10 Kỹ Năng Quan Trọng Cần Có Ở Một Quản Lý Dự Án Giỏi
Quản lý dự án là những người đảm nhiệm vai trò quan trọng trong việc hoàn thành công việc một cách hiệu quả và chất lượng. Họ giúp dự án diễn ra suôn sẻ, đội ngũ làm việc có tổ chức, và mục tiêu được thực hiện. Vậy điều gì tạo nên một quản lý dự án giỏi?
Một quản lý dự án xuất sắc cần phải có sự kết hợp giữa kỹ năng kỹ thuật, lãnh đạo và giao tiếp. Dưới đây là 10 kỹ năng quản lý dự án thiết yếu mà bất kỳ quản lý dự án nào cũng cần để thành công:
1. Tối Ưu Hóa Giao Tiếp
Quản lý dự án giỏi cần phải truyền đạt thông tin một cách minh bạch và hiệu quả, để mọi người trong dự án đều rõ ràng về nhiệm vụ và mục tiêu của họ. Điều này bao gồm việc cập nhật thông tin cho đội ngũ về bất kỳ thay đổi nào và cung cấp phản hồi cũng như hướng dẫn.
Theo PMI, nếu giao tiếp không được duy trì tốt, “có thể bỏ lỡ kết quả đầu ra hoặc các mục tiêu khác.”
Quá nhiều giao tiếp liệu có thể gây hại không? Có, đặc biệt khi nó không được sắp xếp hợp lý hoặc khi “giao tiếp” chỉ qua vài email rời rạc. Khả năng giao tiếp có ảnh hưởng lớn đến thành công hay thất bại của dự án.
Bạn sẽ nghĩ rằng quản lý dự án giỏi sẽ biết cách làm điều này với những công cụ quản lý dự án hiệu quả như ClickUp. Đây là một kỹ năng giao tiếp quan trọng nhưng thường bị bỏ qua.
Công cụ quản lý dự án mạnh mẽ như ClickUp giúp bạn tối ưu hóa giao tiếp, cập nhật thông tin cho các bên liên quan và rõ ràng về thời hạn công việc.
2. Lạc Quan Về Công Việc
Nếu người quản lý dự án không tin tưởng vào tính khả thi của công việc, thì tinh thần của đội ngũ sẽ như thế nào?
Một quản lý dự án giỏi cần hiểu rõ ưu tiên của tổ chức, truyền đạt những giá trị này cho đội ngũ của mình, và liên kết chúng với từng dự án cụ thể. Họ cũng cần phải làm việc cùng đội ngũ để tìm ra cách thức thực hiện mục tiêu chung.
Để đảm bảo dự án tiến triển theo đúng kế hoạch, người quản lý dự án cần giữ tinh thần lạc quan và hỗ trợ đội ngũ vượt qua khó khăn.
Việc cân nhắc giữa lạc quan và thực tế về rủi ro và vấn đề đòi hỏi sự nhận thức sâu sắc và kinh nghiệm, điều này dẫn chúng ta đến điểm tiếp theo:
3. Giải Quyết Vấn Đề
Có vẻ như là điều hiển nhiên, nhưng một quản lý dự án giỏi cần phải giải quyết vấn đề một cách linh hoạt. Họ cần có khả năng đối mặt và giải quyết thách thức trong quản lý dự án. Quy trình giải quyết vấn đề thường bao gồm năm bước sau:
Nhận diện vấn đề
Xác định nguyên nhân
Tìm kiếm giải pháp
Đánh giá giải pháp
Thực hiện hành động
Những bước này tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế chúng ta thường không dành đủ thời gian để xem xét kỹ lưỡng. Đôi khi chúng ta biết vấn đề nhưng lại không phân tích kỹ từ mọi phía hoặc không ghi chép lại ý kiến của đội ngũ về hướng giải quyết tiếp theo.
Đôi khi, bạn cần phải lấy giấy và bút ra để suy nghĩ sâu sắc về những gì đã diễn ra. Hãy ghi lại từng bước của quá trình và ghi chép lại những điều hiệu quả và không hiệu quả ở mỗi bước.
Dưới đây là một ví dụ về cách áp dụng danh sách kiểm tra quản lý dự án để giải quyết vấn đề của nhân viên:
Bước Một: Nhận diện Vấn Đề
Nhân viên không hoàn thành kịp công việc theo hạn định.
Bước Hai: Tìm hiểu Nguyên Nhân
Họ có quá nhiều việc phải làm và thời gian không đủ để xử lý hết.
Bước Ba: Tìm Giải Pháp
Các giải pháp có thể là phân công công việc cho các thành viên khác trong nhóm, đặt ra các hạn chót hợp lý, hoặc sử dụng công cụ quản lý dự án để quản lý khối lượng công việc một cách tốt hơn.
