Các Chiến Lược Hoạch Định Năng Lực để Tận Dụng Tối Đa Tài Nguyên

Bạn đã bao giờ rơi vào tình trạng thiếu hụt nhân công, chi tiêu vượt mức ngân sách và lo lắng không kịp tiến độ khi dự án đang tiến hành chưa? 👀

Nếu đã từng, bạn sẽ thấy vui khi biết rằng có cách để giảm bớt khả năng này tái diễn. Đó là thông qua việc hoạch định năng lực.

Được biết đến dưới các tên gọi khác như hoạch định nhu cầu hay dự báo nhu cầu, hoạch định năng lực là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án. Khi được thực hiện đúng đắn, nó giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và chi phí cho dự án.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích các loại chiến lược hoạch định năng lực và hướng dẫn bạn cách bắt đầu, cùng với các ví dụ và mẫu để việc này trở nên thuận tiện hơn. Hãy áp dụng những nguyên tắc này cho dự án tiếp theo của bạn và bạn sẽ thấy công việc trở nên suôn sẻ hơn bao giờ hết!

Hoạch Định Năng Lực là Gì?

Mục tiêu của hoạch định năng lực là để ước tính nhu cầu về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành một dự án cụ thể trong một khoảng thời gian xác định.

Quá trình hoạch định năng lực hiệu quả cần phải xét đến:

• Lượng công việc cần làm và thời gian dự kiến để hoàn thành

• Những kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc

• Những thành viên trong nhóm có thể tham gia vào dự án

• Thời gian mà nhóm có thể dành ra cho dự án

• Các vật liệu, thiết bị hoặc phần mềm cần thiết

• Giới hạn ngân sách của dự án

Cơ bản thì hoạch định năng lực là việc cân nhắc giữa nguồn cung và nhu cầu. Nói cách khác, bạn có đủ nguyên vật liệu cần thiết khi bạn cần đến chúng không? ⚖️

Nếu câu trả lời là không, bạn cần phải lập kế hoạch để có thể đáp ứng đúng lúc cần thiết. Ví dụ, có thể bạn cần tăng cường nhân sự hoặc mượn nguyên vật liệu từ các phòng ban khác để hỗ trợ tạm thời. Ngược lại, nếu bạn có năng lực dư thừa, bạn có thể điều chuyển nó cho các dự án khác.

Tạo báo cáo ngân sách chuyên nghiệp và toàn diện một cách dễ dàng trong ClickUp

Kế hoạch hóa năng lực tài nguyên chỉ là bước đầu tiên của quản lý tài nguyên. Khi bạn đã lập kế hoạch, bạn cần phải phân bổ những tài nguyên đó vào phần cụ thể của dự án nơi chúng phát huy hiệu quả nhất.

Sau đó, bạn sẽ theo dõi sử dụng tài nguyên của dự án để kiểm tra xem ước tính của bạn có chính xác không. Nếu những tài nguyên đó được sử dụng quá mức hoặc không đủ, hoặc nhu cầu về năng lực của bạn thay đổi, bạn có thể nhanh chóng thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải thiện việc phân bổ tài nguyên.

Lợi ích của Kế hoạch Hóa Năng Lực

Khi bạn thực hiện tốt việc kế hoạch hóa năng lực, toàn bộ dự án sẽ được hưởng lợi theo nhiều cách:

• Quản lý chuỗi cung ứng được cải thiện: Kế hoạch tài nguyên tốt đảm bảo bạn không phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt nguyên liệu thô hay thiết bị. Bạn sẽ có những gì cần thiết để tiếp tục sản xuất theo kế hoạch dự án của mình

• Đội ngũ làm việc hiệu quả hơn: Kế hoạch hóa năng lực lao động được xem xét kỹ lưỡng giúp quản lý khối lượng công việc trở nên dễ dàng. Bạn biết rõ năng lực và kỹ năng của đội nhóm, vì vậy bạn có thể đảm bảo mọi người đều làm việc ở mức tối ưu - dẫn đến mức độ hài lòng cao trong đội ngũ và giảm thiểu tình trạng kiệt sức

• Giảm thiểu sự không hiệu quả trong quy trình: Rõ ràng về phụ thuộc dự án và kế hoạch tài nguyên tốt giúp bạn phân bổ đủ tài nguyên đến những nơi cần thiết. Điều này ngăn chặn tình trạng ùn tắc làm lãng phí thời gian và giảm năng lực sản xuất của bạn

• Giảm thiểu tình trạng hết hàng: Với kế hoạch hóa năng lực sản phẩm tốt, bạn luôn có thể cung cấp cho khách hàng những gì họ muốn khi họ muốn, đảm bảo họ chi tiền cho bạn chứ không phải cho đối thủ cạnh tranh

