7 Bước Đơn Giản Để Quản Lý Ngân Sách Dự Án
Quản lý ngân sách thường không được mọi người yêu thích vì nó liên quan đến việc làm việc với những bảng tính khô khan và các báo cáo chi phí dài lê thê. Tuy nhiên, việc quản lý ngân sách cho các dự án lại là một hình thức nghệ thuật - và đối với những ai làm việc tại các công ty dịch vụ, điều này cực kỳ quan trọng đối với mô hình doanh nghiệp của họ.
Một ngân sách dự án hiệu quả không chỉ đơn giản là con số tiền, mà còn là ngữ cảnh sử dụng nó. Nó giúp mô tả câu chuyện về công việc mà nhóm của bạn đang thực hiện và hiệu suất công việc ra sao.
Cách tiếp cận này trong quản lý ngân sách dự án cho phép bạn theo dõi được, ngay lập tức, những gì đang diễn ra tốt và những gì cần được cải thiện. Nó cũng cung cấp cho bạn những số liệu cụ thể để bạn có thể đánh giá quy trình làm việc và từng bước nâng cao kỹ năng lập ngân sách của mình. Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện để xây dựng và theo dõi ngân sách cho mỗi dự án bạn đang quản lý.
Ngân Sách Dự Án Là Gì?
Ngân sách dự án là kế hoạch tài chính chi tiết các chi phí dự kiến cho tất cả các hoạt động cần thiết để hoàn thành một dự án cụ thể. Nó bao gồm tất cả các nguồn lực cần thiết như vật liệu, thiết bị, nhân công và các khoản chi phí khác.
Ngân sách dự án không chỉ là một con số chung chung như "20,000 đô la", mà là một bảng phân tích chi tiết cách bạn sẽ sử dụng số tiền đó và lý do bạn chi tiêu như vậy.
Lý thuyết là, một nhân viên mới có thể bắt đầu làm việc tại công ty bạn và thực hiện ngân sách đã được lập ra mà không cần hướng dẫn thêm. Nhưng trên thực tế, việc này không hề đơn giản nếu không có phương pháp và công cụ phù hợp.
Các hạng mục cần có trong ngân sách của một dự án
Tạo báo cáo ngân sách dễ dàng với Bảng điều khiển trong ClickUp
Để bắt đầu, ngân sách của bạn cần phải xác định rõ ba nội dung chính:
Tổng chi phí cho dự án: Bao gồm chi phí nhân công, vật liệu và thiết bị.
Cách thức phân bổ nguồn lực: Việc phân chia ngân sách cho dự án thường được chia theo từng hạng mục cụ thể.
Lịch trình triển khai dự án: Phân chia thời gian dự kiến sử dụng ngân sách cho từng hạng mục trong dự án.
Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết cách để tích hợp từng thành phần này vào ngân sách của bạn ngay sau đây.
Vì sao việc quản lý ngân sách dự án lại quan trọng?
Ngân sách không chỉ là con số, nó còn cung cấp thông tin tổng quan về dự án, giúp bạn hướng dẫn và theo dõi đội ngũ. Quản lý ngân sách hiệu quả sẽ hỗ trợ bạn trong:
Kiểm soát phạm vi dự án: Mỗi quản lý dự án đều đã từng gặp khách hàng liên tục thay đổi yêu cầu. Quản lý ngân sách một cách chủ động giúp bạn xác định xem những thay đổi đó có nằm trong kế hoạch ban đầu hay không, hoặc liệu có cần thiết phải thảo luận lại để đặt ra kỳ vọng mới.
Kiểm soát chi phí dự án: Theo dõi chi phí liên tục giúp bạn nhận biết sớm các vấn đề vượt quá ngân sách, tránh tình trạng thiếu kinh phí để hoàn thành dự án. Các biến động chi phí đôi khi không thể kiểm soát, nhưng cách bạn xử lý chúng thì hoàn toàn do bạn quyết định - miễn là bạn phát hiện kịp thời.
