Cách Quản Lý Các Ràng Buộc Dự Án Với Ví Dụ & Mẫu
Mỗi quản lý dự án đều mơ ước làm việc với một khách hàng hoặc bên liên quan nói những câu như “Cứ thoải mái về thời gian” và “Tiền bạc không thành vấn đề.”
Tuy nhiên, mỗi quản lý dự án đều biết rằng những tình huống này thực sự chỉ là mơ tưởng. Thật không may, hầu hết sẽ gặp phải các ràng buộc dự án có khả năng gây ra sự xáo trộn trong vòng đời của dự án.
Những hạn chế khó chịu này ảnh hưởng đến cách bạn tiếp cận dự án, những gì bạn có thể giao, khi nào bạn có thể giao và chất lượng của các sản phẩm giao. Quản lý các ràng buộc dự án là điều cần thiết để lập kế hoạch cho một dự án thành công.
Tin tốt là các ràng buộc quản lý dự án của bạn có thể được giải quyết, khắc phục hoặc ngăn chặn hoàn toàn. Bạn cần các công cụ và quy trình phù hợp để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng thời gian và trong ngân sách, và các sản phẩm giao của bạn sẽ đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các ràng buộc dự án phổ biến nhất và chia sẻ các mẹo và công cụ để quản lý chúng để bạn có thể thiết lập đội ngũ của mình cho sự thành công.
Ràng Buộc Dự Án Là Gì?
Ràng buộc dự án là bất kỳ yếu tố nào hạn chế các nhà lãnh đạo đội nhóm hoặc quản lý dự án đạt được hoàn thành dự án thành công. Các loại ràng buộc dự án phổ biến nhất xoay quanh:
Thời gian dự án: Công việc có thể hoàn thành trong khung thời gian đã lên kế hoạch ban đầu không?
Ngân sách dự án hoặc chi phí: Có khả năng dự án sẽ vượt quá ngân sách của bạn không?
Chất lượng công việc: Chất lượng công việc giữa các thành viên trong nhóm có thay đổi không?
Phạm vi dự án: Dự án có thể hoàn thành theo cách đã được chi tiết không?
Mục tiêu dự án: Mục tiêu có giống như khi bạn bắt đầu không?
Những ràng buộc này liên kết với nhau—có nghĩa là nếu bạn thay đổi một, nó thường ảnh hưởng đến những cái khác. Ví d ụ, mở rộng phạm vi dự án có thể dẫn đến cần thêm thời gian và tiền bạc để hoàn thành.
Và nếu bạn hiểu những hạn chế này, bạn và các quản lý dự án của bạn có thể đưa ra những lựa chọn khôn ngoan để duy trì đúng tiến độ.
Tại Sao Cân Bằng Các Ràng Buộc Dự Án Lại Quan Trọng
Thành công của dự án phụ thuộc vào việc bạn có thể quản lý các ràng buộc dự án tốt như thế nào và giữ chúng không làm chệch hướng hoạt động của bạn. Các quản lý dự án đang phải xoay xở nhiều phần chuyển động, nhưng không cần nhiều để làm trật bánh dự án của bạn.
Ví dụ, đội ngũ của bạn có thể tạo ra những sản phẩm giao dự án tuyệt vời nhất mọi thời đại. Nhưng nếu bạn giao chúng muộn và vượt ngân sách, các bên liên quan của bạn có lẽ sẽ không giữ lại dịch vụ của bạn nữa—và điều đó là hoàn toàn hợp lý.
Vì vậy, trong quá trình lập kế hoạch dự án, bạn cần phải tìm ra các sự đánh đổi. Điều này sẽ giúp đảm bảo bạn hoàn thành dự án trong khung thời gian và ngân sách đã định sẵn và với các nguồn lực bạn có sẵn.
Có cái nhìn toàn cảnh về tất cả các sản phẩm giao, người được giao nhiệm vụ, thời gian và ngân sách để luôn đi đúng hướng
Tại một thời điểm nào đó, bạn có thể cần truyền cảm hứng cho đội ngũ của mình để tìm cách hoàn thành dự án mà không gặp phải các ràng buộc tốn kém hoặc mất thời gian. Một lần nữa, nếu một ràng buộc dự án bị lệch, nó có thể ảnh hưởng đến các ràng buộc khác.
Không muốn nghe như một doanh nhân vô tâm trong một bộ phim những năm 1980, nhưng thời gian là tiền bạc! Trễ hai ngày có nghĩa là thêm hai ngày lương và nguồn lực lao động.
Cân bằng các ràng buộc đảm bảo thành công của dự án ở mức tài chính, điều này có nghĩa là công ty của bạn có thể tiếp nhận công việc như thế này một lần nữa. Về cơ bản, nó cung cấp cho bạn con đường tốt nhất để đạt được tất cả các chỉ số quản lý dự án của bạn.
