5 Lưu Ý Quản Lý Đội Ngũ Thiết Kế Phân Tán

Một trong những lợi ích tuyệt vời khi có một đội ngũ thiết kế phân tán là khả năng tuyển dụng những nhân sự giỏi nhất, không phụ thuộc vào địa điểm sinh sống của họ. Với những kỹ năng quản lý đội ngũ từ xa phù hợp và công cụ hỗ trợ, bạn hoàn toàn có thể điều hành đội ngũ thiết kế mơ ước của mình thành công.

Trong số các thách thức khi quản lý một đội ngũ từ xa, việc đảm bảo mọi người luôn duy trì được sự năng suất, sáng tạo và hợp tác khi không có ai khác xung quanh là khó khăn nhất. Là một người quản lý, bạn cần phải chắc chắn rằng nhân viên của mình luôn ở trạng thái tốt nhất.

5 Chiến Lược Giúp Đội Ngũ Phân Tán Hoạt Động Hiệu Quả

1. Xác định mục tiêu kinh doanh và cá nhân có thể đo lường được

Không ai phủ nhận rằng giao tiếp thường dễ dàng hơn khi làm việc tại văn phòng. Chính vì vậy, việc viết và nói một cách rõ ràng, dễ hiểu trong khi đồng thời thống nhất về các nhiệm vụ và thời hạn thực tế là rất quan trọng.

Thiết lập Các Chỉ Số Hiệu Suất KPI (Key Performance Indicators) là một ý kiến hay để đặt ra những kỳ vọng của bạn như một nhà tuyển dụng. Nó sẽ bao gồm tất cả những gì bạn mong đợi từ họ. Dưới đây là một ví dụ về bảng KPI cho các bộ phận khác nhau của một công ty.

Trong trường hợp của bạn, các KPIs sẽ bao gồm những yếu tố như:

• Thời gian dành cho việc thực hiện dự án thiết kế

• Khối lượng công việc mà bạn mong đợi một người có thể hoàn thành trong một ngày

• Đánh giá sự hài lòng của khách hàng

Khi các thành viên trong nhóm biết được những gì bạn mong đợi từ họ, họ có thể xây dựng chiến lược để đạt được mục tiêu ngay từ đầu. Việc thiết lập một quy trình làm việc thiết kế vững chắc cho toàn bộ nhóm để đạt được mục tiêu nhóm cũng là điều cần thiết để nâng cao hiệu suất.

2. Tổ chức cuộc họp riêng một lần mỗi tuần

Việc tổ chức các cuộc họp định kỳ là rất quan trọng. Bạn cần biết rằng các nhiệm vụ đang được hoàn thành và mục tiêu có đang được đáp ứng hay không. Cuộc họp một-đối-một sẽ giúp bạn theo dõi các sản phẩm giao hàng. Bạn sẽ có cơ hội hiểu rõ hơn về các thành viên trong nhóm và nhận biết bất kỳ mối quan ngại nào mà họ có thể có.

Hãy luôn cấu trúc cuộc họp của bạn.

Trước mỗi cuộc họp, hãy tạo một chương trình nghị sự. Chương trình nghị sự sẽ giúp cuộc họp diễn ra theo đúng hướng. Dưới đây là một số lý do tại sao bạn cần có nó:

• Thông báo trước cho các thành viên nhóm thiết kế về mục đích của cuộc họp

• Đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về những gì cần được thực hiện trước và trong cuộc họp

• Giữ cho người tham gia tập trung vào chủ đề

• Điều chỉnh tốc độ của cuộc họp

• Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc để mọi người có thể sắp xếp lịch trình của mình

Một ý tưởng tốt khác là tổ chức cuộc họp hàng ngày. Đây là những phiên họp nhanh với các thành viên nhóm làm việc từ xa để cập nhật thông tin hàng ngày. Đừng lo lắng; bạn không cần phải đứng lên khi thực hiện những cuộc họp này.

Bạn có thể thảo luận về các nhiệm vụ hiện tại, vấn đề, những điều cần cải thiện, xu hướng thiết kế và hành động tốt nhất. Bạn muốn nhóm thiết kế của mình có cái nhìn tổng quan về mọi việc đang được thực hiện, phân bổ công việc một cách hiệu quả, làm rõ những hiểu lầm và cập nhật thông tin mới nhất về thiết kế.

