3 Lý Do Khiến Tôi - Một Người Từng Yêu Thích Jira, Giờ Đây Lại Chọn ClickUp

Jira đã có mặt trên thị trường từ lâu—từ năm 2002. Trong suốt thời gian đó, nó đã trở thành công cụ quản lý dự án và theo dõi sự cố được nhiều người tin dùng. Nhưng sau hơn 20 năm, liệu Jira vẫn còn phải là lựa chọn số một cho doanh nghiệp của bạn không? 🤔

Anh Sam Pavitt (Trưởng phòng Sản phẩm tại Gatekeeper)—anh suy nghĩ như thế nào?

“Thông thường, khi nói đến công cụ quản lý sản phẩm, người ta thường nghĩ ngay đến Jira. Không phải vì nó là tốt nhất, mà vì chúng ta đã quen dùng, biết đến, hoặc đó là lựa chọn mặc định khi phát triển theo phương pháp linh hoạt. Tuy nhiên, Jira đôi khi lại gây ra rắc rối và bất tiện, nhất là với những người không chuyên về công nghệ.”

Bây giờ là năm 2022, và Jira không còn là lựa chọn duy nhất cho phần mềm quản lý dự án linh hoạt. Nếu bạn muốn phát triển doanh nghiệp, đã đến lúc cần một giải pháp hiện đại mà cả đội ngũ kỹ thuật và phi kỹ thuật đều có thể sử dụng!

Vậy, hãy cùng nghe thêm từ anh Sam Pavitt, người sẽ chia sẻ chi tiết về lý do anh quyết định từ bỏ Jira sau nhiều năm gắn bó và chuyển sang sử dụng ClickUp để xây dựng một hệ thống quản lý dự án hiện đại và có khả năng mở rộng cho nhóm của mình.

Kinh Nghiệm Của Tôi Với Jira

Xin chào, tôi là Sam Pavitt, Trưởng phòng Sản phẩm tại Gatekeeper! 👋 😊

Gần đây, tôi đã có dịp tham gia podcast Product for Product và chia sẻ về việc tôi sử dụng ClickUp trong quản lý sản phẩm, cũng như so sánh nó với Jira. Bạn có thể đọc tóm tắt nhanh về cuộc trò chuyện này, hoặc nghe toàn bộ podcast tại đây.

Thường thì, khi nói đến công cụ quản lý sản phẩm, người ta thường nghĩ ngay đến Jira. Không phải vì nó là tốt nhất, mà vì chúng ta đã quen dùng, biết đến, hoặc đó là lựa chọn mặc định khi phát triển theo phương pháp linh hoạt.

Tuy nhiên, qua kinh nghiệm của tôi, Jira thường được sử dụng quá mức trong các đội ngũ đang phát triển, nơi tính chất hạn chế của nó có thể gây ra tình trạng ùn ứ công việc, quy trình cứng nhắc và khó tiếp cận cho các bộ phận không chuyên về kỹ thuật, những người thấy khó khăn khi sử dụng giao diện của Jira (đã bao giờ bạn thử giảng giải JQL cho một người làm marketing chưa?). 

📌 Một bí mật: Trước kia, tôi là một người yêu thích và ủng hộ Jira, đã sử dụng kinh nghiệm agile của mình để mở rộng các đội ngũ từ startup đến doanh nghiệp lớn—thường xuyên thông qua việc triển khai Jira. Khi tôi gia nhập Gatekeeper, một nền tảng quản lý hợp đồng và nhà cung cấp, tôi cũng có ý định áp dụng lại những quy trình, luồng công việc và cấu hình quản trị mà tôi đã thành thạo. Nhưng sau đó, tôi được thông báo rằng "CEO của chúng tôi cực kỳ không thích Jira, vậy nên chúc bạn may mắn."

