10 Bí Quyết Truyền Cảm Hứng Để Kích Thích Tinh Thần Làm Việc Nhóm

Nếu bạn đang tìm cách để kích thích tinh thần làm việc và nâng cao hiệu suất của nhóm mình, bạn không phải là người duy nhất. Mọi người lãnh đạo đều từng phải vật lộn với việc làm sao để tạo động lực cho nhóm của họ.

Nhưng cần nhớ rằng: Động lực không chỉ đến từ tiền thưởng hay những lợi ích văn phòng đắt tiền. Nó còn liên quan đến những giá trị sâu xa hơn và cần có một chiến lược cụ thể.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu vì sao việc tạo động lực cho nhân viên lại quan trọng, các loại hình động lực khác nhau, và 10 phương pháp thực tế để truyền cảm hứng cho nhóm của bạn.

Cùng nhau tìm hiểu ngay thôi! 🏊

Vì Sao Việc Tạo Động Lực Cho Nhóm Làm Việc Lại Quan Trọng?

Hãy hình dung một nhóm mà mỗi thành viên đều nhiệt tình đối diện với thử thách mỗi ngày—nơi lòng hăng say và ý chí là điều thông thường. Đó chính là sức mạnh của việc tạo động lực cho nhóm.

Tạo động lực cho nhóm giúp xây dựng một văn hóa công ty tích cực, nơi mỗi thành viên đều muốn cống hiến và làm việc xuất sắc. ✨

Khi nhóm của bạn được tạo động lực:

• Họ làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn

• Họ chú trọng đến chi tiết và mang lại kết quả công việc chất lượng cao

• Họ có khả năng hợp tác tốt với nhau và giảm thiểu mâu thuẫn

• Họ cảm thấy hài lòng với công việc và có xu hướng gắn bó lâu dài với công ty

• Họ đến công ty đều đặn và tương tác tốt với mọi người, giảm thiểu tình trạng nghỉ phép không lý do

• Họ sẵn lòng và làm tốt khi đối mặt với những thách thức mới

• Họ mong muốn thành công không chỉ cho bản thân mà còn cho toàn bộ công ty

Các Loại Hình Động Viên

Có hai hạng mục động lực chính: động lực nội tại và động lực ngoại tại. Cả hai đều quan trọng trong việc thúc đẩy các thành viên trong nhóm hoàn thành vai trò của mình, phát triển và tỏa sáng tại nơi làm việc. Hãy cùng xem xét kỹ hơn từng hạng mục này.

1. Động lực nội tại

Động lực nội tại xuất phát từ bên trong—đó là niềm vui cá nhân hay thách thức mà một thành viên cảm nhận khi họ tham gia vào một hoạt động. Dưới đây là một số loại động lực nội tại khác nhau có thể đang thúc đẩy nhóm của bạn:

• Động lực năng lực: Sự thúc đẩy để cải thiện hoặc thành thạo một kỹ năng không phải vì bất kỳ sự công nhận bên ngoài nào mà vì sự phát triển cá nhân và sự tự hài lòng

• Động lực thành tựu: Được tạo ra từ việc đặt ra những mục tiêu cá nhân thách thức và tận hưởng vinh quang khi đạt được chúng

• Động lực sáng tạo: Mong muốn chủ động, suy nghĩ sáng tạo, và tạo ra điều mới lạ

• Động lực thái độ: Sự thúc đẩy để hành động theo cách phù hợp với niềm tin cá nhân, đạo đức và nguyên tắc của bạn

• Động lực gắn kết: Mong muốn kết nối và hợp tác với người khác và cảm thấy mình thuộc về một cộng đồng

2. Động lực ngoại tại

Động lực ngoại tại đến từ việc nhận được phần thưởng bên ngoài hoặc tránh khỏi hậu quả. Dưới đây là những gì có thể thấy trong nhóm của bạn:

• Động lực dựa trên phần thưởng: Sự thúc đẩy để làm việc do những khích lệ như tiền thưởng, quà tặng, hoặc thậm chí là phản hồi tích cực từ quản lý hoặc các thành viên khác trong nhóm

• Động lực dựa trên nỗi sợ: Sự thúc đẩy để hành động do lo ngại mất việc, bị giáng chức, hoặc nhận phản hồi tiêu cực về hiệu suất làm việc kém trước mặt đồng nghiệp

• Động lực dựa trên quyền lực: Sự thúc đẩy để làm việc và leo lên các bậc cao hơn nhằm giành quyền lực, ảnh hưởng và kiểm soát

Tạo mục tiêu cá nhân trong ClickUp và đặt các chỉ tiêu để theo dõi tiến trình của bạn

Cả động lực nội tại và ngoại tại đều có ích theo nhiều cách khác nhau. Hãy nhớ đến chúng để đảm bảo phong cách quản lý của bạn tính đến cả hai.

