Cách Quản Lý Các Ràng Buộc Dự Án Với Ví Dụ & Mẫu

Mỗi quản lý dự án đều mơ ước làm việc với một khách hàng hoặc bên liên quan nói những câu như “Cứ thoải mái về thời gian” và “Tiền bạc không thành vấn đề.”

Tuy nhiên, mỗi quản lý dự án đều biết rằng những tình huống này thực sự chỉ là mơ tưởng. Thật không may, hầu hết sẽ gặp phải các ràng buộc dự án có khả năng gây ra sự xáo trộn trong vòng đời của dự án.

Những hạn chế khó chịu này ảnh hưởng đến cách bạn tiếp cận dự án, những gì bạn có thể giao, khi nào bạn có thể giao và chất lượng của các sản phẩm giao. Quản lý các ràng buộc dự án là điều cần thiết để lập kế hoạch cho một dự án thành công.

Tin tốt là các ràng buộc quản lý dự án của bạn có thể được giải quyết, khắc phục hoặc ngăn chặn hoàn toàn. Bạn cần các công cụ và quy trình phù hợp để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng thời gian và trong ngân sách, và các sản phẩm giao của bạn sẽ đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các ràng buộc dự án phổ biến nhất và chia sẻ các mẹo và công cụ để quản lý chúng để bạn có thể thiết lập đội ngũ của mình cho sự thành công.

Ràng Buộc Dự Án Là Gì?

Ràng buộc dự án là bất kỳ yếu tố nào hạn chế các nhà lãnh đạo đội nhóm hoặc quản lý dự án đạt được hoàn thành dự án thành công. Các loại ràng buộc dự án phổ biến nhất xoay quanh:

• Thời gian dự án: Công việc có thể hoàn thành trong khung thời gian đã lên kế hoạch ban đầu không?

• Ngân sách dự án hoặc chi phí: Có khả năng dự án sẽ vượt quá ngân sách của bạn không?

• Chất lượng công việc: Chất lượng công việc giữa các thành viên trong nhóm có thay đổi không?

• Phạm vi dự án: Dự án có thể hoàn thành theo cách đã được chi tiết không?

• Mục tiêu dự án: Mục tiêu có giống như khi bạn bắt đầu không?

Những ràng buộc này liên kết với nhau—có nghĩa là nếu bạn thay đổi một, nó thường ảnh hưởng đến những cái khác. Ví dụ, mở rộng phạm vi dự án có thể dẫn đến cần thêm thời gian và tiền bạc để hoàn thành.

Và nếu bạn hiểu những hạn chế này, bạn và các quản lý dự án của bạn có thể đưa ra những lựa chọn khôn ngoan để duy trì đúng tiến độ.

Tại Sao Cân Bằng Các Ràng Buộc Dự Án Lại Quan Trọng

Thành công của dự án phụ thuộc vào việc bạn có thể quản lý các ràng buộc dự án tốt như thế nào và giữ chúng không làm chệch hướng hoạt động của bạn. Các quản lý dự án đang phải xoay xở nhiều phần chuyển động, nhưng không cần nhiều để làm trật bánh dự án của bạn.

Ví dụ, đội ngũ của bạn có thể tạo ra những sản phẩm giao dự án tuyệt vời nhất mọi thời đại. Nhưng nếu bạn giao chúng muộn và vượt ngân sách, các bên liên quan của bạn có lẽ sẽ không giữ lại dịch vụ của bạn nữa—và điều đó là hoàn toàn hợp lý.

Vì vậy, trong quá trình lập kế hoạch dự án, bạn cần phải tìm ra các sự đánh đổi. Điều này sẽ giúp đảm bảo bạn hoàn thành dự án trong khung thời gian và ngân sách đã định sẵn và với các nguồn lực bạn có sẵn.

Có cái nhìn toàn cảnh về tất cả các sản phẩm giao, người được giao nhiệm vụ, thời gian và ngân sách để luôn đi đúng hướng

Tại một thời điểm nào đó, bạn có thể cần truyền cảm hứng cho đội ngũ của mình để tìm cách hoàn thành dự án mà không gặp phải các ràng buộc tốn kém hoặc mất thời gian. Một lần nữa, nếu một ràng buộc dự án bị lệch, nó có thể ảnh hưởng đến các ràng buộc khác.

