8 Biện Pháp Hiệu Quả Quản Lý Thời Gian Bằng Cơ Sở Kiến Thức

Quản lý thời gian luôn là một trong những khó khăn lớn khi bạn điều hành doanh nghiệp. Ngày nay, có vẻ như chúng ta luôn thiếu thời gian.

Có lẽ bạn đã biết, thời gian là tài sản quý báu nhất của người chủ doanh nghiệp, nhưng lại trôi qua rất nhanh. May mắn là có các phương pháp giúp bạn sắp xếp công việc một cách có tổ chức, thông qua việc lập ra các tài liệu hướng dẫn, ví dụ như cơ sở kiến thức.

Cơ sở kiến thức giống như người bạn đồng hành không thể thiếu, nó giải quyết mọi vấn đề, nâng cao hiệu quả công việc, hỗ trợ nghiên cứu và còn nhiều hơn nữa.

Trong thời đại thông tin bùng nổ và quản lý kiến thức, việc dành thời gian để xây dựng cơ sở kiến thức cho doanh nghiệp của bạn là điều rất đáng giá. Vấn đề không phải là bạn không am hiểu về doanh nghiệp mình; mà là thông tin quá nhiều và các hệ thống hiện tại của bạn không giúp bạn tổ chức chúng một cách có hiệu quả.

Bài viết này sẽ giới thiệu một hệ thống mà bạn có thể áp dụng để quản lý cơ sở kiến thức và tiếp thu thông tin mới về doanh nghiệp của mình.

Chúng ta hãy bắt đầu với việc làm rõ cơ sở kiến thức là cái gì.

Cơ sở kiến thức là gì?

Một cơ sở kiến thức là kho lưu trữ trực tuyến hoặc ngoại tuyến các tài liệu, video, câu hỏi thường gặp, hướng dẫn cách làm và các tài liệu khác. Nội dung của cơ sở kiến thức được tạo ra nhằm giải thích về chức năng, thành phần, mã lệnh và hướng dẫn khắc phục sự cố của sản phẩm, hoặc cũng có thể chứa các chính sách công ty, sổ tay, v.v., tùy theo nhu cầu của công ty.

Cơ sở kiến thức cơ bản đóng vai trò như một kho tự phục vụ cho nhân viên của công ty cũng như khách hàng và khách hàng tiềm năng.

Dựa vào các tài liệu, quyền truy cập xem được cấp cho người dùng, và các nội dung khác hướng đến khách hàng như sổ tay sản phẩm, sách tự giúp, câu hỏi thường gặp về sản phẩm, v.v., được làm cho có thể xem được bởi tất cả mọi người trên internet. Nó được tạo ra để giúp mọi người dễ dàng tìm ra giải pháp cho vấn đề từ bất cứ đâu và quan trọng hơn là không cần phải hỏi ai.

Như đã thảo luận trước đây, quyền truy cập xem có thể được cấp tùy theo tính mật của tài liệu, trong khi quyền chỉnh sửa cho phần mềm cơ sở kiến thức có thể được cấp cho một số người. Điều này được thực hiện nhằm đảm bảo chất lượng của tài liệu và cần được cập nhật thường xuyên bởi người biên tập.

Chúng ta sẽ đi vào cách bạn có thể đảm bảo chất lượng của cơ sở kiến thức của mình hoặc những phương pháp tốt nhất để quản lý cơ sở kiến thức, nhưng trước hết, hãy nói về lý do tại sao việc tạo ra một cơ sở kiến thức lại quan trọng và việc tạo ra cơ sở kiến thức có thể giúp ích như thế nào cho quản lý thời gian.

Phần thưởng: Mẫu lập kế hoạch thời gian

Tại sao cơ sở kiến thức lại quan trọng trong việc quản lý thời gian?

Kiến thức loại bỏ mọi chi phí thời gian liên quan đến việc tạo và tái tạo nội dung. Bạn chỉ cần tạo tài liệu một lần, sau đó cập nhật chúng khi cần thiết và nếu có thể, bạn có thể chia sẻ chúng với đối tượng người dùng.

Thứ hai, bất kỳ người dùng nào cũng có thể truy cập tài liệu từ bất cứ đâu và bất cứ lúc nào thông qua bảng điều khiển cơ sở kiến thức. Với một cơ sở kiến thức được cập nhật khi quy trình phát triển, nhân viên sẽ có thể tối đa hóa năng suất của mình bằng cách giảm thời gian tìm kiếm tài liệu liên quan để hoàn thành công việc của họ. Họ sẽ có thể dễ dàng tìm kiếm theo từ khóa và truy cập tất cả tài liệu hỗ trợ trong cơ sở kiến thức.