10 Lời Khuyên Để Tạo Động Lực Cho Đội Nhóm Của Bạn

Một số thành viên trong nhóm được thúc đẩy bởi sự thỏa mãn cá nhân và đam mê, trong khi những người khác phản ứng tốt hơn với những phần thưởng bên ngoài và sự công nhận cho công việc chăm chỉ của họ.

Hãy áp dụng 10 bước sau để giúp tạo ra một môi trường làm việc cân đối và lành mạnh, nơi cả hai loại động lực đều được nhận biết và khuyến khích.

1. Đặt mục tiêu rõ ràng và chia sẻ chúng với đội nhóm của bạn

Một trong những phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả nhất để tạo động lực cho đội nhóm là đặt mục tiêu rõ ràng cho đội nhóm phù hợp với giá trị hoặc mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty. Khi đã thống nhất về bức tranh lớn, hãy đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm hiểu rõ về những mục tiêu lớn này và biết họ góp phần như thế nào để biến chúng thành hiện thực.

Nếu không rõ ràng, các thành viên trong nhóm có thể bỏ qua một số nhiệm vụ hoặc đánh giá thấp tầm quan trọng của chúng. Nhưng khi một thành viên hiểu rõ "lý do" đằng sau những gì họ làm, họ sẽ có động lực hơn để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Họ thậm chí có thể nỗ lực hơn để làm việc tốt, đưa doanh nghiệp tiến gần hơn đến việc đạt được mục tiêu của mình. 🎯

Tạo Mục Tiêu SMART trong ClickUp với nhiều cách để theo dõi tiến độ và đạt được mục tiêu

Để xây dựng mục tiêu kinh doanh và nhóm, hãy sử dụng khung Mục Tiêu SMART—Cụ Thể, Đo Lường được, Khả thi, Liên quan và Có thời hạn. Để chia sẻ điều này với nhóm của bạn, hãy sử dụng công cụ đặt mục tiêu và theo dõi mục tiêu phù hợp.

Những công cụ này cho phép bạn:

• Tùy chỉnh mẫu đặt mục tiêu để tối ưu hóa quy trình làm việc

• Chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ quản lý hơn theo từng giai đoạn

• Kết nối từng mục tiêu trực tiếp với nhiệm vụ được giao cho các thành viên trong nhóm

• Theo dõi tiến độ hướng tới mục tiêu và kỷ niệm những cột mốc nhỏ trên hành trình

2. Cho phép các thành viên trong nhóm tự chủ trong công việc của họ

Là một người quản lý hoặc trưởng nhóm, vai trò chính của bạn là đặt ra những kỳ vọng rõ ràng, cung cấp những công cụ cần thiết cho nhóm, và dành không gian cho các buổi kiểm tra định kỳ. Một khi đã thiết lập xong, bạn cần phải lùi lại và để họ tự thực hiện công việc của mình.

Tìm ý tưởng, lập kế hoạch, xây dựng chiến lược và cải thiện giao tiếp một cách nhanh chóng với Bảng Trắng ClickUp

Hãy kiềm chế không quản lý cấp độ vi mô. Quản lý kiểu này làm suy giảm lòng tin, ngăn chặn sự sáng tạo và tăng căng thẳng cũng như nguy cơ kiệt sức. Nó còn khiến các thành viên trong nhóm quá phụ thuộc và hạn chế sự phát triển của những người lãnh đạo tiềm năng. 🌱

Ngược lại, việc trao quyền tự chủ cho các thành viên trong nhóm thể hiện sự tin tưởng của bạn. Hành động đơn giản này nâng cao động lực làm việc của nhóm và dẫn đến sự gắn kết cao hơn.

Nó còn tăng cường sự tự tin và cam kết của nhóm. Khi các thành viên nhận trách nhiệm với công việc của mình, họ tự nhiên sẽ có động lực để làm việc tốt hơn, đối mặt với thách thức và tìm kiếm giải pháp sáng tạo.