• Quyết định tốt hơn: Khi bạn có một kế hoạch quản lý yêu cầu rõ ràng kế hoạch quản lý yêu cầu cùng với quản lý năng lực tốt, bạn sẽ có thể đưa ra quyết định thông minh mọi lúc, ngay cả khi mọi thứ thay đổi hoặc bạn muốn mở rộng

• Quy trình tái sử dụng: Một khi bạn đã thử nghiệm một chiến lược kế hoạch hóa năng lực và biết nó hiệu quả, bạn có thể tái sử dụng kế hoạch đó như một mẫu cho các dự án tương lai, vì vậy bạn không cần phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần

• Lợi nhuận cao hơn: Với tất cả các quy trình được tối ưu hóa và tỷ lệ sử dụng tài nguyên tốt, chi phí được giảm bớt, cải thiện kết quả kinh doanh của bạn

• Các bên liên quan hài lòng: Khi mọi thứ diễn ra suôn sẻ và lợi nhuận tăng lên, các bên liên quan của bạn có khả năng sẽ cảm thấy hài lòng

Sử dụng ClickUp để thiết lập trật tự rõ ràng trong các thao tác bằng cách thêm các mối quan hệ phụ thuộc "chặn" hoặc "đang chờ" giữa các nhiệm vụ

Như bạn có thể đã nhận ra, việc lập kế hoạch năng lực thành công không phải là chuyện đoán mò. Nó đòi hỏi dữ liệu thực tế và kịch bản lập kế hoạch—cùng với có lẽ là một chút trực giác. May mắn thay, có sẵn các mẫu lập kế hoạch năng lực & chiến lược đã được kiểm nghiệm, được hỗ trợ bởi một loạt các công cụ lập kế hoạch năng lực.

Chiến Lược Lập Kế Hoạch Năng Lực

Có một số cách tiếp cận khác nhau đối với việc lập kế hoạch năng lực. Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm và phù hợp với các loại hình doanh nghiệp và hồ sơ rủi ro khác nhau. Hãy xem chúng có gì để cung cấp.

Chiến lược Lag

Chiến lược lập kế hoạch năng lực Lag là chiến lược thận trọng nhất. Mục tiêu của nó là đáp ứng nhu cầu thực tế trong một khoảng thời gian nhất định—và không hơn.

Lợi ích của chiến lược thời gian thực này là bạn không lãng phí nguồn lực vì bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn cần. Tuy nhiên, nếu nhu cầu của khách hàng thay đổi—giả sử bạn chạy một nhà hàng, và có một đợt khách đột ngột tăng lên—có thể sẽ có sự chậm trễ trước khi bạn có thể tăng cường năng lực để đáp ứng nhu cầu đó.

Khách hàng nói chung không nổi tiếng về sự kiên nhẫn của họ, vì vậy họ có thể sẽ chuyển sang đối thủ cạnh tranh thay vì chờ đợi bạn bắt kịp. Vì vậy, bạn có thể mất tiền trong ngắn hạn và có thể là trong dài hạn nếu họ thích những gì đối thủ cạnh tranh cung cấp.

Chiến lược này thường được các công ty bán sản phẩm hoặc dịch vụ có giá trị cao hoặc những công ty biết rằng lòng trung thành của khách hàng của họ được đảm bảo sử dụng.

Xem xét khối lượng công việc của đội nhóm trong ClickUp để phân công công việc mới và cấp phát nguồn lực

Chiến lược dẫn đầu

Việc lập kế hoạch năng lực dẫn đầu thường nhìn xa trông rộng hơn. Tại đây, bạn sẽ lên kế hoạch cho nhu cầu năng lực dựa trên nhu cầu dự kiến trong tương lai cho một khoảng thời gian nhất định. Điều này giúp bạn tận dụng bất kỳ sự gia tăng đột biến nào trong doanh số bán hàng, chẳng hạn như trong các kỳ nghỉ lễ hay mùa vụ trong năm. 📊

Tuy nhiên, cũng có rủi ro cao hơn gắn liền với chiến lược này. Nếu nhu cầu dự báo trong khoảng thời gian đó quá lạc quan, bạn có thể kết thúc với hàng tồn kho không bán được hoặc nhân viên không có việc làm nhưng vẫn tiêu tốn tiền của bạn.

Nhiều doanh nghiệp bán lẻ áp dụng chiến lược này để chuẩn bị cho những giai đoạn cao điểm nhu cầu đã được biết đến từ trước và mang tính mùa vụ, như dịp lễ hội.