Đó là một khoảnh khắc khiến tôi bất ngờ, và mặc dù tôi có thể đã đề xuất thay đổi, tôi nhận ra rằng việc chọn lựa trận chiến một cách khôn ngoan ngay từ đầu là quan trọng, nên tôi quyết định tìm hiểu kỹ hơn về nền tảng mà đội ngũ đã đang sử dụng: ClickUp—a platform mới mà tôi chưa từng trải nghiệm.

ClickUp ban đầu được áp dụng tại Gatekeeper cho việc quản lý công việc tổng quát nhưng đã được các đội từ Marketing đến Hỗ trợ và cả một số nhóm trong tổ chức Kỹ thuật của chúng tôi sử dụng. Vì vậy, tôi quyết định sẽ đánh giá ClickUp cho việc Quản lý Sản phẩm và tập trung vào việc học cách sử dụng nó cho công việc phát triển của chúng tôi.

Trường hợp xấu nhất? Nó sẽ giúp tôi xây dựng lý lẽ để cuối cùng triển khai Jira.

Trường hợp tốt nhất? Tôi có thể sử dụng một nền tảng mà đội ngũ đã yêu thích, được sử dụng rộng rãi trong tổ chức để cải thiện khả năng nhìn nhận tổng thể, và đáp ứng mọi nhu cầu của chúng tôi trong việc phát triển phần mềm.

Hai năm sau, toàn bộ đội ngũ quản lý sản phẩm và phát triển của chúng tôi đều sử dụng ClickUp hàng ngày và chúng tôi không hề hối tiếc.

Đừng hiểu lầm, tôi vẫn tin rằng Jira là một công cụ tuyệt vời. Nhưng nó thường không phù hợp với các đội nhỏ và linh hoạt, những đội này không cần đến những cấu hình và giới hạn quản trị nghiêm ngặt.

Những đội này sẽ hưởng lợi từ sự linh hoạt của ClickUp, khả năng hiển thị chéo giữa các đội và tự do tổng thể để quản lý công việc của mình. Điều này hiệu quả hơn nhiều so với việc phải đối mặt với các lỗi quy trình và yêu cầu quản trị chỉ để tiến hành công việc.

Bonus: Monday.com Vs. Jira

3 Lý Do Tôi Chuyển Từ Jira sang ClickUp

Dành cho các Quản lý Sản phẩm đang tìm hiểu lý do tại sao nên chọn ClickUp thay vì Jira, đây là ba lý do chính khiến tôi quyết định chuyển đổi:

1. Không cần quản trị viên chính thức

Với Jira, bạn cần một quản trị viên để điều hành hệ thống một cách hiệu quả, từ thiết lập quy trình làm việc đến việc tạo báo cáo. Quyền kiểm soát thường nằm trong tay một nhóm hoặc cá nhân duy nhất, và khi bạn phải tạo vé Jira chỉ để quản lý các vé Jira khác—có lẽ bạn không đang làm việc hiệu quả nhất. 😬

Với ClickUp, bạn không cần một quản trị viên riêng biệt.

Chúng tôi vẫn cần những người chuyên về ClickUp. Chẳng hạn, Paul là người phụ trách sản phẩm trong đội của chúng tôi và cũng là người mà mọi người thường xuyên nhờ cậy khi có thắc mắc hoặc cần cải thiện việc sử dụng ClickUp. Tuy nhiên, không phải chỉ có mình anh ấy mới giải quyết được những vấn đề này. Mọi người trong nhóm đều có khả năng làm việc này, nhưng Paul thực sự rất giỏi trong việc tổ chức quy trình và anh ấy thích giải quyết các vấn đề trong ClickUp.

Trái lại, khi sử dụng Jira, chúng ta thường gặp phải lỗi hoặc điểm tắc nghẽn cần người quản trị can thiệp để xem xét và thực hiện những thay đổi nhỏ trong cấu hình. Tôi biết rõ điều này vì đã từng là người quản trị và là người hỗ trợ cho Jira, và thường xuyên trở thành nguyên nhân của những tắc nghẽn đó. 😅

Nhưng với ClickUp, mọi thứ lại khác. Nó rất dễ sử dụng và dễ áp dụng. Ai cũng có thể cài đặt và cấu hình nó.