Theo dõi tiến độ: Khi mỗi khoản mục ngân sách được gắn với một hạng mục cụ thể, bạn sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Nếu bạn chưa chi tiền cho việc mua font chữ cho trang web, bạn biết rằng giai đoạn thiết kế vẫn chưa hoàn tất.
Lập kế hoạch cho dự án tiếp theo: Quan sát tiến trình ngân sách giúp bạn đưa ra ước lượng chính xác hơn cho dự án sau. Bạn có thể nhận ra những chỗ dự đoán của mình không chính xác và từ đó cải thiện khả năng dự báo.
Bảy Bước Quản lý Ngân sách Dự án
Giờ đây, khi bạn đã hiểu rõ sự phức tạp trong việc quản lý ngân sách dự án, có thể bạn cảm thấy lo lắng. Nhưng đừng lo, chỉ cần một chút chuẩn bị, ai cũng có thể xây dựng và quản lý ngân sách dự án. Hãy cùng xem qua từng bước một cách chi tiết.
1. Lập kế hoạch dự án từng bước chi tiết
Hãy bắt đầu với việc lập một kế hoạch dự án toàn diện, được thực hiện cùng với sự tham gia của đội ngũ dự án và các bên liên quan. Ban đầu, bạn có thể chưa cần đến con số cụ thể - điều này hoàn toàn bình thường! Để có một ngân sách dự án chính xác, bạn cần phải biết rõ về toàn bộ phạm vi dự án và tất cả các hạng mục mà đội ngũ của bạn sẽ thực hiện.
Xem thêm các mẫu báo cáo chi phí tại đây!
Quản lý Dự án với Lịch Trình trong ClickUp
Khi nói đến việc lập kế hoạch, không chỉ là việc liệt kê các công việc một cách sơ sài. Bạn cần phải chi tiết từng bước cụ thể để xác định rõ ràng những nguồn lực cần thiết cho dự án.
Ví dụ, bạn đang triển khai một dự án quảng cáo trên mạng xã hội. Đội ngũ của bạn sẽ cần thực hiện các công việc sau:
Phác thảo ý tưởng cho chiến dịch
Viết và chỉnh sửa nội dung quảng cáo
Chọn lựa và mua ảnh từ nguồn ảnh có sẵn
Tiến hành chiến dịch
Theo dõi và đánh giá hiệu quả của chiến dịch
Hãy nhờ các thành viên trong đội ngũ kiểm tra lại các bước con của mỗi công việc chính. Họ là những người thường xuyên thực hiện những công việc này và biết rõ những gì cần để hoàn thành sản phẩm cuối cùng.
Tiện ích thêm: Mẫu sổ sách kế toán!
2. Liệt kê tất cả nguồn lực cần thiết
Thời gian quý báu như tiền bạc, và nguồn lực như thuê ngoài, đào tạo, nghiên cứu cũng vậy. Mỗi bước đi của đội ngũ bạn đều cần ít nhất một trong những nguồn lực này.
Dưới mỗi công việc phụ, bạn hãy liệt kê tất cả nguồn lực mà bạn cần. Dưới đây là một số nguồn lực thường gặp trong dự án:
Nhân sự: Cần bao nhiêu nhân viên nội bộ tham gia vào dự án và họ sẽ làm việc trong bao lâu? Bạn có cần thuê thêm người làm tự do không?
Thiết bị và bản quyền: Bạn có cần sử dụng thiết bị vật lý hay công cụ trực tuyến nào không? Bạn có mua chúng hay chỉ trả phí sử dụng - nếu trả phí thì trong bao lâu?
Đào tạo: Nhân viên của bạn cần học những kỹ năng gì mà họ chưa biết? Họ sẽ sử dụng nguồn lực nào để học và mất bao nhiêu thời gian?
Nghiên cứu: Bạn có cần mua thông tin nghiên cứu thị trường hoặc thử nghiệm để hiểu được đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn không?