Hãy theo dõi công việc mà đội nhóm của bạn đang thực hiện, những gì họ đã hoàn thành và khả năng làm việc của họ

Phương pháp tiếp cận chiến lược

Phương pháp tiếp cận chiến lược về kế hoạch năng lực nằm giữa hai lựa chọn cực đoan. Mục tiêu là tìm ra một lối đi giữa bằng cách theo dõi sát sao những biến động của thị trường và thực hiện kế hoạch năng lực định kỳ. Nó cũng bao gồm việc lập kế hoạch dự phòng xung quanh các nguồn lực có sẵn để bạn biết chính xác mình sẽ làm gì nếu có sự thay đổi.

Chẳng hạn, nếu nhu cầu tăng lên, bạn có thể chỉ tăng cường năng lực một chút ban đầu nhưng có các nguồn lực khác sẵn sàng khi cần thiết. Điều này cho phép bạn tận dụng cơ hội mà không cần phải cam kết nguồn lực quá xa trước.

Chiến lược này không mạo hiểm như phương pháp chậm trễ và vẫn cho phép khả năng mở rộng quy mô. Chính vì lý do này, đây là một chiến lược tốt cho nhiều doanh nghiệp. ✅

Xem và theo dõi thời gian ước tính cho các nhiệm vụ trong ClickUp để quản lý nguồn lực tốt hơn

Cách Triển Khai Quy Trình Lập Kế Hoạch Năng Lực

Quy trình lập kế hoạch năng lực hiệu quả đòi hỏi phải thực hiện qua một số bước để đảm bảo bạn đã xem xét toàn diện.

Bạn có thể thực hiện lập kế hoạch năng lực bằng Excel—và chắc chắn nó tốt hơn nhiều so với việc cố gắng làm thủ công bằng giấy và máy tính. Tuy nhiên, một bảng tính Excel không phải là phần mềm lập kế hoạch năng lực tốt nhất có sẵn.

Có rất nhiều nguồn lực lập kế hoạch năng lực tốt trên internet, và một trong những nguồn tốt nhất là ClickUp.

ClickUp là công cụ quản lý dự án và tăng năng suất toàn diện, được trang bị để giúp bạn với việc lập kế hoạch năng lực của mình. Hãy xem bạn có thể sử dụng nó như thế nào để triển khai các bước của quy trình.

Bước 1: Hiểu rõ yêu cầu dự án của bạn

Hãy nhớ rằng mục tiêu ở đây là để đảm bảo bạn có đủ nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án thành công. Vì vậy, điều quan trọng là bắt đầu bằng cách xem xét chính xác những gì cần được thực hiện.

Lý tưởng nhất, bạn sẽ có một tài liệu phạm vi dự án hoặc bản kê khai dự án. Nếu không, hãy tài liệu hóa tất cả các bước của dự án một cách tốt nhất có thể, cùng với khung thời gian, ưu tiên và sự phụ thuộc. Bạn có thể sử dụng một Tài liệu ClickUp, một Bảng Trắng ClickUp, hoặc một biểu đồ Gantt. 📝

Diễn giải toàn bộ chi tiết của dự án và nguồn lực có sẵn trong một Tài liệu ClickUp

Bước 2: Ước lượng năng lực cần thiết

Dùng kế hoạch dự án để ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng giai đoạn của dự án. Để làm điều này, hãy áp dụng kiến thức và kinh nghiệm của bạn cùng với bất kỳ dữ liệu lịch sử nào bạn có—và đừng ngần ngại tham khảo ý kiến từ những người khác có thể hỗ trợ bạn. Sau đó, cộng dồn số giờ ước tính để ra tổng số.

Nếu có những kỹ năng đặc biệt cần thiết cho các bước khác nhau, hãy làm nổi bật chúng vì chúng sẽ cần được phân công cho những người cụ thể. Xác định những người bạn muốn có trong đội của mình, đặc biệt là những người có kỹ năng chuyên môn bạn cần. Cũng đừng quên liệt kê bất kỳ vật liệu hay thiết bị nào bạn có thể cần. 💻

Phối hợp ý tưởng và cộng tác trên Bảng Trắng ClickUp

Bước 3: Kiểm tra khả năng làm việc hiện tại của đội nhóm

 Use Workload view được thiết kế để giúp bạn đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều hoạt động một cách tối ưu.

