11 Lời Khuyên Quản Lý Thời Gian Giúp Bạn Ngay Tức Khắc

Marie Kondo, chuyên gia sắp xếp không gian sống, đã tạo nên cơn sốt trên Netflix và qua cuốn sách của mình, chỉ bằng một câu hỏi giản dị: "Điều này có mang lại niềm vui cho bạn không?"

Chưa có ai đặt câu hỏi đó khi nhắc đến bảng tính Excel (ít nhất là không phải ai cũng thế), và tôi không phủ nhận việc tìm kiếm niềm vui trong công việc, nhưng bài viết này không nói về điều đó.

Thay vào đó, chúng ta hãy xem xét quan điểm của Kondo: cô ấy rất mạnh mẽ và quyết liệt. Cô ấy loại bỏ mọi thứ không cần thiết.

Đó chính là điều bạn cần làm với thời gian làm việc của mình: hãy quyết liệt.

Nếu bạn thực sự coi trọng thời gian của mình, bài viết này dành cho bạn.

Nếu bạn muốn từ bỏ lối quản lý thời gian kém hiệu quả mãi mãi, bài viết này cũng dành cho bạn.

Dĩ nhiên, sự thay đổi không thể diễn ra ngay lập tức. Bạn cần phải kiên trì làm việc để đạt được nó. Hãy tham khảo những lời khuyên hàng đầu về quản lý thời gian sau đây.

1. Theo dõi thời gian và hoạt động của bạn trong một tuần

Lời khuyên đầu tiên có vẻ không liên quan vì tôi không yêu cầu bạn thay đổi gì ngay lập tức. Tôi tin rằng bạn có thể chưa thực sự hiểu mình dùng thời gian như thế nào.

Vậy... hãy hoãn việc đặt ra quyết tâm quản lý thời gian của bạn thêm một tuần nữa... và thay vào đó, hãy theo dõi cách bạn làm việc hàng ngày.

Bạn mất bao lâu cho việc làm báo cáo? Chỉnh sửa? Xử lý công việc? Hay lướt Instagram?

Hãy ghi chép lại ngay khi bạn làm. Việc theo dõi hoạt động là chìa khóa cho thành công trong kinh doanh. Đúng là bạn sẽ mất thêm vài giây để ghi chép (không nhiều lắm đâu!) nhưng bạn sẽ biết được mình dành bao lâu cho từng hoạt động.

Điều này bao gồm mọi thứ, không chỉ công việc. Nhất định phải theo dõi cả thời gian bạn dành cho mạng xã hội, đọc tin tức, đi dạo, đưa con cái đi học, thậm chí là cách bạn dành thời gian buổi tối. Bạn sẽ phát hiện ra những điều bất ngờ và có thể tìm ra thêm nhiều giờ để sử dụng hiệu quả hơn (không chỉ là vài phút!). Bạn cũng có thể nhận ra mình đã lãng phí bao nhiêu thời gian chỉ để chờ đợi.

Nếu bạn dùng ClickUp, bạn có thể sử dụng tiện ích mở rộng ClickUp cho Chrome để theo dõi thời gian làm việc trên các nhiệm vụ một cách thuận tiện nhất. Thật tuyệt!

2. Luôn nhớ rõ mục tiêu của bạn

Đây là một bước nữa mà bạn cần nhìn lại để sau đó có thể tiến xa hơn.

Tự hỏi mình: Mình đang hướng tới mục tiêu gì? Mình đang cố gắng hoàn thành công việc gì?

Đối với một số người, câu trả lời có thể rất rõ ràng.

Nếu bạn là trợ lý hành chính, mục tiêu của bạn có thể là nghe máy khi có cuộc gọi đến hoặc trả lời tất cả email của sếp.

Nhưng mục tiêu thực sự trong trường hợp đó là gì? Để làm cho công việc của sếp trở nên nhẹ nhàng hơn và đảm bảo cuộc gọi được chuyển đến đúng người. Có công việc nào khác bạn cần làm hay hệ thống mới nào cần thiết lập để đạt được điều đó không?

Biết đâu bạn sẽ tìm ra cách tiết kiệm thời gian cho bản thân và tổ chức của mình về lâu dài.

Hãy viết ra mục tiêu của bạn trong ClickUp và theo dõi tiến trình của mình. Việc đặt mục tiêu trong ClickUp sẽ giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng để đạt được bước tiến thực sự cho công ty.