Du lịch và tiếp đãi: Có ai cần đi công tác đến nơi khách hàng, tổ chức bữa ăn kinh doanh, hoặc sử dụng dịch vụ xe chia sẻ cho các công việc liên quan đến dự án không?
Dịch vụ chuyên nghiệp: Bạn có cần mời các tư vấn viên hoặc chuyên gia khác để hỗ trợ dự án của mình không?
Sử dụng tính năng Risk Log của ClickUp để kiểm tra xem công việc hoặc các nhiệm vụ phụ nào có khả năng không hoàn thành đúng hạn.
Bên cạnh đó, bạn có thể gặp phải một số chi phí khác như chi phí mua sắm và chi phí CNTT liên quan đến ngân sách dự án của bạn. Tuy nhiên, danh sách trên đã bao gồm những nguồn lực thông thường nhất mà các đội nhóm như của bạn thường cần đến.
Xem thêm: Mẫu bảng giá cả!
3. Ước lượng chi phí cho từng nguồn lực
Khi bạn đã liệt kê ra tất cả các nguồn lực cần thiết cho dự án, bước tiếp theo là tính toán xem tổng chi phí cho chúng là bao nhiêu.
Có bốn phương pháp để ước lượng ngân sách cho một dự án. Hãy đọc qua các mô tả dưới đây và chọn ra phương pháp phù hợp nhất dựa trên cấu trúc tổ chức của bạn và các công cụ bạn có.
Phương pháp 1: Từ trên xuống
Nếu bạn đã biết số tiền được phân bổ cho dự án, bạn cần xác định bạn có thể hoàn thành những công việc gì với số tiền đó. Phân bổ một lượng tiền nhất định cho mỗi sản phẩm dựa trên mức độ sử dụng nguồn lực của từng công việc. Sau đó, người quản lý dự án sẽ phân chia số tiền này cho các nhiệm vụ phụ.
Lập ngân sách theo cách này có thể đòi hỏi bạn phải cắt giảm phạm vi của dự án và tìm cách tiết kiệm chi phí để đạt được mục tiêu.
Phương pháp 2: Từ dưới lên
Định giá cho từng nguồn lực bạn đã liệt kê ở bước trước, sau đó cộng dồn lại để có tổng ngân sách cho dự án. Bạn cần ước lượng số giờ làm việc, mức phí của freelancer và chi phí cho các công cụ để có được con số chính xác. Nếu bạn không chắc chắn về mức giá nào là hợp lý, hãy nhờ đến sự giúp đỡ của đội ngũ của bạn hoặc người quản lý dự án.
Sử dụng tính năng Xem Khối lượng công việc của ClickUp để kiểm tra xem ai đang tiến triển tốt hoặc ai đang gặp trở ngại, và có thể dễ dàng điều chỉnh công việc bằng cách kéo và thả các nhiệm vụ để phân chia lại công việc một cách hợp lý.
Quy trình 3: Phương pháp So sánh
Hãy tìm một dự án đã thực hiện trước đây có nhiều điểm tương đồng với dự án bạn đang lên kế hoạch, sau đó dùng chi phí thực tế từ dự án đó làm cơ sở để ước lượng ngân sách cho dự án hiện tại. Cách này chỉ áp dụng được khi 1) bạn đã so sánh chi phí ước lượng và thực tế trong dự án trước, và ghi chép lại những chi phí phát sinh không lường trước và 2) hai dự án phải có phạm vi công việc gần như giống hệt nhau.
Quy trình 4: Phương pháp Ba điểm
Phương pháp này yêu cầu bạn lập ra ba dự toán ngân sách khác nhau, rồi lấy giá trị trung bình của chúng. Bạn cần tính toán:
Ngân sách trong trường hợp tốt nhất: Mọi công việc được hoàn thành nhanh nhất có thể, và tất cả nguồn lực cần thiết đều có giá cả hợp lý nhất.
Ngân sách trong trường hợp xấu nhất: Công việc bị trễ tiến độ và bạn phải trả thêm tiền làm ngoài giờ hoặc phí khẩn cấp, mua thiết bị đắt đỏ hơn, v.v.
