Cách Quản Lý Công Việc Cá Nhân Bằng Ứng Dụng Quản Lý Dự Án

Một năm mới đã đến với những mục tiêu mới. Đây là lúc để bạn quản lý thêm nhiều dự án và hoàn thành nhiều việc tốt hơn nữa. Nhưng bạn sẽ quản lý các công việc cá nhân của mình như thế nào? Sử dụng một ứng dụng quản lý dự án có thể giúp bạn làm việc này trở nên dễ dàng hơn. Hãy cùng bắt đầu nào.

Sử Dụng Ứng Dụng Theo Dõi Thời Gian Để Tăng Năng Suất

Quản lý nhiệm vụ cá nhân không cần phải rắc rối, nếu bạn biết tận dụng ứng dụng quản lý dự án. Dù bạn đang chuẩn bị cho kỳ nghỉ cuối tuần cùng gia đình hay đang muốn trang trí lại phòng ngủ, luôn có công việc khác chờ đợi bạn. Luôn có điều gì đó mới mẻ cần bạn chinh phục, một mục tiêu nào đó để bạn hoàn thành.

May mắn là công nghệ hiện đại đã mang đến cho chúng ta những công cụ hữu ích để quản lý mọi dự án, dù lớn hay nhỏ. Hơn nữa, bạn còn có thể đảm bảo rằng mỗi dự án của mình đều đạt kết quả tốt một cách nhất quán. Nhưng làm sao để tận dụng triệt để thời gian eo hẹp của bạn? Đừng quên ưu tiên hiệu quả công việc hơn là sự thoải mái. Nếu bạn cũng đang nghĩ như vậy, thì chắc chắn bạn sẽ cần những công cụ tốt để quản lý đời sống cá nhân.

Quản Lý Công Việc Của Bạn Với Ứng Dụng Quản Lý Dự Án

Đầu tiên, bạn cần lựa chọn một ứng dụng quản lý dự án phù hợp. Có rất nhiều ứng dụng có thể giúp bạn quản lý cuộc sống bận rộn của mình. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải tìm ra ứng dụng thích hợp với nhu cầu cá nhân. Một công cụ có thể là giải pháp tuyệt vời cho người khác lại có thể không phù hợp với bạn. Bạn có thể tự hỏi: "Mình có cần đến ứng dụng quản lý dự án không? Việc sử dụng giấy nhớ và danh sách việc cần làm trên giấy liệu đã đủ chưa?"

Giấy nhớ và danh sách việc cần làm rất hiệu quả cho đến khi chúng không còn đáp ứng được nữa. Khi bạn bắt đầu nhận thêm nhiều công việc và trách nhiệm, bạn sẽ thấy mình không thể sử dụng chúng một cách có hệ thống. Có thể một ngày nào đó, tờ giấy nhớ sticky note của bạn sẽ rơi xuống đất, hoặc danh sách công việc của bạn có thể bị thất lạc. Nếu bạn cảm thấy mình không tận dụng hiệu quả những công cụ này, bạn có thể đang lãng phí thời gian và công sức vào một công cụ tăng năng suất không phát huy tác dụng.

Vì thời gian làm việc trong ngày của bạn có hạn, bạn cần một công cụ giúp tối ưu hóa năng suất làm việc. Bạn cần một công cụ có khả năng theo dõi thời gian tốt hơn và có thể kết hợp với lịch trình cũng như các hạn cuối cùng. Khi bạn có một danh sách dài các công việc chưa hoàn thành và bạn đang cố gắng xử lý từng việc một, việc có một đối tác đồng hành theo trình tự sẽ rất hữu ích.

Xây Dựng Quy Trình Làm Việc Cá Nhân Hiệu Quả

Sau khi bạn đã chọn được một ứng dụng quản lý dự án, điều quan trọng là bạn phải sử dụng nó một cách hiệu quả. Một trong những tính cách của người làm việc hiệu quả là khả năng tổ chức tốt. Áp dụng đúng phương pháp làm việc có thể giúp cải thiện đáng kể chất lượng cuộc sống cá nhân của bạn. Có thể bạn sẽ không sử dụng hết tất cả tính năng vì bạn là người duy nhất trong nhóm làm việc, nhưng bạn vẫn có thể hoàn thành nhiều việc hơn với một hệ thống quản lý dự án tốt.