3. Lên kế hoạch công việc vào ngày Chủ Nhật và ưu tiên các công việc

Trước khi bạn quản lý thời gian, bạn cần biết rõ công việc cần làm. Bạn cần một phương pháp để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Điều này không chỉ áp dụng cho công việc hàng ngày mà còn cho mục tiêu dài hạn của bạn. Bạn cần cân nhắc giữa việc ưu tiên công việc cấp bách và quan trọng. Một trong những cách được nhiều người sử dụng là sử dụng ma trận Eisenhower.

Ma trận Eisenhower giúp bạn xác định công việc nào cấp bách, quan trọng hoặc không quan trọng. Đây là một cách tiếp cận có hệ thống, có thể áp dụng hàng tuần để giúp bạn tập trung vào công việc. Đây cũng là cách để bạn luôn nhớ đến mục tiêu chính của mình.

4. Hãy hành động thực tế, đừng chỉ suy nghĩ

David Allen, người sáng lập phương pháp Get Things Done nổi tiếng, nói rằng hành động thực tế sẽ đẩy nhanh công việc của bạn. Nó tạo ra động lực.

Hãy bắt đầu với những công việc quan trọng nhất theo Ma trận Eisenhower. Nếu sếp bạn đang chờ bản sửa đổi của bạn, hãy làm ngay lập tức. Ma trận Eisenhower cũng giúp bạn biết thêm công việc nào có thể thêm vào lịch trình khi không phải tất cả đều cấp bách và quan trọng.

Gợi ý: Ứng dụng Getting Things Done!

5. Lập kế hoạch và chấp nhận phạm vi công việc nhỏ hơn

Công việc mới liên tục xuất hiện. Có thể bạn đang họp và ai đó đề xuất một việc cần giải quyết ngay.

Điều này thường xảy ra và sẽ chiếm dụng thời gian của bạn.

Nhưng bạn vẫn có thể tiến triển dù thời gian có hạn như thế nào?

Giữ nguyên kế hoạch nhưng giảm bớt phạm vi công việc nếu không quá cấp thiết. Ví dụ:

• Hoàn thành một module đào tạo chuyên nghiệp thay vì ba.

• Đi tập gym nhưng giảm thời gian cho mỗi bài tập.

• Xem xét kế hoạch tiếp thị chiến lược mới, nhưng để lại phần còn lại cho ngày mai nếu bạn không hoàn thành hôm nay.

Bạn không để các nhiệm vụ khác cản trở tiến độ hiện tại của mình. Lịch trình có thể thay đổi, nhưng bạn vẫn có thể tiến bộ trong danh sách việc cần làm.

Nếu bạn đã theo dõi thời gian như bước số 1, bạn sẽ biết được những khoảng thời gian nào bạn thường xuyên không sử dụng hiệu quả.

6. Tập trung vào một nhiệm vụ mỗi lần (Không làm nhiều việc cùng lúc!)

Đây là điều không dễ dàng, nhất là khi chúng ta luôn mang theo điện thoại thông minh - thiết bị dễ phân tâm. Đôi khi bạn cần phải từ chối, tập trung và hoàn thành công việc.

Nếu bạn đang cố gắng làm việc nhưng bị đồng nghiệp làm phiền, tai nghe có thể là "cánh cửa đóng" của bạn.

Nếu bạn không tiến triển trong danh sách việc cần làm, hãy chia nhỏ công việc ra nữa.

• Chia nhỏ công việc để bạn có thể hoàn thành từng phần một. Suy nghĩ về bước tiếp theo cụ thể bạn có thể làm để tiến bộ, thay vì cảm thấy quá tải.

• Sắp xếp công việc vào lịch trình ngay cả khi bạn chỉ có 10 hoặc 20 phút. Đừng tìm cớ, hãy tìm cách làm. Những khoảng thời gian ngắn này cộng dồn lại rất có ích.

• Đặt giới hạn thời gian cho từng nhiệm vụ. Thực tế, tôi không chắc điều này luôn hiệu quả vì tôi thường biết một công việc cần bao nhiêu thời gian. Nhưng tôi vẫn giữ sự linh hoạt vì đôi khi có tình huống khẩn cấp xảy ra.

Vì vậy, việc giảm phạm vi công việc và chia nhỏ ra là quan trọng. Bạn có thể không đủ thời gian để hoàn thành toàn bộ dự án, nhưng bạn có thể hoàn thành một phần của nó.

