Cách Đo Lường Năng Suất trong Doanh Nghiệp của Bạn
Bạn đang băn khoăn không biết làm thế nào để đánh giá năng suất?
Mọi người đều muốn làm việc hiệu quả hơn.
Bạn có thể hoàn thành nhiều công việc hơn và giảm lãng phí thời gian cũng như năng lượng.
Nhưng làm sao để biết bạn và đội ngũ của mình làm việc hiệu quả đến đâu?
Phải chăng ta nên tính toán dựa trên số lượng công việc đã hoàn thành, số giờ làm việc, hay số ly cà phê đã uống? 🍵
Bài viết này sẽ giới thiệu các chỉ số đánh giá năng suất thông dụng mà nhiều doanh nghiệp áp dụng và cách chúng có thể hỗ trợ bạn.
Hãy cùng bắt đầu nào!
Năng Suất Là Gì?
Trước khi tiến hành đo lường năng suất, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm này.
Năng suất có ý nghĩa khác nhau tùy theo từng ngữ cảnh.
Năng suất là chỉ số giúp bạn đánh giá sự hiệu quả trong việc sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhiều yếu tố đầu vào (như vốn, nguyên liệu thô, thời gian, hoặc lao động).
Chẳng hạn, nếu bạn hoàn thành việc lắp ráp một món đồ sau ba ly cà phê, trong khi đồng nghiệp của bạn cần tới bốn ly để làm điều tương tự, thì bạn được coi là làm việc hiệu quả hơn.
Cả hai bạn cũng cần giảm bớt caffeine, nhưng đó là chuyện khác.
Trong xã hội hiện đại, chúng ta luôn tìm kiếm cách để cải thiện năng suất và săn lùng những mẹo hay công cụ tốt nhất để tăng hiệu quả công việc văn phòng hoặc làm việc từ xa trong thời gian ngắn hơn.
Theo một cuộc khảo sát gần đây của ClickUp, hơn một nửa số người lao động Mỹ (51%) cho biết họ mất ít nhất một giờ mỗi ngày do làm việc không hiệu quả. Chính vì vậy, việc tối ưu hóa quy trình làm việc, phát hiện ra những điểm kém hiệu quả và giúp bạn quản lý công việc tốt hơn là mục tiêu hàng đầu của chúng tôi!
Gợi ý: Kế Hoạch Năng Suất
Cách Đo Lường Năng Suất
Bạn muốn nghe tin tốt không?
Bạn không cần phải thực hiện một phân tích năng suất lao động phức tạp để đánh giá năng suất.
Để đo lường năng suất, bạn chỉ cần một vài chỉ số cơ bản và nguyên tắc đơn giản.
Phần này sẽ hướng dẫn bạn cách đo lường năng suất cho:
Điều này sẽ giúp bạn nhận biết liệu mình có đang tiến triển hay chỉ đơn thuần là làm việc mà không mang lại giá trị thực sự.
Và quan trọng hơn cả, bạn sẽ có câu trả lời cho một câu hỏi thú vị tại nơi làm việc:
Những nhân viên kinh doanh thường xuyên đi chơi golf kia... họ có thực sự "năng suất" không?
Cách Tính Năng Suất Làm Việc Cho Doanh Nghiệp
Trước khi thiết lập các chỉ số đo lường năng suất quan trọng, bạn cần xác định mục tiêu của mình và hiểu rõ tình hình hiện tại của doanh nghiệp hoặc phòng ban.
Một trong những cách cơ bản để đánh giá năng suất là dựa vào những số liệu cụ thể, tức là dữ liệu về năng suất.
Giả sử bạn muốn dùng doanh thu để tính toán năng suất.
Năng suất theo doanh thu mỗi nhân viên có thể được tính bằng cách chia tổng doanh thu cho tổng số nhân viên.
Năng suất = Tổng Doanh Thu / Tổng Số Nhân Viên
Vậy nếu công ty bạn kiếm được 100.000 đô la và bạn có 20 nhân viên, công thức tính năng suất theo doanh thu sẽ là:
Năng suất = 100.000 đô la / 20 = 5.000 đô la mỗi nhân viên
Tuy nhiên, đây chỉ là con số cơ bản.