Ngân sách trong trường hợp có khả năng xảy ra nhất: Mọi người chủ yếu theo đúng kế hoạch, mặc dù có một số công việc mất thời gian hơn dự kiến, và bạn không thể mua với giá thấp nhất nhưng cũng không phải trả giá quá cao.
Lấy trung bình của ba con số này để tính ra tổng ngân sách dự kiến. Bạn có thể cân nhắc đánh giá cao hơn cho một trong các kịch bản nếu bạn nghĩ nó có khả năng xảy ra nhất.
Nếu bạn cảm thấy phân vân không biết chọn phương pháp ước lượng ngân sách dự án nào, đừng lo lắng! Bạn hoàn toàn có thể kết hợp chúng với nhau. Chẳng hạn, bạn có thể áp dụng phương pháp ước lượng từ dưới lên để xây dựng ngân sách cho phương pháp Ba điểm.
Gợi ý: Mẫu đề xuất ngân sách!
4. Dự trữ một khoản dự phòng
Khoản dự phòng là quỹ dành cho những tình huống "không may" nếu dự án của bạn rơi vào trường hợp xấu nhất. Đây là một phần không thể thiếu trong kế hoạch quản lý rủi ro chi phí của bạn.
Thông thường, quỹ dự phòng sẽ chiếm khoảng 5-10% tổng ngân sách dự án. Có thể bạn sẽ không cần sử dụng đến nó thường xuyên, điều này rất tốt!
Tuy nhiên, mọi ngân sách dự án đều cần có một khoản dự phòng, phòng khi cần thiết.
Gợi ý: Mẫu bản mô hình kinh doanh
5. Lập bản ghi ngân sách
Sau khi bạn đã liệt kê tất cả các hạng mục cần giao và các con số liên quan, đã đến lúc bạn cần tạo một bản ghi ngân sách chính thức. Chúng tôi rất ưa chuộng việc sử dụng ClickUp để lập ngân sách cho dự án (và chúng tôi đã chia sẻ một số mẫu hữu ích ngay dưới đây!).
Nếu bạn chưa dùng ClickUp thì mình khuyên bạn nên thử qua phần mềm quản lý dự án miễn phí thay vì dùng bảng tính Excel. Một ứng dụng quản lý tốt sẽ giúp bạn sắp xếp và cập nhật thông tin một cách thuận tiện hơn.
Và liên quan đến việc này, bản kê ngân sách cho dự án của bạn cần có:
Mô tả từng sản phẩm hoặc kết quả cần đạt được (kèm theo các công việc nhỏ liên quan), cùng với ngày hoàn thành cuối cùng và các hạn chót nội bộ.
Dưới mỗi công việc nhỏ, liệt kê chi tiết từng nguồn lực cần thiết và chi phí dự kiến cho nó.
Thời điểm bạn dự định chi trả cho từng nguồn lực theo kế hoạch tiến độ dự án.
Phần để ghi lại chi phí thực tế và ngày thanh toán, giúp bạn cập nhật ngân sách theo tiến độ thực tế của dự án.
Người chịu trách nhiệm cho từng khoản mục: Ai sẽ thu thập biên lai đi lại? Ai sẽ quản lý hóa đơn của người làm tự do?
Sau khi bạn đã thu thập đủ thông tin trên, hãy tổng cộng chi phí cho từng sản phẩm hoặc giai đoạn để tính toán ngân sách dự kiến cho dự án của bạn.
Nhanh chóng cập nhật tiến độ dựa trên các mục tiêu, công việc, thời gian, hoạt động và nhiều hơn nữa.
Và làm một việc cuối cùng, hãy nhờ các thành viên trong đội ngũ kiểm tra lại ngân sách của dự án (lần nữa) để chắc chắn rằng không có điều gì bị sót. Tốt hơn hết là phát hiện ra lỗi ngay từ bước này thay vì khi quá trình lập ngân sách dự án đã đi được nửa chặng.
