử dụng thời gian dẫn để lập kế hoạch sprint, lên lịch triển khai, phân bổ nguồn lực, quản lý kỳ vọng của các bên liên quan, và nhiều hơn nữa.
Các Loại Thời Gian Dẫn Khác Nhau
Tùy thuộc vào mục tiêu của bạn, bạn có thể đo lường thời gian dẫn cho toàn bộ quy trình hoặc chỉ một số phần. Một số loại thời gian dẫn khác nhau như sau.
Thời gian dẫn sản xuất
Tổng thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm từ khi bắt đầu quy trình sản xuất vật lý đến khi hoàn thành được gọi là thời gian dẫn sản xuất.
Xem xét một công ty sản xuất đồ nội thất sản xuất bàn tùy chỉnh. Nếu mất:
2 ngày để nhận nguyên liệu
3 ngày để cắt và lắp ráp
1 ngày để chà nhám
2 ngày để sơn và hoàn thiện
1 ngày để kiểm tra
Tổng thời gian dẫn sản xuất là chín ngày. Nếu có bất kỳ khoảng trống hoặc thời gian chờ đợi do không có sẵn dây chuyền lắp ráp/nhân viên, điều đó cũng nên được bao gồm.
Thời gian dẫn nguyên liệu
Thời gian từ khi đặt hàng nguyên liệu cho đến khi nhận được chúng, sẵn sàng sử dụng trong sản xuất được gọi là thời gian dẫn nguyên liệu.
Nó bao gồm thời gian để nhà cung cấp xử lý đơn hàng, chuẩn bị/sản xuất nguyên liệu thô, đóng gói và vận chuyển đến dây chuyền lắp ráp của bạn.
Thời gian dẫn nguyên liệu thường là phần đầu tiên của thời gian dẫn sản xuất. Dù đó là nhà sản xuất ô tô mua nhôm hay thợ làm bánh mua đường, thời gian dẫn nguyên liệu xác định khi nào bạn có thể bắt đầu công việc.
Thời gian dẫn sản xuất
Tổng thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm, từ khi bắt đầu sản xuất đến khi hoàn thành sản phẩm cuối cùng, được gọi là thời gian dẫn sản xuất. Nó bao gồm tất cả các giai đoạn của quy trình sản xuất, bao gồm thiết lập, thực hiện dự án, và lắp ráp.
Trong khi thời gian dẫn sản xuất bao gồm thời gian nhận nguyên liệu, kiểm tra, v.v., thời gian dẫn sản xuất chỉ là thời gian cần để tạo ra sản phẩm.
Theo ví dụ trước, thời gian dẫn sản xuất sẽ là sáu ngày, không bao gồm hai ngày để nhận nguyên liệu và một ngày để kiểm tra.
Thời gian dẫn mua sắm
Thời gian từ khi yêu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ cho đến khi nhận được chúng được gọi là thời gian dẫn mua sắm.
Nó bao gồm xử lý yêu cầu, tạo đơn đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp, sản xuất và giao hàng. Thời gian dẫn mua sắm bắt đầu trước thời gian dẫn nguyên liệu nhưng cũng bao gồm nó.
Thời gian dẫn mua sắm giúp các nhóm dự án đánh giá độ trễ do các quy trình ngoài tầm kiểm soát của họ.
Thời gian dẫn khách hàng
Thời gian từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi họ nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ được gọi là thời gian dẫn khách hàng.
Trong một nhà hàng thức ăn nhanh như McDonald’s, thời gian dẫn được giảm thiểu bằng cách xử lý trước các mặt hàng trước khi đặt hàng—có thể nhờ vào tiêu chuẩn hóa dịch vụ. Điều này cũng áp dụng cho các công cụ SaaS. Khách hàng có thể ngay lập tức truy cập phần mềm vì sản phẩm đã được tạo ra và sẵn sàng giao hàng.
Tuy nhiên, nếu bạn đang thiết kế một logo tùy chỉnh cho thương hiệu của mình, thời gian dẫn khách hàng sẽ bao gồm toàn bộ quy trình sản xuất.