2. Quy trình linh hoạt hỗ trợ chu kỳ phát triển phần mềm (SDLC) phức tạp

ClickUp giúp chúng tôi cải thiện đáng kể cách quản lý chu kỳ phát triển phần mềm nhờ vào việc không có cấu trúc quy trình làm việc cứng nhắc như trong Jira. Ban đầu, tôi không thể hiểu nổi.

Tôi tự hỏi, "Làm sao mà tôi có thể áp dụng SDLC phức tạp này khi không có những hạn chế về quy trình?"

Tôi đã quen với việc các quy trình, trạng thái và bước chuyển tiếp bị khóa chặt trong Jira.

Thông thường, bạn chỉ có một hoặc hai lựa chọn để đẩy công việc tiến lên. Nếu bạn cố gắng bỏ qua một bước, hoặc muốn quay lại trạng thái trước đó, hoặc chuyển công việc sang một nhóm khác, bạn thường sẽ gặp lỗi ngăn cản quy trình làm việc tự nhiên. Bạn chỉ được phép thực hiện theo những hành động đã được cài đặt sẵn, và bất kỳ di chuyển nào ngoài ra đều không được cho phép.

Tôi nhớ mình đã rất bực bội khi liên tục gặp phải những thông báo lỗi, "Xin lỗi, bạn không thể làm điều này." Cảm giác như đang đập đầu vào tường, mãi không thể tiến lên. Và cuối cùng, bạn mới hiểu ra rằng mình phải làm theo một quy trình nhất định mà hệ thống đặt ra.

Đối với chúng tôi, điều này không phản ánh đúng thực tế công việc phát triển phần mềm của chúng tôi và không đủ linh hoạt.

Trong ClickUp, bạn vẫn có thể thiết lập các luồng và trạng thái giống nhau, nhưng không bị ràng buộc bởi một quy trình làm việc cứng nhắc. Bạn có sự linh hoạt để di chuyển công việc theo ý muốn, tự xây dựng quy trình làm việc theo cách của mình, và đó là điều tuyệt vời của ClickUp. Bạn có thể làm bất cứ điều gì bạn muốn với nó.

Cần phải nói thêm, quy trình SDLC của chúng tôi không hề đơn giản. Trong ClickUp, chúng tôi có khoảng 15 tính năng tự động hóa đang chạy cho SDLC, nhưng như tôi đã nói trước đây, một lợi ích lớn là không cần người quản trị viên để cấu hình chúng.

Sử dụng các công thức tự động hóa sẵn có hoặc tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn, để đội ngũ của bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất

3. Quản lý sprint và backlog dễ dàng

Với ClickUp, tương tự như Jira, bạn có thể thiết lập chu kỳ sprint dựa trên bất kỳ tiến độ nào mà bạn đang làm việc, hai tuần một lần, hàng tháng, v.v. Nhưng điểm nổi bật của ClickUp khi quản lý sprint và backlog là khả năng gắn thẻ linh hoạt.

Thêm các thẻ tùy chỉnh vào công việc của bạn để tổ chức ở một cấp độ khác, và lọc theo Dạng Danh sách và Bảng để xem chính xác những công việc nào là quan trọng nhất.

Chúng tôi có ba nhóm khác nhau tại Gatekeeper: nhóm Cốt lõi, nhóm Tích hợp và API, và nhóm Quy trình làm việc.

Chúng tôi sử dụng các thẻ nhóm để phân loại các sprint diễn ra trong cùng một chu kỳ sprint nhưng giữa các nhóm khác nhau. Khi người chủ sản phẩm của từng nhóm này xây dựng danh sách công việc và sau đó lập kế hoạch cho các sprint sắp tới, họ có thể áp dụng bộ lọc một cách đơn giản.