Nếu bạn thích sử dụng bản đồ hơn là theo dõi hướng dẫn bằng lời hoặc viết, bạn sẽ thích sử dụng phương pháp quản lý công việc theo hình ảnh. Ngược lại, nếu bạn thích việc kiểm tra và gạch bỏ các công việc đã hoàn thành trong danh sách việc cần làm, thì phương pháp cảm giác cảm ứng có thể sẽ làm bạn hài lòng hơn. Tuy nhiên, nếu bạn không thích cả hai phương pháp trên, bạn có thể chọn phương pháp trừu tượng, giúp bạn ưu tiên công việc một cách tốt hơn.

Các ứng dụng quản lý dự án được thiết kế để giúp bạn lập kế hoạch công việc một cách suôn sẻ, không gặp trở ngại. Việc lên kế hoạch cẩn thận sẽ giúp bạn thoát khỏi cảm giác quá tải, thiếu tập trung hoặc không hiệu quả. Khi biết rõ công việc tiếp theo cần làm là gì, bạn sẽ cảm thấy mình kiểm soát được tình hình, bình tĩnh và chuẩn bị kỹ càng.

Đảm Bảo Tất Cả Công Việc Đều Khả Thi

Tin tốt là có rất nhiều công cụ và hệ thống làm việc hiệu quả phù hợp với tính cách riêng biệt của bạn. Bạn chỉ cần xác định mục tiêu của mình. Hãy định nghĩa mỗi công việc một cách rõ ràng để bạn có thể dễ dàng tập trung vào nó nếu bạn muốn đạt được mọi mục tiêu. Khi một công việc được mô tả mơ hồ, bạn sẽ khó bắt đầu làm. Và khi mô tả quá chi tiết, bạn sẽ không nhìn thấy được tầm quan trọng của nó đối với các công việc khác sau này.

Có những công cụ quản lý dự án được thiết kế để giúp bạn đánh giá và chia nhỏ công việc, từ đó giúp bạn quản lý chúng dễ dàng hơn. Hoặc bạn cũng có thể dành thời gian để suy nghĩ và lên ý tưởng trước khi tạo ra các công việc cụ thể và có thể thực hiện được. Hãy tạo một dàn ý cho thấy bạn dự định hoàn thành công việc từ đầu đến cuối như thế nào. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cách thức đạt được mục tiêu và cách duy trì hiệu suất làm việc cao suốt cả ngày.

Thiết Lập Tích Hợp

Ngày nay, các công cụ quản lý dự án có thể kết hợp với hàng chục công cụ khác để mở rộng chức năng của mình. Việc tích hợp công cụ tăng cường hiệu suất làm việc với những ứng dụng lập kế hoạch hàng ngày mà bạn sử dụng sẽ giúp giảm bớt gánh nặng công việc trí óc mà bạn phải đối mặt. Sự tích hợp này cho phép bạn quản lý tất cả các nhiệm vụ trong một nơi duy nhất thay vì phải kiểm tra và cập nhật từng ứng dụng một.

Chẳng hạn, bạn có thể tự động hóa việc thiết lập nhắc nhở bằng cách tích hợp chúng vào một trong những ứng dụng nhắc nhở tốt nhất. Như vậy, bạn không cần phải luôn mất thời gian để thêm các công việc lặp đi lặp lại một cách thủ công. Bạn cũng có thể kết nối ứng dụng quản lý dự án của mình với email để dễ dàng chia sẻ nhiệm vụ và lưu trữ hình ảnh cùng các tệp tin khác.

Kết luận

Hãy thử xem sao, nếu bạn muốn đạt được nhiều hơn trong vài tháng so với những gì người khác có thể làm trong nhiều năm. Bạn có thể sắp xếp cuộc sống hàng ngày của mình thông qua một công cụ quản lý dự án. Mọi thứ từ việc thanh toán tiền thuê nhà đến việc chia sẻ hình ảnh, và vô số việc cải thiện nhà cửa mà bạn đã trì hoãn.

Nếu bạn đang muốn hoàn thành một danh sách những việc muốn làm hoặc đang theo đuổi một mục tiêu quan trọng cùng với người bạn đời, việc sử dụng một công cụ quản lý dự án sẽ giúp bạn hoàn thành mục tiêu đó. Bạn nghĩ sao? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn phía dưới.