Nó không tính đến các loại chi phí khác.
Nó cũng không đánh giá giá trị, kỹ năng chuyên môn hay vị trí của từng nhân viên hay thành viên trong nhóm.
Việc hiểu biết tỷ lệ hiệu quả này có ích, nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn kết hợp nó với các phương pháp đo lường năng suất khác.
Bạn cần áp dụng cách tiếp cận đo lường năng suất đa yếu tố.
Điều này có thể thực hiện bằng cách thêm một khoảng thời gian vào việc đo lường năng suất để có được con số trung bình, ví dụ như tính theo tháng hoặc tuần.
Như vậy, bạn sẽ có một chuẩn mực hoặc điểm xuất phát để cải thiện.
Chẳng hạn, nếu 100.000 đô la là doanh thu trong một tuần, năng suất trung bình của mỗi nhân viên sẽ là 5.000 đô la mỗi tuần.
Bạn có thể dùng thông tin này để áp dụng các chính sách nhằm đạt được mục tiêu cao hơn 5.000 đô la cho mỗi nhân viên mỗi tuần.
Lưu Ý: Bạn không cần phải chỉ dựa vào doanh thu mỗi nhân viên để tính năng suất, đây là ví dụ về các KPI khác bạn có thể tham khảo.
Thật ra, chúng ta hãy cùng xem xét một KPI khác rất hữu ích trong việc đánh giá năng suất tại nơi làm việc:
Một Chỉ Số Năng Suất Tổ Chức Khác: Tỷ Lệ Hiệu Quả Của Nhóm
Hãy xem xét tổng lợi nhuận gộp của bạn (doanh thu trừ đi tất cả chi phí) so với tổng chi phí cho toàn bộ đội ngũ nhân viên.
Sau đó, bạn có thể chia số này cho số lượng nhân viên.
Phương pháp đo lường năng suất này không xét đến thời gian làm việc mà chỉ tập trung vào hiệu quả tổng thể của nhân viên.
Nó nhấn mạnh vào hiệu suất của nhóm qua thời gian và ghi nhận đóng góp của từng cá nhân.
Nhưng…
Có một hạn chế lớn khi tính toán chỉ số năng suất tổ chức:
Có thể một số nhân viên làm việc vất vả hơn, và việc tính trung bình không thể hiện đúng công sức của họ.
Cứ như là Robin nhận hết vinh quang trong khi Batman mới là người làm nên mọi việc!
Cách Tính Năng Suất Của Cá Nhân
Mỗi thành viên trong đội của bạn đều đảm nhận vai trò khác nhau và mỗi người sẽ có ảnh hưởng riêng biệt đến năng suất làm việc tại nơi làm.
Chẳng hạn, giả sử bạn quản lý một doanh nghiệp nhỏ cung cấp giải pháp phần mềm.
Trong trường hợp này, các nhân viên làm việc từ xa sẽ được giao nhiệm vụ tạo ra doanh thu, trong khi những người khác lại chịu trách nhiệm bảo trì, công việc liên quan đến kiến thức chuyên môn, hoặc quản lý một hoặc nhiều giải pháp phần mềm tăng năng suất.
Vì vậy, cách thức đánh giá năng suất làm việc của nhân viên cần phải khác nhau tùy thuộc vào từng bộ phận hoặc loại hình kinh doanh.