Chức năng Chế độ xem Khối lượng công việc sử dụng các nhiệm vụ bạn phân công và khung thời gian ước tính để cho bạn thấy rõ từng thành viên trong nhóm có bao nhiêu công việc - hoặc không có. 🏖️

Khối lượng công việc của một thành viên được hiển thị dưới dạng biểu đồ cột so với khả năng làm việc của họ - số lượng thời gian họ có sẵn để làm việc - trong một tuần, hai tuần, hoặc một tháng (bạn chọn khung thời gian). Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy họ còn bao nhiêu thời gian để nhận thêm công việc. Và nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ lưỡng hơn, bạn chỉ cần nhấp vào để xem các nhiệm vụ cụ thể mà họ đang bận rộn.

Xem lượng công việc mà mỗi thành viên trong nhóm có thể đảm nhận trên không gian làm việc của bạn

Bước 4: Đánh giá khả năng

Sau khi bạn đã xác định được lượng công việc mà nhóm của bạn có thể đảm nhận cho dự án mới, bạn cần tính toán xem có khoảng trống nào về năng lực không. Chẳng hạn, dự án yêu cầu 200 giờ làm việc chuyên biệt mỗi tuần, nhưng nhóm của bạn chỉ có thể cung cấp 100 giờ. Lúc này, bạn sẽ cần thuê thêm nhân viên tạm thời hoặc freelancer để lấp đầy 100 giờ còn thiếu. 🙋‍♀️

Utilize các công cụ quản lý năng lực trong ClickUp trong quá trình tuyển dụng để theo dõi một cách dễ dàng

Bước 5: Theo dõi liên tục năng lực

Việc ước lượng là bước đầu tiên quan trọng để bắt đầu với việc lập kế hoạch năng lực, nhưng thực tế không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch. Có những công việc có thể mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính, có thể xuất hiện tình trạng scope creep, hoặc các thành viên trong nhóm có thể ốm đau.

Hãy luôn theo sát tiến độ công việc để bạn có thể điều chỉnh kế hoạch năng lực của mình một cách linh hoạt. Sử dụng Bảng Điều Khiển tùy chỉnh của ClickUp để xem phân tích thời gian thực và nhanh chóng tạo báo cáo khi bạn cần, để bạn luôn biết chuyện gì đang xảy ra và có thể nhanh chóng phản ứng với bất kỳ cảnh báo nào. 🚩

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cách tối ưu hóa kế hoạch năng lực của mình, hãy đăng ký miễn phí khóa học tại ClickUp University về cách Tối Đa Hóa Kế Hoạch Năng Lực với Chế Độ Xem Workload.

Xem toàn cảnh tình trạng dự án và các công việc còn lại trong nhóm hoặc phòng ban của bạn với Dashboards trong ClickUp

Ví dụ và Mẫu Kế Hoạch Năng Lực

Hãy cùng xem xét cách mà những chiến lược và quy trình này có thể được áp dụng vào một số tình huống thực tế, sử dụng Bản mẫu Quản lý Công việc Nhân viên của ClickUp.

Ví dụ về chiến lược chậm trễ

Riley là quản lý sản xuất cho một doanh nghiệp nhỏ sản xuất túi xách thủ công độc quyền. Họ biết rõ số lượng túi xách bán ra hàng tháng qua cửa hàng trực tuyến và lên kế hoạch phù hợp. 👜

Một ngày nọ, công ty gặp may khi một influencer phát hiện ra sản phẩm của họ. Cô ấy quảng cáo chiếc túi yêu thích trên kênh YouTube và TikTok của mình, và bỗng nhiên, mọi người đều muốn sở hữu nó. Đơn đặt hàng ùn ùn kéo đến, và không lâu sau, doanh nghiệp đã hết hàng tồn kho.

Công ty nắm bắt cơ hội này và tạo ra danh sách chờ mua túi, đồng thời quảng bá rộng rãi trên các kênh của họ. Riley tiến hành lập kế hoạch năng lực trong bản mẫu quản lý công việc và nhận ra rằng họ cần thêm ba người thợ làm túi có tay nghề để bổ sung vào đội ngũ bốn người hiện tại. Điều này sẽ tăng số lượng hàng tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu mới.

Hãy hình dung lượng công việc được giao cho từng cá nhân cũng như các đội nhóm của bạn thông qua tính năng Xem Khối Lượng Công Việc trong ClickUp

Tải Mẫu Này Về

Việc tuyển dụng nhân viên mới và đạt được hiệu suất sản xuất tối đa sẽ mất một thời gian, nhưng chiến lược chậm trễ ở đây phát huy tác dụng bởi đây là một sản phẩm độc quyền—và danh sách chờ được công bố rộng rãi khiến nó càng thêm độc đáo. Khách hàng sẵn lòng chờ đợi và cảm thấy phấn khích khi cuối cùng họ nhận được chiếc túi xách của mình.