Ví dụ, bạn có thể bàn về những gì các thành viên nhóm thiết kế sẽ làm vào thứ Hai và thứ Sáu trong tuần. Việc sử dụng phần mềm lập lịch là một cách tuyệt vời để theo dõi tất cả các lịch trình bận rộn. Dưới đây là một ví dụ về lịch trình từ Zoomshift được hiển thị trên ứng dụng di động.

Quý vị cũng nên lên kế hoạch cho các buổi trò chuyện nhóm hàng tháng với toàn bộ thành viên trong đội. Đây là cơ hội để mọi người gặp gỡ và kết nối.

Một điểm đáng chú ý khác là tầm quan trọng của việc thường xuyên ghi nhận công sức xuất sắc của nhân viên. Điều này càng quan trọng khi bạn có cuộc họp riêng tư, nơi nhân viên có được sự chú ý đầy đủ từ bạn.

Nếu quý vị chưa biết, hãy ghi nhớ rằng nhân viên, kể cả những người trong ngành sáng tạo, luôn tìm kiếm sự công nhận cho công việc của họ và họ có khả năng trung thành cao hơn khi nhận được lời khen ngợi. Họ sẽ không ở lại nếu công ty không có văn hóa phản hồi. Ý kiến của họ cần được coi trọng, và một đường dây liên lạc mở cửa là đủ để đảm bảo điều đó.

Cuối cùng, đừng hoảng sợ khi thỉnh thoảng thấy trẻ em hay thú cưng xuất hiện trong cuộc họp. Những tình huống này xảy ra trong cuộc họp và là một phần của văn hóa làm việc từ xa.

3. Sử dụng phần mềm quản lý dự án và công cụ giao tiếp

Tôi không thể nhấn mạnh đủ về tầm quan trọng của việc thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng cho đội ngũ làm việc từ xa. Mỗi công ty nên có một kênh giao tiếp ưu tiên. Nó phải rõ ràng và dễ truy cập. Skype là một ví dụ về phần mềm giao tiếp đơn giản và miễn phí.

Để đảm bảo quý vị đạt được kế hoạch kinh doanh và mục tiêu của đội nhóm, quý vị cần một giải pháp quản lý dự án. Quý vị có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án để chia sẻ thông tin và phân công nhiệm vụ. Với phần mềm như vậy, quý vị có thể tạo một kênh thiết kế nơi các nhà thiết kế có thể giao tiếp dễ dàng.

Một quy trình được suy nghĩ kỹ lưỡng và phần mềm quản lý dự án giúp đảm bảo rằng mỗi nhà thiết kế đều có cái nhìn toàn cảnh về những gì đang diễn ra với dự án. Khi tất cả thông tin được tổ chức tại một nơi để mọi người có thể xem, việc theo dõi thay đổi và quyết định trở nên dễ dàng hơn. Theo nhiều nhà thiết kế, ClickUp là phần mềm quản lý dự án giúp họ tổ chức công việc theo cách phù hợp với quy trình làm việc của họ.

Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi quản lý đội ngũ là quá trình phản hồi thiết kế hiệu quả. Bạn có thể sử dụng nền tảng quản lý dự án mà bạn chọn cho mục đích này. Dưới đây là một số cách bạn có thể áp dụng để gửi phản hồi cho đội ngũ làm việc từ xa của mình:

• Ghi âm: Nếu bạn muốn đưa ra chỉ dẫn cụ thể cho các nhà thiết kế, bạn có thể sử dụng video ghi âm để truyền đạt ý của mình. Bạn có thể thêm bình luận hoặc ghi chú vào những phần cụ thể của dự án mà bạn muốn nhấn mạnh.

• Ảnh chụp màn hình: Đôi khi, việc thả một ảnh chụp màn hình để diễn đạt ý kiến của bạn lại nhanh chóng và dễ dàng hơn. Hình ảnh giúp làm rõ những gì bạn đang nói đến. Tiện ích mở rộng Chrome của Google FireShot cũng là công cụ tuyệt vời cho phép bạn chụp, chỉnh sửa và lưu ảnh chụp toàn trang web dưới dạng tệp PDF/JPEG/GIF/PNG.

• Phác thảo: Khi việc mô tả không đủ, đừng ngần ngại vẽ nó ra. Bạn có thể sử dụng bút và giấy hoặc ứng dụng trực tuyến để hình dung ý tưởng của mình và chuyển tiếp cho đội ngũ.

• Bình luận: Đôi khi, sự đơn giản lại tốt hơn. Một nền tảng quản lý dự án tốt sẽ cho phép bạn để lại bình luận, ghi chú dính, hoặc phản hồi theo danh sách.