Đối với từng cá nhân, bạn có thể đánh giá năng suất làm việc dựa trên các tiêu chí như:
A. Năng suất bán hàng
Các chỉ số để đo lường năng suất trong bán hàng bao gồm:
Số lượng tài khoản mới mở hàng tháng
Số lượng liên hệ mới hàng tháng
Số lượng giao dịch thành công hàng tháng
Lượng hoạt động bán hàng hàng ngày (số email gửi đi hoặc cuộc gọi thực hiện)
Tổng số giao dịch thành công
Số giờ tiếp xúc với khách hàng tiềm năng trên sân golf 🏌
B. Năng suất dịch vụ khách hàng
Các chỉ số đánh giá năng suất trong dịch vụ khách hàng gồm:
Số lượng phản hồi khách hàng
Tỷ lệ phản hồi
Chất lượng phản hồi của khách hàng
Mức độ hài lòng của khách hàng
Số lượng đánh giá xuất sắc nhận được 😉
C. Năng suất phát triển phần mềm
Dưới đây là một số chỉ số quan trọng:
Thời gian dành cho một nhiệm vụ cụ thể
Thời gian dành cho một giai đoạn phát triển (sprint)
Số lượng sửa lỗi cấp bách hoàn thành
Số lượng bàn phím KHÔNG bị hỏng!
Tại ClickUp, chúng tôi áp dụng các công cụ như Theo dõi Thời Gian, Ước Lượng Thời Gian, và Ngày Bắt Đầu/Kết Thúc để quản lý thời gian một cách hiệu quả và đánh giá xem chúng tôi đạt được các chỉ số hiệu suất của nhân viên như thế nào.
D. Hiệu Suất Marketing
Các chỉ số quan trọng trong lĩnh vực này bao gồm:
Số lượng khách hàng tiềm năng cho marketing
Lượng truy cập website hoặc mạng xã hội
Số lượng yêu cầu thông tin từ khách hàng
Số lượng xu hướng lan tỏa (chúng ta còn nhớ cà phê Dalgona không nhỉ? 🤔_)_
E. Chỉ Số Hiệu Suất Cho Các Ngành Nghề Khác
Chúng ta có thể liệt kê rất nhiều ngành nghề khác nhau, nhưng hiện tại chúng tôi chỉ nêu ra ba ngành:
Năng Suất Trong Ngành Sản Xuất bao gồm các yếu tố như:
Nhân công
Lịch làm việc của nhân viên
Số lượng nhân viên trong mỗi ca
Số lượng và chất lượng của quy trình sản xuất
Thời gian máy móc không hoạt động
Trong ngành Dịch Vụ Ẩm Thực, người ta xem xét:
Chi phí nguyên liệu thực phẩm
Chi phí nhân công
Chi phí vật tư phụ trợ
Sự lãng phí nguồn lực
Đối với Công Ty Luật hoặc Cơ Quan Sáng Tạo, số giờ làm việc có thể tính phí thường được coi là chỉ số để đánh giá hiệu suất. Ý tưởng là mỗi nhân viên cần đạt được một lượng giờ làm việc nhất định có thể tính phí cho công ty.
Lời Khuyên: Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các chỉ số khác có thể áp dụng, hãy tham khảo hướng dẫn toàn diện về các chỉ số kinh doanh.
Các Yếu Tố Khác Có Thể Ảnh Hưởng Đến Chỉ Số Hiệu Suất
Khi đo lường hiệu suất, bạn nên cân nhắc những khía cạnh sau:
1. Tính Tương Đối
Muốn nâng cao hiệu suất làm việc vào ngày mai so với hôm nay, bạn cần biết mình đã làm gì trong ngày hôm nay. Điều đó đòi hỏi việc đo lường và ghi chép lại. Nếu không, thông tin thu được sẽ không có ích.
Có, mọi thứ đều tương đối.
Cảm ơn ông Einstein!
Hãy nhớ là bạn cần theo dõi năng suất làm việc của phòng ban mình trong một khoảng thời gian đã định. Có thể toàn bộ tổ chức của bạn đã có những chỉ số quan trọng để đánh giá điều này, như doanh thu hay chi phí nhân công, nhưng việc tìm hiểu sâu hơn về những con số này sẽ giúp ích cho việc lập ngân sách của phòng ban bạn.
Hãy xác định những yếu tố hoặc chỉ số quan trọng nhất ảnh hưởng đến năng suất của nhóm bạn và tiến hành theo dõi chúng. Điều này sẽ giúp bạn so sánh và đánh giá sự cải thiện năng suất sau này, từ đó biết được bạn đã tiến bộ như thế nào kể từ lần cuối bạn kiểm tra.