Thời gian dẫn vận chuyển
Thời gian từ khi một sản phẩm sẵn sàng để vận chuyển tại cơ sở cho đến khi giao hàng đến đích cuối cùng được gọi là thời gian dẫn vận chuyển. Thời gian này bao gồm chuẩn bị sản phẩm để vận chuyển, xử lý, vận chuyển và giao hàng đến khách hàng hoặc địa điểm dự án.
Trong quản lý chuỗi cung ứng hi ện đại, thời gian dẫn vận chuyển là một chỉ số quan trọng. Ví dụ, nếu điện thoại thông minh của bạn đang được lắp ráp ở Trung Quốc hoặc Ấn Độ, khả năng bán nó ở Mỹ phụ thuộc vào thời gian nhà cung cấp của bạn vận chuyển đến bạn. Vì vậy, kế hoạch ra mắt thị trường của bạn phải tính đến thời gian dẫn vận chuyển.
Thời gian dẫn tích lũy
Tổng cộng thời gian dẫn qua các quy trình khác nhau được gọi là thời gian dẫn tích lũy hoặc thời gian dẫn chuỗi cung ứng. Nó bao gồm thời gian dẫn của tất cả các thành phần và quy trình, từ đơn đặt hàng nguyên liệu thô ban đầu đến giao hàng sản phẩm hoàn chỉnh đến khách hàng cuối cùng.
Với nhiều loại thời gian dẫn áp dụng cho các tình huống và môi trường khác nhau, việc tính toán thời gian dẫn có thể là một thách thức. Vì vậy, chúng tôi đã mang đến sự trợ giúp. Dưới đây là công thức thời gian dẫn và quy trình từng bước để tính toán nó.
Cách Tính Thời Gian Dẫn?
Cách đơn giản nhất để tính thời gian dẫn là xem dữ liệu quá khứ và tính toán thời gian từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc.
Ví dụ, nếu quy trình bắt đầu vào ngày 01/01/2024 và kết thúc vào ngày 31/01/2024, thời gian dẫn là 31 ngày. Trên công cụ quản lý dự án như ClickUp, bạn có thể tự động tính toán thời gian dẫn trung bình dựa trên dữ liệu lịch sử.
Chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp để tính toán thời gian dẫn
Mặc dù cung cấp một cái nhìn tổng hợp tuyệt vời, công thức thời gian dẫn này không cung cấp cho bạn thông tin chi tiết cần thiết để cải thiện hiệu quả. Vì vậy, một cách tiếp cận khác là làm việc theo hướng tiến. Dưới đây là cách thực hiện.
1. Xác định các thành phần của thời gian dẫn
Bắt đầu bằng cách chia nhỏ quy trình thành các thành phần chính, chẳng hạn như:
Mua nguyên liệu thô
Tiền xử lý
Sản xuất/chế tạo
Thời gian chờ, nếu có
Độ trễ/thời gian chờ đợi
Kiểm soát chất lượng và kiểm tra
Lắp ráp
Đóng gói
Xử lý đơn hàng
Vận chuyển và hậu cần
Không phải tất cả các quy trình đều ảnh hưởng đến thời gian dẫn. Trong một số trường hợp, chúng có thể được gọi hoặc thực hiện khác đi.
Ví dụ, trong kỹ thuật phần mềm, đóng gói có thể bao gồm containerization, và vận chuyển có thể là triển khai. Đối với các dự án như vậy, ClickUp’s project time tracking là một công cụ tuyệt vời để đo lường chính xác. Để theo dõi thời gian trên ClickUp, các thành viên trong nhóm có thể bắt đầu và dừng bộ đếm thời gian, thêm một khoảng thời gian, hoặc chỉ cần nhập thời gian đã thực hiện bằng giờ/phút một cách hồi tố!
Theo dõi thời gian, đặt ước tính, thêm ghi chú và xem báo cáo thời gian của bạn từ bất kỳ đâu trong ClickUp
Vì vậy, hãy chọn tất cả các thành phần phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
2. Đo lường thời gian dẫn cá nhân
Dựa trên các thành phần nào áp dụng cho bạn, tính toán thời gian dẫn cá nhân.