3. Linh hoạt với lịch làm việc

Xét rằng 80% nhân viên ưu tiên lịch làm việc linh hoạt khi tìm việc, rõ ràng là xu hướng này sẽ còn tiếp tục.

Không chỉ tồn tại, mà lịch làm việc linh hoạt còn góp phần quan trọng trong việc tăng động lực cho nhóm. Theo một nghiên cứu của Cisco, 82% nhân viên cảm thấy hạnh phúc và có động lực làm việc cao hơn khi có tùy chọn làm việc kết hợp vì nó cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Áp dụng lịch làm việc linh hoạt đương nhiên sẽ gặp thách thức, đặc biệt là trong việc phối hợp. Đây là lúc đầu tư vào phần mềm hợp tác nhóm trở nên hữu ích để giữ mọi người cùng nhau đi theo cùng một hướng.

Hợp tác với khách hàng hoặc các đội nhóm nội bộ một cách hiệu quả hơn thông qua Bảng Trắng ảo để khơi gợi sự sáng tạo

Những công cụ này giúp quản lý dự án và quản lý đội nhóm trở nên thuận tiện hơn, giúp dễ dàng thực hiện các công việc sau đây bất kể vị trí địa lý hay giờ giấc làm việc khác nhau:

• Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm

• Xác định ưu tiên cho từng nhiệm vụ cụ thể

• Quản lý hạn chót để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ

• Theo dõi tiến độ dự án khi các nhiệm vụ được hoàn thành

Một công cụ hợp tác như ClickUp cung cấp mẫu quản lý dự án miễn phí, bao gồm cả mẫu lộ trình dự án mà bạn có thể tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của đội nhóm. 🛠️

4. Khuyến khích giao tiếp mở cửa và thường xuyên

Các đội nhóm được động viên sẽ phát triển mạnh mẽ trên nền tảng giao tiếp đội nhóm mở cửa và định kỳ. Khi các thành viên có thể tự do chia sẻ ý tưởng, đặt câu hỏi và bày tỏ quan điểm, họ cảm thấy được trân trọng và lắng nghe. Kết quả là, sự hiểu lầm giảm thiểu, sự tham gia của đội nhóm tăng cao và năng suất chung cũng được cải thiện.

Tuy nhiên, hãy cảnh giác với những cuộc họp dài không có mục tiêu hoặc nghị sự rõ ràng. Chúng có thể làm giảm động lực và năng suất của đội nhóm, đặc biệt là khi chúng không dẫn đến những bước đi cụ thể.

Để tìm được sự cân bằng đúng đắn, luôn đảm bảo rằng cuộc họp của bạn có một nghị sự rõ ràng. Trước khi tổ chức một cuộc họp, hãy tự hỏi: "Liệu điều này có thật sự cần thiết không?" Thường thì bạn sẽ nhận ra rằng những gì bạn dự định thảo luận trong cuộc họp có thể được giải quyết thông qua một cuộc trò chuyện nhanh hoặc một email. 📩

ClickUp cho phép bạn cộng tác trên ý tưởng và tạo ra các Docs hoặc wikis đẹp mắt với các trang lồng nhau và các tùy chọn định dạng tùy chỉnh cho lộ trình, cơ sở kiến thức và nhiều hơn nữa

Hãy làm việc dễ dàng hơn bằng cách sử dụng công cụ cộng tác tích hợp sẵn các tính năng giao tiếp hiệu quả:

• Chat để giao tiếp tức thì giữa các thành viên trong nhóm

•  ClickUp Help Center để trả lời câu hỏi nhanh chóng và cung cấp phản hồi

•  Record and send Voice Clips để chia sẻ phản hồi phức tạp qua âm thanh

• Screen clips để cung cấp ngữ cảnh hình ảnh và giải thích tương tác

5. Cân bằng khối lượng công việc giữa các thành viên trong nhóm

Việc cân bằng khối lượng công việc (hay còn gọi là quản lý khối lượng công việc) là chìa khóa để duy trì động lực làm việc của nhóm. Khi công việc được phân phối đều, mỗi thành viên cảm thấy được trân trọng và nguy cơ kiệt sức sẽ giảm đi.