7. Nghỉ ngơi thực sự (và đừng bỏ qua chúng)

Nghe có vẻ trái ngược, nhưng việc nghỉ ngơi giúp bạn tập trung lại, tránh kiệt sức và tăng cường động lực. Việc nghỉ ngơi đúng cách - như đi dạo hoặc vẽ vời thay vì lướt mạng xã hội - sẽ giúp bạn tái tạo năng lượng. Sau đó, bạn sẽ có thể tập trung hơn và hoàn thành nhiều công việc quan trọng hơn.

8. Xin giúp đỡ hoặc phân công công việc

Đừng chờ đến khi mọi thứ trở nên quá khó khăn mới xin giúp đỡ. Điều đó không hiệu quả. Trong một nhóm làm việc cộng tác, bạn nên có thể nói lên khi bạn cảm thấy quá tải hoặc cần thêm chỉ dẫn. Việc tự lập là tốt, nhưng nếu bạn đã cạn kiệt nguồn lực của mình, hãy xin giúp đỡ. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian thay vì mất hàng giờ để tìm kiếm thông tin mà đồng nghiệp của bạn có thể đã biết.

Không ai muốn trông như họ không làm việc, nhưng nếu bạn đã cố gắng hết sức, thì không có gì xấu hổ khi xin thêm hướng dẫn.

Bạn đang cố gắng tối ưu hóa thời gian của mình và của đội. Việc xin giúp đỡ không nên được coi là phiền phức cho đồng nghiệp, đặc biệt nếu sau này họ là người phải giải quyết hậu quả.

9. Dọn dẹp bàn làm việc của bạn

Giữ cho bàn làm việc gọn gàng sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn công việc và tránh mất tập trung.

Được rồi, nếu bạn chưa thực sự hiểu ý của tôi qua ví dụ về Marie Kondo, bây giờ là lúc áp dụng vào thực tế. Đã đến lúc cảm ơn những chiếc móc khóa từ hội nghị đã mang lại niềm vui cho bạn ở Orlando vào mùa xuân năm trước và sau đó buông bỏ chúng đi. Còn những tờ rơi cũ kỹ? Cảm ơn chúng vì đã không mang lại khách hàng tiềm năng nào (không có gì vui vẻ cả!) và vì thế, chúng ta nên vứt chúng đi. Việc sắp xếp bàn làm việc gọn gàng là điều quan trọng.

10. Dành riêng thời gian trong lịch làm việc cho các nhiệm vụ quan trọng

Nếu bạn làm việc trong một môi trường công ty mà cuộc họp là chủ đạo, thì lịch làm việc chính là nguồn sống của "bầy sói đói". Vậy nên, bạn phải là người kiểm soát lịch làm việc của mình, không để người khác làm điều đó. Hãy lên lịch làm việc và khoá thời gian của bạn lại; bạn thậm chí có thể dùng một ứng dụng chặn thời gian để việc này trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể để một vài khoảng trống, nhưng đừng để người khác hoàn toàn chi phối thời gian của bạn. Việc chặn thời gian có vẻ khắc nghiệt nhưng thực sự giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát.

Thưởng thức: Học cách tạo lịch trên Microsoft Word! 💜

11. Sử dụng công cụ phù hợp để quản lý thời gian hiệu quả

Công cụ quản lý thời gian như ClickUp giúp bạn quản lý dự án và công việc một cách đơn giản, tiết kiệm thời gian và cải thiện khả năng hợp tác.

Hãy sử dụng:

• Công việc lặp lại

• Ước lượng thời gian

• Ngày bắt đầu

• Hạn chót

• Mẫu

• Theo dõi thời gian

Ví dụ, bạn có thể đặt ra ước lượng thời gian cho từng công việc và theo dõi thời gian thực tế bạn đã dành cho chúng. Bạn cũng có thể đánh giá xem mình đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nhờ sử dụng mẫu, thay vì phải tự tạo mới từng bước một. Những tính năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian ở mỗi bước khi làm việc trên dự án của mình.

Thưởng thức: Tìm hiểu thêm về các công cụ quản lý thời gian hàng đầu và các kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả.

Kết luận: Bạn có thể thoải mái từ bỏ cách làm cũ

Nếu bạn đang áp dụng phương pháp của Kondo vào việc quản lý thời gian, hãy biết ơn những phiền nhiễu và cách quản lý thời gian không hiệu quả trước đây đã mang lại niềm vui cho bạn, nhưng sau đó hãy thông báo cho thời gian của bạn rằng bạn đã sẵn sàng cho công việc và muốn làm việc hiệu quả hơn. Chắc chắn bạn sẽ cảm ơn bản thân mình trong tương lai vì đã áp dụng những mẹo quản lý thời gian này.