10 Mẹo Hiệu Quả Để Quản Lý Rủi Ro Chi Phí Dự Án
Bạn có biết rằng lên đến 35% các dự án không đạt được mục tiêu kinh doanh về sự hài lòng của các bên liên quan không? Sự thành công của một dự án thường phụ thuộc vào cách bạn tiếp cận quản lý rủi ro, chủ yếu là cách bạn xử lý rủi ro chi phí dự án. Vì vậy, trong số tất cả các dự án thành công, chỉ có 62% quản lý được để giữ trong ngân sách. Vượt quá ngân sách dự kiến của dự án, còn được gọi là vượt chi phí, là một trong những rủi ro phổ biến nhất. Để tránh điều đó xảy ra, mỗi dự án nên có kế hoạch quản lý rủi ro riêng. Phân tích và quản lý rủi ro là điều cần thiết để đảm bảo dự án của bạn diễn ra suôn sẻ với ít bất ngờ nhất có thể. Mặc dù rủi ro không phải là thứ có thể quản lý hoàn toàn, nhưng có một kế hoạch phù hợp cho sự xuất hiện của chúng là điều quan trọng nếu bạn muốn tránh dự án của mình trở thành thất bại.
Rủi ro chi phí trong quản lý dự án là gì?
Rủi ro chi phí là một trong những rủi ro phổ biến nhất trong quản lý dự án. Nó có thể phát sinh từ việc lập kế hoạch ngân sách kém và ước tính chi phí không chính xác. Rủi ro chi phí là nguy cơ vượt quá ngân sách cho một dự án hoặc không thể cung cấp giá trị hợp lý để bù đắp chi phí. Ngoài ra, bạn có thể đối mặt với chi phí cao hơn do các yếu tố nội bộ hoặc bên ngoài. Nhưng cụ thể là những yếu tố nào?
Rủi ro chi phí nội bộ
Rủi ro nội bộ xảy ra do các hành động bên trong doanh nghiệp. Ví dụ, đánh giá thấp khối lượng công việc cần thiết cho một dự án có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian, làm tăng chi phí của dự án. Dự án càng kéo dài, chi phí càng tăng. Điều này rõ ràng! Điều đó cũng có nghĩa là rủi ro này không chỉ liên quan đến thời gian mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng. Điều tốt về rủi ro nội bộ là bạn có thể tránh chúng với kế hoạch và quản lý dự án đầy đủ. Ngược lại, rủi ro chi phí bên ngoài thường nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.
Rủi ro chi phí bên ngoài
Rủi ro chi phí bên ngoài bao gồm các rủi ro xảy ra bên ngoài doanh nghiệp. Điều đó có thể bao gồm thay đổi quy định hoặc tiêu chuẩn ngành, hoặc phí ngân hàng. Mặc dù bạn không thể kiểm soát những vấn đề này, bạn có thể giảm thiểu tác động của chúng đến dự án của mình. Vấn đề lớn nhất với những rủi ro này là bạn không thể dự đoán khả năng xảy ra của chúng. Các nhóm phụ của rủi ro chi phí bên ngoài bao gồm rủi ro kinh tế, chính trị và thiên nhiên.
Tại sao quản lý rủi ro chi phí lại quan trọng?
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến thất bại, nhưng hầu hết các vấn đề đều liên quan đến quản lý chi phí kém. Nói đơn giản, nếu bạn không kiểm soát được chi phí, dự án của bạn sẽ thất bại. Với quản lý rủi ro chi phí, bạn có thể dự đoán chi phí trong tương lai. Khả năng nhìn thấy ngân sách này là một điều tuyệt vời vì nó cho phép bạn đưa ra quyết định giúp bạn tránh xa nợ nần. Theo nghiên cứu năm 2021 của PMI, 38% các dự án không nằm trong phạm vi ngân sách đã lên kế hoạch và 35% dự án thất bại vì mất ngân sách. Quản lý rủi ro chi phí là một phần quan trọng trong quản lý dự án vì thường thì sự thành công hay thất bại của dự án phụ thuộc vào nó. Sử dụng các mẹo sau để quản lý rủi ro chi phí dự án tốt hơn và tăng cơ hội thành công của bạn.