Không muốn nghe như một doanh nhân vô tâm trong một bộ phim những năm 1980, nhưng thời gian là tiền bạc! Trễ hai ngày có nghĩa là thêm hai ngày lương và nguồn lực lao động.

Cân bằng các ràng buộc đảm bảo thành công của dự án ở mức tài chính, điều này có nghĩa là công ty của bạn có thể tiếp nhận công việc như thế này một lần nữa. Về cơ bản, nó cung cấp cho bạn con đường tốt nhất để đạt được tất cả các chỉ số quản lý dự án của bạn.

Phân Tích Các Ví Dụ Ràng Buộc Dự Án Phổ Biến Nhất

Như đã đề cập, có nhiều loại ràng buộc dự án, nhưng những người tại Viện Quản Lý Dự Án đã chia chúng thành ba ràng buộc chính của quản lý dự án. Bao gồm phạm vi, thời gian, và ngân sách.

Chúng đôi khi được gọi là tam giác quản lý dự án hoặc tam giác sắt, nghe như tên của hòn đảo riêng của một nhân vật phản diện trong phim Bond. 🦹

Ngoài ba ràng buộc chính, còn có ba ràng buộc dự án phổ biến khác bao gồm nguồn lực, rủi ro, và tiêu chuẩn chất lượng. Dưới đây là cái nhìn về cả sáu ràng buộc phổ biến và cách chúng sẽ ảnh hưởng đến dự án của bạn:

1. Phạm vi dự án

Phạm vi của một dự án xác định những gì dự án cần đạt được và khối lượng công việc cần phải hoàn thành. Bạn cần phải hiểu rõ ràng về ràng buộc phạm vi để xác định xem các ràng buộc khác của dự án—như thời gian và ngân sách—có hợp lý hay không.

Hiểu rõ phạm vi của dự án có thể giúp bạn ngăn chặn phạm vi tràn—khi ngày càng nhiều nhiệm vụ được thêm vào dự án của bạn.

Tài liệu phạm vi công việc giúp mọi người tuân thủ yêu cầu dự án

Ví dụ, giả sử dự án của bạn là xây dựng một trang web 10 trang và đột nhiên khách hàng của bạn muốn thêm hai trang nữa. Vì điều đó nằm ngoài phạm vi dự án ban đầu, bạn biết rằng bạn phải quay lại khách hàng để thảo luận về việc thêm hai trang đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các điều khiển dự án (hoặc thời gian và ngân sách của dự án).

Đây là lý do tại sao các tài liệu như Mẫu Phạm Vi Công Việc của ClickUp là cần thiết để ghi lại mọi thứ về dự án. Bạn và khách hàng của bạn nên đồng ý về một tài liệu phạm vi dự án với sự hiểu biết rằng bất kỳ thay đổi nào sẽ làm thay đổi các ràng buộc chính khác của dự án.

Tải Mẫu Này

2. Dòng thời gian dự án

Dòng thời gian dự án là khoảng thời gian bạn có để hoàn thành một dự án. Dòng thời gian của bạn cần tính đến thời gian cần thiết để hoàn thành toàn bộ vòng đời dự án—từ khởi động đến lập kế hoạch, hoàn thành dự án và kết thúc. ⏰

Đôi khi, các bên liên quan sẽ đến với bạn với một dòng thời gian cụ thể trong đầu. Nhưng một số có thể giải thích phạm vi dự án và yêu cầu bạn ước tính lại thời gian mà đội ngũ của bạn sẽ cần để hoàn thành nó.

Sử dụng chế độ xem Gantt Chart trong ClickUp để lên lịch công việc, theo dõi tiến độ dự án, quản lý thời hạn và xử lý các nút thắt.

Khi bạn thiết kế lịch trình dự án của mình, hãy lưu ý đến các phụ thuộc. Trong khi một số công việc có thể được hoàn thành đồng thời, những công việc khác có thể cần phải hoàn thành trước khi bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo trong quy trình làm việc của mình.

3. Ngân sách dự án

Ngân sách dự án là số tiền bạn có thể chi để hoàn thành công việc này. Khi bạn làm việc trên việc phân bổ ngân sách, hãy nhớ rằng lương của các thành viên trong nhóm là một phần chi phí dự án của bạn (và thường là phần lớn nhất). 💸

Tương tự, nếu bạn có các đăng ký SaaS và công cụ mà nhóm của bạn sử dụng để làm việc, bạn cũng có thể cần tính những chi phí đó vào ngân sách của mình. Đối với các quản lý dự án làm việc trong môi trường với tất cả các bên liên quan nội bộ, bạn có thể cần xác nhận liệu lương của nhân viên có được tính vào ngân sách hay không.