6. Đảm bảo ngân sách dự án được duyệt
Bạn có thể sẽ trình bày ngân sách cho khách hàng, hoặc chỉ cần gửi nó cho sếp hoặc các bên liên quan khác. Hãy điều chỉnh cách bạn đề xuất cho phù hợp với đối tượng.
Nhưng bạn cần đảm bảo rằng mình đã cung cấp đủ chi tiết để thuyết minh ngân sách của bạn sẽ giúp dự án đạt được kết quả như mong đợi — và nếu ngân sách bị cắt giảm thì phạm vi công việc của dự án cũng cần phải thay đổi theo. Những công việc bạn đã làm ở các bước trước sẽ giúp bạn biện minh một cách dễ dàng cho yêu cầu ngân sách của dự án.
Chuyển đổi các bình luận thành nhiệm vụ trong ClickUp hoặc phân công ngay lập tức để biến ý tưởng thành hành động cụ thể
7. Theo dõi (và điều chỉnh) ngân sách của bạn
Ngân sách chỉ có ích trong việc giúp bạn theo dõi tiến trình và quản lý chi phí cũng như phạm vi công việc nếu bạn cập nhật nó thường xuyên. Không nhất thiết phải cập nhật ngân sách sau mỗi lần chi tiêu, nhưng bạn nên dành thời gian định kỳ để nhập liệu chi phí và đánh giá liệu mình có chi tiêu quá mức so với dự toán ban đầu hay không.
Tần suất cập nhật ngân sách lý tưởng sẽ phụ thuộc vào độ dài của từng giai đoạn và khoảng thời gian giữa các sản phẩm được giao. Ví dụ, ngân sách cho các chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội có thể cần được kiểm tra cập nhật mỗi vài ngày; trong khi đó, ngân sách cho dự án làm một website 200 trang có thể chỉ cần xem xét hàng tuần hoặc cứ hai tuần một lần.
Nếu bạn phát hiện ra sự chênh lệch lớn giữa số tiền đã dự trù và số tiền thực tế đã chi, bạn cần chuyển sang chế độ khắc phục. Đầu tiên, hãy xác định nguyên nhân của vấn đề. Có phải bạn đã quên một công việc phụ mà freelancer của bạn mất cả ngày để hoàn thành? Hay khách hàng đã thay đổi kế hoạch dự án của họ giữa chừng, buộc bạn phải làm lại từ đầu?
Thêm giá trị tiền vào từng công việc để kiểm soát ngân sách dự án một cách chặt chẽ
Khi bạn nhận ra có sai sót, hãy kiểm tra xem lỗi đó có xuất hiện ở các bước hay sản phẩm khác không. Và quan trọng là, bạn cần xác định liệu khoản dự phòng của mình có đủ để chi trả cho những chi phí phát sinh bất ngờ hay không. Nếu khoản dự phòng không đủ, bạn có thể cân nhắc chuyển nguồn lực sang mục tiêu khác hoặc tìm cách giảm bớt nguồn lực cho những công việc phụ mà đội ngũ của bạn chưa bắt đầu thực hiện?
Hay là bạn cần phải bàn bạc để tìm ra các phương án khác?
Những cuộc thảo luận này có thể liên quan đến cấp trên hoặc khách hàng của bạn và đôi khi không dễ dàng. Tuy nhiên, việc bắt đầu thảo luận sớm sẽ giúp bạn có nhiều khả năng tìm được giải pháp chấp nhận được cho mọi bên, kể cả khi giải pháp đó không hoàn toàn lý tưởng.
Hãy chắc chắn rằng mọi thay đổi đều được cập nhật vào ngân sách dự án và ghi chép lại để sau này bạn có thể nhìn lại và lập kế hoạch chi tiêu một cách chính xác hơn.
Xem các mẫu sổ cái tổng hợp này!