10 Mẹo hiệu quả để quản lý rủi ro chi phí dự án
Mặc dù bạn có thể không kiểm soát được tất cả các rủi ro liên quan đến dự án của mình, bạn nên chuẩn bị cho chúng càng nhiều càng tốt, đặc biệt là những rủi ro bạn có thể kiểm soát. Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi cố gắng quản lý rủi ro chi phí dự án:
1. Chú ý đến các khu vực có thể tăng chi phí
Chi phí dự án thường được chia thành ba nhóm cơ bản:
Chi phí trực tiếp* là các chi phí cần thiết trực tiếp để hỗ trợ dự án của bạn. Điều đó bao gồm lao động, thiết bị và vật liệu.
Chi phí gián tiếp bao gồm các khía cạnh hành chính và vận hành của một dự án, chẳng hạn như chi phí xem xét tài liệu, thực hiện đánh giá hoặc thuê người kiểm tra cho một dự án.
Chi phí chung bao gồm các chi phí của các hoạt động mà bạn không thể liên kết trực tiếp hoặc gián tiếp với dự án. Các chi phí kinh doanh thiết yếu, chẳng hạn như tiền thuê và tiện ích, chi phí pháp lý, đào tạo và bảo hiểm, cũng là một phần của chi phí chung.
*Chi phí trực tiếp thường là nguồn gốc của rủi ro chi phí trong các danh mục này. Do đó, điều quan trọng là chú ý đến chi phí lao động, thiết bị và vật liệu để giúp giảm nguy cơ chi phí tăng vọt.
2. Bao gồm các khoản dự phòng trong ngân sách dự án của bạn
Một khoản dự phòng là một hoàn cảnh trong tương lai mà bạn không thể đảm bảo sẽ hoặc không xảy ra. Ví dụ, bạn không thể đảm bảo rằng dự án của bạn sẽ hoàn thành đúng thời hạn, điều này làm tăng chi phí lao động và chi phí chung. Bao gồm các khoản dự phòng trong ngân sách dự án của bạn giúp giảm thiểu tác động của những sự kiện này đến lợi nhuận của bạn. Ngoài ra, dành một phần ngân sách để đối phó với các chi phí không lường trước được. Hãy cân nhắc dành một phần ngân sách lớn hơn cho các dự án có rủi ro tăng cao.
3. Tạo một kế hoạch quản lý rủi ro chi tiết
Một dự án thành công cần một lộ trình chi tiết. Lộ trình cung cấp cái nhìn tổng quan về thời gian và mục tiêu của dự án. Là một phần của lộ trình, bạn cần xác định các rủi ro có thể xảy ra. Lập kế hoạch quản lý rủi ro giúp bạn nhận diện, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn. Nó cũng yêu cầu bạn xác định mức độ chấp nhận rủi ro; bạn có thể đặt ngưỡng cho mức độ rủi ro mà bạn sẵn sàng chấp nhận. Mức độ chấp nhận rủi ro giúp bạn dễ dàng ưu tiên các rủi ro. Bạn có thể quyết định vấn đề nào cần chú ý ngay lập tức và vấn đề nào có thể dẫn đến quyết định tốt hơn và giảm chi phí về lâu dài. Kế hoạch quản lý rủi ro cũng nên bao gồm một kế hoạch ứng phó. Đầu tiên, quyết định cách bạn xử lý các sự kiện cụ thể, chẳng hạn như vượt quá ngân sách lao động hoặc chi tiêu nhiều hơn dự kiến cho nguyên vật liệu.