Lấy cái nhìn tổng quan về ngân sách dự án của bạn trong khi quản lý các nhiệm vụ và trạng thái với Mẫu Quản Lý Dự Án Có Ngân Sách của ClickUp

Nếu bạn được phân bổ một số tiền cụ thể để hoàn thành dự án và không phải tính lương cho đội ngũ, bạn có thể dành ngân sách cho các thiết bị cần thiết. Nhưng nếu bạn phải tính lương, bạn cần xem xét chi phí vận hành trong khoảng thời gian cụ thể đó.

Sử dụng Mẫu Quản Lý Dự Án Có Ngân Sách của ClickUp có thể giúp bạn theo dõi chi phí và chi tiêu tiềm năng để tránh gặp phải ràng buộc tốn kém này.

Tải Mẫu Này

4. Nguồn lực dự án

Nguồn lực bao gồm bất cứ thứ gì bạn cần để hoàn thành dự án, ngoài thời gian và tiền bạc. Điều này có thể là các thành viên trong đội ngũ cần thiết để xây dựng trang web 10 trang—chúng tôi muốn nói—12 trang.

Bạn có thể cần một lập trình viên, nhà thiết kế và người viết nội dung—nhưng một số nguồn lực có thể đang làm việc trên các dự án khác hiện tại hoặc ngay sau dự án trang web mới của bạn. Điều này đặt ra nhiều áp lực để tránh ràng buộc nguồn lực trong thời gian dự án.

Sử dụng chế độ xem Workload của ClickUp để xem ai đang làm trước hoặc sau và dễ dàng kéo-thả nhiệm vụ để phân bổ lại nguồn lực

Vì vậy, điều bạn thực sự cần là cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc của đội ngũ để bạn có thể lập kế hoạch hoặc điều chỉnh ngay lập tức. May mắn thay, các quản lý dự án có thể sử dụng các công cụ phân bổ nguồn lực để quản lý khối lượng công việc và thời gian trên các nhiệm vụ, đảm bảo bạn sẽ không phân công công việc quá ít hoặc quá nhiều.

5. Rủi ro dự án

Một số dự án có rủi ro cao hơn những dự án khác, nhưng hầu như dự án nào cũng có rủi ro. Đối với quản lý dự án xây dựng, rủi ro có thể bao gồm chấn thương tại chỗ hoặc mất thiết bị. Nhưng đối với quản lý dự án trang web, có các rủi ro về sự cố trang web, liên kết bị hỏng, thay đổi nội dung vào phút chót hoặc mất doanh thu khi trang web bị gián đoạn.

Để đảm bảo dự án của bạn thành công, hãy lập một chiến lược quản lý rủi ro trước khi bắt đầu.

Bạn có thể giảm thiểu rủi ro tại công trường xây dựng bằng cách đảm bảo tất cả các thành viên trong đội ngũ được đào tạo về các quy trình an toàn và công trường được bảo hiểm. Và bạn có thể giảm thiểu rủi ro của việc di chuyển trang web bằng cách thực hiện thay đổi vào ban đêm khi lưu lượng truy cập trang web ở mức tối thiểu.

Lấy biểu diễn trực quan về các rủi ro tiềm ẩn của dự án với Mẫu Bảng Trắng Phân Tích Rủi Ro của ClickUp để nhóm của bạn có thể hợp tác giảm thiểu rủi ro

Ngay cả khi bạn nghĩ rằng dự án có ít rủi ro, hãy dành thời gian hỏi các thành viên trong nhóm về những gì họ nghĩ có thể sai sót và lập kế hoạch dự phòng. Với Mẫu Bảng Trắng Phân Tích Rủi Ro của ClickUp, bạn có thể bắt đầu tìm ra bất kỳ vấn đề hoặc ràng buộc dự án nào trong định dạng Bảng Trắng trực quan này.

Mẫu ràng buộc dự án này cũng tiết kiệm thời gian và công sức cho các dự án của bạn bằng cách đảm bảo tất cả các rủi ro tiềm ẩn của dự án đều được đánh giá theo cùng một tiêu chí. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ có được các chiến lược quản lý rủi ro hiệu quả hơn—nhanh hơn.