Ví dụ về chiến lược dẫn đầu

Alex là quản lý dự án cho một công ty marketing. Công ty vừa giành được hợp đồng sản xuất vật liệu marketing cho một công ty lớn, bắt đầu trong hai tháng nữa, và còn một hợp đồng tiềm năng khác đang trong quá trình thương lượng.

Khi Alex sử dụng mẫu kế hoạch năng lực, họ nhận ra rằng không có cách nào đội ngũ hiện tại gồm sáu người có thể xử lý thêm giờ làm việc cho hai hợp đồng này mà không làm thêm giờ. 🕜

Vì vậy, trong khi hợp đồng đầu tiên vẫn đang được hoàn thiện và trước khi hợp đồng thứ hai được xác nhận, họ đã phỏng vấn và đưa vào làm việc bốn nhân viên mới. Đến khi hợp đồng đầu tiên chính thức bắt đầu, những nhân viên mới đã sẵn sàng và có thể bắt tay vào công việc.

Alex đang chấp nhận một số rủi ro vì các hợp đồng chưa hoàn toàn được ký kết, và có khả năng một số điều có thể không diễn ra như mong đợi, nhưng họ đặt cược vào khả năng cả hai hợp đồng sẽ được thực hiện. Công ty cũng có thể sử dụng thực tế là họ đã có một đội ngũ có thể đối phó với công việc như một điểm mạnh để thuyết phục cho hợp đồng thứ hai.

Tất nhiên, nếu họ không giành được hợp đồng thứ hai, họ sẽ có năng lực dư thừa trong đội ngũ. Sau đó, họ sẽ cần nhanh chóng tìm kiếm thêm khách hàng hoặc phải cho một số nhân viên thừa ra đi.

Sử dụng chế độ xem Danh sách để lên kế hoạch cho các nhiệm vụ sắp tới của nhóm bạn

Ví dụ về phương án phối hợp

Jamie quản lý một đội gồm tám nhân viên trung tâm cuộc gọi, làm việc theo ca cho một doanh nghiệp bán lẻ. 🎧

Công ty sắp triển khai một chương trình khuyến mãi đặc biệt có khả năng thu hút sự quan tâm lớn. Họ có thể nhận được nhiều cuộc gọi hơn đến trung tâm liên lạc, nhưng cũng có rất nhiều thông tin trên website và các kênh khác.

Jamie sử dụng mẫu workload và tính toán thấy rằng mỗi nhân viên đều có một số khả năng nhất định, nhưng nếu số cuộc gọi tăng vượt mức, họ sẽ cần sự hỗ trợ thêm. Thay vì tuyển dụng thêm nhân sự, họ đã yêu cầu một số thành viên trong ca làm việc khác sẵn sàng trực điện thoại khi cần.

Chiến lược phù hợp này giúp Jamie có thể cẩn trọng với quyết định của mình, chỉ đưa vào sự hỗ trợ thêm khi thực sự cần thiết. Sẽ không có chi phí không cần thiết nếu như không cần đến sự hỗ trợ của thêm thành viên trong đội. Tuy nhiên, nếu cần phải đưa thêm người vào, doanh số tăng từ những cuộc gọi thêm có thể sẽ đủ để bù đắp chi phí.

Xem Workload trong ClickUp khi lập kế hoạch nguồn lực để có thông tin cập nhật nhất

Nắm Vững Kế Hoạch Năng Lực Để Thúc Đẩy Sự Phát Triển Của Doanh Nghiệp

Kế hoạch hóa công suất giúp bạn hiểu rõ khả năng xử lý công việc của đội nhóm mình ra sao. Nó so sánh công suất hiện tại với nhu cầu sắp tới và xác định liệu có cần thuê thêm nhân viên hay không. Điều này đảm bảo hiệu quả, năng suất và quyết định chính xác hơn, tất cả đều dẫn đến lợi nhuận cao hơn. 🙌

Phương pháp lag là chiến lược kế hoạch hóa công suất thận trọng nhất, chỉ tăng nguồn lực khi nhu cầu đã được chứng minh. Phương pháp lead lại tiếp cận một cách chủ động với rủi ro và phần thưởng tiềm năng cao hơn, trong khi chiến lược match nhằm tìm kiếm sự cân bằng giữa hai phương pháp cực đoan này. Mỗi chiến lược phù hợp với các loại hình doanh nghiệp và tình huống khác nhau, nhưng sức mạnh nằm ở việc lập kế hoạch tốt.

Hãy đăng ký miễn phí và bắt đầu sử dụng ClickUp để trở thành bậc thầy trong việc quản lý công suất ngay hôm nay.✨