5 Mẫu Quản Lý Ngân Sách Dự Án
Bạn đã biết rằng việc quản lý ngân sách không hề đơn giản — vậy tại sao không sử dụng một mẫu có sẵn để làm việc này trở nên dễ dàng hơn? Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian trong việc thiết lập và có thể sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi ngân sách và tiến độ dự án một cách trực quan.
Dưới đây là năm mẫu miễn phí từ ClickUp mà chúng tôi tin rằng sẽ giúp bạn trở thành chuyên gia quản lý ngân sách chỉ trong một thời gian ngắn:
1. Mẫu Đề Cương Dự Án của ClickUp
Bản mẫu tài liệu ClickUp này giúp việc lập kế hoạch cho dự án từ đầu đến cuối trở nên thuận tiện
Khi bắt đầu lập ngân sách, điều quan trọng là phải có một bản phác thảo toàn diện cho dự án. Hãy khởi đầu công việc của bạn với Bản mẫu Phác thảo Dự án của ClickUp, nơi bạn có thể ghi chép mọi thông tin cần thiết cho giai đoạn chuẩn bị ngân sách:
Bối cảnh của Dự án
Giới thiệu về Dự án
Mục tiêu cần đạt được
Những hạn chế và giả định
Kế hoạch thời gian thực hiện
Các kết quả chính cần đạt được
Ngân sách và Khoản đầu tư cần thiết
Mặc dù đây không phải là bản mẫu duy nhất bạn cần để quản lý ngân sách dự án, nhưng đây chắc chắn là bản mẫu bạn nên sử dụng đầu tiên trong quá trình lập ngân sách.
Tải Bản mẫu này về
2. Bản mẫu Ma trận Tài nguyên Dự án của ClickUp
Quản lý ngân sách hiệu quả với bộ mẫu ma trận nguồn lực dự án từ ClickUp
Việc tính toán chi phí cần đến rất nhiều kiến thức toán học. Bộ Mẫu Ma Trận Nguồn Lực Dự Án của ClickUp sẽ hỗ trợ bạn trong việc này, chỉ ra chỗ để bạn nhập số liệu và tự động tính toán kết quả cuối cùng nhờ vào ClickUp Help Center.
Bạn có thể dùng mẫu này để ước tính chi phí cho mọi loại nguồn lực từ nhân công, thiết bị, chi phí quản lý, công cụ SaaS cho đến nguyên vật liệu. Đừng ngại áp dụng nó cho bất kỳ dự án nào, kể cả những dự án bạn nghĩ là khó nhất. Các tính năng của mẫu bao gồm:
Hướng Dẫn Bắt Đầu
Bảng Kanban
Form Nhập Liệu Nguồn Lực
Danh Sách Nguồn Lực
Bảng Chi Phí
Biểu Đồ Thời Gian
Những công cụ này giúp bạn dễ dàng nhập liệu ước tính chi phí, lập kế hoạch và theo dõi quản lý nguồn lực, đồng thời kiểm soát ngân sách của dự án theo từng giai đoạn.
Tải Bộ Mẫu Ngay
3. Bộ Mẫu Giao Hàng Dự Án của ClickUp
Hãy quản lý mọi công việc cần hoàn thành, người phụ trách, kế hoạch thời gian và ngân sách để đảm bảo dự án tiến triển đúng hướng.
Bạn đã biết rằng việc chia nhỏ ngân sách cho từng phần việc trong dự án là điều cần thiết. Mẫu Quản lý Công việc Dự án của ClickUp giúp bạn theo dõi ngân sách, ngân sách còn lại và chi phí đã chi tiêu thông qua các trường thông tin tùy chỉnh.
Mẫu này cung cấp cho bạn sáu kiểu hiển thị khác nhau, bao gồm cả biểu đồ Gantt và danh sách ngân sách dự án, cùng tính năng tự động thông báo khi có sự thay đổi từ người quản lý dự án hoặc trưởng nhóm.
Nói một cách khác, mẫu này là công cụ theo dõi ngân sách trực tiếp, rất phù hợp với các công ty. Việc quản lý ngân sách sẽ trở nên thuận tiện hơn nhiều khi bạn sử dụng mẫu này.