Vậy làm thế nào để đảm bảo cân bằng khối lượng công việc? Hãy thường xuyên rà soát khối lượng công việc. Điều này giúp bạn phát hiện sự mất cân bằng từ sớm trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. 👀

Hãy hình dung xem lượng công việc được giao cho từng cá nhân cũng như các đội nhóm của bạn qua tính năng Xem Khối Lượng Công Việc trong ClickUp

Công cụ hợp tác của bạn nên có tính năng như  Use Workload view để hình dung công việc được giao cho các thành viên trong nhóm và quản lý việc phân chia lại công việc.

Điều này giúp làm việc hiệu quả hơn và hỗ trợ trong việc đưa ra quyết định chiến lược khi xác định thời điểm thích hợp để thu hút khách hàng mới, phân công nhiệm vụ mới hoặc bắt đầu dự án mới.

Công cụ lý tưởng của bạn cũng nên có một tính năng tự động hóa để xử lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Điều này giúp các thành viên nhóm giải phóng thời gian để tập trung vào trách nhiệm chính của họ.

6. Give and receive feedback from your team

Phản hồi mang tính xây dựng, khi được truyền đạt một cách chu đáo và rõ ràng, cũng có thể tăng cường động lực.

Tại sao? Bởi vì nó cho thấy bạn quan tâm đến sự phát triển của họ. Bằng cách hướng dẫn các thành viên hướng tới hiệu suất cao hơn, bạn đang thể hiện niềm tin vào khả năng của họ. Kết quả là, họ sẽ tự nhiên muốn đáp ứng thách thức. 🏆

Ngược lại, việc mở lòng mình để tiếp nhận phản hồi từ nhóm của bạn cũng quan trọng không kém.

Khi các thành viên nhóm có thể tự do chia sẻ suy nghĩ của họ, họ cảm thấy gắn bó hơn với vai trò của mình và sứ mệnh của công ty. Hơn nữa, việc đánh giá cao và áp dụng ý kiến của họ cho thấy sự tin tưởng và tôn trọng, điều này nâng cao tinh thần nhóm và thúc đẩy văn hóa công ty hợp tác.

7. Ghi nhận và khen thưởng những đóng góp của nhóm

Nhà văn và diễn giả nổi tiếng Dale Carnegie đã nói rất đúng: "Mọi người làm việc vì tiền nhưng sẵn lòng nỗ lực hết mình vì sự công nhận, khen ngợi và thưởng."

Những nỗ lực của đội nhóm bạn, dù lớn hay nhỏ, là những bánh răng làm quay máy móc kinh doanh của bạn. Việc ghi nhận những nỗ lực này bằng phản hồi tích cực như một lời "cảm ơn" hay "làm tốt lắm" không chỉ khiến họ cảm thấy tốt hơn mà còn thúc đẩy họ làm nhiều hơn và làm tốt hơn. 🙌

Giao diện trò chuyện lưu giữ tất cả các bình luận trong ClickUp để bạn có thể dễ dàng nhận biết đội ngũ hoặc tìm kiếm bất kỳ cuộc hội thoại nào

Đừng chỉ nghe lời chúng tôi: Theo nghiên cứu c���a Harvard Business Review, những nhà lãnh đạo thuộc 10% thấp nhất về mức độ ghi nhận có tỷ lệ cam kết của nhân viên là 27%, trong khi những người trong top 10% đạt được tỷ lệ cam kết lên đến 69%.

Nhưng tại sao phải dừng lại ở lời nói? Những phần thưởng cụ thể như tiền thưởng, quà tặng hay ngày nghỉ càng làm tăng thêm động lực cho nhân viên. Chúng minh họa cho những điều có thể đạt được và tôn vinh những người đã đạt được. Điều này tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh và khích lệ các thành viên khác trong đội nâng cao hiệu suất công việc.

8. Đầu tư vào sự phát triển chuyên nghiệp của đội ngũ

Khi bạn ưu tiên phát triển đội ngũ, điều đó cho thấy bạn tin tưởng vào tiềm năng của họ và nhìn thấy một tương lai cùng họ. Những nhân viên thấy rằng công ty cam kết vào sự phát triển của họ thường có thái độ tích cực hơn, sẵn lòng gắn bó lâu dài và xuất sắc trong vai trò của mình. 💪

Hãy xem xét đào tạo đội ngũ của bạn về các kỹ năng cứng và mềm thông qua các hội thảo, webinar, khóa học trực tuyến hoặc cả các phiên cố vấn. Khi các thành viên trong đội ngũ học được kỹ năng mới, họ sẽ háo hức áp dụng chúng. Họ không chỉ trở nên có năng lực hơn – họ còn trở nên nhiệt huyết và tập trung hơn.