Tải Mẫu Này

6. Chất lượng dự án

Ràng buộc cuối cùng là chất lượng dự án của bạn—hay mức độ hoàn thành của dự án. Các thành viên trong nhóm và các bên liên quan sẽ muốn tạo ra và thấy được các sản phẩm giao chất lượng cao nhất.

Nhưng tất cả các ràng buộc dự án khác sẽ ảnh hưởng đến mức độ chất lượng bạn có thể đạt được. Và với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể phải quyết định những đánh đổi nào bạn sẵn sàng thực hiện trong chất lượng dự án để hoàn thành dự án nhanh hơn hoặc với chi phí ít hơn.

Cách Quản Lý Các Ràng Buộc Dự Án

Quản lý các ràng buộc dự án là một hành động liên tục. (Chúng tôi không biết tại sao những phép ẩn dụ về rạp xiếc này cứ xuất hiện—có lẽ vì làm người quản lý dự án cảm giác như làm người dẫn chương trình xiếc văn phòng.) 🎪

Nhưng với các công cụ phù hợp, bạn có thể làm việc trong các ràng buộc dự án của mình và giao một sản phẩm cuối cùng xuất sắc. Dưới đây là 10 công cụ quản lý dự án để giúp bạn quản lý các ràng buộc.

1. Hiểu rõ phạm vi dự án

Tài liệu phạm vi công việc của bạn cần phải nêu rõ các mục tiêu, phạm vi và sản phẩm giao chính xác mà các bên liên quan của dự án mong đợi. Điều này sẽ phục vụ như một tài liệu tham khảo trong suốt dự án của bạn và giúp bạn ngăn chặn phạm vi tràn.

2. Tạo một dự án charter

Bản điều lệ dự án là một tài liệu tham khảo cấp cao, nêu rõ những thông tin quan trọng nhất của dự án

Bản điều lệ dự án là một tài liệu tham khảo cấp cao, nêu rõ những thông tin quan trọng nhất của dự án.

Bản điều lệ dự án cung cấp một cái nhìn nhanh về các bên liên quan, thành viên nhóm, nguồn lực, mục tiêu, phạm vi, sản phẩm giao, các mốc quan trọng, rủi ro và quy trình phê duyệt của dự án. Nó sẽ giúp mọi người trong nhóm của bạn có cái nhìn tổng quan và giúp bạn duy trì đúng tiến độ.

Với Mẫu Điều Lệ Dự Án của ClickUp, bạn sẽ có một tài liệu miễn phí và quan trọng để chính thức hóa sự tồn tại của một dự án. Làm việc từ mẫu này sẽ cung cấp cho các quản lý dự án khả năng xây dựng và phân bổ nguồn lực tổ chức cho các hoạt động dự án. 🛠️

Tải Mẫu Này

3. Tổ chức một cuộc họp khởi động

Tổ chức và lên kế hoạch cho cuộc họp khởi động để nhận được sự đồng thuận từ đội ngũ dự án của bạn

Khi bạn đã có cái nhìn tổng quan về dự án, đã đến lúc tập hợp đội ngũ dự án của mình. Cuộc họp khởi động cho phép bạn giải thích dự án và các ràng buộc của nó cho tất cả những người liên quan. Bạn có thể tối ưu hóa danh sách kiểm tra của mình với sự trợ giúp của Mẫu Cuộc Họp Khởi Động Dự Án của ClickUp.

Các thành viên chủ chốt sẽ có thể chỉ ra các rủi ro tiềm ẩn của dự án hoặc các vấn đề với dòng thời gian hoặc ngân sách để bạn có thể giải quyết chúng với các bên liên quan càng sớm càng tốt.

Tải Mẫu Này

Bonus: Xem thêm 10 Mẫu Khởi Động Dự Án Hàng Đầu cho Cuộc Họp trong Docs & PPT

4. Tổ chức cấu trúc phân chia công việc

Trong cấu trúc phân chia công việc của bạn, bạn sẽ tổ chức dự án thành tất cả các nhiệm vụ mà đội ngũ dự án của bạn cần thực hiện để hoàn thành các sản phẩm giao. Điều này sẽ giúp bạn bắt đầu lên lịch các hoạt động và xây dựng dòng thời gian của mình.