2. Tạo Giá Trị
Mục tiêu hàng đầu của hầu hết các công ty là tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ có giá trị cao hơn chi phí để sản xuất ra chúng. Điều này rất quan trọng vì nếu không có lợi nhuận hoặc tăng trưởng năng suất, công ty sẽ không thể tồn tại lâu dài.
Để tính toán giá trị, bạn chỉ cần lấy tổng doanh thu bán hàng trừ đi tổng chi phí sản xuất, tiếp thị, quản trị và các chi phí quản lý khác. Nếu kết quả là một con số dương, có thể bạn sẽ không quá lo lắng về năng suất của nhóm (dù rằng bạn vẫn nên quan tâm!). Việc này cũng giúp bạn xác định và cải thiện những phần cần nâng cao năng suất.
Cách Cải Thiện Năng Suất: Sử Dụng Mục Tiêu ClickUp
Có những tổ chức đặt ra mục tiêu rồi nhanh chóng lãng quên chúng. Không phải vì mục tiêu đó không tốt, mà vì họ không thấy mục tiêu đó liên quan trực tiếp đến công việc hay tổng năng suất của họ.
Với Mục Tiêu ClickUp, bạn sẽ không gặp phải vấn đề này! Lý do là gì? Bởi vì mục tiêu được tích hợp sẵn vào nền tảng, giúp bạn dễ dàng gắn kết các nhiệm vụ và hành động cụ thể có thể đo lường được vào mục tiêu, đích đến và kết quả quan trọng của bạn.
Dưới đây là lý do tại sao Mục Tiêu ClickUp lại tuyệt vời:
1. Mục Tiêu Được Đặt Ở Vị Trí Trung Tâm
Bạn sẽ thấy mục tiêu ngay trên thanh điều hướng, nơi bạn bắt đầu các nhiệm vụ và chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau. Bạn chỉ cần tìm kiếm biểu tượng hình cúp!
2. Mục Tiêu Cần Có Đích Đến Rõ Ràng
Bạn có thể đặt ra các mục tiêu cụ thể hoặc nhiệm vụ cho từng mục tiêu chung để đảm bảo bạn biết mình cần làm gì để đạt được chúng. Mỗi khi hoàn thành một nhiệm vụ, bạn lại tiến thêm một bước gần đến việc hoàn thành mục tiêu lớn của mình.
Như vậy sẽ giúp bạn chắc chắn rằng những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn không chỉ là những ước mơ viển vông mà thực sự có thể trở thành hiện thực!
3. Mục Tiêu Phải Có Thể Định Lượng Được
Hãy áp dụng các chỉ số cụ thể như số lượng, công việc đã hoàn thành, giá trị tiền tệ, hoặc đơn giản là hệ thống đánh giá đúng/sai để giúp đội của bạn thiết lập mục tiêu rõ ràng.
Cũng đừng quên đặt thời hạn cho từng mục tiêu để có thể theo dõi tiến độ một cách chính xác.
Kết Luận
Việc đánh giá năng suất của tổ chức và cá nhân là điều cực kỳ quan trọng.
Tuy nhiên, khi bạn chọn lựa phương pháp đánh giá năng suất cho đội nhóm, hãy nhớ rằng không thể xem nhân viên chỉ là những con số.
Hãy cùng nhau với đội của bạn xây dựng một tiêu chí đánh giá năng suất phù hợp.
Điều này sẽ khích lệ sự tham gia của nhân viên và làm tăng cam kết của họ trong việc cải thiện năng suất làm việc của nhóm!
Với Mục Tiêu, Biểu Đồ Gantt, cùng nhiều tính năng hiệu quả khác của ClickUp, việc nâng cao năng suất làm việc trở nên thuận lợi hơn bao giờ hết.
Vậy bạn còn chần chừ gì nữa mà không đăng ký sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay để đưa năng suất làm việc của đội nhóm bạn lên một tầm mới!
.png){kind=small}
Similar Articles