Hãy trở thành chuyên gia về không gian làm việc của riêng bạn với hàng trăm khóa học, buổi đào tạo và webinar để trở nên hiệu quả hơn khi sử dụng ClickUp

Khi đội ngũ của bạn được nâng cao kỹ năng và phát triển, doanh nghiệp của bạn sẽ thu được lợi ích từ một lực lượng lao động có kỹ năng và khả năng thích ứng cao hơn.

9. Tạo một không gian làm việc thoải mái và chào đón cho đội nhóm của bạn

Một không gian làm việc thoải mái không chỉ liên quan đến thẩm mỹ—đó còn là một trong những yếu tố động viên quan trọng. Hãy suy nghĩ xem: Bạn sẽ làm việc hiệu quả và sáng tạo hơn ở đâu? Trong một không gian chật hẹp, tối tăm hay một nơi rộng rãi, đầy ánh sáng tự nhiên?

Bắt đầu từ những điều cơ bản. Cung cấp đồ nội thất thoải mái với ghế chống mỏi và không gian bàn làm việc rộng rãi. Điều này ưu tiên sức khỏe của đội nhóm bạn trong khi đảm bảo họ có thể tập trung vào công việc thay vì đau lưng.

Ánh sáng rất quan trọng. Hãy tận dụng ánh sáng tự nhiên—nó cải thiện tâm trạng và năng lượng. Thêm cây xanh, như cây cảnh trong nhà, để cải thiện chất lượng không khí và tạo không gian dễ chịu.

Thức ăn cũng quan trọng. Việc cung cấp cà phê miễn phí, đồ uống hoặc đồ ăn nhẹ có thể tạo ra sự khác biệt. Một giải lao cà phê nhanh chóng hoặc một món ăn nhẹ có thể giúp đội ngũ của bạn nạp lại năng lượng, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đầy động lực. ☕

10. Tham gia vào các hoạt động xây dựng tinh thần đội nhóm

Các hoạt động xây dựng tinh thần đội nhóm thúc đẩy tình đoàn kết và giữ cho các thành viên trong nhóm luôn được động viên. Khi các thành viên cùng nhau tham gia các hoạt động ngoài công việc hàng ngày, họ sẽ gắn bó theo những cách đặc biệt. Họ hiểu nhau hơn ở cấp độ cá nhân và sẽ hợp tác tốt hơn trong giờ làm việc.

Bạn sẽ tổ chức những hoạt động này như thế nào? Hãy xem xét các hoạt động phù hợp với sở thích của đội nhóm bạn. Có thể là câu lạc bộ sách, đêm trò chơi quiz, hoặc thậm chí là phòng thoát hiểm ảo cho các đội làm việc từ xa. Quan trọng là chọn điều gì đó mà mọi người đều có thể thích thú và tham gia. 🤩

Hãy xem qua những công cụ xây dựng đội nhóm này!

Khích lệ Đội Nhóm của Bạn để Thúc Đẩy Sự Hợp Tác và Tăng Trưởng Kinh Doanh

Không nghi ngờ gì, việc biết cách khích lệ một đội nhóm có thể nâng cao hiệu suất làm việc và giữ chân nhân viên. Hãy thử nghiệm những chiến lược này để tìm ra những phương pháp phản hồi tốt nhất với đội nhóm của bạn và điều chỉnh chúng khi cần thiết. Theo thời gian, bạn sẽ biến đội nhóm của mình thành một nhóm làm việc hiệu quả và năng động.

Nếu bạn đã sẵn sàng nâng cao trò chơi và tối ưu hóa các chiến lược khích lệ đội nhóm của mình, không cần nhìn đâu xa hơn ClickUp.

Nền tảng "tất cả trong một" của chúng tôi có thể giúp bạn đơn giản hóa việc theo dõi mục tiêu, giao tiếp đội nhóm và hợp tác. Sử dụng nó để cân bằng khối lượng công việc và cải thiện việc thu thập và thực hiện phản hồi. 🤸

Điều tốt nhất là nó không tốn bất kỳ chi phí nào và tích hợp với tất cả các công cụ và ứng dụng yêu thích của bạn. Đăng ký gói miễn phí của ClickUp và đưa doanh nghiệp của bạn lên tầm cao mới!