Một lợi ích khác của cơ sở kiến thức là nó cải thiện giao tiếp trong tổ chức. Đào tạo, yêu cầu của khách hàng và nhân viên hoặc bất kỳ câu trả lời nhanh nào cũng có thể được xử lý với phần mềm cơ sở kiến thức tự động hóa toàn bộ quá trình chia sẻ kiến thức và công việc hợp tác cho tất cả nhân viên để họ có thể sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả hơn.

Nghiên cứu mới nhất của Đại học Harvard chỉ ra rằng, việc có một mục trợ giúp có thể giảm số cuộc gọi đến 5% bởi vì khách hàng có thể tự giải quyết được nhiều câu hỏi. Điều này giúp giảm tải lượng cuộc gọi lặp đi lặp lại cho nhân viên dịch vụ khách hàng, từ đó giúp họ quản lý thời gian hiệu quả hơn cho những cuộc gọi quan trọng và khẩn cấp.

Tuy nhiên, chỉ có một kho tri thức không đủ - việc quản lý kho tri thức hay áp dụng các phương pháp hay nhất chỉ có thể hỗ trợ bạn đạt được kết quả mong muốn.

Dưới đây là một số mẹo về việc sử dụng kho tri thức hiệu quả để quản lý thời gian mà bạn có thể theo dõi.

8 Phương pháp hay nhất cho kho tri thức bạn nên áp dụng

1. Đầu tư vào phần mềm dựa trên đám mây

Trước khi bắt đầu quá trình cấu trúc và tạo nội dung, việc chọn một kho tri thức là phần quan trọng của quá trình này. Bạn cần phải xem xét kỹ lưỡng:

• Liệu giải pháp có tương thích với các hệ thống khác của bạn không?

• Nó có giới hạn quyền xem/sửa không?

• Giải pháp có được tập trung không?

• Bạn nên chọn giải pháp la bàn hay giải pháp dựa trên đám mây?

Đầu tư vào phần mềm kho tri thức dựa trên đám mây tập trung có thể mang lại lợi ích cho bạn và đội ngũ của bạn bởi vì nó có thể được truy cập và xem từ bất cứ đâu - ngay cả từ sự thoải mái của ghế sofa nhà bạn.

2. Đảm bảo các bài viết và tài nguyên dễ hiểu

Trước khi bạn bắt đầu viết các bài viết cho kho tri thức, hãy xác định mục đích của nội dung bạn tạo ra. Điều này sẽ thiết lập mục tiêu cho các bài viết. Phong cách của bài viết nên thể hiện mục đích của nó và phải đơn giản đến mức ngay cả trẻ em cũng có thể hiểu được.

Thêm các tài nguyên hỗ trợ như hình ảnh, video, sơ đồ luồng, thuật toán, v.v... cũng nên giúp hướng dẫn người đọc, đặc biệt là nếu kho tri thức của bạn bao gồm các chủ đề phức tạp với hướng dẫn hoặc sách hướng dẫn.

Đối với nội dung hướng dẫn, hãy cố gắng thêm video hỗ trợ, sơ đồ luồng hoặc hình ảnh cho mỗi hướng dẫn.

Tại sao?

Bởi vì theo thống kê, hướng dẫn có hỗ trợ hình ảnh sẽ dễ hiểu hơn. Hơn nữa, hình ảnh hỗ trợ còn có cơ hội được xếp hạng trên Google, vậy tại sao lại bỏ qua cơ hội đó?

3. Cấu trúc và tổ chức nội dung của bạn

Thiết lập các trang cột mốc cho kho tri thức của bạn và các trang liên quan hỗ trợ dựa trên các từ khóa chính và từ khóa LSI để giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin hơn.

Thay vì viết những đoạn văn dài, hãy chia nội dung thành các đoạn văn ngắn, điểm đạn và tiêu đề phụ để tăng điểm đọc dễ dàng của nội dung.

Bằng cách chia nội dung thành các tiêu đề và phụ đề, bạn sẽ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin hơn là phải đọc toàn bộ bài viết.

Điểm quan trọng ở đây là làm cho nội dung của bạn dễ dàng điều hướng nhất có thể.

4. Sử dụng cơ sở kiến thức cho các buổi đào tạo

Đối với nhân viên mới cũng như nhân viên cũ, tổ chức các buổi đào tạo định kỳ để họ biết được tài liệu nào có sẵn trong bộ sưu tập công ty và làm thế nào để truy cập vào đó.

Việc truy cập tài liệu 24/7 cho phép nhân viên của bạn học tập theo tốc độ của mình và từ sự thoải mái của ghế sofa mà không làm họ căng thẳng để học và thực hiện cùng một lúc. Hơn nữa, nhân viên của bạn không cần phải liên tục hỏi người khác để lấy thông tin, và điều này cũng áp dụng cho khách hàng của bạn. Khách hàng của bạn không cần phải chờ đợi trong hàng dài cuộc gọi để giải quyết thắc mắc nếu họ có thể truy cập vào các câu hỏi thường gặp bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu.

