Đã bao giờ nghĩ đến việc loại bỏ hẳn các cuộc họp định kỳ? Liệu có thể áp dụng được trong thực tế không

Tôi ngồi trong phòng vào sáng thứ Hai, lập danh sách công việc cần làm trong ngày và nhìn vào khối lượng công việc đang chờ đợi. Có quá nhiều việc cần phải giữ cho không rơi.

Trong hệ thống của tôi, chỉ có một mình tôi làm quản lý duy nhất cho tất cả các freelancer mà tôi đang hợp tác (khoảng 15-20 người vào thời điểm hiện tại).

Sau đó, tôi kiểm tra lịch trình và ghi lại các cuộc họp trong ngày, rồi mỉm cười. Tôi chỉ có hai cuộc họp... một buổi trao đổi với đội ngũ CAM của ClickUp và một cuộc gọi với một khách hàng tiềm năng

Tổng cộng chỉ một giờ họp.

Tiếp theo, tôi mở ClickUp và xem qua hơn 100 thông báo đang chờ (đã tích tụ từ tối hôm trước)... và bắt đầu xử lý chúng.

Hai giờ sau, tôi đã cập nhật xong và giải quyết mọi vấn đề cho cả nhóm. Bây giờ là lúc để tạo ra một số nhiệm vụ mới và đặt ra một số ưu tiên mới cho nhóm tiến lên.

Tôi mỉm cười lần nữa. Hệ thống này quả thực tuyệt vời.

Tôi không tổ chức các cuộc họp định kỳ với nhóm của mình

Quả thực như vậy.

Tôi không tiến hành các buổi gặp mặt riêng lẻ.

Tôi cũng không tổ chức các cuộc họp nhóm.

Và tôi cảm thấy điều này thật sự tuyệt vời.

Tôi đã thực hiện sự thay đổi này vài năm trước và nó đã mang lại sự biến đổi mạnh mẽ.

Tuy nhiên, bạn không thể chỉ đơn giản loại bỏ hết mọi cuộc họp... bởi vì chúng thực sự có ích.

Thay vào đó, bạn cần phải tìm ra phương án thay thế.

Nếu không, mọi thứ sẽ trở nên hỗn độn.

Hai yếu tố cần thiết để thay thế các cuộc họp định kỳ

Trong quản lý doanh nghiệp, việc giảm bớt các cuộc họp định kỳ là điều có thể, nếu như chúng ta tập trung vào hai yếu tố chủ chốt sau đây.

Yếu tố thứ nhất: Bạn cần phải có một phương pháp hiệu quả để nắm bắt và cập nhật thông tin liên quan đến công việc của từng thành viên trong đội ngũ (tức là theo dõi tiến độ, xử lý các vấn đề phát sinh, và đặt ra các ưu tiên cho những bước tiếp theo).

Yếu tố thứ hai: Bạn cần một cơ chế để thu nhập và tổng hợp ý kiến từ tập thể, nhằm đạt được sự đồng thuận trong các quyết định quan trọng (chẳng hạn như trong quá trình đưa ra ý tưởng, hoạch định chiến lược, v.v.).

Chỉ cần làm tốt hai điểm trên, bạn đã có thể giảm thiểu đáng kể số lượng và tần suất của các cuộc họp định kỳ.

Cách thay thế hai yếu tố quan trọng này như thế nào?

Dưới đây là phương pháp mà tôi áp dụng để thay thế hai yếu tố kể trên:

Yếu tố 1: Bạn cần một phương pháp để nắm bắt thông tin về công việc của mọi người

Tôi đã thay thế yếu tố này bằng cách tiếp cận “Mọi việc đều là một nhiệm vụ”.

Xin lưu ý, tôi đang sử dụng Clickup (một công cụ quản lý dự án) để làm việc cùng đội ngũ của mình và chúng tôi luôn thiết lập các bảng Kanban cho mọi hoạt động.

Tôi tuân theo hai nguyên tắc cơ bản sau:

• Mọi hoạt động trong công ty đều được coi là một nhiệm vụ. Nếu không có nhiệm vụ, bạn không cần thực hiện nó. Bởi vì nó không hề tồn tại đối với tôi.

• Bất kỳ công việc nào được thực hiện bởi bất kỳ ai cũng cần được ghi nhận là một cập nhật vào nhiệm vụ. Không có cập nhật = Tôi sẽ cho rằng không có công việc nào được hoàn thành.

  
  

Dưới đây là một số ví dụ về các bảng công việc của tôi để bạn có thể hình dung rõ hơn về cách thức triển khai này.

Một yếu tố then chốt khác là tôi đã cài đặt tự động hóa để mình trở thành người theo dõi mọi nhiệm vụ. Nhờ đó, tôi có thể theo dõi các cập nhật từ nhân viên và kịp thời đưa ra phản hồi nếu:

• Họ cần tháo gỡ khó khăn hoặc đang đi sai hướng.

• Họ đang tập trung vào công việc không thuộc danh sách ưu tiên.

• Và các vấn đề khác.

  
  

Xin lưu ý, tôi cũng luôn luôn kiểm tra và xử lý mọi thông báo mỗi vài giờ, điều này cực kỳ quan trọng để hệ thống hoạt động trơn tru. Điều này càng trở nên khả thi khi tôi không bị ràng buộc bởi các cuộc họp định kỳ kéo dài.