Phân Tích Các Ví Dụ Ràng Buộc Dự Án Phổ Biến Nhất
Như đã đề cập, có nhiều loại ràng buộc dự án, nhưng những người tại Viện Quản Lý Dự Án đã chia chúng thành ba ràng buộc chính của quản lý dự án. Bao gồm phạm vi, thời gian, và ngân sách.
Chúng đôi khi được gọi là tam giác quản lý dự án hoặc tam giác sắt, nghe như tên của hòn đảo riêng của một nhân vật phản diện trong phim Bond. 🦹
Ngoài ba ràng buộc chính, còn có ba ràng buộc dự án phổ biến khác bao gồm nguồn lực, rủi ro, và tiêu chuẩn chất lượng. Dưới đây là cái nhìn về cả sáu ràng buộc phổ biến và cách chúng sẽ ảnh hưởng đến dự án của bạn:
1. Phạm vi dự án
Phạm vi của một dự án xác định những gì dự án cần đạt được và khối lượng công việc cần phải hoàn thành. Bạn cần phải hiểu rõ ràng về ràng buộc phạm vi để xác định xem các ràng buộc khác của dự án—như thời gian và ngân sách—có hợp lý hay không.
Hiểu rõ phạm vi của dự án có thể giúp bạn ngăn chặn phạm vi tràn—khi ngày càng nhiều nhiệm vụ được thêm vào dự án của bạn.
Tài liệu phạm vi công việc giúp mọi người tuân thủ yêu cầu dự án
Ví dụ, giả sử dự án của bạn là xây dựng một trang web 10 trang và đột nhiên khách hàng của bạn muốn thêm hai trang nữa. Vì điều đó nằm ngoài phạm vi dự án ban đầu, bạn biết rằng bạn phải quay lại khách hàng để thảo luận về việc thêm hai trang đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các điều khiển dự án (hoặc thời gian và ngân sách của dự án).
Đây là lý do tại sao các tài liệu như Mẫu Phạm Vi Công Việc của ClickUp là cần thiết để ghi lại mọi thứ về dự án. Bạn và khách hàng của bạn nên đồng ý về một tài liệu phạm vi dự án với sự hiểu biết rằng bất kỳ thay đổi nào sẽ làm thay đổi các ràng buộc chính khác của dự án.
Tải Mẫu Này
2. Dòng thời gian dự án
Dòng thời gian dự án là khoảng thời gian bạn có để hoàn thành một dự án. Dòng thời gian của bạn cần tính đến thời gian cần thiết để hoàn thành toàn bộ vòng đời dự án—từ khởi động đến lập kế hoạch, hoàn thành dự án và kết thúc. ⏰
Đôi khi, các bên liên quan sẽ đến với b ạn với một dòng thời gian cụ thể trong đầu. Nhưng một số có thể giải thích phạm vi dự án và yêu cầu bạn ước tính lại thời gian mà đội ngũ của bạn sẽ cần để hoàn thành nó.

Sử dụng chế độ xem Gantt Chart trong ClickUp để lên lịch công việc, theo dõi tiến độ dự án, quản lý thời hạn và xử lý các nút thắt.
Khi bạn thiết kế lịch trình dự án của mình, hãy lưu ý đến các phụ thuộc. Trong khi một số công việc có thể được hoàn thành đồng thời, những công việc khác có thể cần phải hoàn thành trước khi bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo trong quy trình làm việc của mình.
3. Ngân sách dự án
Ngân sách dự án là số tiền bạn có thể chi để hoàn thành công việc này. Khi bạn làm việc trên việc phân bổ ngân sách, hãy nhớ rằng lương của các thành viên trong nhóm là một phần chi phí dự án của bạn (và thường là phần lớn nhất). 💸
Tương tự, nếu bạn có các đăng ký SaaS và công cụ mà nhóm của bạn sử dụng để làm việc, bạn cũng có thể cần tính những chi phí đó vào ngân sách của mình. Đối với các quản lý dự án làm việc trong môi trường với tất cả các bên liên quan nội bộ, bạn có thể cần xác nhận liệu lương của nhân viên có được tính vào ngân sách hay không.
Lấy cái nhìn tổng quan về ngân sách dự án của bạn trong khi quản lý các nhiệm vụ và trạng thái với Mẫu Quản Lý Dự Án Có Ngân Sách của ClickUp
Nếu bạn được phân bổ một số tiền cụ thể để hoàn thành dự án và không phải tính lương cho đội ngũ, bạn có thể dành ngân sách cho các thiết bị cần thiết. Nhưng nếu bạn phải tính lương, bạn cần xem xét chi phí vận hành trong khoảng thời gian cụ thể đó.