Bạn có thể sử dụng cơ sở kiến thức cho việc tự đào tạo, giúp đỡ khách hàng với các thắc mắc của họ, và thậm chí xây dựng lòng tin của khách hàng.

5. Cập nhật thông tin thường xuyên

Việc duy trì một cơ sở kiến thức cập nhật là rất quan trọng để ngăn chặn nhân viên sử dụng thông tin lỗi thời có thể làm tăng khả năng mắc lỗi, làm việc trùng lặp, và thiếu giao tiếp về công ty, sản phẩm, dịch vụ, v.v.

Hãy xem xét quy trình cho các đội ngũ kỹ thuật, phát triển, nhân sự, tài chính và tiếp thị của bạn để cập nhật cơ sở kiến thức với mọi nghiên cứu mới, sản phẩm, chính sách, thay đổi ngân sách, và thay đổi hoặc cập nhật thương hiệu sản phẩm tương ứng.

6. Thông báo cập nhật

Tự động cập nhật cho khách hàng qua email, Slack, hoặc bất kỳ nền tảng nhắn tin nào khác mỗi khi tài liệu của bạn được cập nhật để thông báo cho khách hàng và nhân viên biết về những thay đổi.

Bạn cũng có thể tổ chức các khu vực phản hồi thường xuyên với khách hàng và nhân viên để biết được thắc mắc của khách hàng và nhân viên, từ đó bạn có thể cập nhật phần câu hỏi thường gặp dựa trên những thông tin đó.

7. Phối hợp về các cập nhật mới với sự trợ giúp của cơ sở kiến thức

Trong môi trường làm việc trước đây, bạn có thể đã thông báo cho các thành viên trong nhóm về các cập nhật một cách miệng; tất cả những gì bạn cần làm là nhắn tin hoặc đi đến bàn làm việc của thành viên trong nhóm và thông báo cho họ biết. Nhưng khi làm việc từ xa, bạn không còn có đủ điều kiện để đi đến bàn làm việc của các thành viên trong nhóm hoặc ngồi cùng họ để giúp đỡ nữa.

Đây là lúc mà một cơ sở kiến thức tập trung trở nên vô cùng quý giá.

Đối với tài liệu, thay vì hợp tác trên các tài liệu Word và PDF riêng lẻ, hãy sử dụng hệ thống cơ sở kiến thức tập trung để cải thiện và làm cho quá trình phối hợp nhóm trở nên dễ dàng hơn. Các thành viên trong nhóm cũng có thể để lại bình luận cho người biên tập nơi cần chỉnh sửa, tạo nên một nỗ lực hợp tác để luôn giữ thông tin trong cơ sở kiến thức được cập nhật.

8. Tích hợp cơ sở kiến thức với CRM của bạn

Tổ chức và phát triển mối quan hệ với khách hàng thông qua việc theo dõi, trực quan hóa dữ liệu, email và nhiều tính năng khác - tất cả trong một nơi

Hãy tích hợp cơ sở kiến thức của bạn với ClickUp CRM để kích hoạt các gợi ý kiến thức giúp nhân viên tìm kiếm thông tin mọi lúc mọi nơi. Điều này cũng đảm bảo rằng nhân viên có thông tin cần thiết ngay tại thời điểm xử lý yêu cầu của khách hàng.

Cơ sở kiến thức của bạn cần có mặt trên nhiều kênh để nhân viên có thể tìm kiếm câu trả lời cho các thắc mắc từ nền tảng ưa thích của họ. Nếu bạn không thể cung cấp câu trả lời trên nền tảng ưa thích của họ, ít nhất bạn cũng có thể sử dụng sự hiện diện đa kênh của khách hàng để bắt đầu cuộc trò chuyện.

Sử dụng cơ sở kiến thức để tiết kiệm thời gian và tìm thông tin tức thì

Quản lý thời gian là một khía cạnh thách thức trong công việc của chúng ta.

Việc sử dụng cơ sở kiến thức giúp chúng ta quản lý thời gian bằng cách tạo ra các quy trình vững chắc, được tối ưu hóa và đáng tin cậy, giúp mọi người trong tổ chức luôn kết nối, tổ chức và cập nhật thông tin dù làm việc từ xa.

Cơ sở kiến thức hỗ trợ theo dõi công việc, tinh gọn trách nhiệm và giúp chúng ta hiểu rõ tình trạng của từng nhiệm vụ, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu khả năng hiểu lầm.

Và khi làm việc với các đội ngũ lai và từ xa, hãy chuyển sang sử dụng các công cụ đa kênh để cung cấp các tính năng giúp đội ngũ của bạn luôn kết nối, cải thiện khả năng hợp tác và cập nhật mọi thông tin mới nhất về công ty.

Nếu bạn thấy hướng dẫn này hữu ích, hãy liên hệ với đội ngũ của chúng tôi qua LinkedIn hoặc trên website của chúng tôi.