Điều này cho phép họ nói, "Hiển thị cho tôi bất kỳ công việc nào thuộc sprint của tôi." Điều này bao gồm các trường tùy chỉnh mà mỗi nhóm có thể sử dụng chung hoặc thêm các thẻ và trường cụ thể cho nhóm, chỉ hiển thị trong giao diện nhóm của họ.

Với Jira, để có được các loại giao diện sprint và danh sách công việc để quản lý nhóm, một quản trị viên sẽ cần thực hiện các truy vấn giống như SQL. Một lần nữa, điều này tạo ra điểm nghẽn. Và trong khi tôi thực sự thích thực hiện những truy vấn này, các đồng nghiệp và các bên liên quan của bạn không biết SQL lại không cảm thấy như vậy.

Với ClickUp, các chủ sản phẩm được trao quyền để tạo ra các giao diện sprint và danh sách công việc của riêng họ, cũng như các báo cáo, và có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các Giao diện Bảng, danh sách công việc, giao diện nhóm, và thậm chí là lộ trình chỉ với một cú nhấp chuột.

Tạo nên một quy trình Agile lý tưởng và xây dựng hệ thống Kanban linh hoạt để hình dung công việc và cải thiện quản lý dự án với chế độ xem Board trong ClickUp

Các Phương Án Thay Thế Jira cho Đội Ngũ Hiện Đại

Nếu bạn cảm thấy có điểm chung với trải nghiệm của Sam (và video ở trên), thì rõ ràng đã đến lúc phải thay đổi, và chúng tôi có "Abedatool" để giúp bạn làm điều đó! 😉

ClickUp là sự lựa chọn hàng đầu thay thế Jira cho toàn bộ tổ chức của bạn bởi vì nó:

• Hoàn toàn tùy chỉnh và giàu tính năng: Đây là một giải pháp Agile đơn giản, linh hoạt hơn. Nó cung cấp nhiều tính năng giống như Jira nhưng với giao diện đơn giản, dễ tùy chỉnh hơn. ClickUp mang lại quyền lực cho các đội nhóm để điều chỉnh quy trình làm việc của họ phù hợp với mọi dự án hay nhu cầu kinh doanh - chọn từ hơn 100 tính năng tùy chỉnh để đúc kết ClickUp theo cách bạn muốn

• Thân thiện với người dùng và tương thích với mọi nhóm: Nền tảng dễ dàng thiết lập không cần code - Các đội nhóm không chuyên và chuyên nghiệp đều có thể hiểu và sử dụng ClickUp, giúp họ luôn đồng lòng và đẩy nhanh tiến độ dự án.

• Tất cả công việc của bạn - trong một nơi: ClickUp là công cụ tăng cường năng suất toàn diện giúp các đội nhóm giảm thiểu sự xáo trộn do việc chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng; hãy tích hợp nó với hơn 1.000 công cụ làm việc khác, bao gồm cả những ứng dụng bạn thường xuyên sử dụng

• Giá cả phải chăng: Nhận được các tính năng cao cấp với một phần nhỏ giá của Jira - Kế hoạch Miễn phí Mãi mãi (vâng, miễn phí!), Không giới hạn, Doanh nghiệp, Doanh nghiệp Plus và Enterprise - xem bảng giá và chi tiết

• Các mẫu có sẵn và có thể tùy chỉnh cho mọi nhóm: Tận dụng các mẫu của ClickUp để bắt đầu và tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn - xem thư viện mẫu của chúng tôi cho các mẫu phát triển sản phẩm template library for product development templates cho quản lý dự án Agile, theo dõi vấn đề, backlog và sprints, quản lý tải công việc nhân viên, và nhiều hơn nữa

• Hỗ trợ khách hàng 24/7 hàng đầu thế giới: Cần trợ giúp với tài khoản ClickUp của bạn? Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn bất cứ khi nào bạn cần!

Vậy nếu bạn đang sử dụng Jira và mong muốn một giải pháp lâu dài cho toàn bộ đội nhóm của mình, hãy xem những tài nguyên này để tìm hiểu cách bắt đầu và bắt đầu  ClickUp Help Center ngay hôm nay! 🙌