4. Bắt đầu một sổ đăng ký rủi ro dự án để theo dõi rủi ro
Là một phần của kế hoạch quản lý rủi ro, tạo một sổ đăng ký rủi ro. Sổ đăng ký rủi ro cung cấp danh sách tất cả các rủi ro mà bạn xác định trong quá trình đánh giá dự án. Nó cung cấp cho bạn một kế hoạch để dự đoán và giải quyết các vấn đề nhanh chóng. Bao gồm nhiều trường khác nhau để ghi lại từng rủi ro. Ví dụ, mô tả rủi ro, tác động dự kiến đến dự án và cách bạn dự định ứng phó nếu nó xảy ra. Bạn cũng có thể muốn chỉ định ai đó cho từng rủi ro thay vì giao trách nhiệm theo dõi rủi ro cho một thành viên duy nhất trong nhóm. Tiếp tục theo dõi rủi ro trong suốt từng giai đoạn của dự án. Theo dõi trạng thái của các rủi ro để bạn biết khi nào cần khởi động kế hoạch ứng phó của mình.
5. Xác định khả năng xảy ra và tác động của từng rủi ro
Sổ đăng ký rủi ro của bạn nên bao gồm khả năng xảy ra và tác động của từng rủi ro. Khả năng xảy ra của một rủi ro cụ thể là xác suất nó sẽ xảy ra tại một thời điểm nào đó trong dự án. Ví dụ, rủi ro chậm trễ do thiếu nguyên vật liệu từ nhà cung cấp có thể tăng lên trong các vấn đề chuỗi cung ứng. Bạn cũng có thể đối mặt với khả năng chậm trễ cao hơn khi thiếu lao động hoặc tài nguyên. Sau khi phân tích khả năng xảy ra của một sự kiện, bạn cần xem xét tác động của nó. Nghĩ về cách sự kiện có thể làm gián đoạn kế hoạch của bạn, yêu cầu bạn phải dừng công việc khác hoặc trì hoãn một giai đoạn của dự án. Bạn cũng có thể đánh giá khả năng xảy ra và tác động của từng sự kiện trên thang điểm từ một đến năm hoặc từ một đến mười. Đánh giá giúp bạn ưu tiên tài nguyên khi đối phó với rủi ro. Thưởng: Sử dụng mẫu RAID để quản lý rủi ro!
6. Phác thảo Cấu trúc Phân tích Công việc (WBS)
Dự toán chi phí là quá trình dự báo chi phí của dự án để đạt được các mục tiêu cụ thể. Dự toán chi phí nên tính đến mọi yếu tố cần thiết cho dự án, bao gồm lao động và nguyên vật liệu. Một cấu trúc phân tích công việc (WBS) giúp bạn tạo ra một dự toán chi phí chính xác hơn. Nó yêu cầu bạn chia dự án của mình thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. WBS cũng là một công cụ phổ biến cho các dự án dựa trên sản phẩm giao hàng. Bạn có thể chia dự án thành các gói công việc nhỏ hơn (WPs). Mỗi WP nên có chi phí, rủi ro và thành viên nhóm được chỉ định riêng. Một gói công việc giúp dễ dàng phát hiện chi phí vượt mức trong một nhiệm vụ cụ thể trước khi nó bắt đầu ảnh hưởng đến các khu vực khác của dự án.
7. Đo lường hiệu suất với Quản lý Giá trị Thu được (EVM)
Quản lý giá trị thu được (EVM) giúp bạn đo lường hiệu suất của từng nhiệm vụ hoặc gói công việc. Nó bao gồm việc đánh giá hiệu suất hiện tại so với hiệu suất đã lên kế hoạch. Kỹ thuật này có thể giúp bạn quản lý và kiểm soát dự án của mình, nhưng bạn không thể chỉ dựa vào EVM vì nó có thể thay đổi nhanh chóng. Nếu bạn đo lường tất cả các rủi ro của mình với EVM, bạn có thể bao phủ tác động của một hoặc nhiều rủi ro xảy ra với ngân sách dự phòng. Giá trị thu được là số tiền ngân sách mà bạn đã kiếm được dựa trên khối lượng công việc đã hoàn thành.