Công thức thời gian dẫn mua sắm: Ngày nhận đơn hàng – ngày yêu cầu từ nhóm dự án.
Nếu bạn sử dụng biểu mẫu ClickUp để thu thập yêu cầu, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi nhập ngày nhận và xem thời gian dẫn trên bảng điều khiển.
Chế độ xem biểu mẫu ClickUp để thu thập yêu cầu của khách hàng một cách dễ dàng
Trong khi nhóm dự án có ít quyền kiểm soát về tốc độ làm việc của nhóm mua sắm, thời gian dẫn này rất quan trọng cho hiệu quả tổng thể của quy trình.
Công thức thời gian dẫn sản xuất/chế tạo: Ngày hoàn thành sản phẩm cuối cùng – ngày nhận nguyên liệu thô. Sử dụng chỉ số này để xác định thời gian cần thiết để biến nguyên liệu thô hoặc các thành phần thành sản phẩm cuối cùng, bao gồm thời gian thiết lập, xử lý, lắp ráp, đảm bảo chất lượng, hoặc kiểm tra.
Công thức thời gian dẫn vận chuyển: Thời gian giao hàng cho khách hàng – thời gian xuất kho. Một số doanh nghiệp bao gồm đóng gói trong thời gian dẫn sản xuất, trong khi những doanh nghiệp khác coi đó là một quy trình liên quan đến vận chuyển. Hãy chọn điều gì phù hợp với bạn.
3. Cộng tất cả lại!
Cộng các thời gian dẫn riêng lẻ (mua sắm, sản xuất, và vận chuyển) để có được tổng thời gian dẫn hoặc thời gian dẫn đơn hàng thực tế. Use advanced Formulas có thể làm cho việc này đơn giản hơn nhiều với các chức năng ngày và giờ, chức năng chuỗi, chức năng logic, và chức năng toán học.
Trường công thức ClickUp để thực hiện các phép tính nâng cao một cách dễ dàng
Khi bạn thực hiện điều đó, hãy nhớ một vài điều sau đây.
Xem xét thời gian đệm: Nếu bạn đang sử dụng thời gian dẫn làm tiêu chuẩn để quyết định ngày giao hàng hứa hẹn cho khách hàng, hãy thêm một chút thời gian đệm để bù đắp cho bất kỳ sự chậm trễ hoặc biến động nào trong quy trình.
Ví dụ, một sự chậm trễ nhỏ trong một bước có thể có tác động tích lũy lên các bước tiếp theo. Sử dụng biểu đồ Gantt của ClickUp để hình dung sự phụ thuộc và tác động tổng thể lên thời gian giao hàng.
Biểu đồ Gantt của ClickUp cho lập kế hoạch dự án dựa trên thời gian dẫn
Phân tích chi tiết thời gian dẫn: Hầu hết các doanh nghiệp tính toán thời gian dẫn để cải thiện hiệu suất. Nếu đúng như vậy, bạn cần giữ tất cả các chi tiết cụ thể. Ví dụ, bạn cần biết liệu thông quan có chiếm phần lớn thời gian dẫn vận chuyển của bạn hay không.
Ví dụ về Thời Gian Dẫn
Thời gian dẫn đơn giản là khoảng thời gian giữa khi bắt đầu và kết thúc một quy trình. Trong các ngành công nghiệp, doanh nghiệp, dự án và đội nhóm, có hàng trăm ví dụ về thời gian dẫn.