Cấu trúc phân chia công việc cho phép bạn xem các hoạt động của mình dưới dạng danh sách, bảng trạng thái hoặc biểu đồ Gantt để thực sự hình dung cách bạn sẽ đạt được thành công dự án. Điều này sẽ ngăn chặn bất kỳ ràng buộc dự án nào chiếm lĩnh toàn bộ quy trình.

5. Tạo kế hoạch quản lý dự án của bạn

Kế hoạch dự án cho phép bạn bắt đầu phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ

Kế hoạch dự án của bạn sẽ chính thức khởi động dự án. Bắt đầu lên lịch các hoạt động, thêm các phụ thuộc và theo dõi tiến độ như một phần của chiến lược quản lý thời gian.

Bạn có thể sử dụng Mẫu Kế Hoạch Dự Án Mẫu của ClickUp để bắt đầu hoặc khám phá thêm các mẫu khác phù hợp với phương pháp quản lý dự án ưa thích của bạn—từ Agile đến Waterfall đến Kanban.

Tải Mẫu Này

6. Xây dựng phân tích ngân sách

Với phân tích ngân sách, bạn có thể phân bổ một phần ngân sách cho từng hoạt động trong kế hoạch dự án của mình. Sau đó, theo dõi chi tiêu khi dự án tiến triển để biết liệu đội ngũ của bạn có đang trong ngân sách hay vượt quá chi tiêu.

7. Thực hiện phân tích rủi ro

Bắt đầu quản lý rủi ro từ đầu dự án. Điều này cho phép bạn phân tích các rủi ro tiềm ẩn và sắp xếp chúng theo mức độ nghiêm trọng. Nhờ đó, bạn có thể tạo ra kế hoạch dự phòng và giải quyết nhanh chóng các rủi ro nghiêm trọng nhất.

8. Có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc

Quản lý công việc là một thành phần thiết yếu của quản lý nguồn lực. Với chế độ xem Khối Lượng Công Việc của ClickUp, bạn có thể ngay lập tức thấy băng thông của các thành viên trong đội ngũ để tránh họ bị quá tải, giúp ngăn chặn các hạn chót bị bỏ lỡ hoặc công việc chất lượng thấp.

9. Tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại

Sử dụng các công thức tự động hóa có sẵn hoặc tùy chỉnh chúng dựa trên nhu cầu của bạn, để đội ngũ của bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất

Một trong những công cụ quản lý thời gian tốt nhất dành cho bạn và đội ngũ của bạn là tự động hóa quy trình làm việc. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, bạn có thể hoàn thành dự án nhanh hơn và giải phóng đội ngũ của mình cho những nhiệm vụ quan trọng hơn.

10. Thêm kiểm soát chất lượng

Danh sách kiểm tra kiểm soát chất lượng và quy trình phê duyệt đảm bảo bạn đáp ứng được ràng buộc về chất lượng

Mẫu Danh Sách Kiểm Soát Chất Lượng của ClickUp có thể giúp bạn giao các sản phẩm chất lượng cao hơn. Mỗi thành viên trong nhóm của bạn có thể sử dụng nó để theo dõi công việc của mình, và người kiểm duyệt của bạn có thể đảm bảo mọi thứ đạt tiêu chuẩn. Vì vậy, khi dự án của bạn đến giai đoạn phê duyệt, mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ. ⛵️

Cảm Thấy Bị Ràng Buộc? Hãy Thử ClickUp

Phần mềm quản lý dự án phù hợp có thể giúp bạn kiểm soát tất cả các ràng buộc của dự án từ thời gian và ngân sách đến rủi ro và kiểm soát chất lượng. Vì vậy, bạn có thể quản lý một dự án thành công. 🏆

ClickUp là công cụ tối ưu cho các đội ngũ quản lý dự án. Nó giúp bạn tổ chức với bảng điều khiển dự án, tự động hóa và tích hợp với các công cụ bạn đã sử dụng. Thêm vào đó, với hàng ngàn mẫu để lựa chọn, bạn có thể lập kế hoạch và giám sát tất cả các ràng buộc của dự án.

Vì vậy, ngay cả khi bên liên quan của bạn không phải là một tỷ phú lập dị, ClickUp có thể làm cho bạn cảm thấy như ngân sách dự án và ràng buộc thời gian không phải là vấn đề.

Và nói về ngân sách, bạn có thể bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí. Điều đó chắc chắn phù hợp với các ràng buộc của dự án.