Bước Bốn: Đánh giá Giải Pháp
Việc đánh giá các giải pháp bao gồm việc cân nhắc ưu và nhược điểm của từng phương án để tìm ra cách tốt nhất cho từng thành viên trong nhóm.
Bước Năm: Thực hiện
Sau khi bạn quyết định được giải pháp tốt nhất, bạn cần hành động và thực hiện kế hoạch quản lý dự án một cách thành công.
Áp dụng danh sách kiểm tra đơn giản này có thể giúp người quản lý dự án trở nên đáng tin cậy hơn.
4. Bình Tĩnh Trong Mọi Tình Huống
Công việc quản lý dự án không căng thẳng như làm bác sĩ cấp cứu hay cảnh sát, nhưng người quản lý dự án cũng cần phải cân nhắc nhu cầu của dự án, ưu tiên của tổ chức, kết quả làm việc của nhóm và cả những đóng góp cá nhân của mình. Chưa kể đến những yếu tố khó chịu ngoài tầm kiểm soát như hệ thống lạc hậu hoặc quy trình làm việc không hiệu quả.
Điều này có thể tạo ra áp lực.
Tuy nhiên, một người quản lý dự án giỏi sẽ biết cách lùi lại một bước, phân tích các lựa chọn tiếp theo và rút ra bài học kể cả khi gặp khó khăn.
Người quản lý dự án là người phải giải quyết vấn đề và có thể cần nhìn nhận dự án từ một góc độ mới. Quan trọng là họ cần biết điều gì đã không đúng và không lặp lại sai lầm đó. Một người quản lý dự án tốt nên có khả năng xác định vấn đề và đề xuất các phương án thay thế (xem mục #3).
Hãy giữ vững tinh thần và dẫn dắt nhóm một cách hiệu quả. Làm việc cùng nhóm để tìm ra giải pháp tốt nhất cho mọi người.
5. Phân Công Công Việc Hiệu Quả
Vì sao việc phân công công việc lại quan trọng? Một người quản lý dự án có thể đạt được nhiều hơn khi họ biết cách phân công. Bạn có thể tự mình đảm nhận và đóng góp một thời gian, nhưng cuối cùng, bạn sẽ không thể xử lý hết mọi việc khi thời gian của bạn bị chiếm dụng quá nhiều.
Thực tế, bạn sẽ làm được nhiều hơn khi bạn trao quyền cho người khác một cách đúng đắn.
"Khả năng đạt được mục tiêu chỉ tăng lên khi bạn trao quyền cho mỗi người cộng tác để họ đóng góp công việc tốt nhất vào mục tiêu chung. Ngược lại, quyền lực của bạn sẽ giảm đi với mỗi dự án bạn không cần thiết phải giữ lấy," Jesse Sostrin của PwC nhận xét trong Harvard Business Review.
Để đạt được mục tiêu, những người quản lý dự án thành công hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên mình quản lý, sau đó tận dụng và phân công công việc theo điểm mạnh để nâng cao hiệu suất làm việc.
Sử dụng công cụ quản lý dự án như ClickUp giúp bạn phân công công việc một cách minh bạch với các tính năng báo cáo, chi tiết và bình luận. Hệ thống phân cấp của nó thân thiện với người dùng – đủ mạnh mẽ cho đội ngũ chức năng chéo, nhưng cũng có các tùy chọn chia sẻ riêng tư có thể được tùy chỉnh cho quản lý hoặc chỉ một số người đóng góp cụ thể.
6. Ưu Tiên Công Việc
Không phải mọi việc đều có thể là ưu tiên số một. Theo định nghĩa, sẽ có việc phải xếp sau. Một người quản lý dự án giỏi sẽ hiểu cách ưu tiên công việc cho đội ngũ và sau đó đưa ra quyết định đúng đắn.
Điều quan trọng ở đây? Hiểu được cái gì là khẩn cấp so với quan trọng và loại bỏ những phiền nhiễu. Một nhà tài trợ hay người liên quan đến dự án có thể hối thúc ASAP, nhưng một người quản lý dự án giỏi sẽ giữ bình tĩnh và biết cách ưu tiên những gì thực sự quan trọng.
Tại sao điều này lại quan trọng? Bởi vì những công việc quan trọng mang lại giá trị. Đó là giá trị của ma trận Eisenhower. Ma trận Eisenhower là một hệ thống dựa trên bốn phần tử nơi công việc được phân loại theo mức độ quan trọng và giá trị của chúng.
Sau khi hiểu được tầm quan trọng và giá trị của từng công việc, một người quản lý dự án giỏi sẽ ước lượng thời gian cần thiết cho từng công việc và sau đó xếp hạng chúng theo mức độ quan trọng.