Hãy lấy một ví dụ: ngân sách dự án là $20,000 với thời gian thực hiện là sáu tháng. Sau ba tháng, bạn đã hoàn thành 50% công việc. Giá trị thu được hiện tại là $10,000. Ở giai đoạn này của dự án, bạn nên đã chi tiêu khoảng một nửa ngân sách. Khi chi phí thực tế bắt đầu vượt quá giá trị thu được, b ạn cần dừng lại và đánh giá nguyên nhân của việc vượt chi phí.
8. So sánh nhà cung cấp và nhà thầu cho dự án
Tìm kiếm nhà cung cấp và nhà thầu phù hợp cho dự án có thể giúp giảm thiểu rủi ro chi phí dự án. Sự chậm trễ và chi phí tăng từ nhà cung cấp và nhà thầu có thể ảnh hưởng đến chi phí dự án của bạn theo nhiều cách. Khi so sánh nhà cung cấp và nhà thầu, hãy chú ý không chỉ đến giá cả. Bạn cũng cần đảm bảo rằng đối tác của bạn đáng tin cậy và có khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ đúng thời hạn. Ví dụ, nếu một nhà cung cấp không thể hoàn thành đơn hàng, bạn có thể cần sử dụng thiết bị, vật liệu hoặc phần mềm khác để hoàn thành nhiệm vụ. Những thay đổi này có thể làm tăng chi phí và thời gian của bạn.
9. Tránh mở rộng phạm vi của dự án
Thay đổi phạm vi của dự án thường dẫn đến chi phí tăng. Khách hàng và các bên liên quan có thể đề xuất thay đổi dự án bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, một số thay đổi có thể làm tăng đáng kể chi phí hoặc thời gian hoàn thành. Người quản lý dự án cần biết những thay đổi nào quá khó để thực hiện mà không có thêm kinh phí. Tuân thủ phạm vi dự án đã lên kế hoạch giúp giữ ngân sách và lịch trình đúng hướng. Tìm hiểu về tam giác quản lý dự án và xem cách chi phí, phạm vi và thời gian ảnh hưởng đến chất lượng của dự án. Xem qua các mẫu đề xuất ngân sách!
10. Sử dụng phần mềm quản lý dự án để giám sát chi phí
Không bao giờ ngừng tìm kiếm các chi phí bất ngờ. Thay vào đó, thường xuyên theo dõi tiến độ của bạn bằng cách sử dụng các công cụ tốt nhất hiện có, chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án. Nền tảng quản lý dự án, chẳng hạn như ClickUp, cung cấp giải pháp tùy chỉnh để theo dõi mọi khía cạnh của dự án của bạn. Ví dụ, nếu bạn cảm thấy choáng ngợp với quản lý rủi ro dự án, mẫu ngân sách của ClickUp có thể hữu ích để theo dõi ngân sách dự án của bạn và giúp bạn chú ý đến các rủi ro chi phí. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng quản lý quy trình làm việc, đặt mục tiêu và xem thống kê theo thời gian thực với bảng điều khiển trực quan của ClickUp. Đây chỉ là một vài trong số những lợi ích của phần mềm quản lý dự án. Bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian, cải thiện giao tiếp, và nhiều hơn nữa.
Tạo báo cáo ngân sách với Dashboards trong ClickUp
Kiểm soát chi phí dự án của bạn
Quản lý rủi ro chi phí là yếu tố cần thiết để dự án của bạn thành công. Hãy chú ý đến tất cả các chi phí liên quan trong từng giai đoạn của dự án. Bạn có thể kiểm soát tốt nhất các chi phí trực tiếp, bao gồm chi phí thiết bị, vật liệu và lao động. Để chuẩn bị tốt hơn cho các sự kiện rủi ro và kiểm soát tốt hơn các rủi ro chi phí dự án, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý dự án. Một giải pháp quản lý dự án hiệu quả như ClickUp có thể ngăn chặn việc lên lịch quá tải và giảm thiểu các yếu tố rủi ro khác liên quan đến việc tăng chi phí. Sử dụng nó để tổ chức công việc, quản lý ngân sách, nhận báo cáo theo thời gian thực, liên lạc với nhóm của bạn, và nhiều hơn nữa.
Similar Articles