Tải Mẫu này về
4. Mẫu Yêu Cầu và Phê Duyệt Dự Án của ClickUp
Mẫu này của ClickUp giúp chia quy trình phê duyệt thành từng bước rõ ràng
Nếu bạn cần một công cụ theo dõi chi tiết và nâng cao hơn so với mẫu "Giao hàng Dự án", bạn có thể sử dụng Mẫu Yêu cầu và Phê duyệt Dự án của ClickUp.
Mẫu này bao gồm các kiểu xem danh sách, Kanban và Gantt đã được thiết lập sẵn, giúp bạn sắp xếp công việc và nhìn tổng quan lịch trình dễ dàng.
Danh sách công việc đã được tạo sẵn chỉ cần bạn điền thêm thông tin chi tiết, không cần phải bắt đầu từ con số không.
Có sáu Trường Tùy chỉnh trong ClickUp, bao gồm ngân sách dự kiến, số tiền đã chi và số tiền còn lại.
Bạn cũng có thể đặt ngày hoàn thành và độ ưu tiên cho công việc, điều này giúp bạn điều chỉnh ngân sách linh hoạt khi cần thiết.
Tải Mẫu Này Về
5. Mẫu Quản lý Chi phí Dự án của ClickUp
Nhận cái nhìn toàn diện về ngân sách của bạn và quản lý mọi thứ dễ dàng với bộ mẫu từ ClickUp
Khi bạn phải quản lý nhiều ngân sách cho các dự án khác nhau, hãy sử dụng Bộ Mẫu Quản Lý Chi Phí Dự Án của ClickUp để có cái nhìn tổng quát. Bộ mẫu này bao gồm sáu trạng thái khác nhau (từ dự án mới đến ngân sách thay đổi cho đến dự án hoàn thành) và sáu cách hiển thị thông tin:
Danh sách các Dự án
Bảng Chi Phí của Dự án
Bảng Tiến trình Phê duyệt
Hướng dẫn Cách bắt đầu
Lịch
Mẫu Đơn Yêu cầu Chi Phí Dự án
Đây là bộ mẫu quản lý ngân sách dự án toàn diện giúp bạn tổ chức công việc một cách hiệu quả.
Tải Bộ Mẫu này
Quản Lý Ngân Sách Dự Án: Những Phương Pháp Tốt Nhất Để Đạt Hiệu Quả
Sau khi dự án hoàn tất và bạn đã thanh toán xong mọi hóa đơn, bạn cần xem lại ngân sách và ghi lại những điều chỉnh bạn đã thực hiện trong quá trình thực hiện dự án. Những kinh nghiệm này sẽ rất hữu ích cho các dự án tương lai.
Mỗi ngân sách phản ánh công việc của nhóm bạn. Một bản ngân sách được lập ra một cách rõ ràng và chi tiết sẽ giúp bạn nhớ lại dự án mà không cần phải xem xét lại ngay lập tức.
Bạn sẽ thấy những khoản mục bạn đã thêm vào sau này, những công việc dự án tiêu tốn nhiều nguồn lực hơn dự kiến, và những điều chỉnh bạn đã phải làm để đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách. Hãy tạo một tài liệu (hoặc sử dụng Bộ Mẫu Đánh Giá Sau Dự Án của ClickUp) để theo dõi những nhận định của bạn.
Hãy xem lại những thông tin này trước khi bạn bắt đầu lập ngân sách cho một dự án mới để tránh lặp lại những sai lầm. Thành công trong quản lý ngân sách sẽ dẫn đến thành công của dự án... vậy nên hãy dành thời gian để xây dựng một quy trình lập ngân sách cho dự án một cách kỹ lưỡng và chu đáo.
Hãy kết hợp kiến thức của bạn với những công cụ tuyệt vời của chúng tôi để quản lý ngân sách dự án thật tốt. Bắt đầu ngay với ClickUp hôm nay!
.png){kind=small}
Similar Articles