7. Hợp Tác và Lắng Nghe
Hợp tác là về làm việc cùng nhau và để thành công trong việc này, kỹ năng lắng nghe tích cực là cực kỳ quan trọng. Bạn không thể hợp tác mà không lắng nghe và cố gắng hiểu.
Nếu bạn đang làm việc với một đội ngũ phát triển dự án và mã lập trình gặp sự cố hoặc không vượt qua được QA, bạn sẽ muốn đánh giá tình hình trước khi vội vàng kết luận. Câu hỏi ban đầu có thể không đưa bạn đến câu trả lời chính xác mà bạn cần – thay vào đó, bạn có thể phải sử dụng các cách tiếp cận khác nhau để tìm ra giải pháp.
Làm việc cùng nhau giúp bạn thử nghiệm mới, thí nghiệm và tìm ra hướng giải quyết.
Một người quản lý dự án giỏi sẽ khuyến khích sự hợp tác trong đội ngũ và tạo ra một môi trường nâng đỡ, thay vì cô lập mỗi người trong lĩnh vực riêng biệt của họ.
Những công cụ tốt – như ClickUp và những công cụ hợp tác trực tuyến khác – có thể giúp bạn hoàn thành công việc đó.
Bằng cách có một bộ sưu tập dự án và công việc minh bạch, các thành viên trong đội có thể thấy họ cần làm gì và ngày họ cần hoàn thành. Những công cụ hợp tác tốt nên thúc đẩy năng suất, không phải làm giảm nó.
Phần Thưởng: Mẫu CV Quản Lý Dự Án!
8. Quản Lý Thời Gian
Một trong những vai trò chính của người quản lý dự án là đảm bảo rằng đội ngũ tuân thủ thời hạn và theo kịp lịch trình dự án.
Điều này không có nghĩa là bạn cần theo sát từng phút làm việc của nhân viên hay quản lý mọi hành động của họ (điều đó thật kinh khủng), mà chủ yếu là hiểu rõ công việc cần hoàn thành và deadline của nó.
Quản lý thời gian cũng liên quan đến việc theo dõi tình hình hiện tại và xác định nguồn lực có sẵn cho từng nhiệm vụ. Đây là lúc mà công cụ quản lý dự án như ClickUp trở nên hữu ích, bởi bạn có thể phân chia công việc thành các phần nhỏ dễ quản lý, giúp đạt được mục tiêu lớn của nhóm.
9. Tập trung vào Người Có Liên Quan
Người có liên quan là bất cứ ai có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án và sản phẩm của dự án.
Những người này quan tâm đến công việc bạn đang làm, vì thế bạn cần đảm bảo họ luôn được cập nhật thông tin. Một người quản lý dự án giỏi sẽ không chỉ thông báo cho họ biết diễn biến công việc mà còn giải thích cách thức để đáp ứng yêu cầu của họ.
Đây là điều mà một người quản lý dự án giỏi thường làm – họ xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan và thành viên trong nhóm. Nhờ vậy, khi có thay đổi hoặc thách thức xuất hiện, người quản lý dự án có thể chủ động giải quyết trước khi vấn đề trở nên tồi tệ hơn.
10. Khích Lệ
Cuối cùng, một người quản lý dự án giỏi cần biết được điều gì là khả thi và biết rõ giới hạn của dự án.
Khi đối mặt với thách thức, họ cần phải đủ sáng tạo để tìm ra giải pháp và cách tiếp cận mới. Họ cũng cần suy nghĩ linh hoạt trong quản lý dự án để bắt kịp xu hướng thời đại. Hãy xem xét công nghệ mới có thể giúp dự án tiến triển nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Những người quản lý dự án có óc sáng tạo và đổi mới là lực đẩy cho dự án phát triển. Họ tìm ra giải pháp cho những vấn đề mà người ta chưa từng nhận ra và biến điều không thể thành có thể.
Những mẹo và kỹ thuật quản lý thời gian sau đây sẽ hỗ trợ bạn:
Trở thành Người Quản lý Dự án Xuất sắc cho Đội của Bạn
Những người quản lý dự án hiệu quả biết cách nâng tầm một dự án từ mức bình thường lên thành công xuất sắc. Điều này đòi hỏi sự phối hợp giữa kỹ năng mềm, quản lý và lãnh đạo, cùng với kỹ năng kỹ thuật cần thiết để ưu tiên công việc và đưa ra quyết định đúng đắn.
Hãy đăng ký ClickUp ngày hôm nay và sử dụng phần mềm quản lý dự án để phát huy tối đa năng lực của đội nhóm bạn!
.jpg){kind=small}
Similar Articles