Hãy cố gắng giới hạn phản hồi thiết kế ở một vài nơi khác nhau. Bạn muốn tạo điều kiện thuận lợi cho nhà thiết kế tìm kiếm và cho phép triển khai nhanh chóng.

4. Phát triển văn hóa “Hoàn thành công việc”

“Hoàn thành công việc” (GTD) là một hệ thống năng suất cá nhân được phát triển bởi David Allen và được xuất bản trong cuốn sách cùng tên. Nó được mô tả là một hệ thống quản lý thời gian cho phép người dùng tập trung hành động theo từng công việc được liệt kê trong một bản ghi bên ngoài.

Tác giả khẳng định rằng bạn chỉ có thể thực hiện đúng đắn một công việc tại một thời điểm.

Dựa trên hệ thống GTD, ClickUp đã phát hành một mẫu Hoàn thành công việc giúp tổ chức công việc và dự án. Mẫu này ghi lại và chia nhỏ chúng thành các công việc có thể thực hiện được. Nó đi kèm với các chế độ xem tích hợp sẵn, trường tùy chỉnh và tài liệu giúp người dùng ưu tiên, theo dõi và thực hiện các nhiệm vụ tất cả trong một nơi.

Mẫu Áp Dụng Phương Pháp Getting Things Done trong ClickUp

Thưởng và khen ngợi là những phần không thể thiếu trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Theo Reward Gateway, có đến 90% nhân viên nhân sự đồng ý rằng chương trình khen thưởng hiệu quả giúp thúc đẩy kết quả kinh doanh. Nếu nhân viên liên tục đạt được các chỉ số KPI và chứng minh họ là người đáng tin cậy, bạn nên có hình thức thưởng cho họ.

5. Linh hoạt và tin tưởng đồng nghiệp của bạn

Việc tất cả mọi người cùng làm việc trong một văn phòng không đảm bảo năng suất làm việc. Tuy nhiên, điều này giúp dễ dàng theo dõi công việc của mọi người hơn. Bạn cần có một đội ngũ mà bạn có thể tin tưởng. Khi làm việc từ xa, bạn không thể luôn kiểm soát mọi hoạt động của họ.

Làm việc từ nhà mang lại nhiều lợi ích. Sự linh hoạt, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, không yêu cầu trang phục cụ thể, chỉ để kể một vài ví dụ.

Không phải ai cũng có khả năng đáp ứng được mức độ kỳ vọng.

Làm việc tại nhà có thể chứa đầy những xao lãng, và một số người lao động có thể thấy khó để phân biệt giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Nhân viên của bạn phải hoàn thành công việc đã được giao và mang lại kết quả.

Nếu bạn quyết định trao cho các nhà thiết kế một mức độ tự do sáng tạo cao, hãy chắc chắn rằng bạn mong đợi kết quả xuất sắc. Làm rõ rằng các nhà thiết kế của bạn sẽ chịu trách nhiệm về công việc của họ và các quyết định của họ. Nếu họ không đáp ứng được, bạn sẽ cần phải đưa ra quyết định khó khăn về việc họ có phù hợp với công ty bạn hay không.

Ngày nay, việc có nhân viên phân bố qua các múi giờ khác nhau không còn là điều hiếm gặp. Việc liên lạc với ai đó khi là 2 giờ sáng theo múi giờ của họ có thể khó khăn. Bạn phải tôn trọng múi giờ của các thành viên trong nhóm. Nói cách khác, hãy cố gắng điều chỉnh thời gian phù hợp nhất với người khác.

Luôn chỉ rõ múi giờ cùng với thời gian của cuộc họp đã lên lịch. Đừng quên kiểm tra bất kỳ kỳ nghỉ lễ quốc gia hoặc tôn giáo nào trong các quốc gia của nhân viên bạn.

Kết Luận

Làm việc từ xa không phải là dành cho tất cả mọi người, và không có gì sai với điều đó. Nhiệm vụ của bạn, khi là quản lý của một đội ngũ thiết kế phân tán, là tìm ra những người thích làm việc từ xa và hiểu rõ đặc thù của nó. Ngành công nghiệp thiết kế và phát triển phần mềm đang không ngừng phát triển, và chúng ta phải nhanh chóng để theo kịp với những yêu cầu mới.

Đừng quên rằng không có gì có thể thay thế cho tương tác trực tiếp. Bạn nên cố gắng tổ chức những cuộc gặp gỡ thỉnh thoảng sử dụng các công cụ có sẵn, ngay cả khi làm việc từ xa.