Yếu tố 2: Bạn cần một phương pháp để tổng hợp ý kiến nhằm đạt được sự đồng thuận trong quyết định quan trọng

Tôi thay thế yếu tố này bằng cách áp dụng phương pháp “Nhiệm vụ thu thập ý kiến” của riêng mình. Cụ thể, mỗi khi tôi muốn lấy ý kiến từ một nhóm người, tôi làm theo các bước sau:

• Bước 1: Tạo nhiệm vụ trong Clickup và đặt nó vào thư mục phù hợp, thường là các thư mục liên quan đến chiến lược, kế hoạch ra thị trường (GTM), v.v.

• Bước 2: Xác định rõ ràng bối cảnh và mục tiêu của vấn đề cần thu thập ý kiến.

• Bước 3: Thêm những người cần thu thập ý kiến vào danh sách theo dõi nhiệm vụ.

• Bước 4: Đặt thời hạn cho nhiệm vụ để nhận ý kiến từ mọi người.

• Bước 5: Đưa ra yêu cầu thông qua bình luận để mọi người cung cấp ý kiến trước thời hạn đã định và nhắc nhở họ rằng mỗi ý kiến mới cần được thảo luận trong một chuỗi riêng biệt để dễ theo dõi và phản hồi.

• Bước 6: Mọi người tham gia vào nhiệm vụ, kể cả tôi, sẽ dành những ngày tiếp theo để khởi xướng các chuỗi thảo luận và phản hồi lẫn nhau, từ đó tạo nên một cuộc trao đổi sâu rộng.

• Bước 7: Khi đến hạn chót, tôi (hoặc người có trách nhiệm quyết định) sẽ tổng hợp các ý kiến và đưa ra quyết định dựa trên những thảo luận đã diễn ra.

  
  

Dưới đây là một ví dụ minh họa từ bảng điều hành dự án truyền thông Techzi của tôi, nơi chúng tôi áp dụng các nhiệm vụ thu thập ý kiến chiến lược như đã mô tả.

Khi bạn áp dụng phương pháp này, có một số lợi ích đáng kể:

• Nhân viên sẽ đưa ra những đóng góp được suy nghĩ kỹ càng vì họ có đủ thời gian để chuẩn bị.

• Cuộc trao đổi không bị lấn át bởi những người hay lên tiếng hoặc nói mạnh mẽ nhất. Do đó, bạn sẽ thu thập được nhiều ý kiến đa dạng hơn.

• Tổng thời gian mà mỗi người cần bỏ ra ít hơn so với việc tổ chức một cuộc họp truyền thống... bởi lẽ việc đọc qua các ý kiến đã được ghi lại là rất nhanh chóng.

  
  

Chẳng hạn, tôi có thể cho biết rằng trung bình tôi chỉ mất khoảng 10 phút để thống nhất một quyết định, trong khi thông thường điều đó có thể mất một giờ họp (nghĩa là tôi đã tiết kiệm được tới 80% thời gian).

Và quá trình thảo luận/quyết định sẽ trở nên sâu sắc và toàn diện hơn.

Đây là cách bạn có thể loại bỏ hoàn toàn các cuộc họp định kỳ

Tôi đã chỉ ra hai yếu tố quan trọng để bạn có thể gạt bỏ mọi cuộc họp lặp đi lặp lại.

Nếu bạn theo dõi và tiếp thu những gì tôi đã trình bày... Cơ bản là tôi đã giới thiệu những phương án thay thế để thu được giá trị tương đương với những gì bạn thường xuyên nhận được từ các cuộc họp định kỳ.

Nhưng điểm mà tôi muốn khắc sâu vào tâm trí bạn là 'lý do'. Tại sao bạn cần phải thực hiện tất cả những điều này?

Câu trả lời: Bởi vì không có những cuộc họp này mang lại lợi ích to lớn. Bạn sẽ:

• hoàn thành nhiều công việc hơn cùng đội ngũ của mình

• đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng hơn

• giải phóng lịch trình cá nhân để có thể nhanh chóng ứng phó với bất kỳ thành viên nào trong đội

• và do đó nâng cao hiệu suất làm việc và tính linh hoạt của đội nhóm

  
  

Tôi tự tin so sánh phương pháp làm việc của mình với bất kỳ ai, về khả năng hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả với ít nguồn lực nhất, và tôi tin rằng tôi sẽ chiến thắng.

Sức mạnh của việc "lướt qua" thông tin: Làm thế nào nó phát huy tác dụng?

Nếu bạn cân nhắc về những gì tôi đã trình bày ở phần trên, có thể thấy rằng tôi đang phản đối quy trình làm việc truyền thống và khẳng định rằng tôi có thể làm tốt hơn.

Nhưng lý do là gì?

Mọi sự cải thiện hiệu suất đáng kể đều cần tận dụng được những khoảng trống không hiệu quả.

Hãy tưởng tượng bạn ngồi qua một cuộc họp kéo dài 60 phút... nhưng chỉ cần vài phút để lướt qua bản ghi chép của cuộc họp đó. Điều này có vẻ không tưởng?

Thực tế thì không, có lẽ bạn đã thực hiện điều này không ít lần.

Tương tự với công việc của tôi... có vẻ như là một nhiệm vụ không tưởng khi theo dõi tất cả các cập nhật công việc từ khoảng 30 người mỗi ngày.

Nhưng nhờ vào khả năng "lướt qua" nhanh chóng này... tôi có thể nắm bắt được những cập nhật của họ và thậm chí phản hồi lại chỉ trong một vài giờ mỗi ngày.

Nếu bạn thử áp dụng cùng một phương pháp bằng cách gặp gỡ từng người và trao đổi trực tiếp... bạn sẽ thấy rằng điều đó không thể.

Vậy đó, bạn đã biết cách loại bỏ những cuộc họp lặp đi lặp lại. Và đây chính là nguồn sức mạnh bí mật giúp bạn thực hiện điều đó.