Thời gian dẫn trong sản xuất
Giả sử bạn là nhà sản xuất áo thun cotton bán qua các cửa hàng bán lẻ. Thời gian dẫn của bạn sẽ là tổng của:
Thời gian mua nguyên liệu cotton (15 ngày)
Thời gian mua các vật liệu khác như chỉ, nút, vật liệu đóng gói, v.v. (3 ngày)
Thời gian sản xuất/xử lý cho đo lường, cắt, may, ủi, gấp, và gắn nhãn (1 ngày)
Thời gian kiểm tra (1 ngày)
Thời gian đóng gói (3 ngày)
Thời gian vận chuyển đến nhà bán lẻ (12 ngày)
Tổng thời gian dẫn = 35 ngày
Thời gian dẫn trong quản lý dự án phần mềm
Các dự án phát triển phần mềm có thể hơi khác. Giai đoạn lập kế hoạch và kiến trúc có thể dài hơn, nhưng phần còn lại có thể diễn ra trong các đợt ngắn, phát triển dần dần. Do đó, thời gian dẫn thường được tính từ khi một câu chuyện người dùng sẵn sàng cho đến khi tính năng được triển khai.
Lợi Ích của Việc Giảm Thời Gian Dẫn
Thời gian dẫn cho bạn biết bạn mất bao lâu để hoàn thành công việc. Từ đó, bạn có thể biết mình có thể sản xuất bao nhiêu trong một thời điểm nhất định. Ví dụ, nếu một người có thể phát triển một tính năng trong một tuần (tức là thời gian dẫn của bạn), bạn có thể lập kế hoạch phân bổ nguồn lực và năng lực dựa trên số lượng tính năng cần phát triển mỗi tuần. Với thời gian dẫn giảm, tức là nếu một người có thể phát triển hai tính năng mỗi tuần, bạn có thể tăng doanh thu, hiệu suất, sự hài lòng của khách hàng, lợi thế cạnh tranh, và nhiều hơn nữa!
Sự hài lòng của khách hàng: Khi bạn có thể giao sản phẩm sớm hơn cho khách hàng, họ có khả năng hài lòng hơn. Đây là lý do tại sao giảm thời gian dẫn giao hàng—tức là đáp ứng thời hạn—là một chỉ số quan trọng cho các nhà bán lẻ trực tuyến như Amazon, những người đầu tư mạnh vào kho bãi, logistics, và tự động hóa để hoàn thành đơn hàng.
Hiệu suất: Thời gian dẫn ngắn hơn có nghĩa là bạn có thể làm nhiều hơn trong cùng một khoảng thời gian, cải thiện hiệu suất quy trình. Hiệu suất cao hơn cũng tăng tốc sản xuất và giảm chi phí lưu trữ và giữ hàng.
Tính linh hoạt: Giảm thời gian thực hiện dự án tăng khả năng của công ty trong việc phản ứng nhanh chóng với thay đổi thị trường hoặc đáp ứng nhu cầu khách hàng. Trong thời kỳ COVID-19, các tổ chức có thể làm việc từ xa và tạo ra trải nghiệm kỹ thuật số nhanh chóng—trong thời gian dẫn ngắn hơn—đã có lợi thế cạnh tranh lớn.
Quản lý tồn kho: Thời gian dẫn ngắn hơn dẫn đến giảm mức tồn kho—lợi thế cơ bản mà các nhà sản xuất ô tô Nhật Bản lần đầu tiên nhận thấy với sản xuất tinh gọn. Điều này giải phóng không gian kho, giảm sự lỗi thời của hàng tồn kho, và giảm vốn trong kho, cải thiện sức khỏe tài chính tổng thể của công ty.
Lợi ích của việc giảm thời gian dẫn có thể thấy trong suốt quá trình. Nhưng làm thế nào để đạt được điều đó? Dưới đây là một số mẹo.
Chiến Lược Giảm Thời Gian Dẫn
Để tối ưu hóa bất cứ điều gì, bạn cần biết trạng thái hiện tại. Vì vậy, hãy bắt đầu từ đó.
Sử dụng ứng dụng quản lý thời gian để tính toán thời gian dẫn qua tất cả các quy trình và giai đoạn một cách chính xác. Sau đó, xác định các cơ hội tối ưu hóa. Khi bạn có dữ liệu cơ bản trong tầm tay, câu hỏi tiếp theo là: Làm thế nào để tiết kiệm thời gian?
Tự động hóa
Tự động hóa các quy trình không cần sự tương tác hoặc can thiệp của con người. Điều này có thể đơn giản như thiết lập các quy trình nếu-thì-trong phần mềm quản lý dự án của bạn. Ví dụ, nếu một nhiệm vụ quá hạn, mọi người sẽ được thông báo tự động trên ma trận leo thang. Hoặc, nếu nhà thiết kế đã hoàn thành một nhiệm vụ, tự động giao nó cho nhà phát triển.
ClickUp Automations có hơn 100 mẫu để hợp lý hóa quy trình làm việc, nhiệm vụ thường xuyên, chuyển giao dự án, và nhiều hơn nữa.
ClickUp Automations để tiết kiệm thời gian và tập trung vào những điều quan trọng
Lên lịch tốt hơn
Lên lịch tài nguyên để loại bỏ bất kỳ thời gian chờ đợi không cần thiết nào. Sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp để xem ai đang làm gì và phân công công việc. Khuyến khích các thành viên trong nhóm xem báo cáo năng suất của chính họ để đạt được mục tiêu quản lý thời gian!
Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp để phân bổ lại tài nguyên
Nếu bạn không chắc chắn bắt đầu từ đâu, các mẫu quản lý thời gian của ClickUp sẽ giúp bạn. Chọn từ mười mẫu và tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn!
Dự báo chính xác
Giảm thời gian dẫn quản lý tồn kho với các kỹ thuật như tồn kho an toàn, điểm đặt hàng lại, và số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) để tối ưu hóa mức tồn kho. Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho mạnh mẽ để kiểm kê!
Chia sẻ kiến thức
Ngăn chặn khoảng cách kiến thức với tài liệu chi tiết và chia sẻ kiến thức. ClickUp Docs được thiết kế để giúp bạn viết và chia sẻ bất cứ điều gì trong tổ chức. Hơn nữa, ClickUp AI có thể kiểm tra lỗi, tóm tắt, và làm cho thông tin dễ tiếp cận hơn.
ClickUp AI, mạng nơ-ron đầu tiên trên thế giới kết nối các nhiệm vụ, tài liệu, con người và toàn bộ kiến thức của công ty bạn với AI.
Giảm Thời Gian Dẫn và Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc Với ClickUp
Trả lời chính xác và ngay lập tức câu hỏi—Mất bao lâu?—là một nhiệm vụ quan trọng của người quản lý dự án.
Nó hỗ trợ trong suốt vòng đời quản lý dự án từ lập kế hoạch, lên lịch, phân bổ nguồn lực, xây dựng phương án dự phòng, khôi phục sau thảm họa, quản lý các bên liên quan, chiến lược ra thị trường, v.v.
Tính toán chính xác thời gian dẫn là một cách đơn giản nhưng mạnh mẽ để dự đoán tương lai. Trong thế giới đang phát triển nhanh chóng ngày nay, việc giảm thiểu thời gian dẫn có thể là điểm khác biệt lớn nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Khi bạn đầu tư nhiều hơn vào việc giảm thời gian dẫn, bạn cũng xây dựng hiệu quả và năng suất trong hệ thống của mình. Ví dụ, ngay cả tự động hóa đơn giản nhất cũng giảm thời gian dẫn không chỉ cho quy trình đó mà còn cho toàn bộ quy trình làm việc của tổ chức.
Tối ưu hóa thời gian dẫn có tác động cộng dồn, vì vậy ClickUp được thiết kế để mang lại cho bạn khả năng nhìn thấy, đo lường và giảm thiểu thời gian dẫn.
Phần mềm quản lý dự án miễn phí tất cả trong một của ClickUp cho phép bạn theo dõi thời gian thực hiện nhiệm vụ, giám sát thời gian dẫn, đo lường hiệu suất, tối ưu hóa các chỉ số và tự động hóa quy trình tất cả trong một nơi.
Từ các cơ quan sáng tạo đến quản lý bất động sản, các tổ chức trên toàn bộ phổ dịch vụ nhanh chóng với ClickUp. Tự mình trải nghiệm.
.png){kind=small}
Similar Articles